Tässä artikkelissa kerrotaan dimensioiden ja nimikkeiden perustamisesta, niiden asettamisesta kirjanpitoon ja laskuille sekä dimensioihin liittyvien lukujen seuraamisesta raporteilla.

Dimensioista ja niiden hyödyistä voi lukea tarkemmin täältä. Dimensiointia voi tilanteesta riippuen helpottaa ja nopeuttaa oletusdimensioinnilla ja joukkodimensioinnilla.

Jotta dimensioihin liittyvät painikkeet ja toiminnot tulevat näkyviin lasku- ja kirjanpitosivuille, tulee dimensioille käydä luomassa nimikkeitä. Dimensiot ja niiden alaiset nimikkeet perustetaan ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot.

Näkymällä olevien dimensioiden määrä riippuu yrityksillä käytössä olevasta tuoteversiosta. Maksimissaan dimensioita saadaan käyttöön kuusi kappaletta. Nimikkeitä sen sijaan voidaan perustaa rajaton määrä kunkin dimension alle.

Muokkaa dimensiota -painikkeen avulla päästään muokkaamaan sen dimension nimeä, jonka rivi on valittuna.

Muokkaa nimikkeitä -painikkeen avulla voidaan lisätä ja muokata valitulle dimensiolle nimikkeitä sekä asettaa luodut nimikkeet joko aktiivisiksi tai passiivisiksi nimikkeiksi.

Valitse tiedosto -painikkeesta avautuu ikkuna, josta voi valita sisäänluettavan Dimensioaineiston siirtotiedoston.

Tulostettavassa muodossa -painikkeen avulla voidaan muodostaa lista kaikista luoduista dimensioista ja nimikkeistä seuraavissa muodoissa:

Ohjelman Käyttöasetukset-näkymällä voidaan määrittää kuinka monta nimikettä kullekin dimensiolle voidaan tositetta tai vientiä dimensioidessa valita (Dimensiointien lkm -valikko) ja täydennetäänkö tositteella tuotteelta tullutta oletusdimensiointia liikekumppanin oletusdimensioilla vai ei (Yhdistetään oletusdimensiot -valikko). Käyttöasetusten dimensiointiin liittyvistä asetuksista on kerrottu lisää täällä.

Dimensioita voi asettaa tositteen Dimensiot-näkymällä, kirjanpitosivulla tai osto-, matka- ja kululaskujen ollessa kyseessä myös Tarkastaminen-näkymällä. Seuraavaksi käydään läpi miten dimensiointi asetetaan kullakin näistä näkymistä.

Dimensioiden asettaminen edellyttää vähintään seuraavia käyttöoikeuksia:

Kun nämä oikeudet ovat kunnossa, käyttäjä voi merkitä dimensioita seuraavissa näkymissä:

Tositteen Dimensiot-näkymällä päästään asettamaan dimensiointeja tositteelle tai kirjanpidon viennille. Kun dimensiointi asetetaan tositteelle, koskee se koko tositetta. Kun dimensiointi asetetaan viennille, koskee se ainoastaan kyseistä kirjanpidon vientiä.

Tositteen Dimensiot-näkymälle pääsee seuraavia reittejä pitkin:

Jos dimensiointeja ei ole tehty, on Dimensiot-näkymän yläosa tyhjänä. Vastaavasti jos dimensiointeja on jo tehty, näkyvät ne sivun yläosassa. Sivun alaosassa sen sijaan näkyvät tositteen kirjanpitoviennit.

Dimensiot-näkymän yläosassa näkyvät seuraavat painikkeet:

Aseta tositteen dimensiot -painikkeen kautta päästään Tositteen dimensiot -näkymälle

Esikatselu-painikkeesta avautuu tositteen esikatselu.

Liiteet-painikkeesta nähdään tositteelle lisätyt liitetiedostot.

Kirjanpito-painikkeesta siirrytään tositteen kirjanpitosivulle.

Keskustelu-painike avaa laskukohtaisen keskustelun.

Dimensiot-näkymän alaosassa näkyy painike Aseta viennin dimensiot, jonka kautta päästään Viennin dimensiot -näkymälle.

Dimension asettaminen tositteelle

Dimensiot-näkymän Aseta tositteen dimensiot -painikkeesta päästään asettamaan koko tositetta koskevat dimensiot ja niiden nimikkeet. Jos tositteelle halutaan asettaa esimerkiksi Projekti-dimensiota koskevat nimikkeet Kustannus 1 ja Kustannus 2, valitaan alasvetovalikosta niitä vastaavat nimikkeet. Uusia alasvetovalikoita useiden nimikkeiden valitsemista varten ilmestyy sitä mukaa kun nimikkeitä asetetaan dimensiolle. Käyttöasetuksissa määritetään, kuinka monen eri nimikkeen kesken dimensionti voidaan yhden dimension sisällä jakaa.

