Hyvityslaskut voivat herättää kysymyksiä, vaikka ostolaskujen käsittely olisikin muuten tuttua. Tämä ohje auttaa sinua kohdistamaan hyvtyslaskut oikein Procountorissa yksi vaihe kerrallaan
Löydät artikkelista ohjeet:
Hyvityslaskujen hakemiseen
Oikeaan ostolaskuun kohdistamiseen
Jo tehtyjen kohdistusten tarkasteluun
Kohdistuksista syntyneiden maksulistojen maksamiseen
Hyvityslaskuja käsitellään ohjelman kohdassa Haku > Hyvityslaskujen haku.
Hyvityslaskujen hakeminen
Hyvityslaskujen haku -näkymällä etusivulla asetetaan hakuehdot, joilla hyvityslaskuja ja ostolaskuja päästään hakemaan. Hakutuloksiin tulee näkyviin hakuehtojen mukaiset laskut, joista voi valita minkä toimittajan laskuja halutaan päästä kohdistamaan tai tarkastelemaan aiempia kohdistuksia.
Tässä osiossa käydään tarkemmin läpi miten hakuehdot asetetaan ja miten hakutuloksista siirrytään haluttuun toimintoon.
Hakuehdot
Ohjelma näyttää sinulle oletuksena ostolaskut, joiden eräpäivä on aikaisintaan yksi kuukausi taaksepäin (esim. jos nykyinen päivä on 28.12., haetaan laskuja, joiden eräpäivä on 28.12. tai siitä eteenpäin).
Voit suodattaa hakuehtoja seuraavasti:
Hae -kenttä: Hae laskuja esimerkiksi nimen tai laskunumeron perusteella.
Haku kattaa useita laskuun liittyviä kenttiä, kuten nimen, osoitteen, laskun sisältämät tuotteet, sekä laskunumeron. Haku voidaan tehdä useammalla laskunumerolla erottamalla laskunumerot toisistaan pilkulla (esim. ”1, 2, 3”) tai syöttämällä numerohaarukan (esim. ”1-3”).
Laskun päivä välillä: Hae laskuja, joiden laskun päivä on tietyllä aikavälillä.
Eräpäivä välillä: Hae laskuja, joiden eräpäivä on tietyllä aikavälillä.
Tila: Valitse joko kaikki laskun tilat tai suodata listausta.
Valittavissa on vain ne tilat, jotka ovat käytössä.
Valitse liikekumppani -painikkeesta voi hakea tietyn liikekumppanin ostolaskuja.
Tyhjennä -painikkeesta tyhjennät liikekumppanin tiedot.
Ylärivin Hae -painikkeesta haet hakuehtojesi mukaiset ostolaskut.
Ylärivin Tyhjennä -painikkeesta tyhjennät kaikki hakuehdot.
Hakutulokset
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
1. Aktivoimalla Näytä vain hyvityslaskut -vetopainikkeen, voit suodattaa hakutuloksia siten, että saat näkyville vain hyvityslaskut.
2. Siirry -painikkeesta pääset siirtymään valitsemasi laskun Lasku- tai kirjanpito -näkymälle tai pääset tarkastelemaan laskulle lisättyjä liitteitä.
3. Sarakkeen otsikkoa painamalla, voit sortata hakutuloksia nousevaan tai laskevaan järjestykseen.
Tunnistat hyvityslaskut erillisestä Hyvityslasku -sarakkeesta, jossa on merkintä, kun kyseessä on hyvityslasku.
Hakutulosten oikeassa laidassa olevan
(Muokkaa sarakkeiden näkyvyyttä) -painikkeen kautta pääset muokkaamaan sarakkeiden näkyvyyttä.
Painiketta painettaessa avautuu listaus sarakkeista, jotka oletuksena näytetään hakutuloksissa ja tietty sarake saadaan tarvittaessa piilotettua hakutuloksista klikkaamalla sitä listauksessa.
