Uusi tilinpäätösnäkymä korvaa aiemman Word-dokumenttipohjaisen työnkulun tilinpäätösten laatimiseen Finago Procountorissa. Word-versiot tulevat kuitenkin säilymään perinteisillä näkymillä toistaiseksi.
Voit nyt luoda valmiin, ammattimaisen tilinpäätösasiakirjan suoraan Procountorissa ilman erillistä Word-tiedostoa. Asiakirja voidaan viedä PDF-muodossa muille sidosryhmille.
Toiminnallisuuden käyttö
Jotta uusi toiminnallisuus saadaan näkyviin, tulee uudistetut näkymät aktivoida Procountorissa kohdasta Perustiedot -> Aktivoi näkymät
Kun sinulla on uudistetut näkymät käytössäsi, löydät uuden tilinpäätösnäkymän ohjelman kohdasta Kirjanpito > Tilinpäätökset (uusi). Uusi tilinpäätös löytyy myös Procountorin hakupalkin kautta.
Käyttöoikeudet ja pääsy uuteen tilinpäätökseen
Uusi tilinpäätös on saatavilla vain Procountorin uudistetuilla näkymillä.
Vanhat käyttöoikeudet toimivat pohjana uudistetun tilinpäätöksen käyttöoikeuksille. Käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan ohjelman kohdassa Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Kirjanpito > Tilinpäätöstyökalut
Alla on kuvattu miten eri käyttöoikeudet vaikuttavat siihen, mitä uudistetussa tilinpäätöksessä voi tehdä.
Kaikki oikeudet: Luoda, muokata, tallentaa, viedä tiedostoon, merkitä valmiiksi ja avata lukittuja asiakirjoja > ns. kirjoitusoikeus
Katseluoikeudet: Katsella asiakirjoja vain luku -tilassa; ei voi luoda eikä muokata. Voi lisätä tiedostoja > ns. lukuoikeus
Ei käyttöoikeuksia: Ei pääsyä näkymälle
Tilinpäätöksen käynnistäminen - Aloitussivu
Paina “Luo uusi” jonka jälkeen muut välilehdet aktivoituvat. Valitse seuraavaksi:
Tilikausi
Kaikki avoimet sekä suljetut tilikaudet näytetään valintoina
Tilinpäätöksen voi muodostaa suljetulle tilikaudelle
Tilinpäätös / Välitilinpäätös
Välitilinpäätös ei ole vielä saatavilla, tulossa myöhemmin.
Paina Luo-painikkeesta. Sen jälkeen määritellään tilinpäätöksen muut perustiedot ennen muokkauksen aloittamista.
Kieli
Voit valita kieleksi suomi, englanti tai ruotsi
Oletuksena ohjelma tarjoaa yrityksen kieltä, joka on määritelty ohjelman kohdassa Hallinta > Perustiedot
Valittu kieli määrittää liitetietojen ja muiden oletustekstien sisällön kielen
Pohja
Valitse Procountorin oletuspohja tai edellinen tilinpäätös (jos saatavilla)
Jos edellinen asiakirja on laadittu tietyllä kielellä, kielivalinta kopiossa lukittuu kyseiseen kieleen
Aloitussivun valinnat muuttuvat vain lukutilaan (harmaaksi) tilinpäätöksen käynnistämisen jälkeen (Aloita-painike) kun valinnat on kertaalleen tehty. Valintoja ei ole mahdollista muuttaa jälkikäteen.
Nollaa-painike Toiminnot-valikossa tyhjentää kaikki tiedot ja palauttaa tyhjälle aloitussivulle
Toimintoa ei ole mahdollista peruuttaa tai tehtyä ja nollattua aineistoa palauttaa
Hylkää-painike hylkää tallentamattomat muutokset
Tärkeä muistutus oletusraporttikaavoista: Aloitussivulla muistutetaan, että tase- ja tuloslaskelmamuokkaukset tehdään Oletusraporttikaavat-näkymässä (Hallinta > Kirjanpitoasetukset > Oletusraporttikaavat), ei tilinpäätöseditorissa.
Lue lisää avaa selitysikkunan, jossa kerrotaan raporttikaavojen tarkoituksesta ja miten asetuksia voidaan kopioida ympäristöstä toiseen "Muokkaa tekstinä" -toiminnolla.
