Oletusdimensioiden avulla tuotteille, liikekumppaneille (asiakkaat, toimittajat ja henkilöt), tiliotteille ja viitemaksuille voidaan määrittää dimensiointeja, jotka tuodaan automaattisesti vienneille ja tositteille. Tällöin dimensiointia ei tarvitse tehdä tosite tai vienti kerrallaan. Tässä ohjeessa käydään läpi miten oletusdimensiot asetetaan ja millä tavalla ne tositteille tuodaan tilanteesta riippuen.
Oletusdimensioiden määrittäminen
Oletusdimension voi asettaa tuotteille, liikekumppaneille, tiliotteille tai viitemaksuille. Seuraavaksi käydään läpi oletusdimensioiden asettaminen kullekin näistä. Muiden tekijöiden osalta oletusdimensioita ei voi asettaa: Oletusdimensiota ei ole siis mahdollista määrittää esimerkiksi käytettävän kirjanpitotilin tai tositteen asiatarkastajan mukaan.
Oletusdimensio tuotteelle
Kun tuotteelle asetetaan oletusdimensio, tulee tämä laskulle silloin kun laskulla käytetään kyseistä tuotetta. Edellytyksenä tuotteen oletusdimension tulemiseksi laskulle on se että kirjanpito tehdään riveittäin ja että tuote kohdistuu tuoterekisteriin. Tuotteen on oltava haettu tuoterekisteristä, jotta se kohdistuisi tuoterekisteriin. Jos kyseessä on sähköisesti ohjelmaan saapunut ostolasku, tulee tuoterivillä olla sama tuotekoodi kuin ostolaskujen tuoterekisterin tuotteella, jotta tuote kohdistuisi tuoterekisteriin ja oletusdimensio pystyttäisiin näin ollen tuotteelta hakemaan.
Tuotteen oletusdimensio on laskulla voimakkaampi oletus kuin liikekumppanin, eli ensisijaisesti laskulle tulee tuotteen oletusdimensio mikäli sellainen löytyy. Ohjeen kohdassa Oletusdimensioiden yhdistäminen on kerrottu ohjelmassa olevasta asetuksesta jolla voidaan määrittää täydennetäänkö tuotteen oletusdimensiota liikekumppanin oletusdimensioilla vai ei.
Tuotteen oletusdimensioiden asettaminen tapahtuu ohjelman kohdasta Rekisterit > Tuotteet, jossa haetaan tuotteet ja valitaan tuoteriviltä se tuote, jolle oletusdimensioita halutaan asettaa. Hakunäkymällä on Oletusdimensiot-painike, jonka kautta dimensioita päästään asettamaan. Sama painike löytyy myös valitun tuotteen Tuotekortti-näkymän yläriviltä.
Oletusdimensiot-näkymällä tuotteelle asetetaan halutut dimensiot ja niiden nimikkeet. Jos tuotteelle halutaan asettaa esimerkiksi Projekti-dimensiota koskevat nimikkeet Toimiston remontti ja Yleiset kulut, valitaan alasvetovalikosta niitä vastaavat nimikkeet. Uusia alasvetovalikoita useiden nimikkeiden valitsemista varten ilmestyy sitä mukaa kun nimikkeitä asetetaan dimensiolle.
Nimikkeen alla olevaan kenttään syötetään nimikkeen osuutta kuvastava prosenttiluku. Yhden dimension nimikkeiden yhteenlaskettu prosenttiarvo tulee olla 100 prosenttia.
Tallenna-painikkeella tallennetaan asetetut tuotteen oletusdimensioinnit.
Tasaa arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.
Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki tuotteen oletusdimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.
Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.
Oletusdimensio liikekumppanille
Liikekumppanille eli asiakkaalle, toimittajalle tai henkilölle asetettua oletusdimensiota käytetään tositteella silloin jos lasku kohdistuu kyseiselle liikekumppanille liikekumppanirekisterissä. Käytännössä laskua laadittaessa on siis oltava kyseinen liikekumppani valittuna. Jos esimerkiksi ostolasku saapuu ohjelmaan sähköisessä muoodssa, on laskun kohdistuttava y-tunnuksen tai IBAN-muotoisen tilinumeron perusteella toimittajalle, jotta toimittajan oletusdimensio tuodaan laskulle.
Tuotteen oletusdimensio on laskulla voimakkaampi oletus kuin liikekumppanin, eli ensisijaisesti laskulle tulee tuotteen oletusdimensio mikäli sellainen löytyy. Ohjeen kohdassa Oletusdimensioiden yhdistäminen on kerrottu ohjelmassa olevasta asetuksesta jolla voidaan määrittää täydennetäänkö tuotteen oletusdimensiota liikekumppanin oletusdimensioilla vai ei.
