Laskuaineiston siirtotiedoston avulla Procountoriin voidaan tuoda laskuja ja muistiotositteita.
Lataa tästä siirtotiedostopohja.
Siirtotiedostopohja tulee täyttää manuaalisesti.
Laajennetulle export-tulosteelle saadaan toisesta Procountor-ympäristöstä sisäänlukuun tarvittavat laskutiedot sisäänluvun tietuekuvauksen mukaisessa muodossa.
Laskuaineisto
Sisäänluettavat laskut voidaan kohdistaa aineistolla tuotavien kohdistustietojen perusteella Procountorin olemassa oleville liikekumppaneille ja tuotteille. Laskujen kohdistaminen sisäänlukuaineistolta Procountorista löytyville liikekumppaneille tapahtuu seuraavien tietojen perusteella:
Y-tunnus / henkilötunnus / ALV-tunnus (kenttä 5, sarake E)
Pankkitili (ei käytetä kohdistustietona myyntilaskuilla) (kenttä 4, sarake D)
Asiakasnumero (kenttä 32, sarake AF)
Jos liikekumppanilla ei ole Y-tunnusta, onnistuu kohdistus myös pelkän pankkitilin tai asiakasnumeron avulla (edellyttäen, että aineistolla tuotu pankkitili tai asiakasnumero löytyy liikekumppanirekisteristä).
Kun laskuja halutaan kohdistaa tietylle liikekumppanille, on paras tapa käyttää kohdistamiseen kuitenkin ensisijaista kohdistustietoa eli Y-tunnusta. Jos siis Y-tunnus on tiedossa ja se vastaa liikekumppanirekisteristä löytyvää liikekumppania, voidaan pankkitili ja asiakasnumero jättää tyhjäksi. Tällöin ohjelma hakee asiakasnumeron ja pankkitilin automaattisesti rekisteristä sen liikekumppanin tiedoista, jolle lasku kohdistuu Y-tunnuksen perusteella.
Jos myyntilaskuaineistolla tuodaan sekä Y-tunnus että asiakasnumero ja Y-tunnus täsmää olemassa olevaan asiakkaaseen, mutta asiakasnumero on eri, kohdistuu lasku Y-tunnuksen perusteella rekisteriin ja laskulle tallentuu aineistolla tuotu asiakasnumero. Rekisteriin jää kuitenkin asiakkaalle alkuperäinen asiakasnumero.
Vastaavasti tuotaessa ostolaskuaineistolla sekä Y-tunnus että pankkitili ja Y-tunnus täsmää olemassa olevaan toimittajaan, mutta pankkitili on eri, kohdistuu lasku Y-tunnuksen perusteella rekisteriin ja laskulle tulee aineistolla tuotu pankkitilinumero.
Rekisteriin jää kuitenkin toimittajalle alkuperäinen pankkitilinumero.
Pankkitilin ja asiakasnumeron käyttäminen kohdistamisen apuna voi olla kuitenkin tarpeen silloin, kun liikekumppanirekisterissä on useita eri liikekumppaneita, joilla on sama Y-tunnus. Tällöin laskuja voidaan lukea sisään käyttämällä kohdistustietona pankkitiliä tai asiakasnumeroa, jotka erottavat liikekumppanin niiden liikekumppanien joukosta, joilla on keskenään sama Y-tunnus.
Laskurivin kohdistus tuoterekisteriin tapahtuu seuraavan kriteerin mukaisesti:
Tuotteen koodi (kenttä 3, sarake C)
Laskun tiliöinti tapahtuu seuraavassa järjestyksessä:
Tuotteen oletustilin mukaisesti, mikäli lasku tiliöidään riveittäin.
Liikekumppanin oletustilien mukaisesti
Yrityksen oletustilien mukaisesti
Laskun dimensiointi tapahtuu seuraavassa järjestyksessä:
Aineistolla tuotavien dimensiotietojen mukaisesti
Tuotteen oletusdimensioiden mukaisesti
Liikekumppanin oletusdimensioiden mukaisesti
Aineiston sisäänluku CSV pohja
Lataa CSV tiedostopohja tästä.
Siirtotiedosto tuodaan Procountoriin CSV-muodossa. Tiedostopohja sisältää otsikkorivit niistä tiedoista, joita siirtotiedostolla on mahdollista tuoda.
