Tässä ohjeessa kerrotaan mitä myyntilaskun laskupohjaan liittyviä valintoja ja asetuksia ohjelmassa on mahdollista tehdä. Valinnat vaikuttavat siihen mitä tietoja myyntilaskulla, myyntitilauksella ja tarjouksella oletuksena näytetään. Laskupohjan asetuksiin on mahdollista määrittää oletuslaskupohja, logo, käytettävät yksiköt ja laskuriveihin liittyviä tietoja.
Näkymä jolla nämä tehdään löytyy ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Laskupohjan asetukset.
Logon lisääminen laskupohjalle
Kun myyntilaskulle lisätään logo tällä näkymällä, tulee se näkyviin myyntilaskujen vasempaan yläkulmaan. Logoja voi lisätä vain yhden. Logo tulee näkyviin kaikille myyntilaskuille, eli ohjelmassa ei ole mahdollista määrittää että se näytettäisiin esimerkiksi vain tiettyjen asiakkaiden laskuilla.
Mikäli halutaan erillinen käyttöön erillinen laskupohja missä olisi jokin toinen logo, voi asiakaspalvelusta tiedustella veloituksellista räätälöityä laskupohjaa tätä varten.
Logon saa lisättyä laskupohjalle noudattamalla seuraavia vaiheita:
Paina Vaihda logoa -painiketta ja valitse haluttu kuva omalta tietokoneelta.
Laita rasti Logo laskupohjalla -kohtaan, mikäli logo halutaan näkyviin laskupohjalle.
Tallenna laskupohjan muutokset vasemman yläkulman Tallenna-painikkeesta.
Lopuksi voidaan esikatsella luotua laskupohjaa Esikatselu-painikkeen kautta.
Logon kuvan ominaisuudet
Yrityksen logon pitää olla jpeg-,jpg- tai gif-kuvatiedosto ja tiedostopääte pitää olla tallennettuna pienillä kirjaimilla, eli esimerkiksi logo.gif, jossa gif on kirjoitettuna pienillä kirjaimilla.
Lisää logon kuva mahdollisimman suurella kuvatarkkuudella (pikselimäärällä), jotta kuva on mahdollisimman tarkka laskupohjalla. Logon koko voi enimmillään olla 50 kilotavua.
Laskupohjalla logoa varten on normaalisti varattu 1,50 cm x 9,0 cm (k x l) tilaa. Procountorista postitettaessa (laskukanava Posti) käytettävä kirjekuori on C5 kokoa (22,9 cm x 16,2 cm) ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm.
Lisätietoja laskun ulkonäöstä ja sisällöstä löytyy täältä.
Laskujen asetukset
Tässä osiossa saa määritettyä laskun riveihin ja muihin laskun ominaisuuksiin liittyviä asetuksia. Asetukset koskevat kaikkia myyntilaskuja.
Rivikommentti: Näytetäänkö rivikommentti kaikilla tulostettavilla laskuilla.
Asetus määrittää sen näytetäänkö myyntilaskulla tuoteriville Rivikommentti-kenttään kirjoitettu kommentti myyntilaskun kuvalla vai ei.Rivisummien ALV: Näytetäänkö laskujen rivitiedoissa arvonlisäverolliset rivisummat (oletuksena näytetään arvonlisäveroton summa)
Tässä kohdassa määritellään, näytetäänkö laskujen ja tilausten kuvien riveillä arvonlisäveroton vai arvonlisäverollinen summa. Oletuksena näytetään arvonlisäveroton summa. Asetus vaikuttaa siis siihen millainen otsikko ja summa laskun ja tilauksen pdf-kuvalle tulee tuoterivin yhteissummaa koskien.
Jos tässä kohdassa on rasti, näkyy myyntilaskun kuvalla tuoterivin sarakkeen otsikkona Verollinen arvo ja summa sisältää arvonlisäveron. Jos rastia ei ole, näytetään tässä otsikko Veroton arvo ja tuoterivin summa ei sisällä arvonlisäveroa.
Laskujen validointi: Käytä EN16931-standardin mukaista validointia Finvoice 3.0 laskuilla
Tällä asetuksella voidaan ottaa käyttöön EN16931-standardin mukainen validointi Finvoice 3.0 formaatin mukaisille verkkolaskuille. Jos validointi otetaan käyttöön, yrityksen tulee olla ALV-rekisterissä ja Y-tunnuksen tyypin tulee olla FI. Tämä määritetään Perustiedot-näkymällä kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot.
Laskupohjan valinta
Tässä valikossa määritellään mitä laskupohjaa myyntilaskuilla oletuksena käytetään. Jos jonkun asiakkaan tiedoissa halutaan käyttää muuta laskupohjaa kuin oletukseksi on valittu, voi valinnan tehdä kyseisen asiakkaan tiedoissa asiakasrekisterissä.
Pohja-kentässä on oletuksena kaksi vaihtoehtoa
Procountor-oletus. Oletuksen mukainen pohja, jossa ei ole tilisiirtoon liittyvää lomaketta lopussa.
