Älykäs kuittien hallinta tuo automaattisen kuittien täsmäytystoiminnon ostolaskuille suomalaisissa Procountor-ympäristöissä. Toiminto on suunniteltu kirjanpitäjille, jotka käsittelevät ostolaskuja (tyypillisesti luottokorttiostojen laskuja) ja kohdistavat kuitteja oikeille laskuriveille.
Vaikka toiminto on suunniteltu luottokorttilaskuille, se toimii myös ostolaskuilla tietyin rajoituksin (esim. automaattista ehdotusta ei näytetä, jos ostolaskua ei ole maksettu luottokortilla).
Aikaisemmin prosessi vaati manuaalista kuittien läpikäyntiä ja yhdistämistä yksi kerrallaan. Nyt Procountor ehdottaa automaattisesti sopivinta kuittia jokaiselle laskuriville ja voit tarkistaa, hyväksyä tai hylätä ehdotukset suoraan uudesta Kuittien täsmäytys -valintaikkunasta.
Jos sopivaa kuittia ei löydy, kirjanpitäjä voi ladata kuitin tietokoneelta, hakea sitä käsittelemättömien kuittien joukosta, pyytää sitä Procountor mobiili -käyttäjältä tai merkitä rivin käsitellyksi, jos kuittia ei tarvita. Avoimia kuittipyyntöjä voi seurata Tehtävälista-näkymässä.
Tiliotetapahtumien täsmäytys -näkymällä voit kohdistaa käsittelemättömiä tiliotetapahtumia oikealle kuitille.
Keskeiset ominaisuudet:
Automaattiset kuittiehdotukset summan, päivämäärän ja valuutan perusteella luottokortilla maksetuille ostoksille.
Kuittiliitteiden ja keskeisten tietojen esikatselu
Täsmäytysvalintojen hyväksyminen, hylkääminen, kumoaminen ja hyväksynnän poistaminen
Puuttuvien kuittien lataaminen tietokoneelta
Käsittelemättömien kuittien haku vapaatekstihaulla, päivämäärärajauksilla ja lajittelulla
Laskurivien merkitseminen käsitellyiksi, kun kuittia ei tarvita
Puuttuvien kuittien pyytäminen Procountor mobiili - käyttäjiltä ja sekä manuaalisten ja automaattisten muistutusten lähettäminen
Kuittipyyntöjen seuranta Tehtävälista-näkymässä
Visuaalinen täsmäytystila ostolaskun rivinäkymässä
Tuki ulkomaanvaluutan ulkomaisella valuutalla tehdyille tapahtumille
Avaaminen ostolaskun rivinäkymässä, Liitteet-paneelista ja kirjanpitonäkymästä
Huom! Toiminto on käytettävissä vain suomalaisissa ympäristöissä.
Kuittien täsmäytys
Kuittien täsmäytystä voi käyttää, kun seuraavat ehdot täyttyvät:
Työskentelet suomalaisessa Procountor-ympäristössä.
Uudistettu Procountor-näkymä on aktivoitu.
Kuitin maksutavaksi on valittu Luottokortti, jotta kuittia ehdotetaan automaattisesti. Kuittihaku kattaa myös muut maksutavat.
Sinulla on vähintään katseluoikeudet ostolaskuihin ja henkilörekisteriin.
Sinulla on kaikki oikeudet ostolaskuihin, jotta voit hyväksyä, hylätä tai poistaa kohdistuksia, ladata kuitteja, merkitä rivejä käsitellyiksi ja lähettää kuittipyyntöjä. Käyttöoikeusrajoitus, joka sallii vain omien ostolaskujen tarkastelun, ei saa olla käytössä.
Kuittipyyntöjen vastaanottaminen edellyttää, että yrityksen mobiilikäyttäjällä on Procountor mobiilin maksulliset lisäominaisuudet käytössä ja sovellus on päivitetty uusimpaan versioon.
Kuittien täsmäytys -näkymän avaaminen
Pääset siirtymään näkymälle:
1. Ostolaskun Rivitiedot-työkaluriviltä Kuittien täsmäytys -painikkeella.
Jos laskuriveillä tai laskuriveihin vaikuttavissa kentissä (esim. alennus, valuutta) on tallentamattomia muutoksia, ennen avaamista näytetään vahvistusikkuna, jossa kysytään, tallennetaanko muutokset.
Muihin laskun kenttiin tehdyt muutokset, jotka eivät vaikuta laskuriveihin, eivät estä avaamista, vaan näkymä avautuu suoraan.
2. Laskun Liitteet-paneelin kautta Kuittien täsmäytys -painiketta klikkaamalla.
Sama tallennuksen vahvistus kuin edellä pätee tarvittaessa.
3. Kirjanpito-sivulta, josta painike löytyy kahdesta paikasta:
Liitteet-paneelista
Tositteen kirjanpitoviennit-kohdan työkaluriviltä
Huom! Kun näkymä avataan kirjanpitonäkymästä, kuitin päivämäärän perusteella tarkistetaan, osuuko lasku suljetulle tilikaudelle tai seurantajaksolle — ei laskun päivämäärän.
