På denna instruktion sida beskrivs lönbetalning i Procountor. Denna instruktion fokuserar på lönbetalning ur betalningsfunktionens synvinkel och mer detaljerad information om löneprocessen i allmänhet finns här.
Förberedelse av Procountor-miljön för lönbetalning
Välj bankkonton från vilka löner kan betalas i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.
Välj de bankkonton från Bankförbindelser-vyn från vilka löner ska betalas och markera dessa konton i kolumnerna Girering och Lönebetalning.
Kontrollera med banken att de önskade betaltjänsterna är tillgängliga för det aktuella bankkontot innan du använder bankförbindelserna och fyller i uppgifterna.
Mer information:
Aktivering av bankförbindelser
BankförbindelsefullmakterFör att användaren ska kunna betala löner måste denne ha alla rättigheter för betalning och lönbetalning definierade i användarrättigheterna, samt minst visningsrättigheter för löneberäkning. Mer information:
Användare och användarrättigheter
Lönebetalning
Löner kan betalas antingen med betalningssättet lönbetalning eller genom att använda betalningssättet Banköverföring
När betalningssättet lönbetalning används, sätts hela lönelistan på en gång och lönerna är på mottagarnas konton nästa bankdag efter betalningsdagen, oavsett vilken bank mottagarens konto är i, förutsatt att mottagaren har ett finskt bankkonto.
Löner kan också betalas till andra än finska, IBAN-formade konton med betalningssättet lönbetalning, men då hinner lönen inte till mottagarens konto nästa dag efter betalningsdagen, utan behandlingstiden är längre. Om mottagarens konto inte är IBAN-format kan lönen inte betalas som lönbetalning, utan betalningen måste göras med betalningssättet Banköverföring(Girering), som beskrivs i slutet av denna instruktion.
Löner kan inte sättas på betalning till konton utanför SEPA-området via lönbetalning-vyn, vilket innebär att IBAN-kontonummer och BIC-kod måste vara kända och lönen måste betalas i euro.
Betalningsdagen är den dag då betalningen debiteras från betalarens konto och lönbetalningsdagen är den dag då lönen finns på löntagarens konto.
Betalning med betalningssättet lönbetalning
Hämta lönelistan som ska betalas i programmet under Löner > Sökning av lönelistor.
Välj lönelistan som ska betalas genom att klicka på lönelistans namn.
I den öppnade Lönelista-vyn, välj alternativet lönbetalning från Betalning-menyn högst upp i vyn.
I den öppnade Lönbetalning-vyn visas uppgifterna om de löneberäkningar som ska betalas.
Lönelistan måste vara i Godkänt-läge för att kunna betalas.
Kontrollera och vid behov redigera betalningsuppgifterna, dvs. det bankkonto som ska användas för betalningen och betalningsdagen (debiteringsdagen för betalarens konto).
De valbara bankkontona beror på företagets bankkontoinställningar.
Betalningsdagen är som standard förfallodagen som ställts in för lönelistan, men betalningsdagen kan vid behov ändras.
Obs! Lönebetalaren måste särskilt beakta helger och nationella helgdagar vid lönbetalning. Om lönbetalningsdagen infaller på en helg eller nationell helgdag måste lönen finnas på mottagarens konto föregående bankdag. Då måste betalningsdagen motsvarande vara föregående bankdag. Till exempel, om lönbetalningsdagen 15.6 infaller på en lördag, måste lönen finnas på mottagarens konto fredagen den 14.6, vilket innebär att betalningsdagen måste ställas in till torsdagen den 13.6.
Finska banker har kommit överens om att löner överförs till mottagarnas konton nästa bankdag efter betalningsdagen, oavsett om mottagarens konto är i samma eller annan bank än betalarens konto.
Sätt lönelistan på betalning med knappen Betala lönelista. Därefter öppnas ett fönster som visar betalningsuppgifterna, dvs. totalsumman, betalningskontot och betalningsdagen, och programmet bekräftar om lönelistan ska sättas på betalning. Bekräfta genom att trycka på Ja.
Efter betalning
Efter betalning ändras lönelistans status till Betalning kö till bank och det är fortfarande möjligt att avbryta betalningen med knappen Annullera betalningstransaktion i samma Betalning-vy.
Lönelistans status ändras till Överförd till bank när löneuppgifterna har skickats från Procountor till banken på betalningsdagen. I detta skede är det inte längre möjligt att avbryta betalningen av löneuppgifterna.
