Laskuja voidaan lähettää Procountorista eri laskukanavia eli lähetystapoja käyttäen. Tästä ohjeesta löydät lisätietoa Procountorin laskukanavista ja niiden käytöstä.
Yleistä
Laskukanavalla tarkoitetaan tapaa, jolla lasku lähetetään ohjelmasta eteenpäin liikekumppanille.
Käytettäviä laskukanavia Procountorissa on neljä: Posti, Sähköposti, Verkkolasku sekä Ei lähetetä (jota käytetään, kun laskua ei ole tarve lähettää Procountorista).
Laskun lähettämiseen liittyy lähetysmaksu, jonka suuruus riippuu käytettävästä laskukanavasta. Lisätietoa saat hinnastosta.
Asiakasrekisteriin voidaan määrittää oletuksena käytettävä laskukanava asiakkaittain, mutta laskukanava on mahdollista valita myös laskukohtaisesti laskun laadinnan yhteydessä.
Kun ohjelmassa painetaan Lähetä-painiketta, lasku siirtyy lähetyslistalle, jolta se poistuu automaattisesti laskun päiväyksen mukaisesti. Jos lasku on päivätty kuluvalle päivälle, kolmen päivän sisään (tai menneisyyteen), lasku lähtee ohjelmasta käytännössä välittömästi, eikä sen etenemistä ole mahdollista enää peruuttaa. Tulevaisuuteen päivätyt laskut lähtevät ohjelmasta kolme päivää ennen laskun päiväystä.
Mitä jos saisit rahat tilille heti laskun lähettämisen jälkeen? Lue lisää Kassaturvastamme.
Käytettävät laskukanavat Procountorissa
Posti
Yleistä
Lasku siirtyy Procountorista sähköisessä muodossa tulostuspalveluun (Apix Messaging Oy), joka tulostaa, kuorittaa ja postittaa laskun. Aamupäivällä klo 10 mennessä lähetetyt laskut ja kirjeet lähtevät normaalisti tulostuspalvelusta postin jakeluun saman päivän aikana.
Kirjeellä käytettävä laskutusosoite haetaan automaattisesti asiakkaan rekisteritiedoista, mutta voidaan antaa myös myyntilaskun Lasku-näkymällä ennen lähetystä. Laskun tilaksi jää Lähetetty, kunnes se kohdistuu tai kohdistetaan maksetuksi.
Kirjeen koko
Kirjekuori on C5 kokoa (22,9 cm x 16,2 cm) ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm. Postitettavilla laskuilla näkyy kuoritusviivakoodi kirjekuoren ikkunassa, mikä mahdollistaa automaattisen kuorituksen.
Kirjevaihtoehdot
Postikanavaa käytettäessä valitaan, lähetetäänkö lasku mustavalkoisena vai värillisenä sekä käytetäänkö economy- vai priority-postia. Lähetysmaksun suuruus riippuu valitusta kirjevaihtoehdosta, tarkista yksityiskohdat hinnastostamme.
Liitetiedostot
Postitse lähetettävien myyntilaskujen mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja.
Verkkolasku
Yleistä
Myyntilasku lähetetään sähköisessä muodossa Procountorista vastaanottajan järjestelmään. Verkkolaskutus on nopea ja varma tapa välittää laskut vastaanottajalle.
Verkkolaskuja välitetään nk. operaattoriverkossa tai pankkiverkossa, riippuen lähettäjän ja vastaanottajan käyttämistä verkkolaskuosoitteista. Verkkojen palveluissa on joitain eroja erityisesti liittyen liitetiedostojen välitykseen.
Procountor-asiakkaat voivat käyttää laskujen lähetykseen Apix Messaging Oy:n, pankin tai molempien verkkolaskuosoitteita. Jos yhtiösi käyttää Procountorissa lähettämiseen sekä Apix Messaging Oy:n että pankin verkkolaskuosoitteita, laskun välittämiseen käytettävä operaattori valikoituu automaattisesti vastaanottajan osoitteen perusteella.
Valitessasi asiakkaiden laskukanavaa Procountoriin, on hyödyllistä käyttää asiakasrekisteristä löytyvää ”Verkkolasku”-toimintoa. Sillä saat esiin kaikki liikekumppanit, joilta löytyy verkkolaskuosoitetiedot Tieken ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta. Lue lisää.
Liitetiedostot
Verkkolaskun mukana on lähtökohtaisesti mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. Liitetiedosto välitetään Finago Apixille aina PDF-muotoisena.
Laskun liitetiedostojen välittäminen vastaanottajalle riippuu sekä lähettävästä että vastaanottavasta operaattorista. Yleissääntö on, että kun verkkolasku liikkuu pankkiverkossa, liitteet eivät välity laskun mukana.
Alla olevasta taulukosta voit tarkistaa, miten liitteitä välitetään eri operaattorien välillä.
| Vastaanottava operaattori: | Vastaanottava operaattori: |
Lähettävä operaattori: | Kaikki liitteet (hyväksytyssä tiedostomuodossa) siirtyvät laskun mukana. | Liitteet eivät siirry vastaanottajalle asti. |
Lähettävä operaattori: | Liitteet eivät välity vastaanottajalle. Laskun mukana lähetetään kuitenkin linkki, jonka kautta liitteet ovat nähtävissä, mutta linkin toiminta saattaa riippua vastaanottajan operaattorista. | Liitteet eivät välity vastaanottajalle. Laskun mukana lähetetään kuitenkin linkki, jonka kautta liitteet ovat nähtävissä, mutta linkin toiminta saattaa riippua vastaanottajan pankista. |
Asiakkaan verkkolaskuosoitteet
Verkkolaskuosoitteet haetaan laskulle asiakkaan tiedoista tai syötetään myyntilaskulle Lasku-näkymällä.