Kuittien täsmäytys -näkymä
Laskurivit
Jokaisesta laskurivistä näytetään seuraavat tiedot:
Tuotteen nimi (yleensä ostopaikka)
Summa ja valuutta euroina
Päivämäärä (Toimituspäivä, jos tieto on saatavilla. Verkkolaskuna vastaanotettu ostolasku voi sisältää tämän tiedon. Muutoin käytetään laskun päivämäärää)
Muussa kuin euromääräisessä valuutassa maksettujen tapahtumien valuuttamäärä ja valuuttakoodi (esim. USD, SEK) näytetään sulkeissa, mikäli tieto on saatavilla.
Laskurivin kommentti, jos sellainen on, rivin tietojen alapuolella. Jos kommentti on pidempi kuin neljä riviä, sen voi laajentaa Näytä lisää -painikkeella.
Näkyvä viiva yhdistää jokaisen laskurivin sitä vastaavaan kuittiehdotukseen ja auttaa hahmottamaan, mikä ehdotus kuuluu millekin riville. Viiva korostuu, kun rivi tai ehdotus valitaan.
Kuittiehdotuskortti
Jokaisesta kuittiehdotuksesta näytetään:
Myyjän nimi
Hinta ja valuuttakoodi
Kuitin päivämäärä
Jos laskuriville ei löydy sopivaa kuittia, rivillä näytetään Kuitti puuttuu -kortti. Tämä tarkoittaa, että rivin summaa ja päivämäärää vastaavaa käsittelemätöntä, luottokortilla maksettua kuittia ei löytynyt. Muilla maksutavoilla maksettuja kuitteja ei koskaan ehdoteta automaattisesti, mutta voit löytää ne Haku-toiminnolla.
Kuitti puuttuu -kortilta voit ladata kuitin tietokoneeltasi, hakea sitä käsittelemättömien kuittien joukosta, pyytää sitä Procountor mobiili-käyttäjältä tai merkitä rivin käsitellyksi (kts. Puuttuvien kuittien käsittely).
Kun valitset kuittiehdotuksen, Esikatselu-osiossa näytetään:
Myyjän nimi
Liitetiedoston nimi; jos kuitilla on useita liitteitä, kaikki tiedostonimet näytetään alasvetovalikossa
Käyttäjän antamat lisätiedot kuittia luodessaan
Hinta ja valuuttakoodi
Laatijan nimi (Sukunimi, Etunimi)
Maksutapa
ALV-prosentit; jos kuitilla on useita ALV-prosentteja, jokainen niistä näytetään
Liitteen esikatselu. Esikatselun tuetut tiedostomuodot ovat PNG, JPG, JPEG ja PDF. Jos tiedostomuotoa ei tueta, näytetään ilmoitus, ettei tiedostoa voi esikatsella. Jos kuitilla on useita liitteitä, voit vaihtaa niiden välillä alasvetovalikosta. Monisivuisissa PDF-liitteissä voit siirtyä sivujen välillä, lähentää ja loitontaa sekä hypätä suoraan ensimmäiselle tai viimeiselle sivulle.
Myös liite, joka on lisätty suoraan laskulle — joko tietokoneelta tai kuittihallinnan kautta — ja linkitetty laskuriviin Liitä riville- tai Lisää liite riville -toiminnolla, näytetään näkymässä. Tällöin laskuriviä käsitellään Täsmäytetty-tilassa ja liitteestä näytetään vain tiedostonimi.
Osioiden välissä oleva vetopalkki mahdollistaa alueiden koon muuttamisen.
Kuittiehdotukset
Jotta kuitti nousee ehdotuksiin, sen tulee täyttää seuraavat ehdot:
olla käsittelemätön Kuittihallinnassa (kuittia ei ole lisätty liitteeksi millekään tositteelle, kuten matka- tai kululaskulle, tiliotteelle)
sisältää vähintään yksi liite
maksutavan olla Luottokortti
Ehdot täyttävistä kuiteista Procountor etsii parhaan vastaavuuden seuraavien tietojen perusteella:
Summa. Kuitin summan on täsmättävä tarkalleen laskurivin summaan. Jos laskurivi on maksettu ulkomaanvaluutassa (rivillä näkyy esim. 200,00 EUR (2 162,63 SEK), kuitin on täsmättävä valuuttamääräiseen summaan ja valuuttakoodiin. Jos tällaista vastaavuutta ei löydy, ehdotetaan kuittia, jonka muunnettu euromääräinen summa täsmää, mikäli sellainen on saatavilla. Jos ostolasku on vastaanotettu verkkolaskuna, valuuttakurssi haetaan verkkolaskun tiedoista.
Päivämäärä. Kuitin päivämäärän on osuttava sallitulle täsmäytysjaksolle. Jos laskurivillä on toimituspäivä, kuitin päivämäärän on oltava 0–3 päivää ennen toimituspäivää; lähempänä toimituspäivää olevat kuitit pisteytetään korkeammalle. Jos laskurivillä ei ole toimituspäivää, kuitin päivämäärän on oltava enintään 45 päivää ennen laskun päivämäärää; kaikki tälle jaksolle osuvat kuitit saavat saman pistemäärän riippumatta siitä, kuinka lähellä tai kaukana niiden päivämäärä on laskun päivämäärästä.
