Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä voidaan hakea, tutkia ja käsitellä pankista Procountoriin tulleita tiliote- ja viitemaksuaineistoja.

Tässä ohjeessa käydään läpi miten tiliotteet ja viitemaksut saapuvat Procountoriin sekä mitä toimintoja näkymältä löytyy. Ohjeen lopussa on listattuna usein kysyttyjä kysymyksiä.

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymä löytyy ohjelman kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut.

Tiliote- ja viitemaksuaineistot ovat toisistaan erilliset pankista saapuvat aineistot.

Jotta tiliote- ja viitemaksuaineistot voidaan noutaa pankista Procountoriin, on ensin täytettävä pankkiyhteysvaltuutus. Tiliotteet ja viitemaksut voivat saapua ohjelmaan vasta kun pankki on käsitellyt sille toimitetun pankkiyhteysvaltuutuksen.

Kun pankkiyhteysvaltuutus on toimitettu pankkiin, täytetään tilin tiedot Procountorin Pankkiyhteydet-näkymälle (Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet) niillä tiedoilla ja määrityksillä, joista pankkiyhteysvaltuutuksella on sovittu. Procountorissa ei tarvitse tehdä muita määrityksiä kuin Pankkiyhteydet-näkymän täyttäminen kyseessä olevan pankkitilin tiedoilla.

Ohjekirjan tässä luvussa on kerrottu tarkemmin syistä jotka voivat selittää sen miksi tiliote- ja viitemaksuaineistot eivät ole tulleet Procountoriin.

Tässä luvussa käydään läpi mitä painikkeita Tiliotteet ja viitemaksut -näkymältä löytyy, millaisia hakuehtoja voidaan asettaa ja mitä toimintoja hakutuloksiin voidaan käyttää.

Hae-painike hakee näkymälle hakuehtojen mukaiset tiliote- ja/tai viitemaksuaineistot.

Tyhjennä-painike tyhjentää syötetyt hakuehdot.

Tulostettava ZIP-paketti -painikkeesta voi ladata tiliotteista ja viitesuorituksista koostuvan paketin, jossa erilliset tiliotteet ovat PDF-muodossa joko liitteiden kanssa tai ilman.

Hae uusi saldo-valinnalla pääsee hakemaan ajantasaisen saldon valitsemaltaan pankkitililtä. Lue lisää Ajantasasaldo-toiminnosta täältä.

Tiliotetapahtumien täsmäytys - painikkeesta pääsee kohdistamaan käsittelemättömiä tiliotetapahtumia oikealle kuitille. Painike aktivoituu, kun klikkaa hakutuloksissa tilitapahtuma rivin aktiiviseksi. Lue lisää Tiliotetapahtumien täsmäytys -toiminnosta täältä.

Edellinen tiliote ja Seuraava tiliote -painikkeita käytetään siirtymiseen eri tiliotteiden ja viitemaksujen välillä.

Alkaen- ja Päättyen-kentät: näillä valinnoilla tiliote- ja viitemaksuaineistojen haku rajataan halutulle aikavälille.

Tilinumero-kenttä: tällä valinnalla valitaan se tili, jota koskevia tiliotteita ja viitemaksuja haetaan. Jos Procountor-ympäristössä on useampia tilejä, myös kaikkien tilien valitseminen samaan hakuun on mahdollista valinnalla Kaikki. Pankkitilin valinnan jälkeen alapuolella näytetään valitun pankkitilin viimeisimmän tiliotteen saldo ja päivämäärä.

Uusin tiliote -valinnalla haetaan valitun tilin uusin tiliote.

Summa -hakuehdolla haetaan tapahtumia summan perusteella. Tämä hakuehto on hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun laskuun ei ole kohdistunut maksusuoritusta ja kyseistä maksua etsitään tiliotteelta summan avulla. Ottoja ja veloituksia etsittäessä tulee summan eteen laittaa miinusmerkki.

