Procountor muodostaa tiliotteiden kirjanpitoviennit automaattisesti tiliotteiden tapahtumien perusteella. Procountorissa on valmiina erilaisia oletustiliöintejä, mutta näiden lisäksi voidaan laatia omia tiliöintisääntöjä tarpeen mukaan. Tässä ohjeessa kerrotaan tiliöintisääntöjen laatimisesta ja tilanteista joissa niitä voidaan hyödyntää.
Aiheesta yleisesti
Tiliotteen oletustiliöintien avulla kirjanpidosta voidaan poistaa mekaanista työtä, kun toistuvat tapahtumat kirjatuvat ennalta asetettujen sääntöjen mukaan. Säännölle voidaan valita kirjanpitotili, arvonlisäveroa koskevat tiedot ja dimensio. Sääntöjä kannattaa laatia, jos Procountorin valmiit tiliöintisäännöt eivät sovi teidän tilanteeseen. Jotta tiliöintisääntöjä voisi hyödyntää, tulee tiliotteella olevalla tapahtumalla olla joku yksilöivä tieto (esimerkiksi kirjausselite, viitenumero, viestissä esiintyvä sana) joka kyseisellä tapahtumalla aina toistuu.
Tässä artikkelissa keskitytään Tiliotteen oletustiliöinnit -näkymään ja sen toimintojen kuvaukseen. Näkymän painikkeet ja toiminnot käydään läpi siinä järjestyksessä kun ne näkymällä esiintyvät.
Käytännön esimerkkejä tiliotteen oletustiliöintien käyttämisestä esimerkiksi American Express -tilitysten, Nets-tilitysten, Diners Club -tilitysten sekä kuukausittaisten lainanlyhennysten kirjaamisessa saa täältä.
Tiliotteen oletustiliöintejä voidaan asettaa ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Tiliotteen oletustiliöinnit. Jos sääntöjä halutaan laatia viitemaksuina tulleille suorituksille, tehdään tämä eri näkymällä, Viitemaksujen oletustiliöinnit.
Tiliotteen oletustiliöinnit -osio
Tässä kappaleessa kerrotaan Tiliotteen oletustiliöinnit -näkymän yläosan osiosta, joka on otsikon mukaisesti nimeltään Tiliotteen oletustiliöinnit. Osio on omien tiliöintisääntöjen laatimista varten.
Osiossa on seuraavat painikkeet:
Tallenna-painike (vasen yläreuna) tallentaa Tiliotteen oletustiliöinnit -näkymällä tehdyt muutokset.
Lisää rivi -painikkeella päästään lisäämään uusi rivi eli uusi tiliöintisääntö.
Poista rivi -painikkeella poistetaan aktiiviseksi valittu rivi eli kyseisellä rivillä oleva tiliöintisääntö.
Vaihda kirjanpitotili -painikkeesta avautuvassa ikkunassa valitaan mille kirjanpidon tilille kyseisen tiliöintisääntörivin kirjaus halutaan tehdä.
Tiliöinti viestin perusteella -painikkeesta avautuu ikkuna, jossa voidaan asettaa tiliöintioletuksia tilitapahtuman viestikenttään perustuen. Tarkemmin tästä toiminnosta alempana oman otsikon alla.
Dimensiot-painikkeesta siirrytään Dimensiot-näkymälle, jolla voidaan asettaa tiliöintisääntöihin oletusdimensiointeja.
HTML-painike avaa asetettujen tiliöintisääntöjen yhteenvedon HTML-tulosteena uuteen välilehteen.
Tiliöintisääntöjen asettaminen
Tiliöintisäännön laatiminen aloitetaan painamalla Lisää rivi -painiketta. Säännölle asetetaan halutut tekijät joiden tulee täyttyä jotta tapahtuma tiliöityy sille kirjanpidon tilille, joka säännölle valitaan.
Tässä tarkemmat tiedot mitä säännön sarakkeet tarkoittavat:
Järjestysnro: Tiliöintisäännöt numeroidaan automaattisesti tallennuksen yhteydessä. Kun tiliote saapuu ohjelmaan, käy ohjelma läpi tiliöintisäännöt järjestyksessä ja tiliöi tapahtuman ensimmäisen vastaantulevan säännön mukaan, joka sopii tapahtumalle. Järjestys tulee asettaa tämä mielessä pitäen. Sääntöjen järjestystä voidaan muuttaa hiiren oikeanpuoleisen painikkeen takaa löytyvän valikon Siirrä yksi ylöspäin tai Siirrä yksi alaspäin -valinnalla. Esimerkiksi jos samalla kirjausselitteellä on useampi tiliöintisääntö, tulisi säännöt, joissa on viestiin tai saajan/maksajan nimeen perustuva tiliöinti, tallentaa järjestysnumeroltaan pienemmäksi kuin pelkällä kirjausselitteellä olevat säännöt.