Aineiston sisäänluvun kautta muodostuneiden laskujen tietoja ei ole mahdollista päivittää uudella sisäänluvulla. Jos sama laskuaineisto luetaan sisään useamman kerran, muodostuu jokaisesta sisäänluvusta uudet laskut.
Samassa laskuaineistossa voi olla mukana myynti-, osto-, matka- ja kululaskuja sekä muistioita. On kuitenkin selkeämpää, että yhdessä tiedostossa tuodaan vain yhden tyyppistä aineistoa.
Ennen tiedoston sisäänlukua tulee tiedostopohjan otsikkorivit poistaa, sillä sisäänluvussa taulukon jokainen rivi tulkitaan omaksi lasku-, laskurivi tai dimensiotietueekseen.
Lisäksi tulee tarkistaa, että tiedoston ensimmäisessä solussa (A1) on sisältöä; jos solu on tyhjänä, liikahtavat myös kaikki muut solut väärään kohtaan.
Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä, minkä vuoksi soluissa ei saa esiintyä puolipistettä.
Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä, eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä.
Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, mutta muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedosto tehdään Excel-taulukossa ja tallennetaan CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulevat kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedosto tehdään OpenOffice-taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa oletuksena merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. OpenOfficen asetuksia tulee muuttaa siten, että lainausmerkkejä ei muodostu, jotta siirtotiedostosta tulee onnistuneesti luettava.
Tämä artikkeli keskittyy CSV-muotoisen tiedoston sisäänlukuun. Laskuaineiston sisäänluku on mahdollista tarpeen mukaan myös seuraavissa muodoissa:
DDE: DDE on Docusend-ohjelmiston luoma siirtotiedosto, joka sisältää skannattujen ostolaskujen perustiedot ja kuvat.
ZIP-tiedosto: ZIP-tiedoston tulee aina sisältää laskujen tiedot sisältävä CSV-tiedosto. Lisäksi ZIP-pakettiin voidaan sisällyttää muita tiedostoja, jotka tulevat laskujen liitetiedostoiksi. Liitetiedoston nimi kerrotaan vastaavan laskutietueen kentässä 34 (sarake AH). ZIP-tiedostossa olevien tiedostojen nimissä ei tule käyttää skandinaavisia merkkejä (å, ä ja ö).
Laajennettu export-tuloste
Jos laskuaineiston siirtäminen on tarpeen kahden eri Procountor-ympäristön välillä, voidaan Procountorin Laajennettua export-tulostetta hyödyntää siirtotiedoston laatimiseksi. Laajennettu export-tuloste ei ole oletuksena kytketty käyttöön, mutta sen saa käyttöön ottamalla yhteyttä Procountorin asiakaspalveluun. Toiminnon aktivoinnista tai sen käytöstä ei tule erillistä veloitusta.
Kun Laajennettu export-tuloste on kytketty yritykselle käyttöön, päästään tuloste luomaan seuraavalla tavalla:
Hae tulosteeseen haluttavat laskut kohdassa Haku > Tositteiden haku.
Paina hakutulosten päällä hiiren oikeanpuolista painiketta.
Valitse listasta Laajennettu export-tuloste.
Laajennetulle export-tulosteelle saadaan toisesta Procountor-ympäristöstä sisäänlukuun tarvittavat laskutiedot sisäänluvun tietuekuvauksen mukaisessa muodossa. Jos hyödynnät Laajennettua export-tulostetta laskuaineiston siirtämiseksi Procountor-ympäristöjen välillä, kokeilethan ensin yhdellä tai muutamalla laskulla sisäänlukua ja tarkistat, että tiedot siirtyvät halutulla tavalla, ennen kuin tuot koko aineiston.
Tietueet
Laskuaineiston siirtotiedostossa voi olla kolmenlaisia tietueita:
Laskutietue, joka sisältää laskun perustiedot.
Laskurivitietue, joka sisältää tiedot yllä olevan Laskutietueen laskuriveistä (suositellaan käytettäväksi, mutta ei pakollinen). Laskurivitietueita voi olla rajaton määrä Laskutietuetta kohden.