Jos yksi kuitti sopii parhaiten, vain se näytetään. Jos useampi kuitti saa saman pistemäärän, ne kaikki näytetään tarkistettaviksi.
Huom: Jos kuitti on lisätty Liitteet-paneeliin, mutta sitä ei ole linkitetty laskuriviin, kuitti ei näy Kuittien täsmäytys -näkymässä.
Täsmäytysvalinnat
Huom! Tarvitset kaikki käyttöoikeudet ostolaskuihin voidaksesi hyväksyä, hylätä tai poistaa kohdistuksia. Käyttäjät joilla on vain katseluoikeudet, voivat avata näkymän ja selata ehdotuksia, mutta he eivät voi tehdä muutoksia. Jos käyttäjätunnukselle on asetettu rajoitus "Estä uusien laskujen luonti ja laskun muokkaus", et voi tehdä mitään edellä mainittuja asioita.
Ehdotuksen hyväksyminen
Klikkaamalla ✓ -painiketta hyväksyt ehdotuksen.
Rivi muuttuu vihreäksi.
Samalle riville annetut muut ehdotukset poistuvat.
Hyväksyttyä kuittia ei enää näytetä ehdotuksena muille laskuriveille.
Muutos pitää lopuksi tallentaa Tallenna-painikkeella.
Ehdotuksen hylkääminen
Klikkaamalla X -painiketta ehdotus hylätään.
Ehdotus ja sen laskurivi korostetaan oranssilla.
Ehdotuksella näytetään teksti "Ehdotus hylätty", sekä kumoamis-, lataus- ja pyyntövaihtoehdot.
Tallenna muutokset.
Huom! Jos hylkäät ehdotuksen ja tallennat muutokset, kuittia ei enää näytetä ehdotuksena kyseiselle riville. Rivi palaa Kuitti puuttuu -tilaan, jossa voit yhä löytää saman kuitin haulla, ladata tiedoston, pyytää kuittia mobiilikäyttäjältä tai merkitä rivin käsitellyksi.
Hylkäyksen kumoaminen
Palauta hylätty ehdotus ennen tallentamista klikkaamalla hylätyn kortin kumoamiskuvaketta.
Ehdotus palautuu aktiiviseen tilaan.
Oranssi varoitusmerkintä poistuu laskuriviltä.
Hyväksytyn kohdistuksen poistaminen
Peru hyväksytty kohdistus saman istunnon aikana klikkaamalla hyväksytyn ehdotuksen X-kuvaketta.
Vihreä reunus ja valintamerkki poistuvat laskuriviltä.
Ehdotus palautuu oletustilaan, jossa näkyvät sekä valintamerkki että X-kuvake.
Huom!: Jos lasku on suljetulla tilikaudella tai seurantajaksolla, jo tallennetun kohdistuksen poistaminen ei ole sallittua. X-kuvake on piilotettu ja näkymän yläreunassa näytetään ilmoitus.
Tallentaminen ja peruuttaminen
Kaikki tekemäsi muutokset pitää vahvistaa tallentamalla.
Kun muutokset tallennetaan:
Hyväksytyt kohdistukset linkitetään laskuriveihin ja kuitit merkitään käsitellyiksi.
Laskurivin Liitteet-sarakkeen lukumäärä kasvaa yhdellä.
Hylättyjä ehdotuksia ei enää näytetä kyseisille riveille tulevissa istunnoissa.
Poistetut kohdistukset irrotetaan ja kuitit merkitään käsittelemättömiksi; Liitteet-sarakkeen lukumäärä pienenee yhdellä.
Rivinäkymä päivittyy vastaamaan uusia täsmäytystiloja.
Peruuta-painikkeella (tai sulkemalla näkymän) hylkäät kaikki istunnon aikana tehdyt muutokset ja näkymä palautuu tilaan, jossa se oli avattaessa.
Puuttuvien kuittien käsittely
Kun laskurivi on Kuitti puuttuu -tilassa, voit ratkaista tilanteen neljällä tavalla:
Lataa kuitti tietokoneeltasi
Hae sitä käsittelemättömien kuittien joukosta
Pyydä sitä Procountor mobiili-käyttäjältä
Merkitse rivi käsitellyksi, kun kuittia ei tarvita.
Puuttuvan kuitin lataaminen tietokoneelta
Käyttäjät toimittavat kuitteja joskus muuten kuin Procountor –mobiili sovelluksella, esimerkiksi sähköpostilla. Voit liittää tällaiset tiedostot laskuriville suoraan Kuittien täsmäytys -näkymässä.
Kuitin lataaminen:
Klikkaa Kuittien täsmäytys -näkymässä laskurivin Kuitti puuttuu -kortin latauskuvaketta.
2. Liitteet-ikkuna avautuu. Lisää yksi tai useampi tiedosto joko klikkaamalla Napauta ladataksesi -kohtaa tai vetämällä ja pudottamalla haluamasi tiedosto. Voit valita useita tiedostoja kerralla. Valitut tiedostot näytetään näkymässä listana.
Klikkaa Liitteet-ikkunassa Valmis.