(Palauta taulukon oletusasetukset) -painikkeen kautta saadaan palautettua hakutuloksiin näkyviin piilotetut sarakkeet, eli oletuksen mukainen hakutulos.
4. Hyvityslaskujen kohdistus -painikkeesta pääset tekemään laskujen kohdistuksia. Jotta painike aktivoituu, tulee ensin valita hakutuloksista joku sen toimittajan laskuista, jonka laskuja halutaan päästä kohdistamaan. Tästä toiminnosta löydät lisätietoa alla olevasta Hyvityslaskujen kohdistaminen -kappaleesta.
Hyvityslaskujen kohdistaminen
Tässä kappaleessa kerrotaan miten hyvityslaskuja kohdistetaan ostolaskuihin, tarkastellaan jo tehtyjä kohdistuksia, perutaan kohdistus ja kuinka käteisalennettujen laskujen kohdistaminen tehdään.
Kohdistamattomat laskut
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Pääset Hyvityslaskujen kohdistus-näkymälle kohdistamaan haluamasi toimittajan hyvityslaskuja ostolaskuihin, kun valitset ensin Hakutulokset -osiosta aktiiviseksi rivin jossa kyseisen toimittajan lasku on (ei väliä onko kyseessä ostolasku vai hyvityslasku) ja painat tämän jälkeen Hyvityslaskujen kohdistus -painiketta. Laskulla täytyy olla asetettuna toimittaja.
Hyvityslaskujen kohdistus -näkymällä saavutaan oletuksena Kohdistamattomat laskut -välilehdelle, joka listaa oletuksena kaikki Hyväksytty -tilassa olevat laskut kyseiseltä toimittajalta. Näkymä listaa laskut vain yhdeltä toimittajalta kerrallaan.
Oletuksena ohjelma näyttää vain Hyväksytty -tilassa olevat ostolaskut. Voit muokata halutessasi hakuehtoja. Laskun tilan pitää olla Hyväksytty, jotta kohdistus voidaan tehdä. Et voi esimerkiksi kohdistaa Maksettu tai Siirretty pankkiin -tilassa olevia laskuja.
Hyvityslasku kohdistetaan ostolaskuun näin:
1. Valitse vähintään yksi ostolasku ja yksi hyvityslasku, jotka haluat kohdistaa.
Näet yläpuolella valitsemiesi ostolaskujen ja hyvityslaskujen yhteissumman sekä Maksettavaa - summan, joka näyttää mitä jää kyseisten laskujen kohdistamisen jälkeen vielä avoimeksi.
Hyvityslaskut kohdistetaan ostolaskuihin niiden eräpäivän mukaan. Jos valittu hyvitys kohdistuu jo täysimääräisesti aiemmalla eräpäivällä oleviin laskuihin, ei kohdistettavien laskujen ryhmään voi valita myöhemmällä eräpäivällä olevia laskuja.
Laskujen perusteella lasketun maksettavan summan tulee olla sama tai suurempi kuin 0,00€.
2. Paina Kohdista -painiketta.
3. Ohjelma ilmoittaa seuraavalla näkymällä, mitkä laskut kohdistetaan. Muokkaa halutessasi yksittäisten laskujen maksupäivää tai määrittele kaikille sama maksupäivä.
4. Paina Kohdista -painiketta. Laskujen kohdistuksen myötä niille muodostuu Maksettu muualla -maksutapahtuma ja ne siirtyvät Kohdistetut laskut -välilehdelle. Jos kohdistusryhmälle jää avointa maksettavaa, muodostuu siitä myös maksulista, josta voit lukea lisää täältä. Ostolaskun tilana on tällöin Osittain maksettu.
Huomaathan että vain kotimaan ostolaskuja voi kohdistaa. Eri valuutoissa olevia ostolaskuja ei voi kohdistaa.