Säännön nimi: Vapaaehtoinen säännön nimi, voidaan myös jättää tyhjäksi.
Kirjausselite: Pankki määrittelee tiliotetapahtumille tietyn kirjausselitteen, joka näkyy tiliotteella. Tällä valinnalla määritetään, mille kirjausselitteelle halutaan tehdä oletuksista poikkeava tiliöintisääntö. Jokaiselle tiliöintisäännölle tulee valita kirjausselite.
Otto/Pano: Tällä valinnalla määritetään koskeeko sääntö tiliotteen otto vai panoa. Osassa kirjausselitteitä tietoa ei ole mahdollista muuttaa. Tieto on pakollinen.
Tilinro: Tämä valinta määrittää, mihin yrityksen omaan pankkitiliin tiliöintisääntö vaikuttaa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käsitellään sääntö jokaisella pankkitilillä.
Saaja/Maksaja: Tässä kentässä voidaan merkitä tiliotteen Nimi-kentässä oleva teksti, jos sääntö tehdään tietyn saajan tai maksajan perusteella. Tekstin ei tarvitse olla täysin vastaava kuin tiliotteella, mutta sen tulee kuitenkin sisältyä kokonaisuudessaan tiliotteelle. Esimerkiksi jos tiliotteen Nimi-kentässä on teksti ”Yritys A Konserni Oy”, Saaja/Maksaja -kenttään riittää teksti ”Yritys A”.
Viesti: Tässä kentässä näytetään tiliöintisäännölle tallennettu tiliotteen Viesti-kentän tieto, jos tehdään sääntö tietyn viestin perusteella. Viesti -kentän tiedot syötetään Tiliöinti viestin perusteella -painikkeesta avautuvan toiminnon avulla. Jos tiliöintisäännölle on tallennettu tapahtuman tai tietojen haku viestin perusteella, näytetään tämän kentän vieressä X-merkki. Tiliöinnistä viesti perusteella on kerrottu tarkemmin alempana omassa ohjeessaan.
Tiliöidään kirjanpitotilille: Tämä kenttä määrittää tiliöintisäännön kirjanpitotilin. Tili syötetään kenttään painamalla Vaihda kirjanpitotili -painiketta. Kirjanpitotiliä ei valita silloin, kun tiliöinti tehdään Tiliöinti viestin perusteella -toiminnon Tietojen haku viestistä, säännöt tapahtumille -osion perusteella.
ALV-%: Tässä kentässä valitaan tiliöinnin arvonlisäveroprosentti, joka käsitellään tapahtuman summasta vähennettävänä arvonlisäverona.
ALV-tyyppi: Tässä kentässä valitaan tiliöinnin arvonlisäveron tyyppi eli se, onko kyseessä myynti- vai ostotapahtuma.
ALV-status: Tässä kentässä valitaan tiliöinnin ALV-status.
Tase-erä: Jos rivin kirjanpitotiliksi on valittu jokin taseen tili, voidaan tässä kentässä antaa vapaaehtoinen tunnistetieto valitsemalla pudotusvalikosta haluttu tase-erän tunniste tai luoda uusi tunniste, joka tallentuu Tase-erätunnisterekisteriin.
Dimensiointisäännöt: Tässä kentässä näytetään tieto siitä (Kyllä/Ei), onko tiliöintisääntöä koskevia dimensiointeja asetettu. Dimensiot voidaan määrittää Dimensiot-painikkeen kautta.
Tiliöinti viestin perusteella -toiminto
Tiliöintiä viestin perusteella käytetään silloin, kun tiliotteen tapahtuma halutaan tiliöidä tietylle kirjanpitotilille tiliotteen Viesti-kentän tekstin perusteella. Jos viestissä esiintyy useita summia ja ne halutaan jakaa eri kirjanpitotileille, on myös tämä mahdollista toiminnon avulla.
Toiminto on jaettu kolmeen osaan:
Tapahtuman tunnistus viestin perusteella,
Tietojen hakuun viestistä, säännöt tapahtumille,
Tarkista tiliöintien toimivuus liittämällä esimerkkiviesti tiliotteelta tähän.