Tämän jälkeen:
Tiedoston sisältö näytetään heti esikatselussa ennen muutosten tallentamista. Esikatselun tuetut tiedostomuodot ovat PNG, JPG, JPEG ja PDF; muille muodoille näytetään ilmoitus, ettei tiedostoa voi esikatsella.
Kuitti puuttuu -kortti muuttuu vihreäksi hyväksytyksi kortiksi, jossa näkyy ladatun tiedoston nimi. Jos latasit useita tiedostoja, näytetään vain yksi kortti ja yksi tiedostonimi; esikatselun alasvetovalikosta voit vaihtaa siirtyä tiedostojen välillä.
Poistopainikkeella voit kumota latauksen ennen tallentamista. Jos latasit useita tiedostoja, poistaminen poistaa ne kaikki kerralla.
Tallentaminen ja peruuttaminen:
Kun tallennat muutokset Kuittien täsmäytys -näkymässä, ladatut tiedostot hyväksytään automaattisesti ja linkitetään laskuriville. Riviä käsitellään Täsmäytetty-tilassa, eikä sitä enää näytetä Kuitti puuttuu -tilassa. Laskun rivinäkymässä Liitteet-sarakkeen lukumäärä kasvaa ladattujen tiedostojen määrällä, ja tiedostot näkyvät laskun Liitteet-paneelissa. Kun avaat Kuittien täsmäytys -näkymän uudelleen, ladatut tiedostot näytetään kortilla hyväksytyssä tilassa, eikä riville tarjota kuittiehdotuksia.
Jos klikkaat Peruuta — joko Liitteet-ikkunassa tai Kuittien täsmäytys -näkymässä — ennen tallentamista, ladatut tiedostot hylätään ja rivi palautuu aiempaan tilaansa.
Käsittelemättömien kuittien haku
Kun Kuitti puuttuu -tilassa oleva laskurivi valitaan, Kuittien täsmäytys -näkymän oikeaan reunaan avautuu hakupaneeli (esikatselun tilalle). Haku kattaa kaikki käsittelemättömät kuitit, joilla on vähintään yksi liite, maksutavasta riippumatta — löydät kuitin siis myös silloin, kun se on toimitettu esimerkiksi käteis- tai tilisiirtokuittina luottokortin sijaan.
Hakupaneeli sisältää:
Vapaatekstikentän Hae kuittia, jonka haku kohdistuu kuitin myyjän nimeen, summaan, laatijaan ja lisätietoihin. Myös osittaiset osumat löytyvät.
Alkupäivä- ja Loppupäivä-rajaukset kuitin päivämäärälle. Oletuksena loppupäivä on laskurivin toimituspäivä (tai laskun päivämäärä, jos toimituspäivää ei ole asetettu) ja alkupäivä 45 päivää ennen loppupäivää. Molempia päivämääriä voi muokata. Tästä on hyötyä, kun kuitin päivämäärä poikkeaa laskun päivämäärästä esimerkiksi näppäily- tai skannausvirheen vuoksi.
Lajitteluvalikon
Hakutulokset näytetään suljettuina kortteina ja lisää tuloksia latautuu listaa vieritettäessä automaattisesti.
Jokaisella kortilla näytetään:
Myyjän nimi kortin otsikkona. Jos kuitilla ei ole myyjän nimeä, näytetään Nimetön kuitti.
Enintään yksi rivi lisätiedoista (pidempi teksti katkaistaan alun jälkeen kolmella pisteellä). Jos kuitilla ei ole lisätietoja, tyhjää riviä ei näytetä.
Tietokentät: summa ja valuuttakoodi, ostaja, kuitin päivämäärä, ALV-prosentti sekä maksutapa (näytetään vain, jos kuitille on asetettu maksutapa).
Kuitin tiedostonimi. Jos kuitilla on useampi liite, ne näytetään alasvetovalikossa.
Hyväksy-painike.
Jos yksikään kuitti ei vastaa hakua, näytetään tyhjä tulosnäkymä.
Huom! Kuitti, jonka olet jo hyväksynyt toiselle riville samassa istunnossa, piilotetaan hakutuloksista jo ennen tallentamista, jotta samaa kuittia ei voi vahingossa kohdistaa kahdelle eri riville. Jos poistat kohdistuksen ennen tallentamista, kuitti palaa hakutuloksiin.
Hakutulosten lajittelu ja esikatselu
Voit lajitella hakutulokset lajitteluvalinnalla. Oletusjärjestys on uusin ensin.
Lajittelujärjestyksen vaihtoehdot:
Päivämäärä: Uusin ensin / Vanhin ensin — kuitin päivämäärän mukaan.
Summa: Pienin ensin / Suurin ensin — kuitin summan mukaan. Lajittelu vertaa vain lukuarvoa eikä muunna ulkomaanvaluuttoja; esimerkiksi 120 EUR, 121 USD, 130 EUR on "Pienin ensin" -järjestys.
Myyjän nimi: A→Ö / Ö→A — aakkosjärjestys kirjainkoosta riippumatta.
Lajittelujärjestyksen vaihtaminen järjestää tuloslistan heti uudelleen eikä tyhjennä hakutekstiä tai päivämäärärajauksia.