Dimensiotietue, jossa kerrotaan mille dimensioille ja nimikkeille kohdistuu joko yllä oleva Laskutietue tai Laskurivitietue (ei pakollinen). Laskutietueisiin ja Laskurivitietueisiin kohdistuvia Dimensiotietueita voi olla rajaton määrä.
Alla olevissa tietuekuvauksissa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot:
Nro: kentän järjestysnumero
Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa
Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse
Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen
Muoto: teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty muoto
Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus
Oletus: arvo, jonka kenttä saa, jos arvo on tyhjä
Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta
Laskutietue
Tämä tietue sisältää laskun perustiedot. Jokaista laskua kohden on yksi tietue eli rivi. Oletus-sarakkeessa on kerrottu kenttäkohtaisesti, mikäli tietoja haetaan liikekumppanirekisteristä, jos tietoa ei tuoda siirtoaineistolla. Sellaiset kentät, joiden tiedot on haettu rekisteristä, ovat korostettu keltaisella värillä sisäänluvun esikatselussa.
Maksuehto- tiedolle ei ole siirtotiedostossa erillistä kenttää. Jos tiedoston eräpäivä (kenttä 15, sarake O) on tyhjä, lasketaan eräpäivä asiakkaalle rekisteriin asetetun maksuehdon perusteella, joka on oletuksena sama kuin Käyttöasetuksissa asetettu maksuehto. Jos käyttöasetuksissa ei ole määritetty maksuehtoa, käytetään Procountorin oletusta, joka on 10 pv. Jos taas tiedostossa on eräpäivä, lasketaan maksuehto eräpäivän ja laskupäivän (kenttä 13, sarake M) perusteella.
Nro | Excel- solu | Kentän nimi / Tieto | Pakollisuus | Muoto | Sallitut arvot / Tarkistus | Oletus | Lisätietoja |
1 | A | Laskutyyppi | X | Teksti, 1 merkki | O=Ostolasku M=Myyntilasku T=Matkalasku K=Kululasku N=Muistiotosite |
| Pakollinen laskutietueella. Jos tyhjänä, käsitellään rivi laskun rivi- tai dimensiotietueena. |
2 | B | Valuuttakoodi |
| Teksti, 3 merkkiä | Koodin on löydyttävä Procountorin valuuttarekisteristä. | EUR | Valuuttakurssi ilmoitetaan kentässä 23 (W). |
3 | C | Viitenumero |
| Kokonaisluku, 2-20 merkkiä | Jos viitenumero tuodaan aineistolla, viitenumeron muoto tarkistetaan samaan tapaan kuin laadittaessa laskuja suoraan Procountoriin. | Myynti-, matka- ja kululaskuilla muodostetaan automaattisesti laskun numerosta. Jos myynti-, matka- tai kululasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin, käytetään liikekumppanin vakioviitettä. Jos viitenumero tuodaan aineistolla, käytetään kyseistä viitenumeroa. | Vaikka ostolaskulla olisi maksutapana kentässä 6 (F) tilisiirto, ei viitenumero ole pakollinen. |
4 | D | Pankkitili |
| nnnnnn-nnnnnnnn tai IBAN | Muoto tarkistetaan | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Mikäli myyntilasku ei kohdistu liikekumppanirekisteriin, haetaan tiliksi Pankkiyhteydet-näkymän ”Oletustili laskulla”. | Ostolaskujen osalta tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. Virheellinen tilinumero tyhjennetään sisäänluvun yhteydessä. |
5 | E | Y-tunnus/HETU/ALV-tunnus |
| Teksti, 40 merkkiä, Y-tunnustyypin (maatunnuksen) kanssa tai ilman. |
| Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. Jos tieto on hyväksyttävän muotoinen ALV-tunnus, sijoitetaan se laskun ALV-tunnus kenttään. |