Kohdistetut laskut
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Hyvityslaskujen kohdistus -näkymällä valitse Kohdistetut laskut -välilehti, jos haluat päästä tarkastelemaan kohdistettuja laskuja valitsemaltasi toimittajalta.
Voit hakea kohdistusryhmiä ajanjakson mukaan tai kohdistusajan mukaan. Voit hakea vain laskuja, jotka ovat Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla -tilassa. Kohdistetut laskut voivat olla vain näissä tiloissa.
Hakutulos näyttää uusimmat kohdistukset ensimmäisenä.
Kohdistusryhmä sisältää laskut, jotka on kohdistettu toisiinsa. Ryhmän päivä kertoo, milloin laskujen kohdistus on tehty.
Voit piilottaa ja avata kohdistusryhmän laskuja painamalla ryhmän edessä olevaa nuolta tai painamalla yläriviltä Näytä kaikki - tai Piilota kaikki - painiketta.
Painamalla kohdistusryhmässä olevaa laskua ja valitsemalla Siirry -painikkeesta Lasku, kirjanpito tai liitteet, pääset tarkastamaan yksittäistä laskua tarkemmin.
Oikean yläkulman
painikkeesta pääset siirtymään takaisin Hyvityslaskujen haku -näkymälle.
Kohdistuksen peruminen
Kohdistetut laskut -näkymällä Peruuta kohdistus -painikkeella voit perua tekemäsi kohdistuksen. Voit perua kohdistuksen jos kaikki kohdistusryhmän laskut ovat Osittain maksettu tai Maksettu muualla -tilassa. Kun peruutat kohdistuksen, kohdistusryhmän laskut palautuvat Kohdistamattomat laskut -välilehdelle ja Maksettu muualla tila poistuu laskuilta.
Et voi perua kohdistusta, jos ostolasku on Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin tai Maksettu -tilassa. Jos hyvityslaskun osuus ostolaskusta halutaan saada sittenkin maksettua, tulisi tämä maksaa laatimalla uusi ostolasku tai käyttämällä Suora tilisiirto -toimintoa.
Käteisalennettujen laskujen kohdistaminen
Täysimääräisen hyvityslaskun kohdistus käteisalennuslaskulle tulee tehdä vasta laskun alkuperäisenä eräpäivänä. Mikäli kohdistus tehdään ennen laskun alkuperäistä eräpäivää käteisalennuksen ollessa käytössä, jää käteisalennutulle laskulle miinussaldoa, jota ei pysty muokkaamaan. Kun kohdistuksen tekee vasta laskun alkuperäisenä eräpäivänä laskut kohdistuvat samoilla summilla, eikä miinussaldoa jää.
Maksulistat
Kun olet tehnyt kohdistuksen laskuille ja kohdistamisen jälkeen kohdistusryhmälle on jäänyt vielä maksettavaa jäljelle, luodaan laskuista maksulista. Tässä kappaleessa kerrotaan miten saat laitettua maksulistan mukaisen summan maksuun, perumaan maksutapahtuman tai poistamaan maksulistan. Lisäksi kerrotaan miten maksulistaan liittyvät tiedot välittyvät pankkiin päin ja miten ne näkyvät Procountorin eri näkymillä.
Pääset käsittelemään maksulistoja Hyvityslaskujen haku -näkymän etusivulta ylärivin Laskukohdistusten maksulistahaku -painikkeesta.
Laskukohdistusten maksulistahaku - näkymä listaa kaikki maksulistat, jotka ympäristöön on luotu. Oletuksena hakutuloksissa näytetään maksulistat, joiden eräpäivä on aikaisintaan yksi kuukausi taaksepäin (esim. jos nykyinen päivä on 13.10. haetaan maksulistoja, joiden eräpäivä on 13.9. tai siitä eteenpäin).
Oletuksena näytetään maksulistat, joiden tilana on Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla.