Voit tarkistaa kuitin ennen hyväksymistä napsauttamalla hakutulosta, jolloin se laajenee. Oikean reunan esikatselussa näytetään tällöin kuitin kaikki lisätiedot ja liitteen esikatselu. Jos kuitilla on yksi liite, se esikatsellaan suoraan; jos liitteitä on useita, voit vaihtaa niiden välillä alasvetovalikosta.
Kuitin hyväksyminen hakutuloksista
Kun löydät oikean kuitin, napsauta tuloskortin Hyväksy-painiketta. Kuitti linkitetään heti valitulle laskuriville:
Näkymän Kuitit-sarakkeessa kuitti näytetään hyväksytyssä (vihreässä) tilassa ja laskurivi vaihtuu varoitustilasta (oranssi) vihreäksi.
Hakupaneelin tilalle tulee hyväksytyn kuitin esikatselu, kuten muillakin hyväksytyillä kuiteilla.
Hyväksytyllä kortilla näytetään X-kuvake hyväksynnän perumista varten. Sitä napsauttamalla hyväksyntä poistuu, rivi palautuu Kuitti puuttuu -tilaan ja hakupaneeli palaa näkyviin.
Hyväksynnät tulevat voimaan, kun tallennat muutokset. Laskun rivitietojen Liitteet- ja Kuittien täsmäytys -sarakkeet päivittyvät tällöin.
Laskurivin merkitseminen käsitellyksi
Joillekin laskuriveille ei koskaan saada kuittia, esimerkiksi korttien vuosimaksuille, palvelumaksuille tai ostoille, joiden kuitti käsitellään yrityksen sisäisessä prosessissa.
Voit kuitata tällaiset rivit näkymän työkalurivin Merkitse käsitellyksi -toiminnolla, jolloin ne eivät enää näy puuttuvina.
Valitse laskurivi ja napsauta Merkitse käsitellyksi.
Toiminto on käytettävissä riveille, jotka ovat Kuitti puuttuu-, Ehdotus hylätty-, Käyttäjä hylkäsi pyynnön- tai Peruutus odottaa -tilassa (kun kirjanpitäjä on peruuttanut pyynnön, mutta muutosta ei ole vielä tallennettu).
Toiminto on käytössä myös riveille, joiden summa on nolla tai negatiivinen.
Toiminto ei ole käytettävissä riveille, jotka on jo hyväksytty tai merkitty käsitellyiksi, joilla on parhaillaan ehdotus, joihin mobiilikäyttäjä on jo vastannut tai joilla on avoin tai odottava kuittipyyntö. Tällöin rivilistan yläpuolella näytetään ilmoitus.
Merkitsemisen jälkeen:
Kuittikortti muuttuu Merkitty käsitellyksi -tilaan, ja esikatselussa näytetään Ei esikatseltavaa tiedostoa.
Voit kumota toiminnon ennen tallentamista, jolloin aiempi tila palautuu.
Kun tallennat muutokset, laskurivitaulukon Kuittien täsmäytys -sarakkeeseen tulee tila Merkitty käsitellyksi. Liitteet-sarakkeen lukumäärä ei kasva, koska riville ei linkitetä tiedostoa.
Kun avaat näkymän uudelleen, rivi näytetään Merkitty käsitellyksi -tilassa, eikä sille tarjota ehdotuksia. Kortin X-kuvakkeella voit poistaa merkinnän. Tämän jälkeen rivi palautuu Kuitti puuttuu -tilaan (tai sille näytetään uusi ehdotus, jos täsmäävä kuitti on sittemmin saapunut) ja lataus, haku ja pyyntö ovat jälleen käytettävissä.
Käsiteltyjen rivien piilottaminen
Kuittien täsmäytys -näkymän oikeassa yläkulmassa oleva Piilota käsitellyt rivit -valinta auttaa keskittymään riveihin, jotka vaativat vielä toimenpiteitä. Kun valinta on päällä, jo hyväksytyt tai käsitellyiksi merkityt rivit piilotetaan listalta. Kun se on pois päältä, kaikki rivit näytetään. Rivit, jotka hyväksyt tai merkitset käsitellyiksi istunnon aikana, pysyvät näkyvissä, kunnes muutokset tallennetaan. Valinnan tila muistetaan istunnon ajan.
Jos valinta on päällä ja jokainen laskurivi on täsmäytetty tai merkitty käsitellyksi, rivialueella näytetään vahvistustila: vihreä valintamerkki ja teksti "Kaikki laskurivit käsitelty". Kun valinta otetaan pois päältä, koko rivilista näytetään jälleen.
Puuttuvien kuittien pyytäminen mobiilikäyttäjältä
Voit pyytää Procountor mobiili-käyttäjää toimittamaan puuttuvan kuitin suoraan Kuittien täsmäytys -näkymästä.
Kuittipyyntöjä voivat vastaanottaa vain käyttäjät, joilla on Procountor mobiili-sovelluksen maksulliset toiminnot käytössä (voit tarkistaa ne Procountor mobiilissa kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Lisäominaisuudet).
