Från Procountor kan olika automatiska e-postmeddelanden skickas till kunder, leverantörer och användare av Procountor-miljön. Den här artikeln listar de funktioner där e-postmeddelanden kan skickas. Det är mest effektivt att använda e-post när mottagarens giltiga e-postadress är sparad i affärspartnerregistret.
E-post i försäljningsfakturor samt försäljnings- och inköpsorder
När försäljningsfakturor eller försäljnings- eller inköpsorder skickas via e-post, väljs alternativet E-post från menyn Fakturakanal. Då hämtas e-postadressen som är sparad i affärspartnerregistret automatiskt till fältet E-postadress. Om e-postadressen inte är sparad i registret, anges e-postadressen i det avsedda fältet. E-postadressens korrekthet kontrolleras vid sparandet.
Det e-postmeddelandet som ska skickas innehåller fakturan eller ordern som en PDF-bilaga.
Storleken på de bifogade filerna bör vara mindre än 30 MG
Fakturan skickas alltid från adressen [email protected].
Om mottagaren svarar på e-postmeddelandet, skickas meddelandet till den adress som är sparad i företagets basuppgifter under avsnittet Kontaktpersoner i fältet Faktureringens kontaktpersons e-postadress. Om detta fält är tomt, hämtas adressen från användarens egna uppgifter och inställningar under fältet E-postadress. Om även detta fält är tomt, skickas svaret till adressen [email protected].
När fakturan skickas via e-post, finns betalningsuppgifter (fakturanummer, förfallodatum, belopp, referensnummer, kontonummer och streckkod) i meddelandets textdel. I meddelandets ämnesrad nämns ordet “Faktura”, “Orderbekräftelse”, “Inköpsorder” eller “Anbud”; fakturan eller orderns nummer samt namnet på företaget som skickade fakturan.
E-post för betalningspåminnelser
Betalningspåminnelser kan skickas via e-post även om den ursprungliga fakturans fakturakanal var en annan. Om fakturan som betalningspåminnelsen gäller har skickats via e-post, används som standard den e-postadress som användes på den ursprungliga fakturan.
Det skickade e-postmeddelandet innehåller betalningspåminnelsen som en PDF-bilaga.
Storleken på de bifogade filerna bör vara mindre än 30 MG
E-postadressen för avsändaren hämtas i första hand från fältet Faktureringens kontaktpersons e-postadress under avsnittet Kontaktpersoner i företagets basuppgifter.
Om detta fält är tomt, hämtas adressen från fältet E-postadress på sidan Egna uppgifter och inställningar för användaren som skickade betalningspåminnelsen.
Om även detta fält är tomt, används adressen [email protected].
När betalningspåminnelsen skickas via e-post, finns betalningsinformationen (fakturanummer, förfallodatum, belopp, referensnummer, kontonummer och streckkod) i meddelandets textdel. I meddelandets ämnesrad nämns ordet “Betalningspåminnelse”, fakturanummer samt namnet på företaget som skickade fakturan.
E-postmeddelande om faktura för granskning eller godkännande
Det är möjligt att skicka ett e-postmeddelande om en inköps-, rese- eller kostnadsfaktura till fakturans granskare och godkännare. Granskarnas och godkännarnas e-postadresser måste vara angivna i användarens egna uppgifter.
Påminnelsemeddelanden skickas regelbundet från Procountor. Om flera påminnelser skickas till samma granskare/godkännare vid samma tillfälle, samlas påminnelserna i samma e-postmeddelande. E-postmeddelandet innehåller en länk som leder till inloggningsfönstret för Procountor. När användaren loggar in via denna länk, visas de fakturor som nämns i e-postmeddelandet direkt på sidan Sökning av verifikat. Avsändaradressen för dessa påminnelsemeddelanden är [email protected].
E-postmeddelande om ersättare i godkännandecirkulation
Det är möjligt att skicka ett e-postmeddelande från Procountor till användare som är angivna som ersättare. Användarnas e-postadresser måste vara angivna i användarens egna uppgifter.
Meddelanden skickas i följande situationer:
Ny ersättare
Ändringar i ersättarskapet
Borttagen ersättare
Påminnelse om kommande ersättarskap (om ersättarskapet börjar senare än samma dag eller dagen efter att ersättarskapet har angetts)
Att skicka massutskick via e-post
Ett massutskick är ett brev som skickas samtidigt till flera affärspartners.
När ett massutskick skickas via e-post, används som standard avsändaradressen [email protected].
Som svaradress används som standard den adress som är angiven i fältet E-postadress på sidan Egna uppgifter och inställningar för användaren som skickade massbrevet.
Om detta fält är tomt, används även som svaradress [email protected].