Jos haluat tiliöidä Procountoriin saapuvia viitemaksuja tietyille kirjanpidon tilille, riippuen siitä mitä tietoja viitemaksulla näkyy, on tähän liittyen mahdollista laatia viitesuoritusten tiliöintisääntöjä. Tässä ohjeessa opit lisää tiliöintisääntöjen laatimisesta ja tilanteista joissa niitä voidaan hyödyntää.
Aiheesta yleisesti
Viitesuoritusten oletustiliöinnit -näkymällä voidaan määritellä miten ohjelmaan saapuvat viitemaksut tiliöityvät ja millaiset alv- ja dimensiotiedot niille asetetaan. Sääntöjä voidaan laatia oman tarpeen mukaan useita, esimerkiksi pankkitilin, maksajan nimen tai viitteen perusteella. Procountorin oletuksena viitteelliset myyntisaamiset kirjataan automaattisesti (1990/1700) per Rahansiirrot ja täsmäytykset an Myyntisaamiset, mikäli oletustiliöintejä ei muuteta.
Viitesuoritusten oletustiliöintejä voit asettaa ohjelman kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Viitesuoritusten oletustiliöinnit. Ohjeessa käydään läpi kyseisen näkymän painikkeet ja toiminnot siinä järjestyksessä kun ne näkymällä esiintyvät.
Tapahtumille jotka eivät saavu viitemaksuna vaan tilioteaineistolla, tulisi säännöt laatia Tiliotteen oletustiliöinnit -näkymällä.
Viitesuoritusten oletustiliöinnit -osio
Tässä kappaleessa kerrotaan Viitesuoritusten oletustiliöinnit -näkymän yläosan osiosta, joka on otsikon mukaisesti nimeltään Viitesuoritusten oletustiliöinnit. Osio on tarkoitettu tiliöintisääntöjen laatimista varten.
Osiossa on seuraavat painikkeet:
Tallenna-painikkeella tallennetaan asetetut tiliöintisäännöt.
Lisää rivi -painikkeella lisätään uusi tiliöintisääntö.
Poista rivi -painikkeella poistetaan valittu tiliöintisääntö.
Vaihda tili -painikkeella avautuu Tililuettelo-ikkuna, josta valitaan tiliöintisäännön kirjanpitotili.
Dimensiot-painikkeella avautuu ikkuna, jossa tiliöintisääntöihin voidaan lisätä oletusdimensiointeja.
HTML-painikkeella saadaan ladattua tiliöintisäännöt HTML-muotoisena tulosteena.
Vaihda vastakirjaustili -painikkeesta avautuu ikkuna, josta päästään valitsemaan käytettävä vastakirjaustili.
Viitesuoritusten tiliöintisääntöjen asettaminen
Tiliöintisäännön laatiminen aloitetaan painamalla Lisää rivi -painiketta. Säännölle asetetaan halutut tekijät joiden tulee täyttyä jotta tapahtuma tiliöityy sille kirjanpidon tilille, joka säännölle valitaan.
Tässä tarkemmat tiedot mitä säännön sarakkeet tarkoittavat:
Järjestysnumero
Sarakkeeseen muodostuu automaattisesti tiliöintisäännön järjestysnumero tallennuksen yhteydessä.
Järjestysnumerolla määritellään järjestys, missä saman kirjausselitteen säännöt käsitellään.
Tallennuksen jälkeen sääntöjen järjestystä voidaan muuttaa hiiren oikean puoleisen painikkeen takaa löytyvän valikon Siirrä yksi ylöspäin tai Siirrä yksi alaspäin -toiminnoilla.
Jos samalla kirjausselitteellä on useampi tiliöintisääntö, tulisi ne säännöt, joissa on viestin tai saajan/maksajan nimen perusteella tiliöinti, tallentaa järjestysnumeroltaan pienemmäksi kuin pelkällä kirjausselitteellä olevat säännöt. Ohjelma katsoo säännöt järjestyksessa läpi ja tiliöi tapahtuman järjestyksessä ensimmäisenä tulevan sopivan säännön perusteella.
Säännön nimi
Sarakkeeseen voidaan tallentaa säännölle vapaamuotoinen nimi. Tiedon voi myös jättää tyhjäksi.
Kirjausselite
Sarakkeessa näytetään kirjausselite, jonpa pankki on viitemaksulle asettanut. Viitemaksuilla kirjausselite on 705 viitesuorituspalvelu, jota ei ole mahdollista muuttaa.
Otto/Pano
Sarakkeessa näytetään, onko kyseessä pankkitilin otto vai pano. Näkymällä käsitellään viitesuorituksia, eli kyseessä on aina pano, joten tietoa ei ole mahdollista muuttaa.
Tilinro
Sarakkeeseen voidaan valita alavetovalikosta se yrityksen pankkitili, johon tiliöintisääntö vaikuttaa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käsitellään sääntö jokaisella pankkitilillä.
Saaja/Maksaja
Kenttään voidaan merkitä tiliotteen Nimi-kentässä oleva teksti, jos tehdään sääntö tietyn maksajan perusteella. Tekstin ei tarvitse olla täysin vastaava kuin viitemaksussa, mutta sen tulee löytyä kokonaisuudessaan viitemaksusta. Esimerkiksi jos tiliotteen Nimi-kentässä on teksti Procountor Oy, Saaja/Maksaja -kenttään riittää teksti Procountor.
