Med en överföringsfil för budgetmaterial kan Basbudgetar och Dimensionsbudgetar importeras till Procountor.
Den här artikeln är en genomgång av importens filformat och de olika posterna. Läs mer om processen för att importera budgetmaterial.
Ladda ner CSV-mallen
Viktigt att veta innan du läser in en fil
Observera att budgetuppgifterna granskas på radnivå och inte som en helhet vid import av budgetmaterial. Dvs. i praktiken ersätter inte importen av ett nytt material de tidigare uppgifterna, utan uppdaterar dem på radnivå. Om det nya materialet innehåller en rad med samma datum och samma bokföringskonto som redan finns i budgeten, så uppdateras summan. Om det nya materialet innehåller en rad som inte tidigare finns läggs den till i budgeten. För att läsa in CSV-filen behöver man först öppna den och dela upp den i kolumner, detta gör man via Data > Text till kolumner.
Det är t.ex. möjligt att importera försäljning och kostnader i olika material till budgeten, så att uppgifterna i kontogrupp 300 importeras först och sedan t.ex. uppgifterna i kontogrupp 400 i en separat import. På så sätt lägger importen till nya uppgifter i den befintliga budgeten. Om det är så att ett visst konto i en tidigare importerad budget innehåller en siffra som ska nollställas i den nya budgeten, måste summan vara 0 i detta konto i det nya importmaterialet.
Om flera rader innehåller samma information i följande fält så kommer endast den sista av raderna att läsas in: bokföringskonto, dimension och artikel
Informationen slås alltså inte ihop, utan den rad som visas längst ner utav dem läses endast in.
Budgetmaterial
Det finns två slags budgetar, Basbudget och Dimensionsbudget. Om en budget ska skapas per dimension och artikel måste de definieras i materialet. Det går att importera uppgifter om artiklar i olika dimensioner i samma material. Dimensionsbudgetar hör till Procountors avgiftsbelagda tilläggsrapporter.
En ny budget skapas om det inte redan finns en budgetversion med samma namn. Om nytt material med samma namn som en befintlig version importeras, ersätter det nya materialet det tidigare.
Flera olika versioner av en budget kan skapas för samma period, t.ex. om en budget är skapad före räkenskapsperiodens början och preciserade budgetar skapas senare. Versionen anges i kolumn 2 (B) i överföringsfilen och den kan namnges fritt. Om den period som budgeteras inte är ett kalenderår kan uppgifterna importeras på flera årsrader, t.ex. så att raden för år 1 innehåller värden för juli till och med december och rad 2 innehåller värden för januari till och med juni.
Underlag för skapandet av budgetmaterial finns i rapporten Budgetunderlag.
Information om filen
Överföringsfilen för material är en textfil där en rad alltid bildar en post. Fälten i posten separeras från varandra med semikolon. Därför får inga semikolon förekomma i fälten.
I filen används inga separata rubrikrader utan posterna börjar direkt med första raden i filen.
Som identifierare för filen används CSV-suffix. I övrigt kan filen namnges fritt.
Om filen skapas i en Excel-tabell och sparas i CSV-format (inte CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), kommer fältets avgränsare och ändelse automatiskt att bli korrekta. Om filen skapas i kalkylprogrammet OpenOffice erbjuds citationstecken runt teckensträngarna när filen sparas i CSV-format. Den inställningen måste tas bort.
Postbeskrivningen nedan innehåller följande fältspecifika uppgifter per posttyp:
Nr: fältets ordningsnummer
Excel-cell: fältets kolumn i Excel-tabellen
Fältnamn/Uppgift: om vilken uppgift som avses
Obligatorisk: X = obligatorisk, (X) = obligatorisk beroende på situationen, tom = frivillig
Format: text, decimaltal, heltal, datum eller annat separat definierat format
Tillåtna värden/Kontroll: värden som är tillåtna i det aktuella fältet eller information om uppgiftens korrekthet ska kontrolleras
Förvalt värde: som fältet får om det är tomt
Tilläggsuppgifter
En överföringsfil för budgetmaterial kan endast ha en typ av post:
Radpost i budgeten
Radpost i budgeten
Budgetuppgifter. Tillämpas både för Basbudget och för Dimensionsbudget.
Nr
|
Excel-cell
|
Fältnamn/Uppgift
|
Obligatorisk
|
Format
|
Tillåtna värden/Kontroll
|
Förvalt värde
|
Tilläggsuppgifter
|
1
|
A
|
Radtyp
|
X
|
Text, 1 tecken
|
p, d eller tom
|
|
p är basbudget och d är dimensionsbudget. Det finns en tom kommentarrad där fritext kan skrivas, t.ex. kontoplanens uppbyggnad. Kommentarraden är avsedd för att underlätta behandlingen av budgeten i Excel och beaktas inte i importen.
|
2
|
B
|
Version
|
|
Text
|
Fri
|
Budget
|
Med hjälp av denna uppgift kan flera budgetversioner skapas för samma period.
|
3
|
C
|
Konto
|
X
|
Nummer
|
Måste finnas i kontoplanen.
|
|
Efter numret kan kontonamnet anges separerat med mellanslag. Kontonamnet är avsett att underlätta behandlingen av budgeten i Excel och beaktas inte i importen.
|
4
|
D
|
År
|
X
|
Nummer, 4 tecken
|
|
|
|
5
|
E
|
Summa för januari
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
6
|
F
|
Summa för februari
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
7
|
G
|
Summa för mars
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
8
|
H
|
Summa för april
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
9
|
I
|
Summa för maj
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
10
|
J
|
Summa för juni
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
11
|
K
|
Summa för juli
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
12
|
L
|
Summa för augusti
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
13
|
M
|
Summa för september
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
14
|
N
|
Summa för oktober
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
15
|
O
|
Summa för november
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
16
|
P
|
Summa för december
|
|
Heltal
|
|
|
Debetbokningar positiva och kreditbokningar negativa
|
17
|
Q
|
Dimension
|
|
Text
|
Måste finnas i Procountor
|
|
Tillämpas för dimensionsbudgeten
|
18
|
R
|
Objekt
|
|
Text
|
Måste redan finnas i Procountor
|
|
Tillämpas för dimensionsbudgeten
|
Exempel
Exempel när flera dimensioner eller objekt ska användas på samma bokföringskonto:
Om totalbeloppet för varje månad är -300 som ska sättas på konto 3010 för varje månad. Här finns det två olika tillvägagångssätt för hur detta ska anges i filen.
Exempel 1: Om beloppet ska fördelas på 3 objekt inom en och samma dimension så blir totalbeloppet för varje -300.
Exempel 2: Om beloppet ska fördelas på 3 dimension och 1 objekt inom varje dimension så måste beloppet delas i 3, totalbeloppet för varje månad blir då -100
