Procountor-sovelluksella saat otettua nopeasti kuvat kuiteista sekä tallennettua niiden tiedot talteen myös tien päällä.
Sovelluksessa on sisäänrakennettu optinen merkintunnistus eli "OCR" (Optical Character Recognition). Tämä tarkoittaa sitä, että kuitin tekstisisältö luetaan automaattisesti kuvasta ja luetut täytetään suoraan kuitin tietoihin sovellukseen.
Lisäksi kuitin kulujen automaattinen AI-luokittelu ehdottaa tekoälyä hyödyntämällä kuitille sopivaa kulutyyppiä.
Kuvatut kuitit voi liittää kulu- tai ostolaskulle. Kyseiset laskut voi luoda mobiilisovelluksessa tai tarvittaessa Procountorin selainversiossa kuvaajan itsensä tai esim. kirjanpitäjän toimesta.
1. Aloita kuitin luonti
Paina Koti-näkymän Kuitti-painiketta tai valitse alavalikosta Kuitit > Uusi kuitti (kuitti-ikoni)
2. Ota kuitista kuva
Ottaessasi kuitista kuvaa ensimmäistä kertaa, sovellus kysyy lupaa laitteesi kameran käyttöön. Salli kameran käyttö painamalla OK.
Jos tarvitset lisää valoa kuvaamiseen, paina vasemman yläkulman taskulamppu-ikonia.
Voit hakea myös puhelimen kuvagalleriaan tallennettuja kuitteja painamalla oikean alakulman Galleria-ikonia.
Vasemman alakulman Tiedostot-painikkeesta pääset hakemaan puhelimen omiin tiedostoihin tallennettuja kuitteja.
3. Rajaa kuitti
Sovellus pyrkii tunnistamaan kuitin reunat ja rajaa kuitin automaattisesti. Voit halutessasi muokata rajausaluetta vetämällä kehyksen reunoista. Tämä helpottaa kuitin jatkokäsittelyä kirjanpidossa.
4. Kuittaa kuitti valmiiksi
Kun kuitti on kuvattu, paina Valmis-painiketta.
Tarvittaessa voit ottaa uuden kuvan painamalla Ota Uusi -painiketta.
5. Tarkista tiedot
Sovellus lukee kuitin tiedot ja syöttää ne automaattisesti. Voit lisätä kerralla vain yhden kuitin tiedot.
Sovelluksen oma AI-toiminto tulkitsee kuitin tiedot ja päättelee tekoälyn perusteella kuitille sopivan kulutyypin. Voit myös tarvittaessa vaihtaa ehdotetun kulutyypin. Kulutyyppivaihtoehdot tulevat Procountor-ympäristösi kiinteästä matka- ja kululaskujen tuoterekisteristä. Oikein asetettu kulutyyppi auttaa esim. mahdollista kirjanpitäjääsi tiliöimään kulut oikein Procountorissa.
Voit muokata sovelluksen tunnistamia tietoja suoraan sovelluksessa tai Procountorin selainversiossa. Pakollisia tietoja ovat maksutapa, ostopäivä, summa ja ALV-%.
Valittavissa olevat maksutavat kuitille:
Yrityksen luottokortilla
Yrityksen pankkikortilla
Yrityksen käteisellä
Yrityksen tilisiirto
Omalla rahalla
Luo kuitista kululaskun.
6. Liitä kuitti laskulle
Se, miten kululasku luodaan, riippuu kuitille valitusta maksutavasta.
Kululaskun luonti itse sovelluksessa:
Maksutavan ollessa Omalla rahalla, sovellus luo automaattisesti kuitista kululaskun, kun tallennat kuitin tiedot. Jos sinulla on keskeneräinen kululasku, sovellus lisää kuitin automaattisesti kyseiselle laskulle.
Lähetä lopuksi kululasku, kun se on valmis. Tällä tavalla saat kuitin esim. mahdollisten tarkastajien, kuten esimiesten tai kirjanpitäjien, tarkastettavaksi. Se, kenelle lasku lähtee tarkastukseen, riippuu sinun (kuitin kuvaajan) henkilötietoihin määritellyistä hyväksymiskierron asetuksista.
Kulu- tai ostolaskun luonti Procountor-ohjelmistossa:
Kun maksutapa on muu kuin "Omalla rahalla", kuitti siirtyy Valmis-painikkeen painamisen jälkeen Procountor-ohjelmiston Kuittihallintaan.
Riippuen organisaatiosi työnjaosta, sinä tai esim. kirjanpitäjäsi voi jatkokäsitellä kuitit ja lisätä ne laskulle Procountorin Kuittihallinnan kautta.