Godkännandecirkulation för fakturor är en funktion som möjliggör enkel cirkulation av inköps-, rese- och kostnadsfakturor från en granskare till nästa och vidare till godkännare. I denna instruktion går vi igenom inställningar relaterade till användningen av godkännandecirkulation i Procountor.

Granskare: En användare som har rättigheter för granskning (Godkännandecirkulation / Granskning) i behörigheterna kan fungera som granskare.

Godkännare: En användare som har rättigheter för godkännande (Godkännandecirkulation / Godkännande) kan fungera som godkännare.

Granskare och godkännare: Båda måste också ha minst visningsrättigheter för inköpsfakturor (Inköp / Behörighet för inköpsfakturor) samt för att söka fakturor (Inköp / Sökning av inköpsfakturor).

Genom att begränsa behörigheter är det möjligt att definiera att användaren endast kan söka de inköps-, rese- och kostnadsfakturor i programmet där de är angivna som granskare eller godkännare.

Granskarnas och godkännarnas e-postadresser måste vara inmatade i användarens egna uppgifter och inställningar om de ska få e-postmeddelanden om fakturor som ska granskas eller godkännas. Dessutom måste användaren ha valt att ta emot e-postmeddelanden om fakturor som ska granskas i sina egna uppgifter och inställningar. Detta görs genom att kryssa i alternativet Skicka e-postmeddelanden till mig om aviseringar om händelser, som t.ex. fakturor som väntar på sakgranskning i avsnittet E-postkommunikation.

Godkännandecirkulation aktiveras och de allmänna inställningarna för Procountor-miljön definieras i Inställningar för godkännandecirkulation. Där definieras också vem som standard ska sakgranska och godkänna fakturor.

Om man vill att fakturor från en viss affärspartner ska skickas till andra användare för sakgranskning och godkännande än de som har definierats i vyn Inställningar för godkännandecirkulation, kan man ställa in en egen godkännandecirkulation för leverantören eller personen.

En godkännandecirkulation som avviker från standardinställningen kan också definieras direkt på fakturan.

Nedan går vi igenom dessa alternativ mer i detalj.

Inställningar för godkännandecirkulation -vyn används för att aktivera godkännandecirkulationen genom att kryssa i önskade verifikationstyper under avsnittet Använd godkännandecirkulation. I vyn väljer man antalet sakgranskare och godkännare, samt vilka användare fakturor som standard ska skickas till för sakgranskning och godkännande.

Om den affärspartner som fakturan gäller inte har en egen förvald godkännandecirkulation och den inte heller har redigerats manuellt direkt på fakturan, kommer fakturorna att skickas till de användare som har valts i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.

Även om godkännandecirkulationen inte är aktiverad, kan inköps-, rese- och kostnadsfakturor ändå granskas och godkännas. Dock kan man då inte i förväg definiera specifika granskare och godkännare för fakturan.

Mer detaljerade instruktioner för övriga delar av vyn Hantera godkännandecirkulation (såsom frekvensen för e-postpåminnelser och ersättare) finns i artikeln Hantera godkännandecirkulation.

För en affärspartner, det vill säga en leverantör eller person, kan en egen godkännandecirkulation definieras. Då skickas fakturan för sakgranskning och godkännande till de användare som har angetts i affärspartnerns uppgifter. Den affärspartnerspecifika godkännandecirkulationen åsidosätter alltså den standardcirkulation som har definierats i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.

Godkännandecirkulationen som definieras för en enskild affärspartner kan ställas in i affärspartnerregistret, i vyn Grunduppgifter för leverantören eller personen, under avsnittet Uppgifter om godkännandecirkulation. Detta avsnitt är synligt när godkännandecirkulationen har aktiverats genom att kryssa i den i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.

Sätt granskare och godkännare som fakturan ska skickas till för granskning och godkännande.

Du kan också sätta godkännandecirkulation för en enskild affärspartner eller direkt för en enskild faktura enligt följande:

I vyn Inställningar för godkännandecirkulation kan en standardgodkännandecirkulation eller granskarlista definieras som används som standard för de leverantörer och personer som inte har en specifik godkännandecirkulation definierad i affärspartnerregistret. Om en godkännandecirkulation är definierad i registret för en leverantör eller person, används den godkännandecirkulationen för inköpsfakturor för den leverantören och rese- och kostnadsfakturor för den personen.

En godkännandecirkulation för en enskild leverantör eller person kan definieras i vyn Basinformation för leverantören eller personen i affärspartnerregistret, under Godkännandecirkulation. Dessa inställningar visas när godkännandecirkulation är aktiverad.

Observera:

Om du vill sätta samma godkännandecirkulation för flera affärspartners samtidigt, kan du använda funktionen Redigera flera i affärspartnerregistret.