Liikekumppanin oletusdimensioiden asettaminen tapahtuu ohjelman kohdasta Rekisterit > Liikekumppanirekisteri. Siellä avataan halutun liikekumppanin tiedot ja painetaan Oletukset > Oletusdimensiot.
Oletusdimensiot-näkymällä liikekumppanille asetetaan halutut dimensiot ja niiden nimikkeet. Jos liikekumppanille halutaan asettaa esimerkiksi Toimipiste-dimensiota koskevat nimikkeet Helsinki ja Tampere, valitaan alasvetovalikosta niitä vastaavat nimikkeet. Uusia alasvetovalikoita useiden nimikkeiden valitsemista varten ilmestyy sitä mukaa kun nimikkeitä asetetaan dimensiolle.
Nimikkeen alla olevaan kenttään syötetään nimikkeen osuutta kuvastava prosenttiluku. Yhden dimension nimikkeiden yhteenlaskettu prosenttiarvo tulee olla 100 prosenttia.
Tallenna-painikkeella tallennetaan asetetut tuotteen oletusdimensioinnit.
Tasaa arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.
Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki tuotteen oletusdimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.
Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.
Oletusdimensio tiliotteille ja viitemaksuille
Tiliotteelle ja viitemaksuille voi laatia tiliöintisääntöjä, joilla saadaan tietyille tiliotetapahtumille tai viitemaksuille tulemaan haluttu oletusdimensio. Näistä toiminnoista on kerrottu tarkemmin ohjekirjan artikkeleissa Tiliotteen oletustiliöinnit ja Viitemaksujen oletustiliöinnit.
Oletusdimensioiden yhdistäminen
Laskun automaattinen dimensiointi tapahtuu seuraavien periaatteiden mukaisesti:
Oletuksena laskussa käytetään tuotteen oletusdimensiointia, jos sellainen on olemassa.
Jos tuotteella ei ole oletusdimensiointia, käytetään mahdollista liikekumppanin oletusdimensiointia.
Jos kirjanpitoa ei tehdä riveittäin, käytetään liikekumppanin oletusdimensiointia, jos sellainen on olemassa.
Ohjelmassa on mahdollista määrittää halutaanko laskun tuotteesta muodostuvalle kirjanpitoviennille tulevaa oletusdimensiointia täydentää liikekumppanin oletusdimensioilla eli yhdistetäänkö tuotteen ja liikekumppanin oletusdimensiot laskulla. Tämä tapahtuu Käyttöasetusten Yhdistetään oletusdimensiot -valinnalla. Asetuksen oletusarvona on, ettei oletusdimensioita yhdistetä.
Jos oletustusdimensiot halutaan yhdistää, valitaan asetuksen arvoksi Kyllä. Tositteiden kirjanpito tulee tehdä tällöin riveittäin. Kun oletusdimensioiden yhdistäminen on käytössä ja laaditaan lasku, haetaan tuotteesta muodostuvalle kirjanpitoviennille tuotteen oletusdimensiointi, jos sellainen on. Jos tuotteelta ei löydy oletusdimensiota jonkun dimension osalta, tuodaan liikekumppanin oletusdimensio tätä dimensiota koskien, jos liikekumppanilta sellainen löytyy.
Jos oletusdimensioita ei haluta yhdistää, valitaan asetuksen arvoksi Ei. Tällöin haetaan tuotteesta muodostuvalle kirjanpitoviennille vain tuotteen oletusdimensiointi. Liikekumppanin oletusdimensioita ei tällä kirjanpitoviennillä käytetä, paitsi jos tuotteella ei olisi lainkaan oletusdimensioita minkään dimension osalta.
Esimerkki dimensioiden yhdistämisestä:
Tuotteella on oletusdimensiot Projekti – P1 ja Osasto – O1
Liikekumppanilla on oletusdimensiot Henkilö – H1 ja Osasto – O2
Jos oletusdimensiot on valittu yhdistettäväksi, dimensioinniksi muodostuu Projekti – P1, Osasto – O1 ja Henkilö – H1. Liikekumppanin oletusta Osasto – O2 ei tule mukaan dimensioinnille, koska Osasto-dimension nimike tulee tuotteen oletuksista.
Jos oletusdimensioita ei ole valittu yhdistettäväksi, dimensioinniksi muodostuu Projekti – P1 ja Osasto – O1 eli vain tuotteen oletusdimensiot.