6 | F | Maksutapa |
| Teksti | Tilisiirto, suoraveloitus, suoramaksu, clearing, luottokorttiveloitus, ulkomaanmaksu, muu tai tyhjä | Tilisiirto | Jos maksutapa on kirjoitettu eri muodossa kuin sallitut arvot, jää aineiston sisäänluku virheeseen. |
7 | G | Liikekumppanin nimi | (X) | Teksti, 80 merkkiä |
| Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Ostolaskulla voi olla tyhjä. Muilla laskuilla voi olla tyhjä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. |
8 | H | Toimitustapa |
| Teksti | Postitus, verkossa, rahtikuljetus, kuriiripalvelu, VR cargo, linja-auto, noudettava tai tyhjä |
| Informativiinen tieto, joka tulee näkyviin laskun ylätunnisteeseen. Jos toimitustapa on kirjoitettu eri muodossa kuin sallitut arvot, arvo tyhjennetään sisäänluvun yhteydessä. |
9 | I | Laskun alennus % |
| Desimaaliluku | 0-100 |
| Huomioidaan 2 desimaalin tarkkuudella. |
10 | J | Sis. ALV -koodi |
| Teksti, 1 merkki | t tai f | Oletus = f. Jos laskulla ei ole rivejä, niin laskun summa tulkitaan aina arvonlisäverollisena, eli tässä kentässä on arvo ”t”. Matka- ja kululaskulla arvoksi tulkitaan aina t. | Määritys kertoo, sisältävätkö laskun rivit arvonlisäveroa vai eivät. t = sisältää ALV:n ja f = ei sisällä ALV:a. |
11 | K | Hyvityslaskukoodi |
| Teksti, 1 merkki | t tai f | t | Määritys kertoo, onko kyseessä veloitus- vai hyvityslasku. Tieto on vain informatiivinen, eli se ei vaikuta esimerkiksi laskun summaan. Mikäli kyseessä on hyvityslasku, on myös summa merkittävä miinusmerkkiseksi. t = veloituslasku ja f = hyvityslasku. |
12 | L | Viivästyskorko % |
| Desimaaliluku | 0-100 | Kulloinkin voimassa oleva oletusviivästyskorkoprosentti |
|
13 | M | Laskun päivämäärä |
| Päivämäärä | pp.kk.vvvv | Kuluva päivä | Laskua ei voi kirjata suljetulle tilikaudelle. Jos näin kuitenkin yritetään tehdä, laskun päivämääräksi muutetaan seuraava mahdollinen avoin päivämäärä. |
14 | N | Toimituspäivämäärä |
| Päivämäärä | pp.kk.vvvv |
|
|
15 | O | Eräpäivämäärä |
| Päivämäärä | pp.kk.vvvv | Laskun päivämäärä + maksuehto | Oltava suurempi kuin laskun päivämäärä, kenttä 13 (M). |
16 | P | Liikekumppanin osoite |
| Teksti, 255 merkkiä.
Tarkenne\Katuosoite \Postinumero \Kaupunki\Maakoodi
\Kaupunki\Maakoodi | Procountor tarkastaa, että kenttään on kirjattu 3 tai 4 ”\”-merkkiä. Jos näitä merkkejä on 4, ensimmäinen annettu tieto on tarkenne. Jos taas 3, ensimmäinen annettu tieto tulkitaan katuosoitteeksi. | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Maakoodi tulee antaa ISO 3166-1 alpha-2 -standardin määrittämässä muodossa eli kaksikirjaimisena. |
17 | Q | Laskutusosoite | (X) | Teksti, 255 merkkiä.
\Katuosoite\Postinumero \Kaupunki\Maakoodi
tai
\Postinumero \Kaupunki\Maakoodi | Procountor tarkistaa, että kenttään on kirjattu 4 tai 5 ”\”-merkkiä. Jos näitä merkkejä on 5, toinen annettu tieto tulkitaan tarkenteeksi. Jos taas 4, toinen annettu tieto tulkitaan katuosoitteeksi. | Jos osoitetta ei tuoda aineistolla: Ensisijaisesti haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Toissijaisesti muodostetaan liikekumppanin osoitteesta (kenttä 7 (G) + kenttä 16 (P)). | Laskutusosoitetiedot ovat käytössä vain myyntilaskuilla. Pakollinen, jos laskukanava, kenttä 26 (Z), on 2 (Posti). |
18 | R | Toimitusosoite |
| Teksti, 255 merkkiä.
