Om kostnaden som ska bokföras från en inköpsfaktura är någon av följande, är bokföringen av inköpsfakturan automatiskt klar:

Alla ovan nämnda kostnader bokförs på konto 8450 Övriga administrationskostnader.

Resefakturor bokförs automatiskt på resekostnadskontot, kostnadsfakturor på övriga administrationsskostnader, försäljningsfakturor som försäljningsintäkter och kostnader på kontoutdrag enligt bokföringsbeskrivningen (t.ex. bankavgifter på konto 8450 Övriga förvaltningskostnader).

Programmets standardkonton kan redigeras under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden for kontering

När en faktura anländer till Procountor är det möjligt att automatisera bokföringen av fakturan med förvalda standardkonton för affärspartnern.
​

Standardkonton för affärspartnern definieras under Register > Affärspartner > Välj affärspartner och öppna affärspartnerns uppgifter > Förvalda värden > Förvalda konton.

När ett förvalt konto har angetts för en affärspartner, markerar Procountor automatiskt det önskade och förvalda kontot på fakturan i bokföringsvyn.

För affärspartner är det bra att identifiera vilka affärspartner som är långsiktiga och vilka som är engångspartners. Detta hjälper till att begränsa behovet av automatisering och att definiera förvalda inställningar för långsiktiga affärspartner för att underlätta bokföringen.
​

Det är inte värt att ange förvalda konton för engångspartners i affärspartnerregistret, eftersom de enkelt kan ändras direkt på bokföringssidan vid behov (i tabellen nedan som exempel B Varumärken, från vilken ett engångsköp har gjorts).

Om standardbokföringen av fakturan automatiskt för fakturan till rätt konto, är det inte värt att lägga till några konton i affärspartnerregistret (i tabellen nedan som exempel leverantörer av kundservering, facktidningar, varutransporter och tryckning).

Observera! För ArPL-försäkringsbolaget har standardkontot angetts som resultatregleringar, eftersom löneberäkningssystemet bokför ArPL-skulden för varje lön. På så sätt bokförs ArPL-försäkringspremien som en minskning av den aktuella skulden. Skillnaden i bokföringen visar mängden resultatregleringar som återstår från ArPL-försäkringen.

Det är möjligt att skapa standardkonton på produktnivå, varefter produkterna på fakturorna bokförs på de förvalda standardkontona. Dessutom krävs att det finns en markering i fältet Bokföring radvis på fakturavyn. Detta skapar bokföring radvis och möjliggör användning av produktens förvalda konto.

I produktregistret kan ett produktbaserat standardkonto anges för försäljnings- och inköpsprodukter.

Standardkonton för produkter som används i rese- och kostnadsräkningar kan definieras i vyn Förvalda konteringar för rese- och kostnadsfakturor. Vyn nås under Administration > Uppgifter om bokföringen> Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för rese- och kostnadsfakturor

I bokföringsvyn för fakturan används i första hand det konto som har definierats för produkten när bokföringen görs radvis. Om det inte finns något sådant konto används affärspartnerns standardkonto. Om inte heller detta har definierats används standardkontot från Huvudkonto standardkonteringar (Administration > Uppgifter om bokföringen> Förvalda värden för kontering > Huvudkonto standardkonteringar).

Inköpsfakturor bokförs på standardkontot 8450 Övriga administrationskostnader, om inte ett annat standardkonto har definierats för produkten eller leverantören.

Standardkonton är lätta att ändra genom att ta fram huvudboken endast för konto 8450. De fakturor som behöver ett annat huvudbokskonto tas fram med bokföringsknappen.

I Procountor bokförs försäljningsfakturor på försäljningsstandardkontot, eftersom försäljningen kan följas upp per kund, kundgrupp, produkt och produktgrupp med hjälp av produktrapporten. Försäljningen kan följas upp dimensionellt i bokföringsrapporter (t.ex. per projekt eller resultat enhet).

Inköpsfakturor kan vid behov bokföras radvis. På så sätt kan mängden och kostnaderna för de viktigaste produkterna som köps fastställas genom rapporterna. För produkter som används på inköpsfakturor räcker det vanligtvis med en grov noggrannhet, dvs. produkten Kuvert används och inte produkterna Kuvert C5, Kuvert C6, etc. Mindre viktiga inköpsfakturaposter bör endast följas upp per leverantör och huvudbokskonto, vilket avsevärt minskar mängden bokföringsarbete som orsakas av pappersinköpsfakturor.

Rese- och kostnadsfakturor omfattas automatiskt av radvis statistik. På raderna kan allmänna resekostnadsposter användas, vilket möjliggör t.ex. uppföljning av kilometerersättningar per person (mängder och pengar).

Automatiska bokföringar av kontoutdrag och referensbetalningar leder till automatisk bokföring, förutsatt att kunderna betalar sina fakturor med referenser och att det inte finns några felaktiga betalningar.

Företagsspecifikt kan den automatiska bokföringen av förklaringar på kontoutdrag ytterligare säkerställas enligt följande:

Förklaringarna kan ändras i Standardkonton för referensbetalningar (Administration > Bokföringsuppgifter > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för referensbetalningar).

Procountor-standardkonton har ändrats något under produktionsanvändningen. Om en användare anser att automatiseringen av standardkonton inte ger tillräckligt med färdig bokföring för just detta företag, är det värt att gå igenom standardkontona i administrationen och vid behov ändra dem för att passa bättre. Ändringen träder i kraft omedelbart från ändringstidpunkten. Ändringen påverkar inte retroaktivt fakturor som redan finns i programmet. Gamla redan bokförda transaktioner måste vid behov ändras på bokföringssidan.

Det finns skillnader i kontoutdrag. Till exempel bokför Nordea en betalning av en försäljningsfaktura utan referens med förklaringen 710, men Danske Bank med förklaringen 700. Om majoriteten av insättningarna på kontot är betalningar utan referens från kunder, är det värt att ändra standardkontona för förklaringarna i administrationen (Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för kontoutdrag) till konto 1700 Kundfordringar.

Majoriteten av inköpsfakturorna bokförs under affärsverksamhetens övriga kostnader i resultaträkningen. Därför har det ingen praktisk betydelse för små inköpsfakturor, förutom för inköp av omsättningstillgångar och pensionsförsäkringspremier, om en enskild faktura bokförs på Procountors standardkonto eller exakt rätt konto. Man kan uppnå tillräcklig noggrannhet genom att endast kontrollera bokföringen på huvudbokskonto 8450 för transaktioner som överstiger 100 euro.

Även om bokföringslagen tillåter att bokföringsposter korrigeras under hela räkenskapsåret, är det oftast enklast att göra bokföringen korrekt från början. Om företaget sköter sin egen bokföring, innebär denna “rätt från början”-princip minst arbetsbelastning.

Kontonumren blir gradvis bekanta genom att hålla ett separat kontolista-fönster öppet (kan göras under Administration > Uppgifter om bökföringen > Kontoplan. I vyn kan man välja att ladda ner kontoplanen i HTML- eller Excel-format), där kontonumren kan verifieras. Kontolistan kan också skrivas ut.

En rapport över affärspartnernas standardkonton kan genereras, som innehåller både företagsnamnet och standardbokföringen.

Att ändra bokföringsposter i efterhand påverkar inte momsbehandlingen.

Om företagaren betalar sina inköpsfakturor i Procountor och redovisningsbyrån enligt arbetsfördelningen sköter bokföringen, bör redovisningsbyrån ställa in standardkontona för att säkerställa maximal automatisering. Redovisningsbyrån kan sedan verifiera bokföringens korrekthet.