Lähetysvirheet-näkymällä käsitellään lähetysvirheeseen jääneet myyntilaskut, joiden lähetyskanavana on käytetty verkkolaskua. Virheeseen jääneet lähetykset käsitellään, jotta lähetyksen voi tehdä uudestaan.
Lähetysvirheet näkymälle pääsee ohjelman kohdasta Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet, josta löytyvät kaikki verkkolaskujen lähetysvirheet.
Käyttäjät, jotka ovat luoneet tai lähettäneet virheeseen jääneen myyntilaskun saavat ilmoituksen lähetysvirheestä myös sähköpostitse.
Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet näkymällä on Verkkolaskujen lähetysvirheiden sähköpostiosoite -kenttä, johon voi lisätä sähköpostiosoitteen, jonne haluaa jatkossa vastaanottaa verkkolaskujen lähetysvirhe-ilmoituksen. Muussa tapauksessa ilmoitus lähetetään sille käyttäjälle, joka on luonut tai lähettänyt virheeseen jääneen myyntilaskun.
Osa lähetysvirheistä saatetaan ilmoittaa pelkästään Procountorin asiakaspalvelun toimesta tositteen lähettäjälle sähköpostitse. Sähköpostiviestissä on kerrottu, kuinka virhe tulee korjata.
Ilmoitus käsittelemättömistä lähetysvirheistä
Ilmoitus uudesta lähetysvirheestä näytetään Procountorin etusivulla käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa punaisella huutomerkillä.
Huutomerkki-kuvaketta painamalla avautuu näkymä, joka antaa lisätietoja lähetysvirheestä. Virhettä päästään tarkastelemaan myös avaamalla Maksu- ja lähetysvirheet -näkymä päävalikon kautta (Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet).
Käyttöoikeudet
Virhetilanteen osoittava kuvake näytetään niille Procountorin käyttäjille, joilla on vähintään katseluoikeus myyntilaskuihin.
Lähetysvirheen käsittely
Lähetys virheet käsitellään ohjelman kohdassa Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet. Kaikki lähetysvirheet näkyvät Lähetysvirheet-välilehdellä. Lähetysvirheestä lähtee myös sähköpostiviesti käyttäjälle, joka on lähettänyt kyseisen myyntilaskun, mikäli sähköpostiilmoitukset ovat sallittuna Omissa tiedoissa ja asetuksissa.
Käsittelemätön lähetysvirhe näkyy automaattisesti mikäli se ei ole yli kuukauden vanha.
Käsiteltyjä ja käsittelemättömiä virheitä voidaan hakea aikavälihaulla tai vain määrittämällä haetaanko käsittelemättömiä vai käsiteltyjä virheitä.
Hakutulokset näkyvät hakuehtojen alapuolella.
Laskut, jotka ovat virheen sattuessa Lähetetty-tilassa palautetaan tilaan Lähettämätön. Tämän jälkeen ne voidaan käsitellä. Muissa tiloissa olevat laskut, kuten Maksettu ja Maksettu muualla, pysyvät vanhassa tilassa.
1. Valitse lähetysvirhe listalta.
2. Paina Käsittele- painiketta, jolloin saat lisätietoja lähetysvirheestä ja korjausehdotuksesta.
3. Paina Käsittele virhe laskulla –painiketta ja siirry laskulle.
4. Palauta lasku Kesken –tilaan painamalla Muokkaa > Palauta kesken.
5. Käsittele lähetysvirhe ohjeiden mukaisesti tai vaihda laskukanavaa ja toimita lasku toista kanavaa pitkin.
6. Tallenna muutokset, hyväksy lasku ja lähetä se uudestaan.
Mikäli et lähetä laskua uudestaan eli laskukanavana on Ei lähetetä siirry Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet -näkymälle ja merkitse lasku käsitellyksi painamalla Merkitse käsitellyksi -painiketta.
7. Lähettämisen jälkeen ohjelma kysyy, merkitäänkö lähetysvirhe käsitellyksi. Paina Kyllä, jonka jälkeen lähetysvirhe on käsitelty.
Lähetysvirheen käsittely erikoistilanteessa
Mikäli tosite on jossain muussa tilassa kuin lähetetty, niin silloin laskua ei automaattisesti palauteta lähettämätön-tilaan virheen sattuessa, vaan lasku jää alkuperäiseen tilaan.
Tässä tilanteessa laskut tulisi lähettää asiakkaalle muuta kautta.