I avsnittet Uppgifter om cirkulationen i vyn Faktura kan granskare och godkännare definieras specifikt för fakturan, antingen genom att använda fördefinierade granskarlistor eller genom att definiera granskare och godkännare från fall till fall.

Om ingen specifik godkännandecirkulation är definierad för fakturan, används de granskare och godkännare som är definierade i affärspartnerregistret för inköps-, rese- och kostnadsfakturor.

Om ingen godkännandecirkulation är definierad i registret, används godkännandecirkulationen från Inställningar för godkännandecirkulation.

I vyn Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation kan du definiera granskarlistor genom att klicka på knappen Listor över sakgranskare i den övre raden. Granskare och godkännare som sätts på listorna används för fakturor där listan är aktiverad. Granskarlistor kan definieras när godkännandecirkulation är aktiverad.

Om en granskarlista redigeras, uppdateras ändringarna i godkännandecirkulationen för de affärspartners där listan är vald i registret. Ändringarna uppdateras inte för gamla fakturor utan används för nya fakturor.

I vyn Inställningar för godkännandecirkulation definieras hur många granskare och godkännare som kan sättas i samma godkännandecirkulation, och denna inställning gäller även för granskarlistor.

I vyn Listor över sakgranskare finns följande knappar tillgängliga:

Om fakturan anländer till programmet som e-faktura eller via skanningstjänsten, skickas ett e-postmeddelande automatiskt till granskaren eller granskarna när fakturan anländer, så användaren behöver inte skicka den i cirkulation.

Ett e-postmeddelande om mottagen inköpsfaktura skickas när alternativet Använd godkännandecirkulation för inköpsfakturor är valt i vyn Inställningar för godkännandecirkulation och minst en granskare eller godkännare är definierad.

Automatiskt meddelande om mottagen e-faktura eller faktura via skanningstjänsten skickas när följande villkor är uppfyllda:

E-postmeddelanden om godkännandecirkulation från Procountor skickas sammanställt till mottagarna ungefär var 30:e minut. Om en granskare eller godkännare får flera fakturor att hantera samtidigt, sammanställs alla fakturor som ska hanteras i ett tidsinställt e-postmeddelande till samma användare.

E-postmeddelandet innehåller en länk som leder till Procountors inloggningssida. När du loggar in i programmet via länken i e-postmeddelandet, öppnas vyn Sökning av verifikat direkt efter inloggningen, där alla fakturor som nämns i e-postmeddelandet är sökta.

I vyn Inställningar för godkännandecirkulation är det möjligt att aktivera inställningen Ordning för godkännandecirkulation, vilket innebär att meddelandet om en faktura som ska granskas eller godkännas alltid skickas till nästa granskare eller godkännare i turordningen. Som standard är inställningen inte aktiverad.

När inställningen ordning för godkännandecirkulation inte är aktiverad, skickas meddelandet om mottagen faktura till alla granskare samtidigt, och det spelar ingen roll i vilken ordning granskningen sker. När fakturan har granskats, skickas meddelandet om fakturan till alla definierade godkännare samtidigt (om det finns fler än en). Läs mer om inställningarna för ordning för godkännandecirkulation här.

Granskning och godkännande av fakturor sker i vyn Granskning av fakturor, som nås till exempel via Sökning av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat).

Du kan se fakturor som väntar på granskning i programmet på följande sätt:

Läs mer om granskning av fakturor och fälten i vyn Granskning här.

Ovan har vi presenterat grunderna och förutsättningarna för att sätta godkännandecirkulation för fakturor. I detta avsnitt presenteras några användbara tips relaterade till att redigera godkännandecirkulation och övervaka fakturor i godkännandecirkulation.

Ändringar i befintlig godkännandecirkulation

Om ändringar behöver göras i den befintliga godkännandecirkulationen, bör följande beaktas:

Personändringar och fakturor som väntar på granskning/godkännande

Om du vill kontrollera vilka fakturor som fortfarande väntar på granskning eller godkännande av en person som ska ändras i godkännandecirkulationen, kan detta kontrolleras i vyn Fakturacirkuleringshubb.

Observera att ändringar som görs i vyn Inställningar för godkännandecirkulation eller affärspartnerregistret inte påverkar fakturor som redan har satts i godkännandecirkulation, så genom att använda vyn Fakturacirkuleringshubb kan du säkerställa att fakturor som har skickats till den gamla granskaren eller godkännaren blir granskade och godkända.

I vyn Fakturacirkuleringshubb kan fakturor som har skickats till den gamla personen sökas med hjälp av fältet Granskare/Godkännare genom att ange personens namn i formatet Efternamn, Förnamn.