Tässä ohjeessa kerrotaan miten tulisi toimia jos pankkitili vaihtuu tai halutaan lopettaa. Ohjeessa käydään läpi miten uusi pankkitili lisätään, miten vanha passivoidaan tai poistetaan ja miten tämä vaikuttaa ohjelmassa oleviin laskuihin.
Uuden pankkitilin lisääminen Pankkiyhteydet -näkymälle
Tee uuden pankkitilin käytöstä sopimus pankin kanssa, toimittamalla pankkiin pankkiyhteysvaltuutuslomake.
Lisää uusi pankkitili Procountorin Pankkiyhteydet -näkymälle (Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet).
Kun vanha pankkitili poistuu käytöstä ja haluat maksaa laskut oletuksena uudelta pankkitililtä, rastita uudelle tilille käyttöön valinnat Oletusmaksutili, Oletustili laskuilla ja Laskupohjalla. Mikäli myyntilaskuja lähetetään tulevien kuukausien eräpäivillä, niin Oletustili laskuilla -valinta kannattaa merkitä tilille hyvissä ajoin. Määrittele tilille myös käytössä olevat maksutavat.
Oletusmaksutili -valinnalla tilinumeroa käytetään oletuksena lähtevien maksujen maksutilinä. Vain yksi tili voidaan valita oletusmaksutiliksi.
Oletustili laskulla -valinnalla tilinumero näkyy myyntilaskujen ja tilausten yläosassa, eli tilinä, jolle maksu pyydetään ensisijaisesti suorittamaan.
Vain yksi tili voidaan valita oletukseksi Pankkiyhteydet-näkymällä, mutta asiakasrekisterissä voidaan asiakaskohtaisesti määrittää poikkeava tili, joka näytetään kyseisen asiakkaan laskuilla.Laskupohjalla -valinnalla tilinumero näkyy myyntilaskujen – ja tilausten alatunnisteessa.
Vanhan pankkitilin passivointi tai lopettaminen
Huom. Ennen kuin passivoit vanhan pankkitilin, lisää uusi pankkitili Procountoriin. Jos vanha pankkitili on ainoa tili ympäristössä ja se on oletustilinä, sitä ei voida passivoida ennen kuin uusi pankkitili on lisätty ympäristöön.
Kun vanha pankkitili on poistunut käytöstä, voi tilin joko passivoida tai poistaa:
Tilinumeron passivointi
Tilin passivointi tapahtuu Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet -näkymällä.
Aseta vanha pankkitili passiiviseksi Tila -alasvetovalikosta
Tiliä ei voi käyttää enää maksuilla, mutta tiliotteita ja viitemaksuja voidaan selata edelleen.
Tilinumeron poistaminen
Tilin poistaminen tapahtuu Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet -näkymällä, valitsemalla rivin jossa pankkitili on ja painamalla Poista.
Ennen pankkitilin poistoa Procountorista, ota tilioteaineisto taltee Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä Tulostettava ZIP-paketti -valinnalla.
Kun tili on poistettu, ei tämän yksittäisen poistetun tilin tiliotetapahtumia tai viitemaksuja pääse enää selaamaan ympäristössä. Poistetun pankkitilin tiliotteet tulevat kuitenkin näkyviin Tiliotteet ja viitemaksut-näkymälle, kun Tilinumero-kenttään valitaan Kaikki.
Tilin poistamisen jälkeen tililtä tehtyjen maksujen ja myyntilaskuihin saapuvien viitemaksujen automaattinen kuittaus Maksettu -tilaan ei enää onnistu, koska tiliotetta ei enää tule ympäristöön.
Varmista, ettei tilillä ole Odottaa siirtoa pankkiin -tilaisia tositteita ennen tilin poistoa. Siirretty pankkiin -tilassa olevia laskuja voi olla, mutta ne eivät tilin poistamisen jälkeen kuittaannu automaattisesti Maksettu-tilaan, koska tiliotteita ei poiston jälkeen enää saavu Procountoriin.
Tiliotteen kirjanpitovaikutus säilyy, vaikka tili poistetaan. Tiliotteella olevat kirjaukset näkyvät normaalisti kirjanpidossa Kirjanpitoraporttien kautta, mutta tiliotteen kuvaa ei näe raporteilta poiston jälkeen
Mikäli tilinumero on tarkoitus siirtää yhdestä Procountor-ympäristöstä toiseen, tulee tilinumero poistaa kokonaan vanhasta ympäristöstä, jotta sen voi lisätä uuteen ympäristöön. Sama tilinumero ei voi olla käytössä kahdessa eri Procountor-ympäristössä yhtä aikaa.
Myyntilaskutuksessa huomioitavaa
Jos lähetät myyntilaskuja, joiden eräpäivä on tulevaisuudessa, (kun vanha pankkitili ei ole enää voimassa) merkitse uudelle pankkitilille hyvissä ajoin valinnat Oletustili laskulla ja Laskupohjalla.
varmista omasta pankistasi, milloin sopimuksesi vanhasta pankkitilistä päättyy, jotta maksuja ei tehdä vanhalle tilille enää sen jälkeen, kun se poistuu käytöstä.
Voit tiedottaa asiakkaitasi pankkitilin vaihdoksesta myyntilaskun Lisätietoja -kentässä. Jotta viesti välittyy kaikkien asiakkaiden myyntilaskuille, voit lisätä myyntilaskun oletuslisätiedon käyttöasetuksiin kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset.
Jos asiakasrekisterissä olevan asiakkaan perustietoihin on lisätty vanha pankkitili oletustiliksi, uusi pankkitili ei päivity automaattisesti asiakkaan myyntilaskuihin.
Voit vaihtaa uuden oletustilin käyttöön asiakkaille massatoimintona.
Siirry kohtaan Rekisterit > Asiakasrekisteri.
Paina ylärivin Muokkaa useita -painiketta, jolloin pääset Liikekumppanien joukkomuokkaus -näkymälle.
Paina Hae liikekumppanit -painiketta ja valitse kaikki liikekumppanit tai ne, joiden oletustilin haluat vaihtaa.
Paina Muokkaa liikekumppaneita -painiketta, josta pääset valitsemaan muokattavat tiedot. Vaihda Tilinumero -kenttään uusi pankkitili.
Paina lopuksi Jatka -painiketta.
Huom! Jo luoduille myyntilaskuille ei päivity takautuvasti uuden pankkitilin tiedot, vaan muutos vaikuttaa vain uusiin myyntilaskuihin.
Ostolaskutuksessa huomioitavaa
Varmista omasta pankistasi, milloin sopimuksesi pankin kanssa päättyy ja vanhalta pankkitililtä ei voi enää suorittaa maksuja.
Jos olet laittanut laskuja maksuun (laskut Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa) käyttäen vanhaa tilinumeroa ja laskujen eräpäivä on sen jälkeen, kun vanhan pankkitilin sopimus lakkaa, jäävät maksut virheeseen. Voit peruuttaa nämä maksutapahtumat ohjelmassa seuraavasti:
Siirry Haku > Tositteiden haku -näkymälle.
Hae Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa olevia ostolaskuja
Siirry laskun Maksaminen -näkymälle ja peruuta maksutapahtuma Peruuta maksutapahtuma -painikkeesta.
Voit tämän jälkeen laittaa laskun maksuun uudelta pankkitililtä.