Kirjausselite -hakuehdon avulla haetaan tapahtumia kirjausselitteen avulla. Tätä hakuehtoa voidaan käyttää esimerkiksi myyntisaamisten täsmäyttämisessä. Hakuehdon avulla voidaan hakea kaikki tiliotteet, joilla on kirjattuna viitteetön suoritus, kun hakuehdoksi valitaan 710 (Pano).

Nimi -hakuehdolla haetaan tapahtumia suorituksen tekijän nimen perusteella. Kenttään voidaan syöttää myös vain osa haettavasta tekstistä.

Tiliotteen nro -hakuehdolla haetaan tiliotteita numeron perusteella. Tiliotteiden numerot muodostuvat pankkien määrittämin tavoin, ja numeroinnissa voi olla täten myös pankkikohtaisia eroja.

Viite -hakuehdolla haetaan tapahtumia viitesuorituksen (eli myyntilaskun maksun) viitenumeron perusteella.

Viesti -hakuehdolla haetaan tapahtumia viestikenttään kirjatun viestin perusteella. Kenttään voidaan syöttää myös vain osa haettavasta tekstistä.

Ryhmittele viitemaksut -valinnalla haetut viitemaksut ryhmitellään.

Tiliotteet-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa tiliotteita.

Viitemaksut-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa viitemaksuja.

Esikatselu-painikkeella näytöllä olevan tiliotteen saa näkyviin joko HTML- tai PDF-muodossa. Hakutuloksia voidaan tarkastella myös Excel-muodossa, kun hakutulosriviä klikataan hiiren oikeanpuoleisella painikkeella. Viitemaksuista saa tulostettua listauksen joko hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kautta avautuvasta valikosta tai Maksuraporteista löytyvästä Viitemaksuraportista (Raportointi > Maksuraportit > Viitemaksuraportti).

Kuitti-painike muodostaa valitusta tapahtumarivistä tulostettavan kuitin. Esitysmuodoksi voi valita joko HTML- tai PDF-muodon.

Kirjanpito-painikkeella siirrytään aktiiviseksi valitun tiliote- tai viitemaksurivin Kirjanpito-näkymälle. Näkymästä on kerrottu lisää alempana omassa ohjekohdassa.

Lasku-painikkeella siirrytään tositteen Lasku-näkymälle, mikäli maksu on kohdistunut laskulle.

Viitemaksun uudelleen kohdistus -painikkeella siirrytään näkymälle, jolla voidaan kohdistaa viitemaksuja myyntilaskuihin, poistaa automaattisia kohdistuksia ja merkitä viitemaksuja kohdistetuksi muualla. Toiminnon tarkempi ohjeistus löytyy täältä.

Päivitä kirjanpito -painikkeen avulla ohjelma hakee näkymän tiliotteelle ja viitemaksuille Procountorin oletusten mukaisen kirjanpidon uudestaan. Toiminto on hyödyllinen esimerkiksi siinä tapauksessa, jos oletustiliöintisääntöjä luodaan tiliotteen saapumisen jälkeen. Oletustiliöintisäännöt eivät vaikuta takautuvasti vienteihin, joten tämän painikkeen avulla voidaan ajaa kirjanpito uudestaan oletusten mukaan.

Siirry maksutapahtumalle -painikkeella siirrytään tarkastelemaan maksutapahtumaa sen omalle, erilliselle näkymälle.

Poista ryhmittely lajitellessa -valinnan avulla palautetaan tiliotekohtainen ryhmittely tiliotteen hakutuloksiin. Tilanteessa, jossa tiliote on lajiteltu esimerkiksi summan mukaan, voidaan lajittelu palauttaa takaisin tiliotekohtaiseen (päivä, viikko tai kuukausi) deaktivoimalla Poista ryhmittely lajitellessa -valinta.

Rivin liputtaminen

Lippu -merkintä on apuna rivien seuraamisessa. Hakutuloksissa olevan rivin voi liputtaa painamalla rivin vasemmalla puolella olevan lipun kuvaa. Toiminnolla voi helposti merkitä rivit, jotka esimerkiksi on jo käsitelty tai mikäli työhön tulee katkos, voi merkitä rivit, jotka vaativat huomiota myöhemmin. Merkityt rivit näkyvät myös muille käyttäjille.