Jos yhdelläkään yrityksen käyttäjällä ei ole tätä asetusta, näkymän avautuessa näytetään ilmoitus — voit silti ladata tai hakea kuitteja. Pyyntöjen lähettäminen edellyttää myös kaikkia muokkausoikeuksia ostolaskuihin.
Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka kuittipyynnöt käsitellään Finago Procountor mobiilissa.
HUOM! Mobiilikäyttäjällä tulee olla vähintään versio 4.0.0 sovelluksesta asennettuna.
Kuitin pyytäminen yhdelle riville
Napsauta laskurivin Kuitti puuttuu -kortin Pyydä-painiketta. Pyydä puuttuva kuitti -ikkuna avautuu. Ikkunan kuvaus yksilöi rivin tuotteen nimen ja summan perusteella (ulkomaanvaluutan summa näytetään sulkeissa, jos rivillä on sellainen).
Valitse Procountor mobiili-vastaanottaja ja eräpäivä. Molemmat tiedot ovat pakollisia. Edellisessä pyynnössä käyttämäsi eräpäivä on seuraavalla kerralla valmiiksi valittuna.
3. Napsauta Valmis. Pyyntö siirtyy jonoon, ja kortilla näytetään vastaanottaja ja eräpäivä. Peruuta-painike ei tee muutoksia.
Kun pyyntö on jonossa, et voi ladata, hakea tai pyytää kuittia uudelleen kyseiselle riville, mutta voit poistaa jonossa olevan pyynnön X-kuvakkeella, jolloin rivi palautuu Kuitti puuttuu -tilaan.
Pyyntö lähetetään vasta, kun tallennat muutokset Kuittien täsmäytys -näkymässä. Kortti siirtyy tällöin Pyydetty-tilaan.
Kaikkien puuttuvien kuittien pyytäminen kerralla
Jos ostolaskun kaikki rivit kuuluu yhdelle henkilölle, käytä näkymän työkalurivin Pyydä kaikki puuttuvat kuitit -painiketta. Se avaa ikkunan, jossa on Procountor mobiili-vastaanottajan valinta ja pakollinen eräpäivä. Painikkeen käyttö edellyttää, että vähintään yksi rivi on Kuitti puuttuu –tilassa. Muussa tapauksessa näytetään huomautus.
Kun napsautat Valmis, kaikki Kuitti puuttuu -tilassa olevat rivit siirtyvät pyyntöjonoon. Lukuun ottamatta rivejä, joiden summa on nolla. Voit poistaa jonossa olevan pyynnön yksittäiseltä riviltä X-kuvakkeella. Kun tallennat muutokset, valitulle vastaanottajalle lähetetään yksi koottu pyyntö, joka kattaa kaikki mukana olevat rivit.
Kun pyyntö on avoimena
Kun pyyntö on tallennettu ja lähetetty, ostolaskun rivitiedoissa Kuittien täsmäytys -sarakkeessa näytetään tila Pyydetty ja Kuittien täsmäytys -näkymässä rivi on Pyydetty-tilassa.
Kun pyyntö on avoinna, riville ei voi linkittää tiedostoa laskunäkymän perinteisillä liitetoiminnoilla (Liitteet-sarakkeen linkki, Liitä riville -painike tai Lisää liite riville -painike). Jos yrität tehdä niin, näytetään ilmoitus, jonka mukaan mobiilikäyttäjä ei ole vielä vastannut ja pyyntö pitää peruuttaa ennen kuitin liittämistä manuaalisesti.
Vaikka rivillä on avoin pyyntö, täsmäytysalgoritmi ajetaan sille edelleen. Jos järjestelmässä on jo täsmäävä kuitti — esimerkiksi siksi, että mobiilikäyttäjä latasi kuitin perinteistä reittiä vastaamatta pyyntöön — ehdotus näytetään lisäkorttina Pyydetty-kortin alapuolella.
Jos hyväksyt ehdotuksen ja tallennat, avoin pyyntö peruutetaan automaattisesti ja mobiilikäyttäjälle lähetetään peruutuksesta push-ilmoitus.
Jos hylkäät ehdotuksen ja tallennat, pyyntö pysyy avoimena, eikä ehdotusta enää näytetä. Rivin tila säilyy Pyydetty-tilana.
Pyynnön peruuttaminen
Peruuta jo lähetetty pyyntö napsauttamalla Pyydetty-kortin X-kuvaketta jolloin kortti siirtyy Peruutus odottaa -tilaan.
Kun peruutus on tallentamatta, lataus, haku ja uusi pyyntö eivät ole käytettävissä. Voit kumota peruutuksen, jolloin kortti palaa Pyydetty-tilaan. Peruutus tulee voimaan, kun muutos tallennetaan. Tämän jälkeen rivin tila palautuu Ei ehdotusta -tilaan tai rivillä näytetään uusi ehdotus, jos täsmäävä kuitti on sittemmin saapunut.
Kun yrityksen mobiilikäyttäjä lähettää pyydetyn kuitin
Kun mobiilikäyttäjä toimittaa pyydetyn kuitin Procountor mobiili-sovelluksesta, laskurivin tila vaihtuu Pyydetty-tilasta Vastattu-tilaan. Toimitettu kuitti näytetään aina ehdotuksena kyseiselle riville Kuittien täsmäytys -näkymässä, vaikka automaattisen täsmäytyksen ehdot eivät täyttyisi. Rivi merkitään sinisellä huutomerkillä.