Viite
Kenttään voidaan syöttää kotimainen viitenumero tai RF-viitenumero, jonka oikeellisuuden ohjelma tarkistaa tallennettaessa. Viitenumero tulee laittaa kenttään kokonaisuudessaan. Pelkkä osa viitemaksusta ei siis riitä.
Tiliöidään kirjanpitotilille
Kentässä näytetään tiliöintisäännölle tallennettu kirjanpitotili. Kenttään tieto syötetään painamalla Vaihda tili -painiketta, kun haluttu rivi on aktivoituna.
ALV-%
Sarakkeeseen voidaan valita alasvetovalikosta tiliotteen tapahtumalle tehtävän tiliöinnin arvonlisäveroprosentti.
ALV-status
Sarakkeeseen voidaan valita alasvetovalikosta tiliotteen tapahtumalle tehtävän tiliöinnin ALV-status
Dimensiointisäännöt
Sarakkeessa voi valita mikä dimensio säännölle asetetaan
Vastakirjaustili-osio
Tässä osiossa voidaan määritellä viitesuoritusten vastakirjaustili. Oletusvastakirjaustili on 1990.
IBAN
Sarakkeessa näkyvät Hallintaan määritellyt pankkitilien numerot.
BIC
Sarakkeessa näkyy kyseisen pankkitilin pankin BIC-koodi.
Tiliöidään vastakirjaustilille
Kentässä voidaan määritellä pankkitiliä koskeva vastakirjaustili. Kenttään tieto syötetään painamalla Vaihda tili -painiketta, kun haluttu rivi on aktivoituna.
Esimerkki viitesuoritusten oletustiliöintien käytöstä
Tässä esimerkkinä tilanne viitesuoritusten oletustiliöinnin hyödyntämisestä.
1. Oheisessa esimerkissä ensimmäisen säännön mukaan tiliöinnit menevät seuraavasti:
Tiliote 1910/1990 Viitesuoritukset 1990/1730
2. Toisessa säännössä tietyn tilin viitesuoritukset tiliöidään eri tilille ja tiliöinnit ovat seuraavat:
Tiliote 1910/1991 Viitesuoritukset 1991/1760
Kun ohjelmaan saapuu viitemaksu mille tahansa yrityksen pankkitilille maksajalta Emoyhtiö Oy, käyttää ohjelma sääntöä nro 1 eli tiliöinti menee 1730-tilille.
Kun ohjelmaan saapuu viitemaksu sille pankkitilille joka ylläolevassa kuvankaappauksessa säännössä nro 2 näkyy, käyttää ohjelma tiliöintisääntöä nro 2 eli tiliöinti menee 1760-tilille. Jos viitemaksu olisi maksajalta Emoyhtiö Oy, käytettäisiin kuitenkin sääntöä nro 1 koska se on järjestyksessä ennen sääntöä nro 2.
Tämän vuoksi sääntöjen järjestyksellä on väliä: jos säännöt olisivatkin toisinpäin, käyttäisi ohjelma myös maksajan Emoyhtiö Oy viitemaksuihin 1760-tiliä, koska tapahtuma tiliöityisi järjestyksessä ensimmäisen sopivan säännön mukaan.
Vastakirjaustilin valinta voidaan tehdä pankkitilikohtaisesti. Vastaava oletustiliöinti tulisi valita myös tiliotteiden tiliöintisäännöissä, valitsemalla kyseisen pankkitilin kirjausselitteen 705 viitesuorituspalvelu oletustiliksi sama tili kuin viitteillä.
Usein kysytyt kysymykset
Haluaisin tehdä tiliöintisäännön viitemaksulle viitenumeron alkuosan mukaan. Maksaja on aina eri ja samoin viitteen loppuosa, mutta alkuosa on sama. Onnistuuko tämä?
Viitenumero tulee laittaa säännölle Viite-kenttään kokonaisuudessaan. Pelkkä osa viitemaksusta ei siis riitä.
Laatimani tiliöintisääntö viitesuoritukselle ei toimi. Mistä tämä voi johtua?
Tiliöintisäännölle asetettuja tietoja tulisi verrata viitemaksun tietoihin. Jos säännölle on esimerkiksi määritelty Saaja/maksaja -kenttään tieto, tulisi katsoa onko viitemaksulla nimi varmasti samassa muodossa.
Lisäksi tulisi tarkistaa voisiko olla että tapahtuma on tiliöitynyt jonkun järjestyksessä ylempänä olevan säännön mukaan. Ohjelma käy tiliöintisäännöt läpi järjestyksessä ja jos tapahtuma tiliöityy jo esimerkiksi säännön nro 2 mukaan, ei se enää katso sääntöä nro 3 vaikka tapahtuma sopisi siihenkin sääntöön.
Lue lisää mahdollisista syistä artikkelista Miksi viitemaksu ei tiliöidy viitesuorituksille luodun tiliöintisäännön mukaan?
Mistä tiedän pitääkö tiliöintisääntö laatia tiliotteelle vai viitemaksuille?
Jos maksu saapuu viitemaksuaineiston mukana, on kyse viitemaksusta ja säännön laatiminen tapahtuu tällöin Viitesuoritusten oletustiliöinnit -näkymällä. Näkymällä Tiliotteet ja viitemaksut voit tarkastella viitemaksuna saapuneita tapahtumia niin että otat Hakuehdot-osiossa Näytä-kohdasta rastin pois kohdasta Tiliotteet, niin että rasti jää vain kohtaan Viitemaksut.
Hakusanoja: Viitemaksujen oletustiliöinnit, viitemaksujen tiliöintisäännöt