Lomalaskennan käyttöönotto ja kertyneet vuosilomat on mahdollista täyttää palkansaajarekisteriin yhdellä kerralla käyttämällä ohjelman sisäänrakennettua massatyökalua tai Excel-siirtotiedostolla. Massatyökalun ja siirtotiedoston avulla tuodaan kertyneet lomapäivät halutulle lomavuodelle, lomapalkan määrä, lomalaskennan ansaintasäännöt ja asetukset. Tässä ohjeessa kuvataan, kuinka kertyneitä vuosilomia tuodaan Procountoriin massatyökalun ja Excel-tiedoston avulla.
Kertyneet vuosilomat tuodaan ohjelman kohdassa Palkat > Palkansaajarekisteri > Lomatietojen asettaminen.
Sisäänluku massatyökalun avulla
Procountorin sisäänrakennettu vuosilomatietojen massatoiminnon avulla on mahdollista syöttää takautuvat vuosilomakertymät ja vuosiloma-asetukset useammalle palkansaajalle kerralla.
Lisää palkansaaja, jolle lomatietoja asetetaan. Lisää henkilöt -painike lisää palkansaajalle rivin, johon määritetää vuosiloma-asetukset ja kertyneet vuosilomat.
Lisää palkansaajalle useampi lomavuosirivi painamalla Kopioi rivi(t) –painiketta.
Täytä palkansaajalle tarvittavat lomatiedot.
Tarkemmat kuvaukset vuosilomien sisäänluvussa käytetyistä sarakkeista ja lyhenteistä löytyvät alla olevasta taulukosta Sisäänlukutiedoston kuvaus.
Lisää seuraava palkansaaja vuosilomatietojen sisäänlukuun, mikäli tuot useamman palkansaajan samalla kertaa.
Paina Tietojen sisäänluku, kun kaikki tarvittavat palkansaajat ja lomatiedot on annettu.
Voit tarkastella syötettyjä vuosilomia palkansaajan Vuosilomat-näkymällä.
Sisäänluku Excel-tiedoston avulla
Lomalaskennan Excel-tiedostopohjat löytyvät oheisista linkeistä sekä suomeksi että englanniksi:
On tärkeää, että Excel-tiedoston otsikkokentät (rivi 1) ovat samat kuin siirtotiedosto-Excelissä, jotta ohjelma osaa lukea lomatiedot Palkansaajarekisteriin.
Excelin kenttien on oltava sallittujen arvojen sisällä.
Kunkin kentän sallitut arvot määritellään alla olevassa taulukossa.
Lomanansaintasääntö ja Lomapalkan laskentaperuste -kentät sisältävät alasvetovalikon sallituista arvoista ensimmäisessä rivissä. Muut rivit tulee määrittää käsin.
Tallenna Excel tiedosto Microsoft Excel Workbook formaatissa.
Tarkempi kuvaus Excelin sarakkeista löytyy alla olevasta taulukosta.
Sisäänlukutiedoston kuvaus
Excelin tietokenttien sallitut arvot löytyvät alla olevasta taulukosta:
Sarake
|
Nimi
|
Sallitut arvot
|
Selitteet
|
Pakollinen kenttä
|
A
|
Hetu
|
ddmmyy-uuuu
ddmmyyAuuuu
|
Henkilötunnus
|
Kyllä
|
B
|
Lomanmääräytymisvuosi
|
yyyy-yyyy
|
Esimerkiksi: 2019-2020
|
Kyllä
|
C
|
Lomanansaintasääntö
|
D14
H35
|
D14: 14 päivän sääntö
H35: 35 tunnin sääntö
RFTO: oikeus vapaaseen
|
Kyllä
|
D
|
Loma-ansainnan aloituspäivä
|
ddmmyyyy
|
|
Kyllä
|
E
|
Lomaraha-ansainnan aloituspäivä
|
ddmmyyyy
|
Oletuksena sama kuin Loma-ansainnan aloituspäivä. Voidaan muokata loma-ansainnan aloituspäivästä katsoen tulevaisuuteen, mutta ei menneisyyteen.
|
|
F
|
Työehtosopimus
|
|
Työehtosopimuksen nimi tulee olla sama kuin ohjelmassa luodun työehtosopimuksen nimi. Jos kohdan jättää tyhjäksi katsotaan se 'Ei räätälöityä sääntöä' työehtosopimukseksi.