Nimikkeen alla olevaan kenttään syötetään nimikkeen osuutta kuvastava prosenttiluku. Yhden dimension nimikkeiden yhteenlasketun prosenttiarvon tulee olla 100 prosenttia.

Jos nimikkeitä on luotu paljon, voi niiden hakemista helpottaa suurennuslasipainikkeen hakutoiminnolla. Hakukenttään voi syöttää myös vain osan halutun nimikkeen nimestä, jolloin hakutuloksena esitetään kaikki hakua vastaavat nimikkeet.

Tositteen dimensiointien asettaminen poistaa mahdolliset aiemmin asetetut vientikohtaiset dimensioinnit, joista kerrotaan lisää seuraavan pääotsikon alla.

Tallenna-painikkeella tallennetaan asetetut tositteen dimensioinnit.

Tasaa arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.

Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki tositteen dimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.

Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.

Dimension asettaminen vienneille

Viennin dimensiot -näkymä toimii samoin kuin edellä esitelty Tositteen dimensiot -näkymä. Viennin dimensioiden avulla dimensioita voidaan asettaa tositteelle tarkemmin, jokaisen kirjanpitorivin kohdalle erikseen. Viennin dimensiointiin päästään joko Aseta viennin dimensiot -painikkeesta, tai suoraan vientirivin Kp-tili –saraketta klikkaamalla.

Jos Viennin dimensiot -näkymällä tehdään muutoksia yhdelle riville, ei muutos vaikuta muihin tositteen dimensiointeihin.

Tallenna -painikkeella tallennetaan asetetut viennin dimensioinnit.

Tasaa-arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.

Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki viennin dimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.

Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.

Tositteen kirjanpitosivulla näytetään kirjanpitoriveittän, kuinka monelle dimensiolle ja niiden nimikkeelle tositteen rivejä on asetettu.

Jos laskulle on jo tehty dimensiointeja tai laskulla on oletusdimensiointeja, ja sen jälkeen vaihtaa kirjanpitotilejä, vaihtuu myös dimensiointien kirjanpitotili. Jos viennille on asetettu dimensio ja viennin kp-arvoa käydään jälkikäteen muuttamassa, päivittyy myös dimensioinnille uusi arvo.

Kirjanpitosivulle tehdyt dimensioinnit poistuvat tai muuttuvat takaisin oletuksiin seuraavissa tilanteissa:

Dimensioita voi asettaa ostolaskun ja matka- ja kululaskun Tarkastaminen-näkymällä, asiatarkastamisen tai hyväksymisen yhteydessä.

Jos halutaan dimensioida koko tosite, voidaan painaa Aseta tositteen dimensioinnit.

Jos halutaan dimensioida kirjanpitovientejä, voi valita halutun vientirivin ja painaa Aseta viennin dimensiot. Vaihtoehtoisesti voi valita vientirivin oikeassa reunassa olevista dimensioiden mukaan nimetyistä sarakkeista halutun nimikkeen (nimikkeitä voi valita tällöin yhden per dimensio per vientirivi).

Dimensioihin liittyviä lukuja voidaan tarkastella Tositteiden haku -näkymällä, dimensioraporteilla tai kirjanpitoraporteilla. Seuraavaksi kerrotaan näistä vaihtoehdoista tarkemmin.

Dimensioita ja nimikkeitä voidaan käyttää Tositteiden haussa tositteiden hakuehtoina, valitsemalla halutun dimension ja nimikkeet Tarkennettu haku -osiossa. Tällöin hakutuloksissa näytetään ne tositteet, joilla on käytetty hakuehdoissa annettua nimikettä. Hakuehdoissa voi valita vain yhden dimension kerrallaan.

Valitsemalla Dimensiot-valikosta Kohdistamattomat on myös mahdollista hakea tositteita, joilla ei ole määritelty lainkaan dimensiointeja.

Dimensiointien seuraamisessa voidaan hyödyntää graafisista raporteista Rekisteri-dimensio -raportointia. Tällä näkymällä voi seurata ja verrata dimensionimikkeittäin tuotteille ja liikekumppaneille kohdistuneita tapahtumia. Toinen vaihtoehto on Johdon raportointi, jossa voi tarkastella tuloslaskelman ja taseen kehitystä ja valita mukaan dimension, jonka osalta luvut halutaan näkyvän.