Kun vastaus odottaa tarkistusta, rivin perinteiset liitetoiminnot on estetty ja ilmoitus pyytää avaamaan Kuittien täsmäytys -näkymän saapuneen kuitin tarkistamista varten.
Kun olet tarkistanut vastauksen:
Kuitin hyväksyminen linkittää sen riville; rivi näytetään Täsmäytetty-tilassa, eikä se enää odota tarkistusta.
Kuitin hylkääminen ja tallentaminen palauttaa kuitin normaaliin täsmäytysjoukkoon: kun näkymä avataan seuraavan kerran, kuittia voidaan ehdottaa automaattisesti samalle tai toiselle riville, jos tavanomaiset täsmäytysehdot täyttyvät. Muutoin sitä ei näytetä.
Laskurivitaulukon Kuittien täsmäytys -sarake seuraa jokaista vaihetta:
Vastattu, kun kuitti odottaa tarkistusta ja sen jälkeen Täsmäytetty tai Ei ehdotusta sen mukaan, hyväksyitkö vai hylkäsitkö kuitin.
Kun yrityksen mobiilikäyttäjä peruuttaa pyynnön
Mobiilikäyttäjä voi myös peruuttaa pyyntösi esimerkiksi jos se on lähetetty väärälle henkilölle, kuitti on kadonnut tai kuitti on toimitettu sähköpostilla. Peruutukselle on annettava syy.
Laskun rivitiedoissa Kuittien täsmäytys -sarakkeen tilaksi vaihtuu tällöin Käyttäjä peruutti ja Kuittien täsmäytys -näkymän kuittikortti siirtyy Käyttäjä hylkäsi pyynnön -tilaan. Näkymässä näytetään annettu syy.
Pitkät syyt katkaistaan ja ne voi avata Näytä lisää / Näytä vähemmän -valinnalla.
Peruutettu tila säilyy istunnosta toiseen, kunnes teet toimenpiteen. Se ei palaudu automaattisesti Kuitti puuttuu -tilaan. Tässä tilassa voit toimia kuten puuttuvan kuitin kanssa: ladata kuitin tietokoneeltasi, hakea olemassa olevaa kuittia, lähettää uuden pyynnön samalle tai toiselle mobiilikäyttäjälle tai merkitä rivin käsitellyksi.
Siihen asti rivin perinteiset liitetoiminnot on estetty ja ilmoitus pyytää avaamaan Kuittien täsmäytys -näkymän syyn tarkistamista ja toimenpiteitä varten. Kun teet toimenpiteen, rivin tila päivittyy sen mukaisesti (esimerkiksi Täsmäytetty- tai Pyydetty-tilaan).
Muistutusten lähettäminen manuaalisesti
Jos mobiilikäyttäjä ei ole vastannut, voit lähettää muistutuksen suoraan rivin Pyydetty-kortilta sen sijaan, että peruuttaisit pyynnön ja lähettäisit sen uudelleen:
Napsauta Pyydetty-kortin Muistuta-painiketta
2. Muistuta puuttuvasta kuitista -ikkuna avautuu, ja siihen on täytetty valmiiksi vastaanottajan nimi, laskurivin tuotteen nimi ja summa sekä nykyinen eräpäivä.
3. Aseta eräpäivä. Eräpäivä on pakollinen ja muokattavissa — voit antaa muistutukselle uuden määräajan.
4. Napsauta Valmis. Kortti siirtyy Muistutus odottaa -tilaan. Muistutus on jonossa, mutta sitä ei ole vielä lähetetty.
5. Muistutus lähetetään vasta, kun tallennat muutoksen Kuittien täsmäytys -näkymässä. Jos napsautat jonossa olevan muistutuksen X-kuvaketta ennen tallentamista, muistutus poistetaan ja kortti palaa Pyydetty-tilaan.
Tallennuksen jälkeen kortilla näytetään Pyydetty PP.KK.VVVV (muistutuksen lähetyspäivä) sekä eräpäivä.
Huom! Voit lähettää enintään yhden muistutuksen laskuriviä kohden päivässä. Manuaaliset ja automaattiset muistutukset lasketaan yhteen: päivän ensimmäinen muistutus on rivin ainoa muistutus sinä päivänä.
Automaattiset muistutukset
Kun kuittipyyntö on avoimena, Procountor muistuttaa mobiilikäyttäjää automaattisesti, joten sinun ei tarvitse lähettää jokaista muistutusta itse. Jos samalla laskulla on useita pyyntöjä, joista pitäisi muistuttaa samana päivänä, ne yhdistetään yhdeksi muistutukseksi ja mobiilikäyttäjä saa niistä yhden ilmoituksen.
Automaattinen muistutus lähetetään:
kolme päivää ennen eräpäivää
eräpäivänä
kaksi päivää eräpäivän jälkeen
Esim: Jos eräpäivä on 10.9.2026, automaattiset muistutukset lähetetään 7.9.2026, 10.9.2026 ja 12.9.2026.