|
|
G
|
Lomapalkan laskentaperuste
|
M25
MPSC
MW
H
D
P
|
M25: standardijakaja 25
MPSC: kuukausittainen standardij ja lisät
MW: Työpäiväjakaja
H: LomaKTA
D: keskipäiväansio
P: prosenttiperusteinen
RFTO: oikeus vapaaseen (pakollinen valinta, jos sarakkeessa C on RFTO)
|
Kyllä
|
H
|
Prosentti
|
|
Kenttä on pakollinen vain jos sarakkeeseen G valitaan P, MPSC tai RFTO
|
Ei/Kyllä
|
I
|
Työpäivät viikossa
|
Sallitut arvot 1-7
|
Pakollinen mikäli sarakkeeseen E on valittu D
|
Ei/Kyllä
|
J
|
Lomapäiviä per kuukausi
|
2
2,5
3
|
Arvon tulee olla yhtä suuri tai suurempi kuin 2
|
Kyllä
|
K
|
Ansaitut päivät yhteensä (Vuosi)
|
|
Vuoden aikana ansaitut lomapäivät (1.4-31.3) Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
L
|
Huhtikuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
M
|
Toukokuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
N
|
Kesäkuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
O
|
Heinäkuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
P
|
Elokuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
Q
|
Syyskuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
R
|
Lokakuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
S
|
Marraskuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
T
|
Joulukuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
U
|
Tammikuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
V
|
Helmikuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
W
|
Maaliskuu
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla
|
|
X
|
Käyttämättömät lomapäivät
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla.
Lomavuoden jäljellä olevat käyttämättömät lomapäivät yhteensä.
Ei tarvita Oikeus vapaaseen -laskentasääntöön.
Rakennusala 14%+4,5% kanssa tulee jättää tyhjäksi tai arvo 0. Jäljellä olevat lomapäivät tulee laittaa erikseen jäljellä oleviin kesälomapäiviin ja talvilomapäiviin.
|
|
Y
|
Jäljellä olevat kesälomapäivät
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin 0.
Täytetään vain rakennusala 14%+4,5% kanssa
|
|
Z
|
Jäljellä olevat talvilomapäivät
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin 0.
Täytetään vain rakennusala 14%+4,5% kanssa
|
|
AA
|
Lomarahapäiviä per kuukausi
|
|
Kuukausittainen arvo. Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä per kuukausi.
|
|
AB
| Lomarahapäivät hutikuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AC | Lomarahapäivät toukokuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AD | Lomarahapäivät kesäkuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AE | Lomarahapäivät heinäkuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AF | Lomarahapäivät elokuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AG | Lomarahapäivät syyskuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AH | Lomarahapäivät lokakuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AI | Lomarahapäivät marraskuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AJ | Lomarahapäivät joulukuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AK | Lomarahapäivät tammikuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AL | Lomarahapäivät helmikuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AM | Lomarahapäivät maaliskuu |
| Arvo voi olla nolla, sama kuin ansaitut lomapäivät, tai jotain siltä väliltä. Ei voi olla suurmpi kuin lomapäivien määrä samassa kuussa. |
|
AN | Ansaitut lomarahapäivät yhteensä |
| Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
AO | Käyttämättömät lomarahapäivät |
| Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla |
|
AP
|
Kumulatiiviset työtunnit
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla.
Pakollinen mikäli sarakkeessa G on valinta H
|
Ei/Kyllä
|
AQ
|
Toteutuneet työpäivät
|
|
Lomapalkka, keskipäiväansion laskentaan vaikuttavat toteutuneet työpäivät yhteensä. Huomaa, että tähän on lisättävä 1/8 ylitöistä.
Pakollinen mikäli sarakkeessa G on D
|
Ei/Kyllä
|
AR
|
Kumulatiiviset ansiot
|
|
Arvo suurempi tai yhtä suuri kuin nolla.
Pakollinen mikäli sarakkeessa G on D, H tai P
|
Ei/Kyllä
|
AS
|
Maksettu lomakorvaus
|
|
Tiedolla saadaan ilmoitettua maksetun lomakorvauksen määrä, kun sääntönä on oikeus vapaaseen. Ohjelma laskee tämän avulla oikean jäljellä olevan lomakorvauksen.
Arvon tulee olla 0 tai suurempi
|
Ei
|
Vuosilomien sisäänluku
Lataa ja täytä yllä oleva excel tiedosto. Tallenna tiedosto Microsoft Excel Workbook -muodossa.
1. Siirry palkansaajarekisteriin (Palkat > Palkansaajarekisteri) ja paina Lomatietojen asettaminen -painiketta.
Paina tämän jälkeen Valitse tiedosto -painiketta.
2. Lataa Excel-tiedosto ja paina Jatka-painiketta.
3. Ohjelma avaa sisäänluettavat lomatiedot näkymälle ja kertoo punaisella mikäli kentässä on ei-sallittua tietoa.
Tarkista sisäänluetut tiedot.
Mikäli osa Excel-tiedoston riveistä on virheellisiä, valitse vain ne rivit sisäänluettavaksi, joiden tiedot ovat ohjelman sallittujen sisäänlukuarvojen mukaiset.
Kopioi tiedot lomarahakenttiin -painikkeella on mahdollista kopioida valittujen rivien osalta ansaittujen lomapäivien määrä (kuukausi- ja vuositasolla) lomarahapäivien määräksi.
4. Paina Tietojen sisäänluku -painiketta.
Tarkista sisäänluetut tiedot palkansaajarekisteristä.
Sisäänluku korvaa jo valmiiksi täytetyt tiedot Vuosilomat-näkymällä.
Sisäänluku ei ole mahdollinen sen jälkeen, kun palkansaajalle on jo laskettu palkkojen lomalaskennan ollessa päällä.