Löydät lisätietoa oletusraporttikaavoista ja niiden muokkaamisesta ohjekirjan artikkelista Oletusraporttikaavat
Tilinpäätösdokumentin rakenne
Tilinpäätösdokumentti-näkymällä on seuraavat välilehdet:
Aloitussivu: Pohja-, tilikausi-, ja kielivalinnan tekeminen ja tilinpäätöksen käynnistäminen
Tase: Taseen lukujen tuonti ja tarkastelu
Tuloslaskelma: Tuloslaskelman lukujen tuonti ja tarkastelu
Liitetiedot: Liitetietojen muokkaaminen ja järjestäminen
Lisätiedot: Lisätiedot-välilehdellä voit ladata valinnaiset raportit: Rahoituslaskelma ja Toimintakertomus. Voit myös muokata luetteloa kirjanpidosta ja aineistoista tai poistaa sen kokonaan.
Allekirjoitus: Allekirjoitustietojen määrittäminen
Esikatselu: Valmiin asiakakirjan tarkastelu ja vienti (PDF)
Jokaisella välilehdellä näkyy muokattavan tilikauden alaotsikko muodossa "Tilikausi: pp.kk.vvvv–pp.kk.vvvv".
Voit liikkua välilehtien välillä vapaasti tallentamatta – muutokset säilyvät muistissa. Tallentamattomista muutoksista varoitetaan vain, jos olet poistumassa muokkausnäkymästä kokonaan.
Muutokset tallennetaan oikean yläkulman Tallenna-painikkeella.
Tase ja tuloslaskelma
Tase- ja tuloslaskelmaluvut tuodaan automaattisesti Procountorin kirjanpidosta. Asiakirjaa luotaessa ohjelma huomioi sen hetkisen kirjanpidon tilanteen.
Myöhemmät muutokset kirjauksiin tai oletusraporttikaavoihin eivät muuta tallennettua asiakirjaa automaattisesti. Kirjanpitoon tehdyt muutokset saat kuitenkin näkyviin painamalla ”Päivitä tiedot” -painiketta.
Esikatselu ja PDF-tuloste käyttävät samaa tallennettua tilannetta kirjanpidosta.
Raportin asetukset - valikko
Valintaikkunassa on linkki Oletusraporttikaavat-näkymään, jossa voidaan muokata tase- ja tuloslaskelmien asetuksia. Valinnat tallennetaan tietokantaan ja vaikuttavat myös vietävän asiakirjan ulkoasuun.
Raportin asetukset -painike avaa valintaikkunan:
Raporttityyppi: Oletusraportti tai Lyhennetty (lyhennetty raportti hakee tiedot oletusraporttikaavoilta)
Näytä kaikki tilit: Kyllä / Ei
Tiheyseditori
Tiheyseditorilla valitaan Kompakti, Vakio tai Tilava näyttötyyli. Valinta vaikuttaa myös vietävään asiakirjaan.
Sarakkeiden otsikot
Tase: Nimi / Nykyinen tilikausi / Edellinen tilikausi
Tuloslaskelma: Nimi / Nykyinen tilikausi / Edellinen tilikausi
Jos edellistä tilikautta ei ole (uusi yritys), ohjelma poistaa kolmannen sarakkeen automaattisesti.
Viedyssä taseen PDF:ssä vastaavaa ja vastattavaa alkavat oletuksena aina eri sivuilta.
Oletusraporttikaavoilla voidaan tehdä esimerkiksi seuraavanlaisia muokkauksia taseeseen ja tuloslaselmaan:
Lihavointi (myös otsikkorivi)
Rivin poistaminen
Rivin lisääminen
Nollarivien poistaminen (Piilota jos nolla-sarakkeessa tulee olla valinta)
Sisennyksen lisääminen tai poistaminen
Liitetiedot
Liitetiedot-välilehden yläosassa olevasta paneelista löydät seuraavat painikkeet ja toiminnallisuudet:
Muokkaa: Liitetieto saadaan muokattavaan tilaan
Katsele: Liitetieto saadaan takaisin lukutilaan
Järjestä & suodata: Voit valita, mitkä Procountorin pohjan liitetiedot sisällytetään asiakirjaan. Voit myös muokata järjestystä haluamallasi tavalla raahamalla liitetieto-riviä.
