E-lön är en lönekanal genom vilken löntagaren får en elektronisk lönespecifikation till sin nätbank. Löntagaren kan granska sin lönespecifikation via sin nätbank med sina personliga nätbankskoder. E-lön är tillgänglig i alla finska företag som använder Procountor, vars produktversion möjliggör att skicka lönespecifikationer och aktivera Apix adress för att skicka e-fakturor. Detta innebär att E-lön inte är tillgänglig i produktversionerna Ledger Basic och Ledger Plus. Vår e-lön-operatör är Apix Messaging Oy.
Banker som stöder Procountors e-lön
Aktia (HELSFIHH)
POP Pankki (POPFFI22)
Nordea (NDEAFIHH)
Osuuspankki (OKOYFIHH)
Säästöpankki, även Oma Säästöpankki (ITELFIHH)
Ålandsbanken (AABAFI22)
Danske Bank (DABAFIHH)
S-Pankki (SBANFIHH)
Förberedelse för att ta i bruk e-lön
Nödvändiga användarrättigheter och inställningar
Användaren måste ha fullständiga rättigheter till Basuppgifter om företaget och Löner i vyn Användare och användarrättigheter för att kunna tillåta användningen av e-lön i företagets Procountor-miljö.
För att kunna ställa in e-lön som lönekanal i Procountor-miljön måste det tillåtas i programmets Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar) under sektionen Lönekanal: Aktivera e-lön som en skanal för att leverera lönespecifikationer. Aktivering av e-lön öppnar ett sändningsavtal med Apix.
När e-lön tillåts som lönekanal i vyn Inställningar, ger Procountor en notifikation om frågor relaterade till implementeringen av e-lön, såsom kostnaden för tjänsten (sändning kostar 0,58 €/lönespecifikation) och hanteringen av data av tjänsteleverantören, Apix Messaging Oy. Implementeringen av e-lön slutförs genom att trycka på knappen Fortsätt.
Att tillåta användningen av e-lön i Inställningar ställer inte automatiskt in e-lön som lönekanal för anställda, utan möjliggör endast användningen av e-lön i företagets Procountor-miljö.
Nödvändig information om löntagare för att använda e-lön
Procountor utför kontroller av löntagarens uppgifter innan det är möjligt att välja e-lön som lönekanal för löntagaren. Om löntagarens uppgifter passerar kontrollen och de nödvändiga inställningarna är aktiverade, kommer e-lön att visas som ett alternativ i löntagarens Lönekanal-rullgardinsmeny. Om alla uppgifter inte passerar kontrollen, kommer e-lön inte att visas som ett alternativ i Lönekanal-rullgardinsmenyn. Kontroll utförs på följande uppgifter:
Bank: Löntagarens bank måste stödja Procountors e-lön. De stödda bankerna är listade tidigare i denna artikel.
Bankkonto: Den löntagarens bankkonto måste vara ett finskt IBAN-konto.
Personbeteckning: Den löntagaren måste ha en finskt personbeteckning.
Implementering av e-lön för löntagare
Om e-lön ställs in som lönekanal för en löntagare, måste företaget informera löntagaren så att denne vet att löneberäkningar framöver kommer att finnas i nätbanken. Procountor skickar ingen notifikation till löntagaren om att e-lön har ställts in som lönekanal. En mall för att informera löntagaren finns här.
Ställa in e-lön som lönekanal för en enskild löntagare
För att ställa in lönekanalen för en enskild löntagare, gå till Löntagarregistret (Löner > Löntagarregister) och använd vyn Löneuppgifter för den anställde.
Lönekanalen väljs från rullgardinsmenyn Lönekanal. Informationsikonen bredvid menyn ger information om en lönekanal inte kan väljas.
Lönekanalen kan också ändras på löneberäkningen eller lönelistan.
Ställa in e-lön som lönekanal för flera löntagare samtidigt
Om e-lön ska ställas in för flera löntagare i löntagarregistret samtidigt, kan löntagares löneuppgifter redigeras i massredigering.
Om någon löntagare saknar nödvändig information eller om informationen inte passerar kontrollen, är det inte möjligt att välja e-lön som lönekanal i massredigeringen.
Ställa in e-lön som lönekanal via filimport
E-lön kan också ställas in som lönekanal via filimport med hjälp av följande importfiler:
När löntagares uppgifter importeras med överföringsfiler kontrolleras den nödvändiga informationen för att ta i bruk e-lön.
Skicka löneberäkningar som e-lön
1. När löneberäkningarna har skapats och är redo att skickas, skickas de normalt med knappen Skicka.
När du trycker på knappen Skicka debiteras kostnaden för att skicka löneberäkningen som e-lön, 0,58 €/löneberäkning. Om samma löneberäkning skickas till exempel två gånger, debiteras kostnaden för löneberäkningen två gånger.
2. Efter att ha tryckt på knappen Skicka kan du kontrollera statusen för löneberäkningen som skickats som e-lön i lönelistan.
