Tässä ohjeessa kerrotaan ostolaskuihin liittyvien hyvityslaskujen käsittelystä eri tilanteissa. Ohjeessa käydään läpi muutama esimerkkitilanne sekä vaihtoehdot miten niissä voi toimia hyvityslaskun luomisen ja kohdistamisen osalta.
Hyvityslasku saattaa saapua ohjelmaan toimittajan lähettämänä tai sen voi luoda ohjelmaan tarvittaessa myös itse. Voit käsitellä hyvityslaskuja ohjelmassa niin, että veloituslaskulle merkitään manuaalisesti hyvityslaskun summaa vastaava maksutapahtuma, tai vaihtoehtoisesti hvityslaskut voi kohdistaa ostolaskuille sekä muodostaa näihin liityen maksutapahtumia myös Hyvityslaskujen haku -näkymällä.
Alkuperäinen lasku on maksettu ja rahat palautetaan
Tilanteessa jossa alkuperäinen ostolasku on jo ehditty maksaa ja toimittaja on palauttanut rahat, voit toimia seuraavien vaihtoehtojen mukaan.
Vaihtoehto 1. Laaditaan tai vastaanotetaan hyvityslasku
Laadi hyvityslasku valitsemalla Lasku -näkymän kohdasta Muokkaa > Luo hyvityslasku. Ohjelma luo täyshyvityslaskun alkuperäisestä ostolaskusta. Toinen vaihtoehto on että toimittaja lähettää hyvityslaskun.
Jos hyvityslasku luodaan itse, ostolaskun rivitiedot kopioituvat negatiivisena avautuvalle tositteelle. Myös ostolaskun kirjanpitoviennit ja dimensiotiedot kopioituvat hyvityslaskulle. Mikäli hyvitys ei koske koko laskun summaa niin poista ne rivit, jota hyvitys ei koske.
Tallenna, Hyväksy ja Merkitse hyvityslasku Maksettu muualla tilaan laskun Maksaminen-näkymällä (Siirry > Maksaminen > Merkitse maksettu muualla). Huomioi, että maksupäiväksi tulee määrittää sama päivämäärä, kuin hyvitys on saapunut tilille ja näkyy tiliotteella.
Oikaise hyvityslaskun kirjanpitoa siten, että oikaisussa huomioidaan kulukirjaus, ALV sekä taseen tiliöinti.
Tarkista suorituspäivän tiliotteelta, että suoritus kirjautuu samalle kirjanpidon tilille kuin mille hyvityslasku on kirjattu.
Vaihtoehto 2. Kirjataan kirjanpitovienneillä
Kirjataan tiliotteelta suoritus oikaisemaan liikamaksun maksutapahtumaa.
Hyvityslaskun kuittaaminen veloituslaskusta
Tilanteessa jossa ostolaskua ei ole vielä maksettu, voit toimia seuraavien vaihtoehtojen mukaan, riippuen siitä kuittaako hyvityslasku laskun koko summan vai ainoastaan osan.
Vaihtoehto 1: Hyvityslasku on saman suuruinen kuin veloituslasku
Hyvityslasku saapuu ohjelmaan toimittajalta tai se luodaan itse Lasku-näkymällä Muokkaa > Luo hyvityslasku. Jos hyvityslasku luodaan itse, toiminto luo ostolaskusta täyshyvityslaskun ja laskun rivitiedot kopioituvat negatiivisena.
Hyvityslasku päivätään samoilla päivämäärillä kuin alkuperäinenkin lasku (laskun päivä, eräpäivä, maksupäivä ja kirjanpitopäivä).
Merkitse sekä alkuperäinen että hyvityslaskelma Maksettu muualla –tilaan laskun Maksaminen-näkymällä. Toinen vaihtoehto on tehdä kohdistus ja maksumerkintä Hyvityslaskujen haku -näkymällä.
Hyvityslasku kumoaa alkuperäisen laskun kirjanpitovaikutuksen.