Painiketta tulee painaa aina ennen kuin haluat järjestää tai suodattaa liitetietoja
Vain valitut liitetiedot näkyvät asiakirjassa
Luo oma liitetieto: Voit lisätä uuden, mukautetun liitetiedon. Valinta tulee näkyviin kun olet muokkaus-näkymässä
Muokattuihin liitetietoihin ilmestyy kynäkuvake. Kuvake pysyy välilehden otsikon vieressä navigoitaessa toiseen välilehteen.
Liitetiedot-sivua alaspäin vieritettäessä tilavalinnat Katsele, Muokkaa sekä Järjestä & Suodata seuraavat sivun yläreunassa.
Oman liitetiedon luominen
"Luo oma liitetieto" lisää uuden liitetietoluonnoksen sivun alaosaan. Liitetietoon voi lisätä:
Pääotsikko: Pakollinen tieto - liitetietoa ei saa tallennettua ilman pääotsikkoa. Enintään 255 merkkiä.
Alaotsikko: Vapaaehtoinen tieto. Enintään 255 merkkiä
Tekstikenttä: Pakollinen tieto. Enintään 2000 merkkiä.
Taulukko: Vapaaehtoinen tieto. Toiminto lisää tyhjän taulukon (kolumneja voi lisätä ja voi olla maksimissaan 6) muokattavilla soluilla. Enintään 255 merkkiä/solu.
Osioiden järjestystä voidaan muuttaa raahaamalla osio haluamaasi kohtaan painamalla ensin Järjestä & suodata.
Osion poistaminen (paitsi pääotsikko): muokkaustilassa napsauta Poista-ikonia
Liitetiedon muokkaaminen
Olemassaolevan liitetiedon muokkaaminen aktivoidaan painamalla Muokkaa -painiketta. Tämä avaa muokkaustilan ja näyttää painikkeet tekstikentän, taulukon ja alaotsikon lisäämiseksi.
Muutetut tiedot tallennetaan painamalla Tallenna.
Takaisin katselutilaan pääsee Katsele-painikkeesta.
Yksittäisen liitetiedon alapuolella on saatavissa seuraavat toiminnot:
Voit tehdä uudelleenjärjestelyä liitetiedon sisällä raahamalla
Voit muokata liitetiedon sisältöä ja muotoilua
Voit poistaa tai lisätä rivejä
Valitsemalla usean rivin voit poistaa ne massana
B = Tekstin lihavointi
Tekstin sisennykset
Tekstin tasaus vasempaan reunaan, keskelle, oikeaan reunaan
Sarakkeiden lukumäärä – sarakkeiden määrä voi olla 1-6
Tiheys – voit valita Kompakti, Vakio tai Tilava
Silmä-ikonista saat piilotettua otsikkorivin. Valinta vaikuttaa myös tulostettavaan pdf-vientiin
Poista – poistaa liitetiedon tietyn osion
Mikäli haluat hylätä tallentamattomat muotoilut, paina Hylkää-painiketta
Esitäytetyt taulukkoarvot
Seuraavat osiot täytetään automaattisesti kirjanpitotiedoista:
Oman pääoman muutokset
Laskelma jakokelpoisesta vapaasta omasta pääomasta
Nämä arvot näkyvät myös viedyssä PDF-muotoisessa asiakirjassa.
Lisätiedot
Lisätiedot-välilehdellä voit ladata valinnaiset raportit: Rahoituslaskelma ja Toimintakertomus
Kun tilinpäätös arkistoidaan (Toiminnot > Arkistoi tilinpäätös) tilinpäätökseen sisällytettävät dokumentit (kuten toimintakertomus) yhdistetään yhdeksi pdf-tiedostoksi.
Liitetiedostoiden kokona sallitaan enintään 3 MB tiedostoa kohden. PDF on ainoa sallittu tiedostomuoto.
Lisätiedot-välilehdellä on myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista
Voit muokata tietoja klikkaamalla solua
Voit poistaa ja lisätä rivejä
Tallenna muutokset Tallenna-painikeella
Esikatselu ja vienti
Esikatselu-välilehdellä näet tilinpäätösasiakirjan lopullisen PDF:n.