Verkkolaskuosoitteet voi täyttää eri tavoilla: manuaalisesti, TIEKE-painikkeen kautta tai Procountorin ”Ehdotettuja verkkolaskuosoitteita” hyödyntämällä. Viimeisin vaihtoehto näyttää asiakkaan y-tunnuksen perusteella TIEKE-hakemistosta löytyvät verkkolaskuosoitteet.
Sähköposti
Yleistä
Lasku lähetetään PDF-muotoisena liitetiedostona asiakkaalle sähköpostilla.
Sähköpostiviestissä näkyvät maksamiseen tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi). Viestissä kerrotaan, että lasku löytyy sähköpostin liitteistä. Lisäksi viestin otsikossa näytetään sana Lasku, laskun numero, sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.
Asiakkaan sähköpostiosoite haetaan automaattisesti asiakkaan tiedoista, mutta se voidaan antaa myös Myyntilasku-näkymällä.
Liitetiedostot
Sähköpostitse lähetettävän myyntilaskun mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja.
Liitetiedostojen koko saa olla yhteensä maksimissaan 30 MG.
Laskun lähettäminen usealle vastaanottajalle
Sähköpostilaskut on mahdollista lähettää piilokopiona (BCC) useaan eri sähköpostiosoitteeseen. Tällöin laskun (tai asiakkaan) tietoihin täytetään kaikki käytettävät sähköpostiosoitteet (max. 4 BCC-osoitetta ensisijaisen osoitteen lisäksi).
Kaikille laskun saajille lähtee samansisältöinen sähköposti ja liite. Kuten sähköpostijärjestelmissä yleisesti, BCC- eli piilokopiovastaanottajat eivät näe toisia mahdollisia vastaanottajia. Jotta voidaan välttää esim. laskun tuplasuoritukset, on ennen piilokopioiden käyttämistä hyvä sopia laskun vastaanottajien kanssa laskutuskäytännöistä.
Lähettäjän sähköpostiosoite
Procountorin kautta tehtävissä sähköpostilähetyksissä lähettäjän osoitteena käytetään [email protected], mutta sähköpostin metatiedoissa käytetään Perustiedot-näkymälle (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot) tallennettua laskutuksen yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta. Metatiedoista löytyvä sähköpostiosoite tulee näkyviin, kun sähköpostin vastaanottaja avaa viestin ja valitsee "reply"-toiminnon.
Jos Perustiedoissa ei ole määritelty laskutuksen yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta, käytetään metatiedoissa laskun lähettäjän Omiin tietoihin ja asetuksiin määriteltyä sähköpostiosoitetta. Mikäli sitäkään ei ole määritelty, käytetään metatiedoissa samaa osoitetta kuin lähetysosoite, eli [email protected].
Ei lähetetä
Kun laskukanavaksi valitaan Ei lähetetä, laskua ei lähetetä Procountorin kautta. Tilaa voidaan käyttää esim. käteismyynneissä ja tuotaessa myyntilaskutietoja toisesta järjestelmästä Procountoriin.
Laskukanavat tositelajeittain
Laskut ja tilaukset
Myyntilasku
Myyntilaskun (mukaan lukien joukkolasku) laskukanava voi olla Verkkolasku, Sähköposti, Posti tai Ei lähetetä.
Maksumuistutus
Maksumuistutuksen laskukanava voi olla Sähköposti, Posti tai Puhelin/Ei lähetetä.
Laskukanava-valinta Puhelin/Ei lähetetä tarkoittaa, että muistuttaminen hoidetaan ohjelman ulkopuolelta, kuten puhelimitse.
Myyntitilaus
Myyntitilauksen (mukaan lukien tarjous) laskukanava voi olla Sähköposti, Posti tai Ei lähetetä.
Ostolasku
Ostolaskunlaskukanavan perusteella voidaan päätellä, missä muodossa lasku on saapunut. Kanava ei kuitenkaan vaikuta esim. myyntilaskujen lailla lähettämiseen, sillä ostolaskuja ei lähetetä Procountorista.
Skannauspalvelun kautta tulleen ostolaskun laskukanavana näytetään Posti ja verkkolaskuna tulleen laskun laskukanavana näytetään Verkkolasku.
Verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta tulleen ostolaskun kuva näkyy liitetiedostona.
Vastaanotetulla verkkolaskuilla on nähtävillä vastaanotto-operaattori ja osoitetieto. Skannatuilla laskuilla nähtävillä on ainoastaan operaattori, ja vastaanotto-osoite kokonaisuudessaan on nähtävillä skannatun laskun kuvalta.
Ostotilaus
Ostotilauksen laskukanava voi olla Sähköposti, Posti tai Ei lähetetä.
Matka- ja kululasku
Matka- ja kululaskuja ei voida lähettää ohjelmasta, eikä niille näin ollen voida määrittää laskukanavaa.
Muut tositteet
Muistio
Muistioita ei voida lähettää ohjelmasta, eikä niille näin ollen voida määrittää laskukanavaa.
Joukkokirje
Joukkokirje voidaan lähettää joko Postitse tai Sähköpostilla.
Palkkalaskelma
Palkkalaskelman lähetyskanava voi olla Posti, Verkkopalkka, Sähköposti ja Ei lähetetä.
Haluttaessa estää palkkalaskelmien lähetys sähköpostitse, voidaan tämä tehdä Käyttöasetuksissa.
Palkansaajan vuosiyhteenveto
Voidaan lähettää palkansaajalle joko postitse tai sähköpostilla