Tässä ohjeessa kerrotaan miten pankkiyhteydet saadaan otettua käyttöön Procountorissa. Näiden vaiheiden suorittamisen jälkeen ohjelmasta voidaan alkaa tehdä maksuja ja vastaanottaa tilioitteita.
Työvaiheet
Lisää pankkitilinumero ja määritä tilin asetukset
Täytä pankkiyhteysvaltuutus ja toimita se pankkiin
Varmista toimiiko yhteys
Määritä tarvittaessa oletustiliöinnit
1. Lisää pankkitilinumero ja määritä tilin asetukset
Procountoriin liitettävä pankkitilinumero tallennetaan ohjelman kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
Pankkitilinumero on suositeltavaa tallentaa Procountoriin ennen pankkiyhteysvaltuutuksen toimittamista pankkiin, jotta tili on Procountorissa valmiiksi tallennettuna siinä vaiheessa, kun pankki asettaa ensimmäisen tiliotteen noudettavaksi Procountoriin. Tiliotteet ohjautuvat oikeaan Procountor-ympäristöön tilinumeron perusteella.
Uusi pankkitili lisätään Lisää-painikkeella. Tallenna tässä vaiheessa myös pankin nimi Pankki-kenttään sekä määritä pankkitilille kirjanpitotili Kirjanpitotili-kenttään. Oletuksena kirjanpitotili on 1910. Oletustili voidaan myös jälkikäteen vaihtaa Valitse kirjanpitotili -painikkeella.
Jotta myyntilaskuja päästään tallentamaan Procountorissa, tulee Pankkiyhteydet-näkymällä olla tallennettuna vähintään yksi pankkitili.
WS-asiakasnumeron ja liiketunnuksen saat tietoosi pankista
Rastita tilin osalta käyttöön ne maksutavat, jotka halutaan käyttöön. Samat valinnat tulee tehdä pankkiyhteysvaltuutuksella
Mikäli Ajantasasaldon nouto on sisällytetty pankin sopimukseen, valitse toiminto aktiiviseksi.
2. Täytä pankkiyhteysvaltuutus ja toimita se pankkiin
Pankkiyhteysvaltuutuksella saat yhdistettyä pankkitilin Procountoriin, mikä mahdollistaa maksujen tekemisen sekä tiliotteiden seuraamisen ja käsittelyn ohjelmassa.
Täytä erillinen pankkiyhteysvaltuutuslomake kaikista niistä tileistä, jotka haluat liittää Procountoriin.
Pankkitilin täytyy olla yritystili, jotta sitä voidaan käyttää Procountorissa. Yleisesti ottaen pankit eivät voi antaa ohjelmistotalolle oikeutta yksityishenkilön tilin maksuaineiston välittämiseen.
Procountoriin on mahdollista liittää myös muussa kuin EUR-valuutassa olevia tilejä, mutta tilien tulee olla suomalaisen pankin tilejä.
Suosittelemme päivittäistä tiliotetta (esimerkiksi viikoittaisen tai kuukausittaisen sijasta), jotta ohjelmasta on nähtävissä ajantasainen tieto esimerkiksi avoimista laskuista.
Jokaiselle pankille on oma valtuutuslomakkeensa. Pankkikohtaiset valtuutuslomakkeet löydät täältä.
Toimita valtuutuslomake pankkiin
Ulkomaiset pankkitilit
Ulkomaisten pankkien pankkitilejä ei voida liittää Procountoriin, niin että niiltä voitaisiin tehdä maksuja tai vastaanottaa tiliotteita.
Procountoriin on kuitenkin mahdollista tallentaa ulkomainen pankkitili Pankkiyhteydet-näkymälle, jolloin kyseinen tilinumero saadaan näkyviin myyntilaskuihin.
Tilinumeron tulee olla IBAN muodossa. Ohjelma ei huoli BBAN muotoista osoitetta. Jotta pankkitilin lisääminen onnistuu Pankkiyhteydet-näkymälle, tulee Tilinumeron lisääminen-ikkunassa antaa Tilinro-, BIC-, Tilin valuutta- ja Kirjanpidon tili-kenttään tietoja.
3. Varmista toimiiko yhteys
Mikäli pankista ei palveluiden avaamispäivänä tulisi erillistä viestiä asiasta, olisi hyvä tiedustella pankista ovatko valtuutuksella valitut palvelut nyt käytössä.
Jos valtuutus on pankissa käsitelty, voi ensimmäisen laskun laittaa maksuun. Tiliote noudetaan Procountoriin maksupäivää seuraavan pankkipäivän aamuna (edellyttäen, että käytössä on päivittäinen tiliote).
Procountoriin saapuneet tiliotteet näet kohdassa Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut. Huomioithan, että pankista noudettu tiliote muodostetaan Procountoriin vain, mikäli tilillä on ollut tapahtumia ajanjaksolla, jota tiliote koskee.
Kun maksutapahtuma kohdistuu tiliotteelta laskulle, kuittaantuu lasku Maksettu-tilaan.
