Jos ostolaskulta kirjattava kulu on joku seuraavista, on ostolaskun kirjanpito automaattisesti valmis:

Kaikki edellä mainittuihin ryhmiin kuuluvat kulut kirjataan tilille 8450 Muut hallintokulut.

Matkalaskut kirjataan automaattisesti matkakulujen tilille, kululaskut muitten hallintokulujen tilille, myyntilaskut myyntituotoksi ja tiliotteilla olevat kulut kirjausselitteen mukaan (esim. pankin palkkiot tilille 8450 Muut hallintokulut).

Ohjelman oletustiliöintejä voi muokata kohdassa Hallinta > Kirjanpidontiedot > Tiliöintioletukset.

Laskun saapuessa Procountoriin on laskun kirjanpitotiliöintiä mahdollista automatisoida valmiiksi määritellyillä liikekumppanin takana olevilla oletustiliöinneillä.

Liikekumppanille määritellään oletustilit kohdassa Rekisterit > Liikekumppanirekisteri > Valitse liikekumppani ja avaa liikekumppanin tiedot > Oletukset > Oletustilit.

Kun liikekumppanille on merkitty oletustili, Procountor merkitsee Kirjanpito-näkymällä halutun ja valmiiksi määritetyn tilin automaattisesti laskulle.

Liikekumppanien osalta on hyvä selvittää mitkä liikekumppanit ovat pitempiaikaisia kumppaneita ja mitkä vain yhden kerran kumppaneita. Tämä auttaa rajaamaan automatisoinnin tarvetta ja määrittämään pitempiaikaisille liikekumppaneille oletusasetukset kirjanpidon helpottamiseksi.

Kertaliikekumppaneiden oletustiliöintejä ei kannata merkitä liikekumppanirekisteriin, koska ne on tarvittaessa helppo vaihtaa suoraan kirjanpitosivulla (alla olevassa taulukossa esimerkkinä B Tavaramerkit, josta on hankittu kertaosto).

Jos laskun oletustiliöinti vie laskun automaattisesti oikealle tilille, liikekumppanirekisteriin ei kannata laittaa mitään tilejä (alla olevassa taulukossa esimerkkinä asiakastarjoilun, ammattilehden, tavarakuljetusten ja painatusten toimittajat).

Huom! TyEL-vakuutusyhtiön oletustiliksi on merkitty siirtovelat, koska palkanlaskentajärjestelmä kirjaa jokaisesta palkasta TyEL-velan. Näin TyEL-vakuutusmaksu kirjataan ao. velan vähennykseksi. Kirjausten erotus kertoo TyEL-vakuutuksesta jäävän siirtosaamisen tai -velan määrän.

Oletustiliöintejä on mahdollista laatia tuotetasolla, jonka jälkeen laskuilla olevat tuotteet kirjautuvat määritellyille oletustileille. Edellytyksenä lisäksi on, että laskunäkymällä on rasti Kirjanpito riveittäin? -kohdassa. Tämä muodostaa kirjanpidon riveittäin ja mahdollistaa sen, että tuotteen oletustiliä pystytään käyttämään.

Tuoterekisterissä voi myynti- ja ostotuotteille määritellä tuotekohtaisen oletustilin.

Matka- ja kululaskuilla käytettävien tuotteiden oletustilit päästään määrittelemään Matka-/kululaskujen oletustiliöinnit -näkymällä. Näkymälle päästään ohjelman kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Matka-/kululaskujen oletustiliöinnit.

Laskun Kirjanpito-näkymällä käytetään tiliöinnissä ensisijaisesti tuotteelle määriteltyä tiliä, kun kirjanpito tehdään riveittäin. Mikäli sitä ei ole, käytetään liikekumppanin oletustiliä. Mikäli sitäkään ei ole määritelty käytetään Yleisistä oletustiliöinneistä (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Yleiset oletustiliöinnit) löytyvää oletustiliä.

Ostolaskut kirjataan oletustilille 8450 Muut hallintokulut, ellei tuote tai toimittaja kohtaisesti ole määritelty eri oletustiliä.

Oletustiliöinnit on helppo muuttaa ottamalla porautuvan pääkirjan pelkästään tilin 8450 tapahtumista. Ne laskut, joihin tarvitaan muu pääkirjatili, otetaan esille Kirjanpito-painikkeella.

Procountorissa myyntilaskut kirjataan myyntien oletustilille, koska myyntien jakautumista asiakkaittain, asiakasryhmittäin, tuotteittain ja tuoteryhmittäin voidaan seurata mm. tuoteraportin avulla. Kirjanpitoraporteilla voidaan myyntiä seurata dimensioittain (esim. projekteittain tai tulosyksiköittäin).