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän Hakutulokset-osiosta voidaan siirtyä tiliote- tai viitemaksuaineistojen kirjanpitosivulle joko klikkaamalla aktiiviseksi valitun rivin kohdalla Kirjanpito-painiketta tai klikkaamalla halutun rivin kohdalla Summa-sarakkeessa näkyvää alleviivattua arvoa. Yksi tapa on myös käyttää sivupaneelia, jolloin kirjanpitosivun saa näkyviin tiliotteen viereen. Sivupaneelista on kerrottu alempana olevassa omassa ohjeessaan.

Saman päivän tiliote- ja viitemaksuaineistolla on keskenään erilliset kirjanpitosivut, koska ne ovat toisistaan erilliset, pankista noudetut aineistot:

Tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpitosivu on toiminnoiltaan samankaltainen kuin muillakin Procountorin tositelajeilla. Yksityiskohtaisen tason kuvaus kirjanpitosivun toiminnoista on saatavilla kirjanpitosivua koskevasta ohjekirja-artikkelista. Tiliotteiden ja viitesuoritusten kirjanpitosivuilla olevat kirjaukset näkyvät siten esimerkiksi kirjanpitoraporteilla samoin kuin muidenkin tositelajien kirjaukset. Samoin tiliotteiden ja viitesuoritusten kirjanpitosivuille tehdyt ALV-määritykset kulkeutuvat ALV-laskelmien kautta tietyn kauden OAV-ilmoituksille perustuen siihen, mikä päiväys kirjanpitosivun Tositepvm-kenttään on annettu.

Poikkeuksena ovat tiliotteen kirjanpitosivuilla mahdollisesti kirjatut Myynti-tyypin viennit, joilla on käytetty alv-prosenttia 0 %. Riippumatta siitä, mitä tällaisen tapahtuman ALV-statukseksi on määritelty, ohjautuu tämä tieto oikeasti ALV-statukselle "Ei ALV-käsittelyä" alv-laskelmalla eikä nouse OAV-ilmoitukselle. Jos tiliotteella on sellaisia tapahtumia, jotka halutaan ohjata 0-verokannan alaiseksi liikevaihdoksi tulee ne käsitellä laskulla tai muistiolla.

Kirjanpitosivun viennit muodostuvat ympäristöön määriteltyjen Tiliotteen oletustiliöintien ja Viitesuoritusten oletustiliöintien perusteella. Jos omia muokkauksia oletustiliöinteihin ei ole tehty, muodostuvat kirjanpitoviennit Procountorin oletusten perusteella.

Tiliotetapahtuman tietojen siirtyminen kirjanpitosivun viennille Vientiselite-sarakkeeseen riippuu pankin käyttämästä kirjausselitteestä. Vientiselitteeksi tuodaan Lisätieto/Viesti -kentän tiedot kirjausselitteestä riippumatta mutta kirjausselitteen 702 tapauksessa myös Saaja/maksaja.

Avaamalla sivupaneelin saadaan tarkasteltua ja muokattua tiliotteen ja viitemaksujen kirjanpitosivua tai liitteitä rinnakkain tiliotenäkymän kanssa. Sivupaneeli saadaan avattua valitsemalla ensin rivi viitemaksuista tai tiliotetapahtumista, jolloin näkymän oikeaan ylälaitaan ilmestyy seuraava kuvake:

Painamalla laskin-ikonia saadaan sivupaneeliin auki Kirjanpito-välilehti. Painamalla puolestaan paperiliitin-ikonia saadaan sivupaneeliin auki Liitteet-välilehti. Kun sivupaneeli on auki, sen voi sulkea ylimmästä nuoli-ikonista.

