I den här artikeln beskrivs hur man övergår från Finago Procountor Solo-produktversionen till Finago Procountor Financials-produktversionen.
Det finns ingen automatisk dataöverföring mellan Solo och Financials, så uppgifterna från Solo till Financials måste överföras manuellt.
Kom överens med företagaren i förväg om produktversionsändringen, så att företagaren kan förbereda sig för att använda Procountors gränssnitt. Observera tidpunkten för överföringen av bokföringsmaterialet, så att företagaren kan leverera allt nödvändigt material innan Solo-produktversionen sägs upp.
Grunda en ny Financialsmiljö
1. Grunda en ny Financialsmiljö och beställ Procountor Financials här (på engelska).
Observera att Solo-miljön använder Apix Messaging Oy:s e-faktureringsadresser. Solo-miljöns e-fakturaadress kan inte överföras till Financialsversionen, så nya e-faktureringsadresser måste öppnas i Financialsmiljön. I Financialsmiljön kan man använda antingen Apix Messaging Oy:s e-faktureringsadresser eller e-faktureringsadresser som öppnats via banken.
2. Säg upp den nuvarande Solo-miljön, så att det inte blir månadsavgifter för både Solo och Financials samtidigt. Uppsägningen görs till adressen [email protected].
Ange vid uppsägningen vilken dag den nya Financialsproduktversionen tas i bruk. På så sätt kan vi tidsplanera uppsägningen av Solo-miljön till samma tidpunkt för att undvika dubbelavgifter.
Vid behov kan du be om att ändra Solo-miljön till testläge efter uppsägningen, så att du har tid att överföra uppgifterna mellan miljöerna. Ange samtidigt när testläget upphör.
I testläget kan bokföringsmaterial inte överföras mellan företagaren och bokföraren. Det är endast avsett för att spara uppgifter och slutföra bokföringen.
Apix e-faktureringsadresser sägs upp samtidigt som Solo-miljön.
3. Fyll vid behov i en ny bankfullmakt, om den gamla bankfullmakten inte omfattar de nödvändiga betaltjänsterna. Till exempel, om löner beräknas i det nya produktpaketet, måste banken säkerställa att löneutbetalning är möjlig i det nuvarande bankavtalet.
Komplettering av uppgifter i den nya miljön
1. Komplettera företagets grunduppgifter och gör eventuella ändringar i kontoplanen och dimensionerna.
2. Överför företagets bankkontonummer från Solo-produktversionen till Financials-produktversionen.
Ta bort kontonumret från den gamla Solo-miljön och spara det i Financials-miljön.
Om bokföringen ännu inte är gjord i Solo-miljön, förhindrar borttagningen av kontonumret att kontoutdragsuppgifterna kan granskas i Solo-miljöns Kontoutdrag och referensbetalningar-vy. Kontoutdragsregistreringar kan därefter granskas från bokföringsrapporterna. Detta innebär att kostnadstypen inte längre kan väljas.
Om det finns obetalda fakturor i Solo-miljön, ska kontonumret inte tas bort förrän fakturorna är betalda. Kontrollera avsnittet Betalningar > Direktöverföring i miljön.
Kontoutdraget skapas i den miljö där bankkontonumret är sparat. Gamla kontoutdrag kan inte överföras från en miljö till en annan.
Det är bra att noggrant överväga tidpunkten för överföringen för att göra den så smidig som möjligt.
3. Apix e-faktureringsadresser som används i Solo fungerar inte med Procountor Financials, så beställ nya Apix e-faktureringsadresser i samband med Procountor-avtalet. Alternativt kan du öppna egna e-faktureringsadresser med banken och fylla i dem i vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
När e-faktureringsadresserna ändras, kom ihåg att meddela leverantörerna om de nya e-faktureringsadresserna, så att fakturorna skickas till rätt adress i fortsättningen.
4. Överför obetalda inköpsfakturor på företagarsidan i Solo manuellt till Procountor.
Betalda inköpsfakturor finns i Kontoutdrag och referensbetalningar-vyn i bokförarens Solo-miljö.
Kom överens med företagaren att han lägger alla nödvändiga inköpsfakturor för betalning före månadsskiftet, då den sista överföringen av material görs mellan företagaren och bokförarens Solo-miljöer.
5. Företagaren ska spara alla öppna försäljningsfakturor från sin Solo-miljö antingen som enskilda fakturakvitton eller via försäljningsrapporter.
Betalda försäljningsfakturor visas på kontoutdraget.
6. Kvitton som fotograferats i Solo överförs inte automatiskt till en annan produktversion, så de måste sparas.
7.När den sista månaden har avstämts, överförs bokföringsrapporterna till Procountor Financialsversionen. Instruktioner för att spara rapporterna finns här.
Uppgifterna kan läggas till i Financialsmiljön genom att läsa in materialet.
8. Instruktioner för att ta i bruk den nya miljön finns här.