\Katuosoite\Postinumero \Kaupunki\Maakoodi
tai
\Postinumero \Kaupunki\Maakoodi | Procountor tarkistaa, että kenttään on kirjattu 4 tai 5 ”\”-merkkiä. Jos näitä merkkejä on 5, toinen annettu tieto tulkitaan tarkenteeksi. Jos taas 4, toinen annettu tieto tulkitaan katuosoitteeksi. | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Toimitusosoitetiedot ovat käytössä myynti- ja ostolaskuilla. |
19 | S | Laskun lisätiedot |
| Teksti, 500 merkkiä |
| Jos myyntilasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin, haetaan rekisteristä asiakkaan oletuslisätiedot. Jos liikekumppanilla ei ole oletuslisätietoa tai myyntilasku ei kohdistu liikekumppanirekisteriin, haetaan Käyttöasetuksiin määritetty oletuslisätieto. | Lisätiedot näkyvät asiakkaalle lähtevällä laskulla. |
20 | T | Muistiinpanot |
| Teksti, 500 merkkiä |
|
| Muistiinpanot ovat sisäisiä, eli ne eivät näy asiakkaalle lähtevällä laskulla. |
21 | U | Sähköpostiosoite |
| Teksti, 80 merkkiä | Muoto tarkistetaan rakenteen osalta. | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Jos tyhjänä, ja laskukanava -kentässä 26 (Z) on 1 (Sähköposti), muutetaan laskukanavaksi 2 (Posti). |
22 | V | Maksupäivämäärä |
| Päivämäärä | pp.kk.vvvv |
| Ei vaikuta laskun tilaan. |
23 | W | Valuuttakurssi |
| Desimaaliluku |
| Haetaan laskun päivän perusteella Procountorin valuuttakursseista. |
|
24 | X | Laskun loppusumma | (X) | Desimaaliluku | Pakollinen tieto, jos ainenistolla ei tuoda laskurivejä. |
| Summa tulkitaan laskun valuutassa. Jos laineistolla ei ole laskurivejä, muodostetaan laskulle yksi laskurivi, jonka summa on tämä tieto. Jos laskulla on laskurivejä, verrataan, että tämä summa täsmää rivien summan kanssa. |
25 | Y | ALV-% | (X) | Kokonaisluku tai desimaaliluku | 0, 8, 9, 10, 12, 13, 14,13.5, 17, 22, 23 tai 25,5 |
| Käytetään, jos aineistolla ei ole laskurivejä. Mikäli aineistolla on laskurivejä, on tämä tieto tarpeeton. |
26 | Z | Laskukanava |
| Kokonaisluku | 1=Sähköposti | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Jos lasku ei kohdistu liikekumppanirekisteriin, eikä laskukanavaa tuoda aineistolla, käytetään oletuksena arvoa 2 (Posti). | Jos arvo on 1 (Sähköposti), kentässä 21 (U) on oltava sähköpostiosoite. Jos arvo on 2 (Posti), kentässä 17 (Q) on oltava laskutusosoite. Jos arvo on 3 (Verkkolasku), kentässä 27 (AA) tai 38 (AL) on tuotava arvo. Mikäli kentät 27 (AA), 37 (AK) ja 38 (AL) ovat tyhjiä, muutetaan laskukanavaksi 2 (Posti). |
27 | AA | Verkkolaskuosoite | (X) | Teksti | Muoto tarkistetaan. | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). |
28 | AB | Tilausviite |
| Teksti, 70 merkkiä |
|
| Kenttään kirjattu teksti näkyy viestinä maksussa. |
29 | AC | Kirjanpito riveittäin -koodi |
| Teksti, 1 merkki | t tai f | Haetaan yrityksen Käyttöasetuksista laskutyypin mukaan. | Määritys kertoo, tehdäänkö kirjanpito riveittäin vai vienneittäin. t = riveittäin ja f = vienneittäin. |
30 | AD | Finvoice-osoite 1(ei enää käytössä) |
| Ei käytössä, arvo jätetään tyhjäksi. |
|
| Erillinen Finvoice-laskukanava ei enää ole käytössä, joten tätä kenttää ei tule täyttää. |
31 | AE | Finvoice-osoite 2(ei enää käytössä) |
| Ei käytössä, arvo jätetään tyhjäksi. |
|
| Erillinen Finvoice-laskukanava ei enää ole käytössä, joten tätä kenttää ei tule täyttää. |
32 | AF | Asiakasnumero |
| Teksti, 40 merkkiä |
| Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Myyntilaskujen osalta tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. |
33 | AG | Automaattinen lähetys tai Maksettu muualla -merkintä |
| Teksti, 1 merkki | X tai M |
| X tarkoittaa, että lasku merkitään lähetettäväksi asiakkaalle (myyntilasku) tai hyväksymiskiertoon (ostolasku) sisäänluvun yhteydessä. M tarkoittaa, että laskulle lisätään sisäänluvun yhteydessä maksutapahtuma ja sen tilaksi asetetaan ”Maksettu muualla”. Kun kentässä on X, Myyntilaskut lähetetään asiakkaalle, mikäli laskukanava on muu kuin Ei lähetetä. Mikäli myyntilaskun laskukanava on Ei lähetetä, tulee laskun tilaksi Lähettämätön. Kun kentässä on X, Ostolaskulle haetaan asiatarkastajat ja hyväksyjät oletuksista (toimittajarekisteristä tai Käyttöasetuksista) ja lasku ohjautuu hyväksymiskiertoon, mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä. |
34 | AH | Liitetiedoston nimi ZIP-paketissa |
| Teksti (liitetiedoston nimi tiedostopäätteineen) |
|
| ZIP-paketissa oleva tiedosto, jonka nimi vastaa tämän kentän sisältöä, liitetään kyseisen laskun liitetiedostoksi. Liite, joka on muotoa .txt, lähetetään myyntilaskun mukana; muussa tiedostomuodossa olevia liitteitä ei lähetetä myyntilaskun mukana. Yhdellä laskulla voi olla yksi liitetiedosto ja yksi tiedosto voi liittyä yhteen laskuun. Tiedostojen nimissä ei saa käyttää skandinaavisia merkkejä (åäö). |
35 | AI | Yhteyshenkilö |
| Teksti, 255 merkkiä |
| Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Ei huomoida matka- ja kuluaskuilla. |
36 | AJ | Liikekumppanin pankin SWIFT-tunnus | (X) | Teksti, 8-11 merkkiä | Muoto tarkistetaan. | Haetaan rekisteristä, jos ostolaskun maksutapa (kenttä 6 (F)) on ulkomaanmaksu ja kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Pakollinen, jos maksutapa (kenttä 6 (F)) on ulkomaanmaksu. |
37 | AK | Verkkolaskuoperaattori | (X) | Teksti | OVT- tai SWIFT tunnus. Muoto tarkistetaan. | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä, jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 27 (AA)) tai OVT-tunnuksen (kenttä 38 (AL)) avulla verkkolaskuosoitteistosta. |
38 | AL | Liikekumppanin OVT-tunnus | (X) | Kokonaisluku, 12-17 merkkiä | Muoto tarkistetaan. | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. | Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä, jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 27 (AA)) avulla verkkolaskuosoitteistosta. |
39 | AM | Laskuttajan laskunumero |
| Teksti |
|
| Alkuperäinen laskunumero (ostolaskulla) tai Muun järjestelmän laskunumero (myyntilaskulla). Huom! Myyntilaskulla "Muun järjestelmän laskunumero", kentän käytöstä sovittava erikseen Procountorin kanssa. |
40 | AN | Factoring-rahoitussopimuksen numero |
| Teksti | Löydyttävä rahoitussopimuksista. |
| Lasku kohdistetaan ulkopuolisen rahoituksen sopimukseen tämän tiedon avulla. Käytössä vain myyntilaskuilla. |
41 | AO | ALV-käsittelyn maakoodi |
| Teksti, 2 merkkiä | Täytyy olla valittuna ALV-käsittelysäännöissä. |
| Tämä tieto on käytettävissä vain, jos siitä sovitaan erikseen Procountorin kanssa. Vaikuttaa laskurivitietueen ALV-%:n sallittuihin arvoihin. |
42 | AP | Kielikoodi |
| Kokonaisluku, 1 merkki | 1=Englanti 5=Norja 6=Tanska | Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin, muuten oletusarvo on 2 (suomi). | Jos arvo ei ole sallittu, käytetään oletusta. |