Tilisiirto. Laskupohja jonka alaosassa on tilisiirtoon liittyvä lomake.
Ohjelmaan on mahdollista saada myös oma räätälöity laskupohja, jossa näytettävä tiedot ja asettelut poikkeavat näistä ohjelmassa oletuksena löytyvistä pohjista. Jos tällainen pohja toteutetaan, ilmestyy se Pohja-valikkoon mukaan ja sen voi valita joko oletuspohjaksi tai vaihtoehtoisesti vain tiettyjen asiakkaiden laskulla käytettäväksi, asiakasrekisterissä asiakkaiden tiedoissa.
Mahdollisuudet laskupohjan räätälöintiin riippuvat siitä millaisia muutoksia pohjalle haluttaisiin. Laskupohjien räätälöinti on veloituksellista työtä ja lisää tietoa juuri tietynlaisen laskupohjan räätälöintiin voi tiedustella asiakaspalvelusta.
Tositenumerot
Tositenumerot-osiossa käyttäjä pääsee itse muuttamaan myyntilaskun numerointia. Haluttu numero syötetään Seuraava myyntilaskun numero-kenttään.
Laskun numero tulee olla aina suurempi, kuin ohjelmassa jo olemassa oleva laskun numero, jotta vältytään päällekkäisiltä numeroinneilta. Esimerkiksi, jos edellisen, jo ohjelmassa olevan, myyntilaskun numero on 2, seuraavan laskun numerointia voidaan muuttaa numerosta 3 eteenpäin.
Muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella.
Historialokin kautta päästään seuraamaa, milloin ja mitä muutoksia numerointiin on tehty.
Huomioithan, että jos yrityksellä on käytössä Ulkopuolinen rahoitus-toiminto, ei numeroinnin muuttaminen ole viiteteknisistä syistä mahdollista suoraan ohjelmassa. Tällöin näkymällä näytetään huutomerkki symbolin kautta avautuva virheilmoitus. Viitenumeron muuttamiseksi tässä tilanteessa tulisi olla yhteydessä asiakaspalveluun.
Myyntilaskun numeroinnissa huomioitavaa
Myyntilaskujen numerointiin ei ole mahdollista saada kirjaimia tai erikoismerkkejä. Tositteiden numerointi on juokseva, eikä se nollaudu esim. vuodenvaihteessa. Oletuksena myyntilaskujen numerointi alkaa numerosta 1.
Myyntitilaukset ja myyntilaskut kulkevat samassa numerointiketjussa. Laskun numerointi ei ole riippuvainen laskun päiväyksestä vaan numerointi etenee laskun luontijärjestyksessä.
Kun tilaus muutetaan laskuksi Muuta laskuksi -toiminnolla, uusi myyntilasku saa myyntitilauksen numeron. Käytännössä tällöin vaihtuu ainoastaan tositteen tositelaji. Jos kuitenkin myyntitilaus kopioidaan laskuksi, muodostuva lasku saa uuden numeron.
Yksiköiden valinta
Tässä osiossa valitaan mitä kaikkia yksiköitä on mahdollista valita myyntilaskujen, myyntitarjousten ja myyntitilausten tuoterivien Yksikkö-valikossa. Näin voidaan vaikuttaa siihen että valikossa on tarvittavat yksiköt käytössä, mutta kuitenkaan lista ei veny tarpeettoman pitkäksi.
Yksiköt valitaan viemällä niitä omien yksiköiden listaan.
Vasemmalla listassa ovat kaikki saatavilla olevat tuoteyksiköt. Yksiköitä voidaan suodattaa valitsemalla kategorioita. esim. "Aika", "Massa" tai "Tilavuus". Yksiköitä voidaan hakea myös kirjoittamalla yksikkö hakukenttään.
Saatavilla olevista yksiköistä viedään yksikkö omiin yksiköihin viemällä hiiri tuoteyksikön kohdalle ja klikkaamalla kohtaa Lisää+. Tuoteyksikkö ilmestyy tällöin oikealle omien yksiköiden listaan. Kun tuoteyksikkö on lisätty omien yksiköiden listaan, tuoteyksikköä voidaan käyttää kaikissa toiminnoissa, joissa myyntituotteelle valitaan yksikkö.
Tuoteyksikkö voidaan tarvittaessa poistaa käytettävissä olevien yksiköiden listalta. Tällöin klikataan ruksi-ikonia yksikön kohdalla. Ainoastaan "kpl"-yksikkö on pakollinen, eikä sitä voi poistaa käytöstä.
Tuoteyksikön poistaminen käytöstä estää yksikön valitsemisen Yksikkö-valikosta uusille myyntituotteille ja laskuriveille, mutta yksikkö säilytetään tuoterekisterissä ja tositteilla niissä tuotteissa, joissa yksikköä on aiemmin käytetty. Poistettu yksikkö säilyy tuoteriveillä myös silloin, jos se kopioidaan vanhalta tositteelta uudelle.