Kuva: Automaattiset ja manuaaliset muistutukset, kun pyynnön eräpäivä on 10.9.2026. Väliin jääneet muistutukset on merkitty yliviivatulla ympyrällä.
Automaattiset muistutukset lähetetään kerran päivässä klo 13 jälkeen Suomen aikaa. Yhdestä pyynnöstä lähetetään enintään kolme automaattista muistutusta.
Automaattista muistutusta ei lähetetä, kun:
mobiilikäyttäjä on jo vastannut pyyntöön
pyyntö on peruutettu, joko sinun tai mobiilikäyttäjän toimesta
Osa automaattisista muistutuksista jää väliin:
Puuttuvan kuitin laskuriville voidaan lähettää enintään yksi muistutus päivässä. Jos manuaalinen muistutus on jo lähetetty samana päivänä, sen päivän automaattinen muistutus jää väliin. Automaattista muistutusta ei myöskään lähetetä sinä päivänä, jolloin pyyntö on lähetetty.
Ensimmäinen automaattinen muistutus (kolme päivää ennen eräpäivää) jää väliin, jos pyyntö tai manuaalinen muistutus on lähetetty edellisenä päivänä. Eräpäivän ja kaksi päivää sen jälkeen lähetettävät muistutukset lähetetään kuitenkin, vaikka manuaalinen muistutus tai pyyntö olisi lähetetty edellisenä päivänä.
Voit edelleen lähettää manuaalisen muistutuksen milloin tahansa, kunhan puuttuvan kuitin laskuriville ei ole lähetetty muistutusta samana päivänä. Kuten manuaalisen muistutuksen yhteydessä, Pyydetty-kortin pyyntöpäivä päivittyy, kun automaattinen muistutus lähetetään.
Kuittien täsmäytyksen tila laskuriveillä
Ostolaskun rivitiedoissa Kuittien täsmäytys -sarakkeessa näytetään jokaisen laskurivin täsmäytyksen tila. Sarake päivittyy automaattisesti, kun muutokset tallennetaan Kuittien täsmäytys -näkymässä tai kun liite linkitetään laskuriville tai linkitetty liite poistetaan suoraan Liitteet-paneelissa.
Täsmäytettyyn laskuriviin liitetyn liitteen tarkastelu
Kun valitset täsmäytetyn laskurivin ostolaskulla Liitteet-paneelin ollessa avoinna, uusi sarake näyttää liitekuvakkeen merkiksi siitä, että riviin on liitetty kuitti. Liite näytetään tällöin automaattisesti.
Jos laskuriviin on liitetty useampi kuin yksi liite, liitekuvake näkyy kaikkien liitteiden kohdalla, mutta vain ensimmäinen liite avataan ja näytetään.
Kuittien tilat ja niiden kuvaukset
Täsmäytetty: Laskurivi on linkitetty kuittiin tai riville on ladattu kuitti tietokoneelta.
Ehdotus: Riville on kuittiehdotus, jota ei ole vielä hyväksytty. Avaa Kuittien täsmäytys-näkymä ja tarkista ehdotus.
Ei ehdotusta: Riville ei löytynyt sopivaa kuittiehdotusta. Voit ladata tai hakea kuitin, pyytää sitä tai merkitä rivin käsitellyksi Kuittien täsmäytys-näkymässä.
Pyydetty: Puuttuvan kuitin pyyntö on lähetetty Procountor mobiili-käyttäjälle ja vastausta odotetaan. Perinteinen liitteiden linkitys on estetty kun pyyntö on avoimena.
Vastattu: Mobiilikäyttäjä on toimittanut pyydetyn kuitin ja se odottaa tarkistustasi. Avaa Kuittien täsmäytys-näkymä ja hyväksy tai hylkää kuitti.
Käyttäjä peruutti: Mobiilikäyttäjä on peruuttanut kuittipyynnön ja antanut syyn. Avaa Kuittien täsmäytys-näkymä saadaksesi syyn ja ratkaistaksesi rivin.
Merkitty käsitellyksi: Rivi on kuitattu ilman kuittia, esim. kortin vuosimaksu. Voit poistaa merkinnän Kuittien täsmäytys-näkymässä, mikäli kuitti ilmaantuu myöhemmin.
Kuittipyyntöjen seuranta Tehtävälista-näkymässä
Kun lähetät luottokorttiostolaskun ensimmäisen puuttuvan kuitin pyynnön, Tehtävälista-näkymään luodaan uusi Kuittipyyntö-tehtävä. Tehtävälista kokoaa avoimet kuittipyynnöt kaikista Procountor-ympäristöistä, joissa työskentelet, yhteen paikkaan. Näin sinun ei enää tarvitse tarkistaa jokaista ympäristöä erikseen.
Tehtävän tila kertoo, onko vastauksia odottamassa tarkistusta ja kuinka kiireellinen tilanne on. Tehtävää napsauttamalla siirryt suoraan laskulle, jossa Kuittien täsmäytys -näkymä on valmiiksi avattuna.
Tarkempi kuvaus Kuittipyyntö-tehtävästä, sen tiloista, näkyvyydestä ja suodattamisesta. löytyy Tehtävälista-artikkelista.