Audit log- näkymä (Hallinta > Audit log) näyttää Procountor ympäristön kaikki lokitiedot eli tapahtumatiedot kaikista toimenpiteistä mitä ohjelmassa on tehty ja kenen toimesta (esimerkiksi maksetut laskut, muutetut käyttöoikeudet, laskujen hyväksyntäkierto ja kirjanpidon merkinnät). Audit log - näkymältä voi vain hakea ja katsella tietoja, eikä tietojen muokkaaminen ole mahdollista. Tapahtumatietoja voidaan käyttää esimerkiksi auditointitarkoituksiin ja ne voi viedä myös erilliseksi tiedostoksi.
Audit log -käyttöoikeus
Audit log -näkymälle pääsevät ne käyttäjät, joille lisätään Audit log -käyttöoikeus Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä. Audit log -käyttöoikeudella käyttäjä näkee kaikki ympäristön tapahtumatiedot riippumatta käyttäjälle asetetuista muista käyttöoikeuksista. Esimerkiksi jos käyttäjällä ei ole oikeuksia palkanlaskentaan tai hänellä ei ole oikeuksia osto- tai myyntilaskuihin, näkee käyttäjä rajoituksista huolimatta kaikki näihin liittyvät tapahtumatiedot Audit log -näkymällä. Näin ollen esimerkiksi henkilölle, joka ei saa nähdä palkkatietoja tai maksuja, ei kannata laittaa Audit log -oikeutta päälle.
Kun käyttöoikeus lisätään käyttäjälle, ohjelma pyytää vielä erikseen hyväksymään sen.
Audit log -käyttöoikeus on oletuksena käytössä vain Pääkäyttäjällä ja Johto / Tarkastaja käyttäjärooleilla. Vanhoille Pääkäyttäjä ja Johto / Tarkastaja roolin omaaville käyttäjille, jotka on perustettu ennen 18.5.2024 ei tule Audit log -käyttöoikeutta automaattisesti päälle. Käyttöoikeus tulee automaattisesti päälle, kun perustetaan uusi käyttäjä näillä rooleilla tai vaihdetaan käyttäjäroolia jo olemassa olevalle käyttäjälle.
Mitä tapahtumatietoja Audit log -näkymä näyttää?
Kirjanpidon merkinnät ja päivitykset
Laskutapahtumat
Käyttäjät ja käyttöoikeudet
Tilikaudet ja seurantajaksot
Tilikartta muutokset
Maksutapahtumat
Myyntireskontra ja ostoreskontra
Pankkitilimuutokset
Yleiset oletutiliöinnit
Tositelajien oletutiliöinnit
Tiliotteen oletustiliöinnit
Viitemaksujen oletustiliöinnit
Hakuehdot
Voit määritellä tapahtumatietojen hakuehtoja seuraavasti:
Kausi: Voit hakea tietoja joko kalenterivuoden, Tilivuoden tai Mukautetun ajanjakson perusteella.
Ajanjakso: Valitse vuosi, jolta tietoja haetaan.
Alkaen / Päättyen: Päivämäärä -kentät aktivoituvat, kun olet valinnut haettavaksi Kaudeksi Mukautetun ajanjakson.
Kategoria: Valitse lokitiedot kirjanpidosta tai muista tapahtumista sisältäen lasku- ja maksutapahtumat, tiliöinti, tilikartta, käyttäjät ja käyttöoikeudet, tilikausi ja pankkitilitiedot.
Käyttäjät: Voit merkitä erikseen ne käyttäjät, joiden tekemiä tapahtumatietoja haluat tarkastella. Jos jätät merkitsemättä käyttäjät, ohjelma hakee oletuksena kaikkien käyttäjien tapahtumia.
Paina lopuksi Hae -painiketta.
Hakutulokset ja raportin sarakkeet
Hakutulokset tapahtumatiedoista listautuvat ylempään taulukkoon.
Tapahtumatieto sisältää:
Toimenpiteen aikaleiman
Käyttäjänimen
kategorian (kuten palkka, muistio, laskutapahtuma yms.)
kohteen (Kuten myyntilasku nro 21734)
toiminnan ja sen kuvauksen (kuten lähetys, hyväksyntä, ensimmäinen tallennus tai kirjanpidon merkinnät haettaessa kirjanpidon tietoja)
Oikean yläkulman ratas -painikkeesta pääset piilottamaan tai lisäämään sarakkeita hakutuloksiin.
Hakutulosten järjestystä ei pysty muuttamaan.
Tiedoston luominen tapahtumista
Voit muodostaa hakemistasi tapahtumatiedoista Audit log -raportin CSV- tai PDF -tiedostomuodossa. Raportti on saatavilla vain englanninkielisenä.
Syötä ensin hakuehdot ja paina Hae -painiketta.
Paina ylärivin Valitse CSV -painiketta, jolloin ohjelma alkaa luomaan tapahtumista CSV -muotoista tiedostoa. Jos haluat tiedoston PDF -muodossa, paina alasveto-painiketta ja valitse PDF.
Tiedoston luomisen kesto riippuu haettavan tiedon määrästä. Procountorin käyttöä voi jatkaa luomisen aikana normaalisti. Kun tiedoston luominen on valmis, saat siitä erillisen sähköposti-ilmoituksen, josta löytyy lataamisen tarkemmat ohjeet sekä linkki tiedostoon.
Tiedostot ovat ladattavissa myös alemmassa Viedyt tiedostot -taulukossa. Taulukosta näet kaikki ympäristössä muodostetut tiedostot.
Tiedoston Tila -sarake kertoo, milloin tiedosto on valmis ladattavaksi. Valitse tiedostot, jotka haluat ladata ja paina ylärivin Lataa -painiketta. Voit päivittää näkymää Päivitä -painikkeesta, jolloin saat ajantasaiset tiedot.
Tiedoston tilana voi olla:
Tiedostoa valmistellaan: Tiedoston luominen on vielä kesken, eikä tiedostoa ole vielä saatavilla.
Valmis ladattavaksi: Tiedoston voi ladata.
Ei enää saatavilla: Tiedosto on ladattavissa ohjelmassa 6 päivän ajan, jonka jälkeen se poistuu.
Epäonnistui: Tiedoston luominen epäonnistui. Voit yrittää luoda tiedoston uudelleen samoilla hakuehdoilla. Jos tiedoston luominen ei edelleen onnistu, olethan yhteydessä asiakaspalveluun.
Voit lisätä ja piilottaa näkymän sarakkeita oikean yläkulman Ratas -painikkeesta. Sarakkeiden piilottaminen ei vaikuta tiedoston sisältöön.