Tiliotetapahtumien täsmäytys -näkymällä voit kohdistaa käsittelemättömiä tiliotetapahtumia oikealle kuitille, jolloin kuitti saadaan kätevästi tiliotetapahtumalle liitteeksi. Ohjelma ehdottaa valittuun tiliotetapahtumaan sopivia kuitteja eri tekijöiden perusteella, mikä nopeuttaa tiliotetapahtuman ja kuitin yhdistämiseen käytettävää aikaa.
Tässä ohjeessa käydään läpi mistä näkymä löytyy, miten yhdistäminen käytännössä tehdään sekä käydään näkymän osiot yksitellen läpi.
Tiliotetapahtumien täsmäytys -näkymälle siirtyminen
Tiliotetapahtumien täsmäytys -näkymälle siirtymiseen on ohjelmassa kolme vaihtoehtoa:
1. Valikosta Haku > Kuittihallinta ja painamalla ylärivin Tiliotetapahtumien täsmäytys -painiketta.
2. Valikosta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut ja painamalla ylärivin Tiliotetapahtumien täsmäytys -painiketta.
3. Ohjelman etusivun Uudet kuitit -widgetistä valitsemalla Tiliotetapahtumien täsmäytys.
Tarvitset vähintään seuraavat käyttöoikeudet, jotta pääset näkymälle:
Kaikki oikeudet kohtaan Tiliotteet ja viitemaksut.
Procountor -mobiilisovelluksen on oltava käytössä
Tiliotetapahtumien täsmäytys -näkymän toiminnot tiivistettynä
Tässä osiossa kerrotaan miten tiliotetapahtuman ja kuitin yhdistäminen tehdään. Lisätietoa jokaisesta näkymän osiosta löydät alempana ohjeesta omissa luvuissaan.
Siirtyessäsi Tiliotetapahtumien täsmäytys -näkymälle, oletuksena näytetään käsittelemättömät tiliotetapahtumat viimeisimmältä tiliotteelta.
Alla olevaan kuvaan on merkitty järjestyksessä kohdat, jotka tulisi käydä läpi:
1. Määrittele ensin hakuehdot.
Voit hakea käsittelemättömiä tiliotetapahtumia seuraavilla hakuehdoilla:
Tilinumero
Valitse alasvetovalikosta tili, jolta haet käsittelemättömiä tapahtumia.
Tiliotteen numero
listaa tiliotteet viimeisen suljetun tilikauden jälkeiseltä ajalta.
Voit hakea tapahtumia kaikista tiliotteista valitsemalla tyhjän rivin pudotusvalikosta. Kun valitaan tyhjä rivi, aloitus- ja lopetuspäivät on syötettävä saman kuukauden sisällä.
Alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä
Aloituspäivämäärä ja lopetuspäivämäärä määritetään viimeisimmästä tiliotteesta, jos sellainen on saatavilla.
Loppupäivämäärä ei voi olla ennen alkupäivämäärää.
2. Paina Hae -painiketta.
3. Ohjelma listaa käsittelemättömät tiliotetapahtumat hakuehtojesi mukaisesti. Uusimmat näytetään ensimmäisenä. Paina Tiliotetapahtumat - osiossa haluamaasi tiliotetapahtumaa.
4. Valitse Kuittihallinta -osiosta sille kuuluva kuitti.
5. Muokkaa kuitin vientejä tarvittaessa Tositteen Kirjanpitoviennit -osiossa.
6. Paina Tallenna -painiketta, jolloin ohjelma ilmoittaa, että kuitin liite/liitteet on lisätty tilitapahtumalle onnistuneesti. Tallenna -painike aktivoituu, kun olet valinnut tiliotetapahtumalle kuuluvan kuitin.
Jos valitun tiliotetapahtuman vientien kokonaissumma muuttuu (muokatessasi vientejä) eikä ole enää sama kuin sen alkuperäinen summa, ohjelma ehdottaa täsmäytyserorivin luomista Tallentamisen yhteydessä.
Voit valita haluatko, että ohjelma luo täsmäytyserorivin tai voit tallentaa tiedot erosta huolimatta.
Näet tiliotetapahtumalle kohdistetut kuitit kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut.
Tiliotetapahtumat-osio
Seuraavaksi käydään tarkemmin läpi Tiliotetapahtumat-osion toiminnot.
Aluksi valitaan hakuehdoista tili ja tiliotteen numero. Voit hakea tapahtumia kaikista valitsemasi tilin tiliotteista valitsemalla tyhjän rivin Tiliotteen numero - pudotusvalikosta. Kun valitaan tyhjä rivi, aloitus- ja lopetuspäivät on syötettävä saman kuukauden sisällä.