Kirjanpito-välilehti

Sivupaneelin Kirjanpito-välilehdellä voidaan tarkastella ja muokata tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpitoa samalla tavoin kuin niiden kirjanpitosivulla. Kirjanpito-välilehdellä on mahdollista tehdä muutoksia koko tiliotteen kirjanpitoon, mutta rivikohtaiset muutokset on mahdollista tehdä ainoastaan tiliotteen kirjanpitosivulla. Mikäli Kirjanpito-välilehdellä tehdään muutoksia kirjanpitoon, muutokset tulee tallentaa, ennen kuin siirrytään seuraavalle tiliotteelle tai vaihdetaan näkymää.

Liitteet-välilehti

Sivupaneelin Liitteet-välilehdellä on mahdollista lisätä rivikohtaisia liitteitä ja Procountor -mobiilisovelluksella kuvattuja kuitteja tiliotteille ja viitemaksuille. Tiliotteille ja viitemaksuille lisätyt liitteet näkyvät myös tiliote- tai viitemaksuaineiston kirjanpitosivulla, mutta kirjanpitosivulle lisätyt liitteet eivät sen sijaan näy Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä.

Liite lisätään joko raahaamalla tiedosto liitetiedostoikkunaan tai painamalla Lisää tiedostoja -painiketta.

Yleisesti ottaen syynä tähän on joko pankin pään asetukset, se että tilinumero ei ole tallennettuna Procountoriin tai että tilillä ei ole ollut tapahtumia kyseisenä päivänä. Lue lisää erillisestä ohjeesta täältä.

Procountor noutaa tiliotteet kerran päivässä eli pankista noudetaan joka arkiaamu kaikki tiliotteet mitkä pankki on antanut noudettavaksi. Pankki laittaa noudettavaksi tiliotteet pankkiyhteysvaltuutuksella valitun aikavälin mukaisesti, eli riippuen siitä onko valittu päivä-, viikko- vai kuukausitiliote. Jos käytössä on esimerkiksi päivätiliote, noutaa Procountor edellisen pankkipäivän tiliotteen.

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä näkyy uusimman tiliotteen saldo. Jos käytössä on päivätiliote, on tämä saldo siis edellisen päivän saldo (kts. edellinen kysymys tiliotteiden sisäänluvun tahdista).

Jos pankista halutaan hakea reaaliaikainen pankkitilin saldotieto, voi saldokyselyn tehdä Hae uusi saldo -painikkeella. Kyseessä on veloituksellinen Ajantasasaldo-toiminto josta on kerrottu lisää täällä.

Pelkät viitemaksut voi hakea esiin siten, että hakuehtojen Näytä-otsikon alta valitaan vain Viitemaksut ja painetaan Hae.

Tiliotteet ja viitemaksut saapuvat pankista kahtena erillisenä aineistona. Mikäli yrityksen ja pankin välillä tehdyllä pankkiyhteysvaltuutuksella ei ole sovittu viitemaksujen siirrosta tai mikäli asiakas on maksanut ilman viitettä, Procountorissa tehdyt myyntilaskut eivät kohdistu maksetuksi. Myynneistä saapuvat suoritukset näkyvät tässä tapauksessa tilioteaineistolla vain yhtenä kokonaissummana eikä mukana ole erittelyä maksajista tai summista. Olethan yhteydessä pankkiin, mikäli viitemaksujen erittelyä ei saavu.

Jos maksu on tullut viitemaksuna mutta myyntilasku ei silti ole kuittaantunut maksetuksi, voi tämä johtua siitä että maksaja on käyttänyt väärää viitettä tai että myyntilasku on hyväksytty vasta viitemaksuaineiston saapumisen jälkeen.

Kun tiliote saapuu ohjelmaan, kuittaantuu ostolasku automaattisesti Maksettu-tilaan mikäli kyseisen ostolaskun maksu näkyy tiliotteella. Edellytyksenä tähän on että pankki palauttaa tiliotteen mukana käyttäjälle näkymättömän sähköisen maksutunnisteen, joka yhdistää tiliotetapahtuman ja maksun. Toisinaan tunnistetta ei palaudu pankista. Tällöin ohjelma pyrkii yhdistämään tiliotetapahtuman ja ostolaskun viitenumeron perusteella, mikäli maksussa on käytetty viitettä.