Voit muokata hakuehtoja hakemalla maksulistoja eräpäivän tai maksupäivän mukaan tai valitsemalla tietyn tilaisia laskuja.
Pääset yksittäisen maksulistan tietoihin painamalla maksulistan numeroa tai aktivoimalla maksulistan rivin ja painamalla Maksulistan tiedot -painiketta.
1. Siirryt Maksulista -näkymälle. Näkymä on vastaava kuin ostolaskun Maksaminen -näkymä.
2. Näet maksulistan avoimen summan, mikä on vielä maksamatta. Voit muokata maksun tietoja kuten summaa tai maksupäivää. Näkymä toimii samoin kuin ostolaskun Maksaminen -näkymä.
3. Kohdistetut laskut listalla - osio näyttää maksulistan kaikki laskut. Pääset tarkastelemaan yksittäisiä laskuja painamalla laskunumeroa. Voit maksaa avoimen summan myös yksittäisen ostolaskun näkymällä.
4. Maksulista-näkymällä maksat avoimen summan painamalla Maksa -painiketta. Maksu siirtyy tällöin Odottaa siirtoa pankkiin -tilaan, odottamaan maksupäivän mukaista maksuajoa. Maksun voi tässä vaiheessa vielä peruuttaa Peruuta maksutapahtuma -painikkeesta.
Voit merkitä maksun myös Maksettu muualla -tilaan. Tieto maksutapahtumasta päivittyy myös yksittäisen ostolaskun Maksaminen -näkymälle.
Poista maksulista -painikkeesta voit poistaa valitun maksulistan laskujen kohdistuksen.
Ostolaskuilta poistuu Maksettu muualla -merkintä ja laskut palautuvat takaisin Kohdistamattomat laskut -välilehdelle Hyvityslaskujen kohdistus -näkymälle.
Maksulistaa ei voi poistaa, jos jokin maksulistan ostolasku on Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin tai Maksettu -tilassa.
Maksulistalta ei voi poistaa laskukohdistuksesta syntyneitä maksutapahtumia. Kohdistettujen laskujen Maksettu muualla -maksutapahtuman (yhteissumma) poistaminen ei ole mahdollista.
Jos haluat poistaa kohdistetun laskun maksutapahtuman, tulee se tehdä Kohdistetut laskut -näkymän kautta.
Oikean yläkulman
painikkeesta pääset siirtymään takaisin Laskukohdistusten maksulistahaku -näkymälle.
Maksettavien laskujen mukana pankkiin lähtevä tieto
Kun maksulista maksetaan, lähtee maksun mukana pankkiin tieto kohdistetuista laskuista eli siitä onko kyseessä hyvitys- vai veloituslaskun maksu sekä laskujen alkuperäiset summat.
Lisätiedot sisältyvät tällä hetkellä vain SEPA-maksuihin ja riippuu täysin vastaanottavasta pankista, käsitteleekö pankki kyseisen lisätiedon maksun vastaanoton yhteydessä vai ei. Jos tieto käsitellään ja välitetään pankin toimesta, näkyy maksun vastaanottajalle tilitapahtuman mukana edellä mainitut tiedot.
Tieto maksulistasta yksittäisellä ostolaskulla
Kun kohdistat ostolaskuja, ne muodostavat kohdistusryhmän ja erillisen maksulistan, jos kohdistusryhmään on jäänyt vielä maksettavaa. Nämä tiedot näkyvät myös kullakin kohdistusryhmän ostolaskuista, Lasku-näkymän vasemmassa alareunassa Hyvityslaskujen kohdistus -osiossa:
Osio näyttää kaikki laskut, joihin ostolasku on kohdistettu sekä maksulistan numeron, mikäli ostolasku kuuluu johonkin maksulistaan.
Voit siirtyä kohdistusryhmään kuuluvan toisen laskun Lasku -näkymälle painamalla kyseistä laskua. Maksulistalle pääset siirtymään painamalla maksulistan numeroa.