Vaihtoehto 2: Hyvityslasku kuittaa osan veloituslaskusta
Hyvityslasku saapuu ohjelmaan toimittajalta tai se luodaan itse Lasku-näkymällä Muokkaa > Luo hyvityslasku. Jos hyvityslasku luodaan itse, toiminto luo ostolaskusta täyshyvityslaskun ja laskun rivitiedot kopioituvat negatiivisena. Mikäli hyvityslasku laaditaan käsin, hyvityslaskun rivitietoihin jätetään vain ne rivit jotka hyvitetään.
Kohdista hyvityslasku veloituslaskuun Hyvityslaskujen haku -näkymällä ja maksa toiminnon kautta veloituslaskusta jäljelle jäävä maksettava osuus.
Vaihtoehtona Hyvityslaskujen haku -näkymän toiminnoille on merkitä koko hyvityslasku Maksettu muualla –tilaan ja merkitä veloituslaskulle Maksettu muualla -tilaan vain se summa, joka hyvitetään hyvityslaskulla. Laskun Maksaminen-näkymällä voidaan määrittää Maksetaan kenttään hyvityslaskun summa, maksupäiväksi laitetaan sama päivä kuin hyvityslaskulla oleva maksupäivä ja painetaan Merkitse maksetuksi muualla -painiketta. Veloituslasku muuttuu tämän jälkeen Osittain maksettu –tilaan ja loppuosa voidaan maksaa.
Vaihtoehto 3: Hyvityslasku on suurempi kuin veloituslasku
Kun hyvityslasku on suurempi kun veloituslasku, voit merkitä alkuperäisen laskun kokonaan Maksettu muualla -tilaan ja tehdä hyvityslaskulle alkuperäisen laskun summan suuruisen Maksettu muualla -tapahtuman.
Merkitse maksupäiväksi sama päivä veloituslaskulle sekä hyvityslaskulle. Voit halutessasi kirjoittaa viestikenttään ostolaskun numeron hyvityslaskulle, jotta tiedät mihin tämä ensimmäinen tapahtuma liittyy.
Hyvityslasku jää Osittain maksettu-tilaan ja näkyy avoimissa laskuissa, kunnes hyvityslaskun koko summa on kuitattu.
Seuraavalle veloituslaskulle, johon käytetään hyvityslaskun ylimenevää osaa, voit merkitä Maksettu muualla -merkinnän sillä summalla, jota hyvityslaskusta on jäljellä ja käyttää merkintään samaa päivämäärää, kuin hyvityslaskun maksupäivä.
Jos veloituslaskusta jää maksettavaa, voit maksaa sen normaalisti Maksaminen -näkymällä. Kun hyvityslasku on kokonaan kuitattu, muuttuu se Maksettu -tilaan.
Kun hyvityslasku on suurempi kuin veloituslasku eikä muita kohdistettavia veloituslaskuja ole, et voi käyttää Hyvityslaskujen haku -näkymän toimintoja tilanteen hoitamiseen, koska kohdistusta ei voida tehdä jos maksettava summa veloituslaskulta jää pienemmäksi kuin 0.
Ostolaskun summa on negatiivinen ja ylimenevä osuus palautetaan suoraan tilille
Tilanteessa, jossa ostolaskun summa on hyvityksestä johtuen negatiivinen ja hyvitys palautetaan suoraan tilille, lasku tulisi käsitellä seuraavalla tavalla:
Siirry laskulle ja merkitse ostolasku Maksettu muualla -tilaan (Siirry > Maksaminen > Merkitse maksettu muualla).
Seuraa tiliotteelle tulevaa hyvitystä ja oikaise kirjanpito tarvittaessa. Tiliotteelle tuleva tapahtuma kirjautuu tiliotteen oletustiliöinnin mukaan automaattisesti.
Lue lisää myyntilaskun hyvityslaskun tekemisestä.
Hakusanat: osahyvitys ostolasku