Seuraavaksi kerrottaan näistä kohdista tarkemmin.
Huomioithan, että Tiliöinti viestin perusteella -ikkunassa vain toista määritysosiota voi käyttää kerrallaan: Joko Tapahtuman tunnistus viestin perusteella tai Tietojen haku viestistä. Täytäthän siis vain toisen osion näistä, riippuen siitä halutaanko viestistä tunnistaa useita summia ja jakaa niitä eri kirjanpitotileille vai ei.
Tapahtuman tunnistus viestin perusteella
Tämä osio täytetään, jos tiliotetapahtuma halutaan tiliöidä viestissä olevan sanan perusteella yhdelle kirjanpidon tilille. Viestin ei itsessään tarvitse sisältää summaa, vaan summa otetaan tiliotetapahtumalta.
Ohitettavien merkkien määrä -kenttään syötetään viestistä ohitettavien, ennen varsinaista tunnistettavaa sanaa olevien merkkien lukumäärä välilyönnit mukaan laskien. Ohitettavien merkkien määrä voi olla enintään 500 merkkiä. (välilyönnit lasketaan merkeiksi).
Viestistä tunnistettava teksti -kenttään syötetään tiliotteelta tunnistettava teksti.
Jos tunnistettava sana on heti viestin ensimmäisenä: Esimerkiksi jos viesti alkaa "Liike X Oy” ja tiliotteelta halutaan tiliöidä ne tapahtumat jossa kyseinen sana esiintyy, laitetaan Ohitettavien merkkien määrä -kenttään laittaa 0 ja Viestistä tunnistettava teksti -kenttään ”Liike X Oy”.
Jos tunnistettava sana on viestin muussa kohdassa kuin ensimmäisenä: Esimerkiksi jos tiliotteelta halutaan tiliöidä ne tapahtumat jonka viestissä on sana "Asiakas" ja viesti on tiliotteella muodossa "Liike X asiakas", tulisi Ohitettavien merkkien määrä -kenttään laittaa 8 ja Viestistä tunnistettava teksti -kenttään "Asiakas"
Tietojen haku viestistä, säännöt tapahtumille
Tämä osio täytetään, jos tiliotetapahtumassa esiintyy useita summia ja ne halutaan tiliöidä eri kirjanpidon tileille. Se miten viesti on esitetty tiliotteella vaikuttaa siihen mitä alla olevia kenttiä on paras kyseisessä tilanteessa käyttää - samaan lopputulokseen voidaan päästä useallakin eri tavalla.
Rivi: Tähän kenttään syötetään se viestin rivin numero, miltä haluttu summa käsitellään, jos viesti on jaettu tiliotteella usealle riville.
Ohitettavat merkit: Tähän kenttään syötetään viestistä ohitettavien merkkien lukumäärä.
Sarake: Tähän kenttään syötetään, miltä viestin rivin sarakkeelta haluttu summa käsitellään. Sarake tarkoittaa kuinka mones tietokenttä on kyseessä, eli käytännössä sana tai numero, niin että välissä on välilyönti. Esimerkiksi jos summa on esitetty niin että tiliotteella lukee "Asiakas 100", tulisi Sarake-kenttään laittaa 2 ja valita kirjanpitotili. Näin summa 100 tiliöityisi tälle tilille.
Tekstihaku: Tähän kenttään voi syöttää sanan jonka perässä summa esiintyy, tilanteessa jossa summa on heti tietyn sanan perässä.
Täytä joko Sarake - tai Tekstihaku -kenttä ja jätä toinen tyhjäksi sen perusteella, kumpaa hakukriteeriä haluat tiliöidessä käyttää. Kun Sarake -kenttään syöttää tietoja, Tekstihaku -kenttä muuttuu inaktiiviseksi ja päinvastoin. Molempia kenttiä ei voi täyttää.
Tili: Tässä kohdassa näytetään Vaihda kirjanpitotili -painikkeen avulla asetetut tilit.
Vaihda kirjanpitotili -painikkeet: Näistä painikkeista avautuu ikkuna, josta voidaan valita tapahtumia koskevat kirjanpitotilit.
Vaihda etumerkki -valinta: Tällä valinnalla voidaan kääntää viestissä olevan summan etumerkki päinvastaiseksi sitä koskevassa tiliöinnissä.