Mikäli myöskään viitettä ei ole käytetty, voi ostolaskun kohdistaa manuaalisesti maksetuksi esimerkiksi Maksujen kohdistus -toiminnolla.

Tämä johtuu siitä että pankin päässä ei ole laitettu päälle lähtevien maksujen maksutapahtumaerittelyä. Asiasta tulisi olla yhteydessä pankkiin, jotta asetus saadaan jatkossa päälle. Ostolaskut voi kuitata maksetuksi esimerkiksi Maksujen kohdistus -toiminnolla.

Tiliotteen kirjanpitosivulle syntyy kurssieroa siinä tapauksessa, kun ostolaskulla on vain yksi maksutapahtuma ja tämän maksutapahtuman summa eroaa laskuun kohdistuneesta tiliotetapahtumasta. Ostolasku kuittaantuu Maksettu-tilaan ja tiliotteen kirjanpitosivulle muodostuu kurssierokirjaus omaksi rivikseen ostolaskuun kohdistuneen suorituksen alapuolelle.

Valuuttamaksuissa kurssierot ovat yleisiä ja niistä on kerrottu tarkemmin täällä. Automatisoidun kurssierokäsittelyn tiliöintisäännön voi asettaa Yleiset oletustiliöinnit -näkymällä kohdassa Maksujen kurssierot.

Kurssierokirjaus voi muodostua myös muillekin kuin valuuttamaksuille, esimerkiksi tilanteessa jossa ostolaskuun kohdistuu tiliotteelta väärä tapahtuma. Lue lisää aiheesta täältä.

Pankkitilin voi joko passivoida tai poistaa, Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet -näkymällä. Tämän jälkeen tililtä ei voi tehdä enää maksuja. Jos tili passivoidaan, pääsee tiliotteita yhä selaamaan ohjelmassa. Jos tili poistetaan, ei tämän yksittäisen poistetun pankkitilin tiliotteita pääse enää selaamaan ohjelmassa, paitsi jos Tilinumero-valikosta on valittu Kaikki. Tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpito säilyy ohjelmassa vaikka tili passivoidaan tai poistetaan.

Lue lisää pankkitilin käytön lopettamisesta täältä.

Jos pankki on laittanut Procountoriin tiliotteita noudettavaksi mutta niitä ei ole pystytty lukemaan sisään sen vuoksi että tilinumero on lisätty ohjelmaan vasta tämän jälkeen, jää tiliote Procountorin tietokantaan ja tällöin tiliotteet on yleisesti ottaen mahdollista lukea sisään jälkikäteen. Tämä onnistuu selvittämällä ensin pankista milloin pankki on laittanut kyseisen tiliotteen noudettavaksi ja ilmoittamalla nämä tiedot Procountorin asiakaspalveluun.

Tiliotteiden sisäänluku jälkikäteen on veloituksellista ylläpitotyötä 169,90 € / h + ALV 25,5% ja veloituksen lopullinen summa määräytyy arvioidun tuntimäärän mukaan.

Jos kyse on siitä että ohjelmaan halutaan vanhoja tiliotteita, jotka ovat ajalta ennen pankkiyhteyksien avaamista Procountoriin, ei tämä yleensä onnistu. Tietyin edellytyksin pankit saattavat kyetä asettamaan vanhoja tiliotteita joidenkin menneiden päivien tai viikkojen ajalta takautuvasti noudettavaksi, mutta asiassa on pankkikohtaisia eroja ja asiasta tulee kysyä omasta pankista. Esimerkiksi Samlink -pankeista (Aktia, POP ja Säästöpankki) ei ole mahdollista saada tiliotteita takautuvasti.

Mikäli pankki ei kykene asettamaan vanhoja tiliotteita noudettavaksi, tulee näiden tiliotteiden tiliotetapahtumat tehdä Procountoriin muistion avulla.