Joukkodimensioinnin avulla voidaan asettaa dimensiointi usealle tositteelle kerralla. Tällainen tarve voi olla esimerkiksi silloin jos monelle tositteelle on jäänyt dimensiointi asettamatta tai tositteilla jo olevaa dimensiointia halutaan muuttaa. Tässä ohjeessa kerrotaan miten joukkodimensiointia käytetään.
Lisätietoa dimensioista löydät ohjekirjan artikkeleista Mikä on dimensio ja Dimensiointi.
Tositteiden joukkodimensiointi
Joukkodimensiointiin päästään Tositteiden haku -näkymältä, jossa haetaan ensin tositteet jotka halutaan dimensioida. Tämän jälkeen hakutulosten yläpuolella olevan Lisää toimintoja –painikkeen valikosta Joukkodimensiointi.
Joukkodimensiointi-näkymä
Joukkodimensiointi-näkymä muistuttaa yksittäisen tositteen Dimensiot-näkymää. Alla käydään läpi tarkemmin eri painikkeiden toiminnallisuudet.
Tallenna-painikkeella tallennetaan asetetut dimensioinnit.
Tasaa arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.
Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki asetetut dimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.
Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.
Lasku-painikkeen kautta päästään siirtymään valitun tositteen Lasku-näkymälle, kun kyseessä on myynti-, osto, matka- tai kululasku.
Kirjanpito-painikkeella siirrytään valitun tositteen Kirjanpito-näkymälle.
Valitse kaikki -painikkeella valitaan kaikki tositteet tai poistetaan valinta kaikilta tositteilta.
Joukkodimensiointien tekeminen
Joukkodimensiointi-näkymän alaosassa rastitaan ne laskut tai tositteet, jotka halutaan mukaan joukkodimensiointiin. Valinta tehdään painamalla jokaisen rivin vasemmassa laidassa olevaa valintaruutua, tai Valitse kaikki –painikkeella, jolloin valituksi tulevat kaikki listalla olevat tositteet.
Valittujen tositteiden dimensiointi asetetaan näkymän yläosassa. Dimensioinnit asetetaan tositetasolla eli joukkodimensioinnin avulla ei voida dimensioida yksittäisiä kirjanpidon vientejä, kuten yksittäisen tositteen Dimensiot-näkymällä on mahdollista tehdä.
Uusia alasvetovalikoita useiden nimikkeiden valitsemista varten ilmestyy sitä mukaa kun nimikkeitä asetetaan dimensiolle.
Nimikkeen alla olevaan kenttään syötetään nimikkeelle kohdistettava prosenttiluku. Yhden dimension nimikkeiden yhteissumma tulee olla 100 prosenttia.
Jos nimikkeitä on paljon, voi niiden hakemista helpottaa suurennuslasipainikkeen hakutoiminnolla.
Kun laskut on valittu ja dimensioinnit määritelty, painetaan näkymän yläosan Tallenna-painiketta. Tällöin päästään valitsemaan mitä tositteiden nykyisille mahdollisille dimensioille tehdään.
Avautuvassa Aiemmin dimensioidut tositteet –ikkunassa, valitaan joko oletusvalinta Korvaa (kaikki), Korvaa (valittu dimensio), tai Lisää:
Korvaa (kaikki) -toiminto poistaa valittujen tositteiden kaikki edelliset dimensioinnit. Tositteille asetetaan sen jälkeen vain ne dimensioinnit, jotka Joukkodimensioinnin avulla on valittu.
Korvaa (valittu dimensio) -toiminto korvaa valituilta tositteilta vain ne dimensiot, jotka Joukkodimensioinnin avulla on valittu. Tositteiden dimensioinnit siis säilyvät sellaisten dimensioiden osalta, joita ei ole valittu Joukkodimensioita asetettaessa.
Lisää -toiminto lisää dimensiot ainoastaan niille tositteille, joilla ei ole vielä lainkaan aiemmin asetettuja dimensiointeja.