43 | AQ | Käteisalennuksen päivien lukumäärä |
| Kokonaisluku |
|
|
|
44 | AR | Käteisalennuksen prosentti |
| Desimaaliluku | 0-100 |
|
|
45 | AS | ALV-vähennysprosentti |
| Kokonaisluku | 0-100 | 100 | HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. |
46 | AT | ALV-tyyppi |
| Teksti, 1 merkki | P=Osto S=Myynti | P=Osto | HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. |
47 | AU | ALV-status |
| vat_XX (missä XX tulee korvata oikealla numerolla listauksen mukaisesti) | Listaus statuksien koodeista löytyy alla olevan linkin takaa: | vat_12=Ei ALV-käsittelyä | HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. Esimerkki: kentän sisältönä on vat_22 -> muistion statukseksi muodostuu EU, yhteisömyynti (palvelu). Huomaathan tarkistaa, että kyseinen ALV-status on yhteensopiva ALV-tyypin ja -prosentin kanssa. |
Laskurivitietue
Jos laskulla on rivitietoja, ne syötetään laskun perustietojen alla olevalle riville siten, että ensimmäinen sarake (A). jätetään tyhjäksi. Loput kentät täytetään alla olevan taulukon mukaisesti. Laskurivitietueita voi olla rajoittamaton määrä yhtä laskutietuetta kohden. Jos laskuilla ei ole laskurivitietueita, muodostetaan laskutietueen loppusumman (kenttä 24, sarake X) ja ALV:n (kenttä 25, sarake Y) avulla yksi laskurivi. Jos laskutietueella on ilmoitettu laskun loppusumma, joka ei täsmää rivien summan kanssa, ei aineistoa voida sisäänlukea ja virhe näytetään punaisella värillä merkittynä sisäänluvun esikatselussa.
Nro | Excel- solu | Kentän nimi / Tieto | Pakollisuus | Muoto | Sallitut arvot / Tarkistus | Oletus | Lisätietoja |
1 | A | TYHJÄ |
|
| Tyhjä |
|
|
2 | B | Tuotteen kuvaus |
| Teksti, 80 merkkiä | Jokin muu kuin DIMENSIO. | Haetaan tuoterekisteristä jos tuote kohdistuu tuoterekisteriin, muutoin arvona on -. | Jos aineistossa -, haetaan tuoterekisteristä, jos tuote kohdistuu tuoterekisteriin. |
3 | C | Tuotteen koodi |
| Teksti, 80 merkkiä |
|
| Käytetään tuotteen kohdistamiseen tuoterekisteriin. |
4 | D | Määrä |
| Desimaaliluku |
| 1 |
|
5 | E | Yksikkö |
| Teksti | Myyntilaskuilla kaikkien Laskupohjan asetuksissa sallittujen yksiköiden lyhenteet, esim. kpl, kg, g, km, jne. Ostolaskuilla cm, erä, g, h, hlö, jm, kWh, kg, kk, km, kpl, l, ltk, m, m2, m3, me, min, mm, pkt, pll, prk, pss, pv, rll, s., sk, srj, tb, tn, v, vk, vrk |
| Yksikkö ei tule tuoterekisteristä. Jos yksikköä ei ole sisäänluettavalla aineistolla tai arvo on väärässä muodossa, jää yksikkö laskurivillä tyhjäksi. |
6 | F | Yksikköhinta |
| Desimaaliluku |
| 0 | Hinta laskun valuutassa. HUOM. yksikköhintaa ei haeta tuoterekisteristä, vaan se pitää olla siirtotiedostossa. Muussa tapauksessa yksikköhinnaksi tulee 0. |
7 | G | Rivin alennusprosentti |
| Desimaaliluku | 0-100 tai tyhjä | 0 | Huomioidaan 2 desimaalin tarkkuudella. |
8 | H | Rivin ALV-% |
| Kokonaisluku* | 0, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 17, 22, 23, 24 tai tyhjä. (17.8.2024 alkaen: 25,5) Jos käytössä on ALV-käsittelyn maakoodi, sallittuja arvoja ovat kyseisen maan mukaiset prosentit. | 0 | Huom. rivin ALV-% ei tule tuoterekisteristä. Jos tietoa ei ole määritelty aineistolla, tulee ALV-prosentiksi 0. 17.8.2024 alkaen hyväksytään myös desimaaliluvut yhdellä tai kahdella desimaalilla. Desimaalierottimena hyväksytään sekä piste (.) että pilkku (,). |