Status för e-lön-sändningar
Skickar: En löneberäkning i Skickar-status väntar på att skickas från Procountor. Det är inte möjligt att redigera löneberäkningen när det är i Skickar-status.
Skickat: En löneberäkning i Skickat-status har skickats från Procountor och kommer snart att anlända eller har redan anlänt till löntagarens bank.
Fel: Fel-status indikerar att sändningen av löneberäkningen har misslyckats. Om statusen för e-lön-sändningen blir Fel, kontakta vår kundtjänst.
Kolumnen e-lön-status är också synlig i sökningen av löneberäkningar (Löner > Sökning av löneberäkning).
3. E-lön riktas till löntagarens bank baserat på personbeteckning. För att e-lön ska visas i rätt persons nätbank är det mycket viktigt att löntagarens personbeteckning är korrekt registrerat i Procountors personregister.
Löneberäkningar som skickas som e-lön visas i löntagarens nätbank i PDF-format. Varje löneberäkning lagras i nätbanken i Apix Messaging Oy:s arkiv i tre år.
Om mottagaren av e-lön har ett gemensamt konto (t.ex. med en make/maka), visas e-lön endast för den kontoanvändare som löneberäkningen har skickats till från Procountor. Detta kräver att personen loggar in i nätbanken med sina egna bankkoder.
4. Tiden det tar från att trycka på knappen Skicka tills löneberäkningen visas i löntagarens bank varierar något beroende på om det är hög belastning vid sändningen av e-lön. Under normala omständigheter visas e-lön för löntagaren samma dag.
Observera! Ingen notifikation skickas till löntagaren vid sändning av e-lön. Om löntagaren ska informeras om sändningen av löneberäkningen, måste detta göras av löneutbetalaren.
Korrigering av skicka löneberäkning
Om det finns behov av korrigeringar i en löneberäkning som skickats som e-lön, bör följande beaktas:
En löneberäkning i Skickar-status som ska skickas som e-lön kan inte redigeras. Först när e-lön-statusen är Skickat kan löneberäkningen redigeras inom ramen för dess status.
Om en löneberäkning som skickats som e-lön korrigeras och skickas om som e-lön efter korrigeringarna, ersätter den korrigerade versionen den tidigare skickade versionen.
Om löneberäkningen skickas om som e-lön efter korrigeringarna, debiteras en avgift på 0,58 €/löneberäkning.
Annullering av skickad löneberäkning
Om en löneberäkning redan har skickats som E-lön och sedan annulleras i Procountor, annulleras inte löneberäkningen i löntagarens nätbank utan är fortfarande synligt där.
Om en löneberäkning som skickats som E-lön annulleras och en ny löneberäkning skapas och skickas som e-lön igen, kommer två lönebesked att visas i löntagarens nätbank.
Möjliga fel vid sändning av e-lön
E-lön-sändningen förblir i Skickar-status under lång tid
En löneberäkning i Skickar-status är på väg att skickas från Procountor.
När e-lön-sändningen är i Skickar-status, försök inte att skicka löneberäkningen upprepade gånger med knappen Skicka. Om du försöker trycka på knappen Skicka igen, ger programmet en varning.
Kontrollera om vi har meddelat om en fördröjning i e-lön-sändningen i widgeten Meddelanden på startsidan eller på sidan Störningsmeddelanden i Procountors handbok.
Om e-lön-sändningen har varit i Skickar-status i flera timmar, kontakta vår kundtjänst.
E-lön-sändningen är i Skickat-status, men löneberäkningen visas inte i löntagarens nätbank
Se till att löntagarens personbeteckning är korrekt registrerat i programmet.
För att vår kundtjänst ska kunna undersöka situationen omedelbart, vänligen ange företagets namn, löneberäkningens nummer och tidpunkten för sändningen av lönebeskedet.
E-lön-sändningen är i Fel-status
Om sändningen leder till ett fel, försöker programmet automatiskt att skicka löneberäkningen igen.
Om en löneberäkning fortfarande är i Fel-status några timmar efter den ursprungliga sändningstidpunkten, kontakta vår kundtjänst.
För att vår kundtjänst ska kunna undersöka situationen omedelbart, vänligen ange företagets namn, lönebeskedets nummer och den ursprungliga sändningstidpunkten.
Avsluta användningen av e-lön i Procountor-miljön
1. För att avsluta användningen av e-lön krävs samma användarrättigheter som för att starta användningen.
De nödvändiga användarrättigheterna är fullständiga rättigheter till Företagets grunduppgifter och Löneadministration.
2. Byt lönekanaler för löntagare.
Innan e-lön kan stängas av i vyn Inställningar, måste alla löntagare ha en annan lönekanal än e-lön vald.
Även löneberäkning i Pågående- eller Godkänd-status måste ändras från e-lön till en annan lönekanal.
3. Stäng av e-lön genom att avmarkera alternativet Lönekanal: Tillåt nätlön som sändningskanal för löneberäkning i programmets Inställningar-vy (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar).