Dimensioaineiston siirtotiedoston avulla Procountoriin voidaan tuoda uusia dimensionimikkeitä tai päivittää olemassa olevia nimikkeitä.
Dimensioaineisto sisäänluetaan ohjelman kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot löytyvän Valitse tiedosto -painikkeen kautta.
Dimensioaineisto
Yllä olevassa kuvassa on esimerkki CSV-muotoisesta dimensioaineiston siirtotiedostosta. A-sarakkeeseen on asetettu dimensiot, joille on tarkoitus luoda uusia nimikkeitä. B-sarakkeeseen puolestaan täydennetty ne uudet nimikkeet, jotka kullekin dimensiolle luodaan. Yksi tiedoston rivi vastaa siis aina yhtä uutta nimikettä: jos esimerkiksi Kohde-dimensiolle halutaan tuoda 10 uutta nimikettä, tulee tiedostossa olla 10 erillistä riviä, joiden kaikkien osalta A-sarakkeessa dimensiona on ”Kohde”. C-sarakkeessa nimikkeitä voidaan asettaa halutessa passiiviseksi, ja D-sarakkeessa uusille tai olemassa oleville nimikkeille voidaan tuoda lisätietoja, jotka näytetään Procountorissa Nimikkeiden muokkaus -näkymällä.
Siirtotiedosto
Siirtotiedosto tuodaan Procountoriin CSV-muodossa. Siirtotiedoston voi laatia tätä CSV-pohjaa hyödyntäen. Tiedostopohja sisältää otsikkorivin niistä tiedoista, joita siirtotiedostolla on mahdollista tuoda. Ennen tiedoston sisäänlukua tulee tiedostopohjan otsikkorivi kuitenkin poistaa, sillä sisäänluvussa taulukon jokainen rivi tulkitaan omaksi dimensiorivikseen. Lisäksi tulee tarkistaa, että tiedoston ensimmäisessä solussa (A1) on sisältöä; jos solu on tyhjänä, liikahtavat myös kaikki muut solut väärään kohtaan.
Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä, minkä vuoksi soluissa ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä, eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, mutta muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedosto tehdään Excel-taulukossa ja tallennetaan CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulevat kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedosto tehdään OpenOffice-taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa oletuksena merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. OpenOfficen asetuksia tulee muuttaa siten, että lainausmerkkejä ei muodostu, jotta siirtotiedostosta tulee onnistuneesti luettava.
Dimensiotietue
Dimensioaineiston sisäänluvussa käytetään vain yhdentyyppistä tietuetta, dimensiotietuetta.
Alla olevassa tietuekuvauksessa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot:
Nro: kentän järjestysnumero
Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa
Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse
Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, tyhjä = vapaaehtoinen
Muoto: teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty muoto
Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus
Oletus: arvo, jonka kenttä saa, jos arvo on tyhjä
Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta
Nro
|
Excel solu
|
Kentän nimi / Tieto
|
Pakollisuus
|
Muoto
|
Sallitut arvot / Tarkistus
|
Oletus
|
Lisätietoja
|
1
|
A
|
Dimension nimi
|
X
|
Teksti, 255 merkkiä
|
Löydyttävä Procountorista täysin samassa muodossa kirjoitettuna (isot ja pienet kirjaimet huomioiden).
|
|
|
2
|
B
|
Nimikkeen nimi
|
X
|
Teksti, 255 merkkiä
|
Jos tarkoituksena on kohdistaa tiedot olemassa olevaan nimikkeeseen, tulee nimikkeen olla kirjoitettu aineistossa täysin samassa muodossa kuin Procountorissa (isot ja pienet kirjaimet huomioiden).
|
|
|
3
|
C
|
Passiivisuuskoodi
|
|
Teksti, 1 merkki
|
P tai joko muu merkki
|
|
P = Passiivinen dimensio. Kaikki muut merkit asettavat dimension aktiiviseksi.
|
4
|
D
|
Lisätiedot
|
|
Teksti, 255 merkkiä
|
Vapaamuotoinen teksti
|
|
Nimikkeeseen liittyvä vapaamuotoinen seliteteksti.
|
5
|
E
|
Ulkopuolinen tunniste
|
|
Teksti, 255 merkkiä
|
Vapaamuotoinen teksti
|
|
Huom! Tämän kentän käytöstä on sovittava erikseen Procountorin kanssa; käytettävissä vain ValueFrame-automaattisiirtoliittymän ollessa käytössä.
|