Det är också möjligt att i efterhand se betalningsuppgifterna för lönelistan i lönbetalning-vyn, där betalningsdagen och den betalda totalsumman samt det bankkonto som användes för betalningen sparas i avsnittet Betalningstransaktioner.
Betalningstider i banker
Vid hantering av lönbetalningar finns bankspecifika servicetider, dvs. hur länge betalningar hanteras i bankerna. Bankerna har definierat sista hanteringstider för bankdagar, dvs. så kallade cut off-tider, inom vilka lönbetalnings- och snabbbetalningsuppgifterna måste nå betalningshanteringen. Efter cut off-tiden avvisas lönbetalningarna som når banken.
För att lönerna ska hinna till bankens hantering bör de sättas på betalning från Procountor (dvs. trycka på knappen Betala) i god tid innan bankens definierade hanteringstid löper ut.
Bankerna rekommenderar att löner betalas senast en timme före hanteringstidens slut, så att eventuella anslutningsfel inte påverkar lönbetalningen. Det är också möjligt att bättre reagera på eventuella betalningsfel och skicka löneuppgifterna korrigerade till banken igen när lönerna har betalats i god tid före hanteringstidens slut.
Läs mer om betalningstider här.
Om betalningen avvisas i banken
Om lönelistans betalning av någon anledning avvisas i banken och Finago får information om avvisningen från banken, meddelar vi användaren som gjorde betalningen via e-post om avvisningen. I dessa situationer tas den så kallade återkommande betalningsmarkeringen automatiskt bort från lönelistan och användaren kan ta bort betalningstransaktionen från lönelistan med knappen Ta bort betalningstransaktion i lönbetalning-vyn.
Om det visar sig att lönelistans betalning har avvisats i banken, men ingen information om detta har kommit från banken till Finago utan kunden har fått informationen på annat sätt, tas den återkommande betalningsmarkeringen inte automatiskt bort. I detta fall kan Procountors kundtjänst på begäran ta bort den återkommande betalningsmarkeringen från lönelistan, varefter användaren kan ta bort betalningstransaktionen från lönelistan.
Läs mer om betalningsfel och deras hantering här.
Betalning av löner med betalningssättet Banköverföring
Löner som inte kan betalas med lönbetalningsfunktionen måste betalas som Banköverföringar. Då hanteras betalningarna i banken på samma sätt som andra banköverföringar, vilket innebär att fördröjningen i betalningshanteringen kan vara längre än när löner betalas med lönbetalningsfunktionen. Läs mer om betalningstider här.
Löner kan betalas som banköverföring på två olika sätt, antingen via Sökning av lönelistor eller direkt via Sökning av löneberäkning. Löner kan sättas på betalning enskilt eller med funktionen Betalnng av flera fakturor. Om endast en löneberäkning ska sättas på betalning, följ metod 2.
Metod 1: Via Sökning av lönelistor (med funktionen Betalning av flera fakturor)
Gå till huvudmenyn Löner > Sökning av lönelistor.
Välj den önskade lönelistan från sökresultaten genom att klicka på listans namn.
I den öppnade Lönelista-vyn, välj alternativet Banköverföring från Betalning-menyn högst upp i vyn.
I den öppnade Betala flera fakturor-vyn, kontrollera och vid behov redigera betalningsuppgifterna (betalningsdag och bankkonto), och tryck sedan på knappen Betala.
Metod 2: Via Sökning av löneberäkning (enskilt eller med funktionen Betalning av flera fakturor)
Gå till huvudmenyn Löner > Sökning av löneberäkning.
Ange löneberäkningens nummer i fältet Löneberäkning nummer i sökvillkoren och tryck på Sök, eller tryck direkt på Sök utan att ange sökvillkor.
Välj den löneberäkning eller de löneberäkningar du vill betala genom att markera dem i sökresultaten och tryck på knappen Betalning ovanför sökresultaten.
Betalning-knappen öppnar antingen vyn Betalning av enskild lön eller vyn Betalning av flera fakturor beroende på om en eller flera löneberäkningar var valda när knappen trycktes.
I den öppnade Betalning eller Betalning av flera fakturor-vyn, kontrollera och vid behov redigera betalningsuppgifterna (betalningsdag och bankkonto), och tryck sedan på knappen Betala.