Välilyönti tuhaterottimena -valinta: Tämän valinnan avulla Procountor tulkitsee yhdellä välilyönnillä erotetut numerot yhdeksi numeroksi. Toiminto on hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun tiliotteen viesti on seuraavanlainen: ”Lainan lyhennys 1 230,40”.
Tarkista tiliöintien toimivuus
Tässä osiossa olevana kenttään voidaan syöttää tiliotteen Viesti-kentän teksti sellaisena kuin se tiliotteella on, jolloin Tietojen haku viestistä, säännöt tapahtumille -osioon asetetun tiliöinnin toimivuuden voi varmistaa.
Tarkista-painikkeen klikkaamisen jälkeen tulos-tekstin kohdalla näkyy, miten esimerkkiviesti tiliöityy.
Jatka-painikkeella tallennetaan asetetut tiliöintisäännöt.
Oletustiliöinnit-osio
Procountorissa on mahdollista asettaa omia oletustiliöintejä myös seuraaville tapahtumille:
Tiliotteen maksuliikenne
Pankkikulutili
Korkokulutili
Korkotuottotili
Vaihtovelkakirjalainatili
Oletustilin muuttaminen tapahtuu kunkin kohdan vieressä olevasta kynä-kuvakkeesta sekä Oletustiliöinnit otsikon vieressä olevan i-painikkeen kautta (osa näistä oletustiliöinneistä muutetaan Viitesuoritusten oletustiliöintien ja Verojen oletustiliöintien kautta).
Tämän osion alapuolella on listattuna Procountorin 38 oletustiliöintiä, joiden perusteella tiliotetapahtumia oletuksena kirjataan.
Säännöt perustuvat kirjausselitteisiin, verotilitapahtumiin ja oma-aloitteisten verojen maksuun. Tämä osio on tarkoitettu näiden valmiiden oletustiliöintien tarkasteluun. Jos sääntöihin halutaan tehdä muutoksia, tapahtuu tämä luomalla oma tiliöintisääntö, näkymän yläosassa Tiliotteen oletustiliöinnit -osiossa tämän ohjeen alkupuolella kuvatulla tavalla. Oma tiliöintisäännöt ajavat näiden ohjelman omien tiliöintisääntöjen yli.
Usein kysytyt kysymykset
Laatimani tiliöintisääntö ei toimi. Mistä tämä voisi johtua?
Tiliöintisäännölle asetettuja tietoja tulisi verrata tiliotetapahtuman tietoihin. Jos säännölle on esimerkiksi määritelty kirjausselite ja Saaja/maksaja -kenttään tieto, tulisi katsoa ovatko nämä tiliotteella varmasti samat. Jos sääntö on aiemmin toiminut, on mahdollista että pankki on esimerkiksi muuttanut kirjausselitteitä tai saajan/maksajan nimeä verrattuna siihen miten ne aiemmin tiliotteella esitettiin.
Lisäksi tulisi tarkistaa voisiko olla että tapahtuma on tiliöitynyt jonkun järjestyksessä ylempänä olevan säännön mukaan. Ohjelma käy tiliöintisäännöt läpi järjestyksessä ja jos tapahtuma tiliöityy jo esimerkiksi säännön nro 2 mukaan, ei se enää katso sääntöä nro 3 vaikka tapahtuma sopisi siihenkin sääntöön.
Tein muutoksia tiliöintisääntöön. Miten voin testata toimivatko tekemäni muutokset?
Voit joko odottaa seuraavan tiliotteen saapumista, tai vaihtoehtoisesti mennä jo saapuneelle tiliotteelle ja painaa siellä Päivitä kirjanpito -painiketta. Painike hakee näkymälle haetulla tiliotteelle (ja viitemaksuille) nykyisten oletusten mukaisen tiliöinnin uudelleen. Päivityksessä tulee huomioida, että se ajaa kyseiselle tiliotteelle jo mahdollisesti tehtyjen muutosten yli. Näkymälle tulisi olla haettuna vain se tiliote, jonka kirjanpito halutaan päivittää.
Haluaisin että tiliotetapahtuma tiliöityy valitsemalleni kirjanpidon tilille silloin kun viestissä mainitaan tietty sana. Sanan sijainti viestissä kuitenkin vaihtelee. Viestissä ei mainita summaa. Miten laadin säännön?
Jos sanan edellä ei ole aina sama määrä ohitettavia merkkejä vaan edellä oleva merkkimäärä voi olla mitä vaan, ei tiliöintisääntöjä voida tässä tilanteessa valitettavasti hyödyntää.