Esikatselu päivittyy, kun painat näkymän Tallenna-painiketta
Muokkaa sisällön järjestystä – muuta vietävän asiakirjan osioiden järjestystä raahaamalla
PDF-asiakirjan vientipainikkeet sijaitsevat tällä sivulla
Rahoituslaskelma ja toimintakertomus näkyvät sisällysluettelossa ja viedyssä tiedostossa valitussa järjestyksessä
Tase ja tuloslaskelma käyttävät tilannetta, joka oli tilinpäätöstä luodessa TAI jos lukuja on päivitetty, tilannetta joka on Päivitä tiedot-toiminnon jälkeen
PDF-viennin rakenne ja sivunumerointi
PDF-vienti noudattaa seuraavaa järjestystä:
Kansilehti (yrityksen nimi, Y-tunnus, kotipaikka, tilikausi, tekijä)
Sisällysluettelo (sivunumerot ja klikattavat linkit)
Tase
Tuloslaskelma
Liitetiedot
Allekirjoitukset
Tilinpäätösmerkintä
Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista
Sivunumerointi alkaa Tase-sivulta, näkyy oikeassa yläkulmassa muodossa "3 / 16".
Viety tiedosto tukee suomen- ja englanninkielisiä käännöksiä kaikille osioiden otsikoille.
Vastaavaa ja vastattavaa alkavat aina eri sivuilta.
Perustiedot
Voit muokata tilinpäätöksen toteuttajan nimeä perustiedoissa.
Muut tiedot (kotipaikka, osoite ja Y-tunnus) haetaan suoraan yrityksen tiedoista. Mikäli haluat muuttaa tietoja, saat tehtyä sen Hallinta->Yrityksen tiedot->Perustiedot.
Osioiden järjestyksen muuttaminen
Esikatselusivulla Muokkaa sisällön järjestystä -painike avaa valintaikkunan, jossa voit muuttaa järjestystä.
Allekirjoitussivu
Allekirjoitus-välilehdellä määritetään tilinpäätöksen allekirjoitustiedot.
Paikkakunta ja päiväys (vapaaehtoinen tieto)
Allekirjoittajien tiedot: Nimi ja Titteli (pakollinen tieto)
Lisää allekirjoittaja -painike lisää uuden rivin (enintään 20 allekirjoittajaa)
Ensimmäistä allekirjoittajariviä ei voi poistaa, mutta kentät voi tyhjentää
Allekirjoittajien tiedot tallennetaan tietokantaan ja tietoja hyödynnetään ja haetaan takaksin tilinpäätöksen seuraavan avauksen yhteydessä (mikäli tilinpäätöksen luonnissa käytetään Mallipohja-kohdassa valintaa “Edellinen tilinpäätös kaudelta xx.xx.xxxx”).
Tilinpäätösmerkintä (tilintarkastajan tiedot)
Tilinpäätösmerkintä
Paikkakunta ja päiväys
Tilintarkastaja
Tilintarkastusyhteisön nimi (vapaaehtoinen tieto)
Tilintarkastajan nimi ja titteli
Pakolliset tiedot on merkattu tähti-merkillä.
Poistamalla valinnan kohdasta “Tilintarkastaja tarkastaa tilinpäätöksen”, ohjelma poistaa tilintarkastajan osion asiakirjasta.
Tallentaminen ja muutosten hallinta
Tallenna-painike (oikeassa yläkulmassa) tallentaa kaikki muutokset tilinpäätökseen, mukaan lukien yksittäisten liitetietojen tallentamattomat muutokset.
Hylkää-painike hylkää tallentamattomat muutokset.
Välilehtien välillä liikkuminen ei aiheuta tallentamattomien muutosten menetystä.
Tallentamattomista muutoksista varoitetaan vain, kun käyttäjä poistuu tilinpäätösnäkymästä.
Merkitse valmiiksi ja lukitse
Yleissivulla Tilinpäätösdokumentti-valikossa voit merkitä Tilinpäätösdokumentin Valmiiksi
Voit navigoida tähän kohtaan Esikatselu-välilehdeltä, kohdasta Viimeistele dokumentti ja painamalla Takaisin tilinpäätökseen-painiketta.
Klikkaa yleissivulla Merkitse valmiiksi- painiketta. Toiminto avaa vahvistusikkunan. Vahvistuksen jälkeen asiakirjan tila muuttuu Valmis-merkkiseksi ja siihen ilmestyy suljetun lukon kuvake. Nyt käytössäsi on vain luku -tila.