Esimerkki tilanteesta jossa joukkodimensiointia voidaan hyödyntää:
Tositteilla on dimension Kaupunki nimike Helsinki ja dimension Henkilö nimike Pekka. Tositteille halutaan vaihtaa nimikkeen Helsinki tilalle toinen nimike, Tampere. Henkilö-dimension nimike Pekka halutaan säilyttää tositteella.
Tällöin tulisi valita Kaupunki-dimension nimike Tampere ja valita Aiemmin dimensioidut tositteet -ikkunassa Korvaa (valittu dimensio).
Esimerkki tilanteesta jossa joukkodimensiointia ei voi hyödyntää:
Tositteilla on dimension Kaupunki nimike Helsinki ja dimension Henkilö nimike Pekka. Dimensio Kaupunki ja sen nimike Helsinki halutaan vaihtaa toiseen dimensioon, dimension Projekti nimikkeeseen ABC, mutta samalla halutaan että dimension Henkilö niimke Pekka säilyy tositteilla.
Tämä ei ole joukkodimensioinnin avulla mahdollista: Korvaa (kaikki) toiminto poistaisi tositteelta kaikki dimensioinnit ja Korvaa (valittu dimensio) korvaisi vain dimensiolle Projekti aiemmin valitun nimikkeen, mutta sellaista ei laskulla ole. Tällaisessa tilanteessa dimensiointi tulisi muuttaa kullekin laskulle yksitellen.
Mikäli Joukkodimensiointi-toiminto ei ole entuudestaan tuttu, voi sitä kokeilla halutulla vaihtoehdolla esimerkiksi ensin yksittäisellä tositteella. Kun nähdään että lopputulos on sellainen kuin on haluttu, voi dimensioida kerralla isomman määrän tositteita.
Palkkalaskelmien joukkodimensiointi
Palkkalaskelmien joukkodimensioinnin avulla useita palkkalaskelmia on mahdollista dimensioida kerralla. Palkkalaskelmien dimensioinnin periaate noudattaa muuten samaa kaavaa kuin edellä kuvattu tositteiden joukkodimensiointi, mutta aiheeseen liittyy muutamia lisähuomioita, minkä vuoksi palkkalaskelmien joukkodimensioinnista kerrotaan tässä vielä tarkemmin.
Vaiheet joukkodimensioinnin tekemiseen ovat pääpiirteittäin samat kuin muidenkin tositteiden tapauksessa:
1. Palkkalaskelmien joukkodimensiointi -toimintoa päästään käyttämään Palkkalaskelmien haku -näkymällä (Palkat > Palkkalaskelmien haku).
2. Hae laskelmat, jotka halutaan dimensioida.
3. Kun halutut laskelmat on haettu Palkkalaskelmien haku -näkymällä, dimensioitavat laskelmat voidaan valita vasemman laidan valintaruudulla.
4. Valittuasi laskelmat, pääset asettamaan laskelmille dimensiota painamalla Joukkodimensiointi-painiketta.
5. Valitse vielä kertaalleen palkkalaskelmat, jotka haluat dimensioida.
6. Aseta tositteille halutut dimensiot.
7. Tallenna asetetut dimensiot Tallenna-painikkeella.
8. Valitse avautuvasta Aiemmin dimensioidut tositteet -ikkunasta tilanteeseen sopiva vaihtoehto. Ylempänä tositteiden joukkodimensiointia koskevassa ohjeessa on lisätietoa näistä eri vaihtoehdoista.
Palkkalaskelmien joukkodimensioinnin käyttöön liittyy muutamia rajoituksia, jotka tulisi huomioida:
Palkkalaskelmien tulee olla vähintään tilassa Hyväksytty jotta ne voidaan joukkodimensioida.
Jos käyttäjällä on oikeudet katsoa vain omia palkkalaskelmiaan (esim. Henkilökunta-rooli) hän ei voi käyttää joukkodimensiointia.
Dimensioiden tulee olla käytössä Procountor-ympäristössä, jotta joukkodimensiointi on mahdollista.