Kun olet määritellyt hakuehdot ja painanut Hae -painiketta, ohjelma listaa käsittelemättömät tiliotetapahtumat. Voit sortata tiliotetapahtumia niiden ostopäivän, nimen, summan ja viestin perusteella nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla kyseistä saraketta.
Mitkä tiliotetapahtumat näytetään?
Vain ne käsittelemättömät tiliotetapahtumat näytetään, jotka täyttävät seuraavat kriteerit:
Tapahtumaa ei ole vielä kohdistettu kulukuitille.
Tapahtumaa ei ole kohdistettu palkkaan tai ostolaskuihin.
Tapahtuma kuuluu viimeisen suljetun tilikauden jälkeiseen aikaan.
Tapahtumalle ei ole asetettu tiliöintioletuksia (Hallinta > Kirjanpidontiedot > Tiliöintioletukset > Tiliotteen oletustiliöinnit).
Poikkeuksena kirjausselite 721. Vaikka kirjausselitteelle 721 olisi asetettu tiliotteen oletustiliöinti, niin tapahtumat nousevat tästä huolimatta näkymälle.
Kohdistamattomat tapahtumat, jotka vastaavat tiliotteen oletustiliöintiä 720 Otto, nousevat näkymälle.
Kulukuitilla, joka vastaa tiliotetapahtumaa, on vähintään yksi liitetiedosto.
Tapahtumalla on negatiivinen summa.
Tiliotteella on vain yksi oletustilitapahtuma, joka vastaa ehdotettuun kuittiin.
Kuittihallinta-osio
Ohjelma listaa Kuittihallintaan ehdotetut kuitit valitulta tiliotetapahtumalta. Oletuksena näytetään ensimmäisen tiliotetapahtuman ehdotetut kuitit.
Voit siirtyä haluamallesi tiliotetapahtumalle klikkaamalla sen rivin aktiiviseksi, jolloin kuittihallintaan tulee näkyville ehdotetut kuitit kyseiseltä tapahtumalta.
Kuitti yhdistetään tiliotetapahtumaan näkymän yläosan Tallenna-painikkeella.
Mitkä kuitit näytetään?
Kuittihallinta ehdottaa enintään 50 kuittia.
Jotta kuittia ehdotetaan Kuittihallinta -näkymässä, vähintään kahden seuraavista ehdoista tulee vastata tiliotetapahtumaa:
Tiliotetapahtuman nimi (myyjän nimi)
Päivämäärä (ostopäivä). Kuitin päivämäärä voi olla enintään 5 päivää ennen tiliotteen arvo- tai maksupäivää
Kuitin ja käsittelemättömän tiliotteen summan on täsmättävä.
Lisäksi kuitilla tulee olla seuraavat tiedot:
Kuitti on käsittelemätön
Kuitilla on liite/liitteitä
Kuitin maksutapana on pankkikortti tai tilisiirto
Liitteet -paneeli
Liitteet -paneeli näyttää aktivoidulle kuitille lisätyt liitteet. Voit halutessasi piilottaa liitteet painamalla oikealla näkyvää nuoli -painiketta.
Kuittien liitteitä ei ole mahdollista lisätä tai poistaa tällä näkymällä.
Tositteen kirjanpitoviennit -osio
Tositteen kirjanpitoviennit - osio näyttää valitsemasi kuitin kirjanpitoviennit. Voit esimerkiksi muokata vientejä, poistaa niitä tai lisätä uusia.
Tallenna kirjanpitoviennit -vetopainike on oletuksena aktivoituna. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Lisää vienti - painikkeesta lisäät kuitille uuden viennin.
Kopioi viennit -painikkeesta kopioit valitsemasi rivin tiedot uudelle riville alkuperäisen viennin alle.
Poista viennit -painikkeesta poistat aktivoituna olleen rivin.
Valitse tili -painikkeesta avautuu uusi ikkuna, josta voit valita kirjanpitotilin aktivoituna olevalle viennille.
Jos käytössäsi on dimensiot, voit valita viennin dimensiot.
Jos viennillä on tyhjä ALV-prosentti tieto, muutetaan se automaattisesti 0%:ksi. Nämä ALV -kentät on korostettu keltaisella värillä. Viemällä hiiren kentän päälle, ohjelma ilmoittaa syyn korostukselle.
Jos muutat vientien kokonaissummaa eikä se vastaa enää valittua tiliotetapahtumaa, ohjelma ehdottaa täsmäytyserorivin luomista Tallentamisen yhteydessä.
Voit valita haluatko, että ohjelma luo täsmäytyserorivin tai voit tallentaa tiedot erosta huolimatta.