Jos tiliote ei tule Procountoriin
Jos tiliotetta ei kuitenkaan tule maksupäivästä seuraavan pankkipäivän aamuna Procountoriin, voi syynä tähän olla jokin seuraavista:
Pankkiyhteyttä ei ole aktivoitu pankissa.
Liiketunnus on tallennettu Procountoriin virheellisessä muodossa.
Pankkitilille on Pankkiyhteydet-näkymällä valittu väärä WS-asiakasnumero.
Tilillä ei ole katetta, tai maksun käsittely on jostain muusta syystä hylkääntynyt pankissa. Tästä tulee ilmoitus näkyviin ohjelman Maksu- ja lähetysvirheet -näkymälle ja/tai sähköpostiviesti maksajalle.
Tiliotteen noutoväliksi on pankin kanssa sovittu jokin muu kuin päivätiliote.
Maksatus on tehty (eli Maksa-painiketta painettu) päivän viimeisen maksuajon jälkeen ja maksu on näin lähtenyt pankkiin vasta seuraavan aamun ensimmäisessä maksuajossa.
Maksupäiväksi asetettu päivä ei ole pankkipäivä. Jos maksupäiväksi on asetettu esimerkiksi lauantai, käsitellään maksu pankissa vasta seuraavana pankkipäivänä, eli maanantaina, jolloin tiliote noudetaan Procountoriin tiistaina.
Näistä tilanteista on tarkemmin kerrottu artikkelissa Miksi tiliotteet ja viitemaksut eivät tule Procountoriin?
Jos lasku ei kuittaannu Maksettu-tilaan
Jos tiliote saapuu Procountoriin, mutta maksutapahtuma ei tästä huolimatta kuittaannu tilaan Maksettu, vaan jää Siirretty pankkiin -tilaan:
Tarkista pankista, että sopimuksella on sovittu lähtevien maksujen erittelystä tilioteaineistolla. Jos erittely puuttuu, on kaikki lähtevät maksut koottu yleensä tiliotteella kirjausselitteelle 702 TILISIIRTO, eivätkä siihen sisältyvät yksittäiset maksut voi tällöin kohdistua laskuille. Tilanne korjaantuu pyytämällä pankki lisäämään tiliottelle lähtevien maksujen erittelyn, jolloin jatkossa lähtevät maksutapahtumat näkyvät tiliotteella eriteltynä.
Toinen vaihtoehto on että maksu on jäänyt maksuvirheeseen pankissa. Tarkista Maksu- ja lähetysvirheet -näkymä tai katso onko maksaja saanut maksuvirhettä koskevan sähköpostiviestin.
5. Tarkista oletustiliöinnit
Tiliote- ja viitemaksutapahtumat saa ohjautumaan halutulle kirjanpitotilille ja dimensiolle oletustiliöintisääntöjen avulla.
Tarkista, ovatko tiliotteiden ja viitemaksujen oletuskirjaukset sellaiset kuin on tarkoitus, vai tarvitseeko niihin mahdollisesti tehdä joitain muutoksia.
Kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset päästään tarkastelemaan ja tarvittaessa muuttamaan tiliotteiden ja viitemaksujen oletustiöintejä.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä tiedän mikä liiketunnus ja WS-asiakasnumero Pankkiyhteydet-näkymälle pankkitilin tietoihin tulisi valita?
Tiedon saa pankista. Liiketunnus muodostuu yleisesti ottaen y-tunnuksesta, mutta pankki osaa kertoa mikä se juuri teidän tapauksessa ja kyseisen pankin ollessa kyseessä on. Myös tiedon WS-asiakasnumerosta saa pankilta. Suurimmalla osalla pankeista on käytössä vain yksi WS-asiakasnumero ja ohjelma osaa BIC-tunnuksen perusteella antaa valikkoon kyseisen pankin vaihtoehdot. Huomaathan että pankki voi käyttää WS-asiakasnumerosta eri termiä, esimerkiksi sopimusnumero, käyttäjätunnus tai asiakastunnus.
Voinko alkaa tehdä pankkitililtä heti maksuja, kun olen syöttänyt pankkitilin tiedot Procountoriin?
Jotta pankkiyhteys lähtisi toimimaan eli maksujen tekeminen ja tiliotteiden vastaanottaminen on mahdollista, vaatii tämä tietojen syöttämisen lisäksi myös sen että pankki on käsitellyt pankkiyhteysvaltuutuksen. Varmistathan siis ennen ensimmäisen laskun maksamista, että pankin päässä on pankkiyhteysvaltuutus käsitelty.
Miten pankkitilin poistaminen tehdään ja mihin se vaikuttaa?
Tähän liittyen löydät tieoa artikkeleista Pankkitilin vaihtuminen ja lopettaminen sekä Mihin kaikkeen pankkitilin lopettaminen vaikuttaa ja mitä poistossa tulisi ottaa huomioon?
Hakusanat: Pankkiyhteydet, Pankkisiirto