9 | I | Rivikommentti |
| Teksti, 255 merkkiä |
|
|
|
10 | J | (ei käytössä) |
|
|
|
| HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi. |
11 | K | (ei käytössä) |
|
|
|
| HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi. |
12 | L | (ei käytössä) |
|
|
|
| HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi. |
13 | M | (ei käytössä) |
|
|
|
| HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi. |
14 | N | Kirjanpitotili |
| Teksti, 4 merkkiä | Löydyttävä tilikartasta | Haetaan tuoterekisteristä. | Sarake N, eli kirjanpitotili, tulee oletuksena tuoterekisteristä, mikäli laskurivi kohdistuu tuoterekisteriin ja sisäänluettavalla tiedostolla ei tuoda muuta tietoa. Mikäli laskun kirjanpito tehdään riveittäin, voidaan tässä kentässä antaa laskuriviä vastaavan kirjanpitotilin nelinumeroinen tilinumero. |
15 | O | ALV-vähennysprosentti |
| Kokonaisluku | 0-100 | 100 | HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. |
16 | P | ALV-tyyppi |
| Teksti, 1 merkki | P=Osto S=Myynti | P=Osto | HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. |
17 | Q | ALV-status |
| vat_XX (missä XX tulee korvata oikealla numerolla listauksen mukaisesti) | Listaus statuksien koodeista löytyy alla olevan linkin takaa: | vat_12=Ei ALV-käsittelyä | HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. Esimerkki: kentän sisältönä on vat_22 -> muistion statukseksi muodostuu EU, yhteisömyynti (palvelu). Huomaathan tarkistaa, että kyseinen ALV-status on yhteensopiva ALV-tyypin ja -prosentin kanssa. |
Dimensiotietue
Jos laskulle tai laskuriville on tarkoitus tuoda sisäänluvun yhteydessä dimensiointeja, dimensiotiedot syötetään laskutietueen ja laskurivitietueen alla olevalle riville siten, että ensimmäinen sarake (A) jätetään tyhjäksi. Loput kentät täytetään alla olevan taulukon mukaisesti. Rivejä voi olla rajoittamaton määrä lasku- tai laskurivitietuetta kohden.
Nro | Excel- solu | Kentän nimi / Tieto | Pakollisuus | Muoto | Sallitut arvot / Tarkistus | Oletus | Lisätietoja |
1 | A | TYHJÄ |
|
| Tyhjä |
|
|
2 | B | DIMENSIO | X | Teksti, 8 merkkiä | DIMENSIO |
| Sanan on oltava kirjoitettuna isoilla kirjaimilla. |
3 | C | Dimensiorivin tyyppi |
| Teksti, 1 merkki | R tai L | L | R = Laskurivikohtainen dimensio - dimensiointi kohdistuu dimensiorivin yläpuolella olevaan laskuriviin. |
4 | D | Dimensio | X | Teksti, 255 merkkiä | Löydyttävä Procountorista täysin samassa muodossa kirjoitettuna |
| Jos aineistolla tuotua dimensiota ei löydy Procountorista: Mikäli dimensiorivin tyyppi (kenttä 3(C)) on laskukohtainen dimensio (L), ei lasku tallennu järjestelmään, vaan se näkyy punaisena virheellisenä rivinä aineiston sisäänluvun esikatselu-sivulla. Jos dimensiorivin tyyppi on laskurivikohtainen dimensio (R), lasku tallennetaan järjestelmään ilman dimensiointia. |
5 | E | Nimike | X | Teksti, 255 merkkiä |
|
| Jos aineistolla tuotua nimikettä ei löydy Procountorista, se luodaan ohjelmaan sisäänluvun yhteydessä. |
6 | F | Prosentti | X | Desimaaliluku, 2 desimaalia | 0-100 |
| Prosenttien yhteenlaskettu arvo laskun/laskurivin ja yhden dimension sisällä tulee olla 100. Jos yhteenlaskettu prosenttiarvo on pienempi tai suurempi kuin 100, niin lasku ei tallennu järjestelmään, vaan se näkyy punaisena virheellisenä rivinä aineiston sisäänluvun esikatselu-sivulla. |