Ostolaskut voidaan tarvittaessa kirjata riveittäin. Näin voidaan raporttien kautta selvittää tärkeimpien tuotteiden ostojen määrät ja ostokustannukset. Ostolaskuilla käytettävissä tuotteissa riittää yleensä karkea tarkkuus eli käytetään tuotetta Kirjekuoret eikä suinkaan tuotteita Kirjekuoret C5, Kirjekuoret C6, jne. Vähemmän tärkeitä ostolaskunimikkeitä ei kannata seurata kuin toimittajittain ja pääkirjatileittäin, mikä vähentää olennaisesti paperiostolaskuista aiheutuvan kirjaustyön määrää.

Matka- ja kululaskut ovat automaattisesti rivikohtaisen tilastoinnin piirissä. Riveillä voidaan käyttää yleisiä matkakulunimikkeitä, mikä mahdollistaa esim. kilometrikorvausten seurannan henkilöittäin (määrät ja rahat).

Tiliotteiden ja viitemaksujen automaattitiliöinnit johtavat automaattiseen kirjanpitoon, mikäli asiakkaat maksavat laskunsa viitteellisinä ja virheellisiä maksuja ei ole.

Kirjausselitteiden tiliöintiä pääsee muuttamaan Viitesuoritusten oletustiliöinneissä (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Viitesuoritusten oletustiliöinnit).

Procountor oletustilejä on tuotantokäytön aikana jonkun verran muutettu. Mikäli käyttäjä kokee, ettei oletustilien automatisointi tuota juuri tälle yritykselle riittävästi valmista kirjanpitoa, kannattaa hallinnassa käydä oletustiliöinnit läpi ja tarvittaessa muuttaa ne paremmin sopivaksi. Muutos tulee voimaan heti muutoshetkestä lähtien. Muutos ei vaikuta takautuvasti ohjelmassa jo oleviin laskuihin. Vanhat jo kirjatut tapahtumat on kirjanpitosivulla tarvittaessa muutettava.

Tiliotteissa on eroja. Esimerkiksi Nordea kirjaa viitteettömän myyntilaskun suorituksen kirjausselitteellä 710, mutta Danske Bank selitteellä 700. Jos tilille tulevista panoista suurin osa on viitteettömiä asiakkaiden maksuja, kannattaa tiliotteiden kirjausselitteiden oletustileiksi hallinnassa (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Tiliotteen oletustiliöinnit) vaihtaa tili 1700 Myyntisaamiset.

Valtaosa ostolaskuista kirjautuu tuloslaskelmassa liiketoiminnan muihin kuluihin. Siksi muitten kuin vaihto-omaisuusostojen ja eläkevakuutusmaksujen osalta ei pienten ostolaskujen osalta ole käytännön merkitystä kirjautuuko yksittäinen lasku Procountor oletustilille vai tarkkaan ottaen juuri oikealle tilille. Olennaiseen tarkkuuteen pääsee esimerkiksi siten, että tiliöinnin tarkistuksen pääkirjan tililtä 8450 tekee vain tapahtumille, joiden arvo ylittää 100 euroa.

Vaikka kirjanpitolain mukaan tiliöintimerkintöjä voidaan korjata koko tilikauden ajan, on yleensä yksinkertaisinta laittaa tiliöinnit heti valmiiksi. Mikäli yritys hoitaa kirjanpitonsa itse, tämä ”kerralla kuntoon”-periaate aiheuttaa pienimmän työmäärän.

Kirjanpitotilien numerot tulevat vähitellen tutuiksi pitämällä avoinna erillistä tililuetteloikkunaa (saa tehtyä kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta. Näkymällä on mahdollisuus valita tilikartan lataaminen HTML tai Excel-muodossa), josta tilinumerot voi varmistaa. Tililuettelon voi myös tulostaa.

Liikekumppanien oletustileistä voidaan ajaa Liikekumppaniraportti, joka sisältää yrityksen nimen lisäksi oletustiliöinnin.

Tiliöintimerkintöjen jälkikäteen muuttaminen ei vaikuta arvonlisäverokäsittelyyn.

Jos yrittäjä maksaa ostolaskunsa Procountorissa ja työnjaon mukaan tilitoimisto hoitaa kirjanpidon kuntoon, tilitoimiston kannattaa tehdä oletustiliöinnit tilaan, joka takaa mahdollisimman pitkälle viedyn automaation. Tilitoimisto voi sitten varmistaa tiliöinnin oikeellisuuden.