Det finns ingen internationell standard för fakturamallar, så fakturornas mallar kan skilja sig på många olika sätt när det gäller layout. Vid skanning av fakturor används optisk tolkning, som är programmerad att läsa vissa likheter i fakturaelementen. På grund av den optiska tolkningen kan det uppstå fel vid skanning av fakturor, så varje faktura som kommer från skanningen måste kontrolleras innan fakturan betalas.
Fakturan kontrolleras enligt fakturabilden som bifogas fakturan och fakturaraderna som kommit till Procountor.
Kontrollera leverantörens kontonummer på fakturan.
Ansvar för att kontrollera fakturan och bekräfta dess riktighet ligger på betalaren.
Layout av fakturan som skickas till skanning
Layouten på fakturan måste vara tydlig och alla fält och siffror måste vara i läsbart format. Även om fakturalayouten är läsbar kan det vara så att skanningen inte kan läsa informationen korrekt. Det betyder att skanningens noggrannhet inte är 100 %.
Produktrader ska placeras på en rad per produkt så att priset på produkten är den sista informationen i den raden.
Fakturamallen ska vara regelbunden.
Raderna kan inte läsas om en del av raderna är till exempel i en tabell och en del i separata rader.
Leverantörens information bör presenteras tydligt.
Organisationsnummer och IBAN-kontonummer måste presenteras i officiell form för att kunna skannas.Vid matchning av fakturan till rätt leverantör används det finska organisationsnumret som primärt matchningskriterium och IBAN-kontonumret som sekundärt matchningskriterium.
Momsinformationen tolkas från fakturamallen vid fakturaraden och om momssatsen inte finns på fakturaraden hämtas den från leverantörens standardinställningar om en standardmomssats har sparats där.
Om det inte finns något bakom leverantören eller om fakturan inte matchar en befintlig leverantör används landets standardmoms.
Skanningstjänsten kan inte läsa rabattprocent eller betalningskriterier. Det är därför alla fakturor ska verifieras manuellt innan betalning.
Förfallodatumet måste anges tydligt på fakturamallen så att förfallodatumet överförs med fakturan till Procountor.
Valutor bör anges med tre bokstäver (USD, EUR osv.) så att skanningen kan läsa rätt valuta.
€-tecknet kan identifieras, men $-tecknet kan inte.
Utländsk faktura som anländer till Procountor från skanning
Procountor matchar den skannade fakturan till rätt leverantörsregisterinformation med hjälp av det finska organisationsnumret och IBAN-kontonumret. Utländska fakturor har inget finskt organisationsnummer, så det enda matchningskriteriet är IBAN-kontonumret.
IBAN-kontonumret måste presenteras så tydligt som möjligt på fakturan och i korrekt form.
Om det inte är möjligt att få ett IBAN-kontonummer på fakturorna matchas inte de utländska fakturorna till leverantören och fakturorna får inte omfattande information från Procountors rapportering eller de standardinställningar som är inställda bakom leverantören (standardkonteringar, dimensioneringar och fakturainställningar) överförs inte automatiskt till fakturan.
I skanningstjänsten tolkas fakturans valuta enligt internationella standarder baserat på tre bokstäver (EUR, USD osv.).
Till exempel kan $-tecknet inte tolkas, så när fakturan anländer är det bra att kontrollera att fakturans valuta har överförts korrekt till fakturan och vid behov korrigera valutan manuellt.
Faktura som inte kan tolkas vid skanning
Om en utländsk faktura inte kan tolkas och radinformation inte kan skannas från fakturan rekommenderas det att fakturans uppgifter fylls i manuellt i Procountor.
Det är bra att definiera alla uppgifter på fakturan bakom leverantören i leverantörsregistret så att fakturans uppgifter automatiseras vid val av leverantör.
Dessa uppgifter inkluderar till exempel leverantörens kontaktuppgifter, faktureringsuppgifter, produkter som faktureras återkommande, standardkonteringar och standarddimensioneringar.
Produkter på fakturan kan registreras i produktregistret, varefter produkterna kan hämtas som färdig radinformation på varje faktura.
På så sätt automatiseras och påskyndas den manuella ifyllningen av fakturan.
Med manuell ifyllning kan fakturans radinformation exakt anges för de fakturor som inte kan skannas och fakturan kan omedelbart matchas till rätt leverantör.
Detta möjliggör bättre rapportering och utnyttjande av Procountors automatik.
En manuellt ifylld utländsk faktura i Procountor, där ovanstående fakturakriterier inte uppfylls, sparar tid för fakturamottagaren i detta fall eftersom skanningsprocessen utelämnas och korrigering av skanningsfel undviks.