Asiakirja tallentuu pohjaksi tulevaa käyttöä varten.
Mikäli lukituksen jälkeen asiakirjaan on tarvetta tehdä muutoksia, saat avattua sen klikkaamalla Avaa dokumentti-painiketta. Klikkaamisen jälkeen asiakirja palautuu Käynnissä-tilaan.
Avaa dokumentti-painike ei näy käyttäjille, joilla on vain katseluoikeus.
Tilinpäätöksen arkistointi
Tilinpäätöksen voi arkistoida ennen sen päättämistä Toiminnot-valikosta.
Arkistoi tilinpäätös - Arkistoi valmis (mutta ei vielä merkitty valmiiksi) tilinpäätös arkistoon
Tämä toiminto arkistoi tilinpäätöksen sekä tilinpäätökseen sisällytettävät dokumentit Arkistoidut tilinpäätöstiedot -näkymälle siinä muodossa, jossa se näytetään editorinäkymässä.
Erillisenä tiedostona arkistoidaan liitetietotositteet sekä muut liitteet.
Arkistoidut tilinpäätöstiedot ovat nähtävissä ohjelman kohdassa Kirjanpito > Arkistoidut tilinpäätöstiedot.
Tallenna tiedostosta arkistoon
Tästä toiminnosta voit arkistoida oman tiedoston koneeltasi arkistoon ennen dokumentin merkitsemistä valmiiksi
Huomioithan, että tämä versio yliajaa arkistossa jo sinne mahdollisesti tallennetun edellisen tilinpäätöksen
Erilliset liitetietotositteet sekä muut liitteet eivät arkistoidu tästä toiminnosta
Huom! Arkistointia tullaan myöhemmin kehittämään niin, että dokumentti voi myös olla merkitty valmiiksi. Liitetietotositteet ja muut liitteet tulaan myös aina arkistoimaan.
Asiakirjan päättäminen tai aloittaminen alusta
Esikatselusivulla Takaisin tilinpäätökseen -painike vie takaisin yleiskatsaussivulle.
Lopullinen valmistuminen tapahtuu yleiskatsaussivun Merkitse valmiiksi -toiminnolla.
Tilinpäätösdokumentin Toiminnot- valikosta Nollaa-painike tyhjentää asiakirjan (vahvistus vaaditaan). Nollaa-toimintoa ei voi perua eikä nollattuja tietoja ole mahdollista palauttaa.
Virhetilanteet ja validiointi
Alta löydät kuvauksen uuden tilinpäätöksen antamista virhesanomista ja niiden selvitykset.
Ei avointa tilikautta: Tilinpäätökset > Luodut tilinpäätökset-näkymällä sekä Luo uusi-painiketta käyttäjälle näkyy “Ei näytettäviä tietoja” eikä tilikautta pysty valitsemaan
Pääotsikko tyhjä tallennettaessa: Tallennus estetään ja ohjelma näyttää virheilmoituksen “Syötä puuttuvat tiedot”
Alaotsikoiden, tekstikenttien ja solujen maksimi merkkimäärä:
Alaotsikko 255 merkkiä
Tekstikenttä 2000 merkkiä
Taulukon solu 255 merkkiä
Liitetiedosto yli 3Mt: Lataus estyy. Ohjelma antaa virheilmoituksen “Yksi tai useampi tiedosto on liian suuri tai sen tiedostomuotoa ei tueta. Tarkista tiedoston koko ja tyyppi ja yritä sen jälkeen uudelleen”
Arkistoon ladataan muu kuin PDF-tiedosto: Lataus estyy. Ohjelma antaa virheilmoituksen "Tiedosto on joko liian suuri tai sen tiedostomuotoa ei tueta. Tarkista tiedoston koko ja tyyppi ja yritä sen jälkeen uudelleen”
Välilehdeltä toiselle siirtyminen tallentamatta: Muutokset säilyvät muistissa navigoitaessa näkymän sisällä - ei varoitusta. Ohjelma antaa varoituksen siinä kohtaa, kun navigoidaan jonnekin muualla käyttöliittymässä.
Tilinpäätöksestä poistuminen tallentamatta: Ohjelma antaa ilmoituksen “Hylkää tallentamattomat muutokset”