Fakturan kan anlända till Procountor antingen elektroniskt eller genom att manuellt registrera en pappersfaktura i programmet.

Om fakturagodkännandecirkulationen är aktiverad och fakturan anländer elektroniskt, skickas ett meddelande om fakturans ankomst till den första granskaren.

När fakturan registreras manuellt i programmet måste knappen För cirkulation tryckas för att programmet ska skicka fakturan till den valda sakgranskaren.

Sakgranskare och godkännare får antingen i tur och ordning eller samtidigt (mer om fakturagodkännandecirkulationens ordning här) ett e-postmeddelande om den faktura som ska granskas, med en länk som leder direkt till fakturagranskningen.

Fakturan finns i widgeten Fakturor att granska på Procountors startsida, i widgeten Hej, användare och i sökningen av verifikat i Granskning av fakturor. Sökvyerna visar alla fakturor som för närvarande är tillgängliga för en person att granska.

Gå via ovan nämnda vägar till vyn Granskning och tryck på Sakgranska eller Godkänn.

I situationer där du inte kan godkänna fakturan kan du använda knappen Undantag för att hitta alternativen Återställ till statusen under behandling, Betalningsförbud, Återställ till föregående, Dirigera vidare och Makulera.

Knappen skapar en sakgranskningsstämpel på fakturan, där användarens namn, datum och tid samt sakgranskningskommentar visas.

Programmet kontrollerar inköpsfakturor för att se om det finns liknande fakturor med motsvarande uppgifter och varnar i vyn Granskning vid sändning till cirkulation, sakgranskning och godkännande om en liknande faktura finns i Procountor.

När fakturagodkännandecirkulationen för inköpsfakturor eller rese- och kostnadsfakturor är aktiverad och alla definierade sakgranskare har granskat fakturan, övergår fakturan till status Sakgranskad. Om Inställningar är inställda på att sakgranskning och godkännande måste ske i ordning, skickas en automatisk e-postpåminnelse till nästa sakgranskare eller godkännare efter sakgranskningen. Om nästa sakgranskare/godkännare inte har en e-postadress angiven i sina användaruppgifter, påminner programmet om detta.

När en användare som inte är nästa i kö för sakgranskning granskar fakturan, påminner programmet om att personen inte är nästa granskare i godkännandecirkulationen.

Fakturan kan sakgranskas även om godkännandecirkulationen inte är aktiverad.

Knappen skapar en godkännandestämpel på fakturan, där användarens namn, datum och tid samt godkännande kommentar visas.

När fakturagodkännandecirkulationen är aktiverad och alla definierade godkännare har godkänt fakturan, övergår inköpsfakturan till status Godkänd.

En faktura i godkännandecirkulationen kan inte godkännas förrän den har sakgranskats, om sakgranskare har definierats för fakturan.

Alternativet Återställ till Under behandling återställer fakturan från statusen Sakgranskad eller Godkänd till Under behandling.

Alternativet Betalningsförbud skapar en betalningsförbudsstämpel på fakturan, där användarens namn, datum och tid samt kommentar visas. Fakturans status blir Betalningsförbud. En faktura med betalningsförbud kan inte läggas till för betalning. Betalningsförbudet kan hävas genom att trycka på knappen Godkänn i vyn Granskning.

Alternativet Återställ till föregående gör det möjligt att återställa en verifikation i godkännandecirkulationen till föregående sakgranskare/godkännare. Fakturan måste vara i status Under behandling, Sakgranskad, Mottagen, Betalningsförbud eller Godkänd.

Alternativet Dirigera vidare gör det möjligt att styra en verifikation i godkännandecirkulationen till en annan sakgranskare/godkännare. Ett fönster öppnas där en annan granskare kan väljas. Alternativet Dirigera vidare blir aktivt när verifikationen är i status Under behandling.

Knappen skickar en påminnelse om fakturan via e-post till nästa granskare eller godkännare.

Om inställningen för godkännandeordning är aktiverad på Inställningar för godkännandecirkulation-vyn i företagets uppgifter, skickas ett e-postmeddelande om fakturan som väntar på granskning till den första granskaren. Om inställningen inte är aktiverad, skickas meddelandet till alla granskare.

Meddelandet skickas så många gånger som knappen trycks och sändningen godkänns. Om fakturan redan har skickats vidare tidigare, meddelar programmet om detta.

Granskarnas och godkännarnas e-postadresser måste vara inmatade i användarens egna uppgifter och inställningar.

Förfallodagar eller fakturadagar matchar

Fakturautgivarens fakturanummer eller referensnummer matchar

Fakturautgivarens namn eller registreringsuppgifter matchar

Fakturabeloppen matchar

Knappen är synlig om Procountors lagerfunktioner är aktiverade.

Knappen öppnar en fakturaspecifik diskussion där kommentarer och frågor relaterade till fakturan kan skrivas till fakturans granskare och godkännare.

Diskussionen är synlig för alla som har minst visningsrättigheter för den aktuella fakturan.

Fakturaspecifik diskussion kan aktiveras i Inställningarna.

Bakom knappen finns valen Faktura, Bokföring, Dimensioner, Betalning, Kontoutdrag och Förhandsgranskning.

Med Faktura-valet kan du granska fakturavyn.

Från Bokföring kommer du till bokföringssidan.

Från Dimensioner kan du definiera dimensioner.

Till Betalningssidan kommer du med Betalning-valet.

Med Föregående-knappen kan du gå till granskningsvyn för föregående faktura och med Nästa-knappen kan du gå till nästa faktura.

Knappen stänger sidan.

Med knappen kan du gå till dimensionvyn för verifikatet och ange dimensioner.

Knappen aktiveras när önskad export väljs.

Med knappen kan du ange exportens dimensioner.

Med knappen hämtas inköpsorder som ska kopplas till fakturan.
​

Med knappen går du till inköpsordern som är kopplad till fakturan.
​

Knappen tar bort den kopplade inköpsordern.

Vyn listar en sammanställning av fakturans innehåll.

I fältet Anteckningar från faktura är det möjligt att skriva anteckningar. Anteckningsfältet finns också i avsnittet Tillägguppgifter i fakturavyn samt på fakturans bokföringssida.

Fältet listar granskare och godkännare för den aktuella fakturan.

Fältet listar alla åtgärder för fakturan, åtgärdens skapare och tidsstämpel.

I fältet kan du granska verifikatets dimensioner och vid behov ändra dem.
​

I fältet kan du söka inköpsorder som allokerats till fakturan.

Knappen markerar de valda fakturorna som granskade av den aktuella användaren.

Knappen markerar fakturorna som Godkända.

Knappen återställer fakturorna från Granskad eller Godkänd status till statusen Under behandling.

Knappen sätter fakturorna i betalningsförbud.

Välj alla – knappen väljer alla fakturor som väntar på granskning i vyn.

Välj sådana som inväntar egen sagranskning – knappen väljer endast de fakturor i vyn som du är nästa granskare för.

Välj sådana som inväntar eget godkännande – knappen väljer endast de fakturor i vyn som du är godkännare för.

Töm – knappen tömmer valen.

Knappen visar händelseuppgifter för den valda fakturan längst ner i vyn.

Med knappen (och den intilliggande pil-ikonen) kan du gå till fakturavyn för en enskild faktura och andra vyer.