Kirjanpitoraportteja voidaan tarkastella dimensioittain ja nimikkeittäin:

Kohdistettu osuus -toiminto kirjanpitoraporteilla

Dimensiolaskennan osalta kirjanpitoraporteilla on mahdollista käyttää hakuehtoina useamman eri dimension alaisia nimikkeitä siten, että raportin luvut kerrotaan valittujen nimikkeiden mukaisella prosenttiosuudella. Käytännössä valitaan hakuehdoissa Kohdistettu osuus: Dimension nimi -valikosta haluttu nimike/nimikkeet ja lisäksi Dimensiot-valikosta yksi dimensio ja sen alla olevasta Nimikkeet-valikosta haluttu nimike/nimikkeet.

Kun raportin Esitystapa-valikosta valitaan Kausi nimikkeittäin ja nimikkeet yhteensä, tulee raportille näkyviin Dimensiot-valikon dimension alaisen Nimikkeet-valikosta valitut nimikkeet omiksi sarakkeiksi ja niihin luvuiksi summa, joka muodostuu prosenttiosuuksista mitkä on kohdistettu sekä tälle nimikkeelle että Kohdistettu osuus -valikosta valituille dimensioiden nimikkeille.

Laskennan toiminta-ajatus on, että jos kirjanpidon vienti on jaettu esimerkiksi kahdelle projektille 50/50 -suhteessa ja kahdelle kustannuspaikalle 50/50 -suhteessa, tästä tulee neljä yhdistelmää, joista kukin saa arvoksi 50 % x 50 % eli 25 %:n suuruisen osuuden. Vastaavasti 4 x 25 % on 100 %, eli kun kaikki yhdistelmät lasketaan yhteen, saadaan viennin koko arvo. Hakuehdot toimivat siten, että dimensioita voidaan valita hakuun mukaan 0-6 kpl ja näiden alta edelleen haluttu määrä nimikkeitä.

Esimerkkejä hakuehtojen käytöstä:

Tavoitteena on saada luvut vienneistä, joissa esiintyy sekä Kustannuspaikka A että Projekti B:

Tavoitteena on eritellä tietyn kustannuspaikan luvut eri projektien suhteen:

Kohdistettu osuus -hakuehto on käytössä vain tuloslaskelman ja taseen kanssa: sitä ei voi valita päivä- tai pääkirjan hakuehdoiksi. Tästä syystä myöskään raportilta pääkirjalle porautuminen lukuja klikkaamalla ei onnistu.

Haluaisin saada lisää dimensioita käyttöön. Miten tämä onnistuu?

Dimensioita voi olla käytettävästä Procountorin tuoteversiosta riippuen käytössä maksimissaan kuusi kappaletta. Mikäli dimensioita kuuluu tuoteversioon vähemmän kuin kuusi, on niitä mahdollista saada käyttöön lisää (yhteensä max. 6 kpl) olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme ja tilaamalla sieltä Lisädimensiot-ominaisuuden käyttöön.

Näet hinnastostamme kuinka monta dimensioita Procountor tuoteversioosi sisältyy, voiko siihen tilata käyttöön Lisädimensiot -ominaisuuden ja mitä ominaisuus tuoteversiossanne maksaa.

Miksi laskun dimensiointia muokatessa kirjanpitosivulla tulee ilmoitus "Valittu dimensio tai dimensionimike ei ole validi tai on asetettu passiiviseksi"?

Tämä viittaa siihen, että jokin vienti on dimensioitu nimikkeelle joka on myöhemmin passivoitu eikä muutoksia tästä syystä ole mahdollista tallentaa.

Nämä nimikkeet tulisi käydä aktivoimassa hetkeksi Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot -näkymällä, jotta ne saa poistettua niiltä tositteilta joilla ilmoitus tulee. Lisäksi ne pitäisi käydä poistamassa liikekumppanien, tuotteiden ja tiliotteiden oletusdimensioista, jotta sama ongelma ei jatkossa toistuisi.

Miten saan dimensioitua euromäärät?

Dimensiointi euromäärien mukaan onnistuu kun dimensiointi tehdään vienneittäin, tositteen Dimensiot-näkymän Aseta viennin dimensiot -painikkeesta. Tällä näkymällä voi valita joko prosentuaalisen tai euromääräisen dimensioinnin, täyttämällä halutun kentän.

Jos halutaan dimensioida viennin sijaan koko tosite kerralla Aseta tositteen dimensiot -painikkeesta, on tällöin ainoa vaihtoehto prosentuaalinen dimensiointi.

Miksi minulle näkyy kirjanpitoraporttien hakuehdoissa vain yksi dimensio, mutta ei muita?

Tämä viittaa siihen että sinulle on asetettuna dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus ja kyseinen dimensio olisi ainoa johon sinulla on oikeudet. Jos halutaan näkyviin enemmän dimensioita, tulisi pyytää pääkäyttäjäänn sallimaan sinulle lisää dimensioita.