Palkkoja on mahdollista maksaa kun palkkalaskelmat on ensin hyväksytty. Maksaminen-näkymä löytyy Palkkalista näkymältä ja yksittäisen palkkalaskelman kohdalta Siirry > Maksaminen-painikkeesta.

Palkkoja voidaan maksaa kahdella eri tavalla: palkanmaksuna tai normaalina tilisiirtona.

Palkanmaksu on nimenomaan palkkojen maksamista varten kehitetty maksutapa. Kun kyseistä maksutapaa käytetään, maksu veloitetaan maksutililtä könttäsummana ja palkat siirtyvät kaikkien palkansaajien tileille samaan aikaan palkkapäivän aamuna.

Tällöin maksu noudattaa palkkalistalle määriteltyä maksupäivää (päivä, jolloin maksu veloitetaan maksutililtä) sekä palkkapäivää (päivä, jolloin palkka on palkansaajan tilillä) pankista riippumatta.

Jotta palkanmaksu-maksutapaa voi käyttää, on saajan tilin kuuluttava SEPA-alueelle ja palkka on maksettava euromääräisenä. Maksua varten tarvitaan saajan IBAN-tilinumero ja BIC-koodi.

Palkkoja voidaan maksaa myös tavallisina tilisiirtoina siten, että kaikki palkkalaskelmat maksetaan yksitellen. Tällöin tulee huomioida, että palkka ei välttämättä ole saajan tilillä tarkalleen palkkapäivän aamuna. Maksuaikataulut riippuvat sen sijaan maksuajankohdasta sekä maksajan ja palkansaajien pankeista. Toiseksi käytettäessä tilisiirtoja palkanmaksussa on huomioitava, että maksut näkyvät tiliotteella kuten tavalliset maksut niin, että nähtävissä on palkansaajan nimi ja maksun summa.

Eri maksutapojen maksuaikataulut löytyvät täältä.

Palkkojen maksaminen Procountorissa edellyttää, että maksupalvelut on avattu pankissa yrityksen käyttämälle maksutilille. Lisäksi maksutilin tiedot on tallennettava kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.

Pankkiyhteyksissä määritellään käytettävät maksutavat. Jotta Procountorin palkanmaksutoiminto on käytössä maksutilillä, on pankkiyhteyksissä valittava tilille maksutapa Palkanmaksu. Jos käytetään vain tilisiirtoja, riittää, että pankkiyhteyksissä valitaan käyttöön tilisiirto.

Pankkiyhteyksissä tehtävät valinnat eivät automaattisesti avaa maksupalveluita pankissa, vaan niistä on myös sovittava pankin kanssa.

Hyväksytyn palkkalistan pääsee maksamaan palkanmaksuna Palkkalistojen haussa avaamalla maksettava palkkalista ja siirtymällä Maksaminen-painikkeen alta kohtaan Palkanmaksu.

Palkanmaksu-näkymällä maksetaan palkkalistan palkkalaskelmia, jotka ovat Hyväksytty-tilassa. Mikäli jokin palkkalaskelma ei näy avatun palkkalistan Laskelmatiedot-sarakkeessa, se voi olla väärässä tilassa.

Uusi maksutapahtuma -osioon valitaan maksun tiedot, mukaan lukien maksutili. Kun maksutiedot on tarkistettu, painetaan Maksa palkkalista -painiketta.

Palkanmaksajan on erityisesti huomioitava viikonloput ja kansalliset pyhäpäivät palkkojen maksamisessa. Jos palkkapäivä osuu viikonlopulle tai kansalliselle pyhäpäivälle, palkan on oltava saajan tilillä edellisenä pankkipäivänä. Tällöin maksupäivän on vastaavasti oltava tätä edeltävä pankkipäivä. Suomalaiset pankit ovat sopineet, että palkat siirretään saajien tileille maksupäivää seuraavana pankkipäivänä riippumatta siitä, onko saajan tili samassa vai eri pankissa kuin maksajan tili.

Maksuunpanon jälkeen palkkalistan tilaksi vaihtuu Odottaa siirtoa pankkiin. Palkkalista odottaa tällöin eräpäivää eli palkkalistalle määriteltyä maksupäivää siirtyäkseen pankkiin. Tarvittaessa palkkalistan maksaminen on vielä mahdollista peruuttaa samalla Palkanmaksu-näkymällä Peruuta maksutapahtuma -painikkeella. Maksutapahtuman perumisen ohjeet löytyvät täältä.

Kun palkka-aineisto on eräpäivänä lähetetty Procountorista pankkiin, palkkalistan tilaksi päivittyy Siirretty pankkiin. Tässä vaiheessa palkka-aineiston peruuttaminen ei enää ole mahdollista.

Maksettu palkka-aineisto näkyy tiliotteella yhtenä könttänä, jossa ei ole eritelty palkansaajien nimiä ja palkkasummia.

Palkanmaksu-näkymän Maksutapahtumat-osioon tallentuu tietoja palkkalistalle tehdyistä maksuista, mukaan lukien maksupäivä, maksettu yhteissumma sekä maksussa käytetty pankkitili.

Jos palkkalistan maksu jostain syystä jää pankissa virheeseen, voi asiakaspalvelu poistaa palkkalistalta toistuvaissuoritusmerkinnän, minkä jälkeen palkkalistalta on mahdollista poistaa maksutapahtuma Poista maksutapahtuma -painikkeella. Painike poistaa maksutapahtuman kerralla kaikilta listan palkkalaskelmilta, joten maksutapahtumaa ei tarvitse poistaa yksitellen jokaiselta laskelmalta.

Toisin kuin muita tositteita maksettaessa, ei Palkanmaksu-näkymälle jää tietoa entisistä, peruutetuista ja poistetuista maksutapahtumista. Näkymällä on näkyvissä maksutapahtuma ainoastaan, jos palkkalistan maksu Odottaa siirtoa pankkiin, on Siirretty pankkiin tai on Maksettu.

Jos palkkojen maksamisessa ei käytetä palkanmaksutoimintoa, palkat voidaan maksaa Procountorista tilisiirtoina.

Maksaminen aloitetaan avaamalla palkkalista ja painamalla painiketta Maksaminen > Tilisiirto. Avautuvalla näkymällä valitaan kaikki maksettavat palkkalaskelmat listalta. Kun palkkalaskelmat on valittu, käytetään painiketta Maksa. Palkat siirtyvät maksuun palkoille määritellyn eräpäivän ensimmäisessä maksuajossa.

Käytä maksupäivää -valinnalla voidaan tarvittaessa syöttää eräpäivästä poikkeava maksupäivä kaikille valituille palkoille. Tällöin maksussa käytetään maksupäiväkenttään syötettyä päivää.

Mikäli palkkalaskelma on tilassa, jota ei voi maksaa (esim. Kesken), näytetään palkka punaisena, eikä sitä voi valita.

Maksettu palkka-aineisto näkyy tiliotteella eriteltynä ja jokaisen palkansaajan nimi ja maksettu summa on eriteltynä tiliotesuorituksena.

Palkat voidaan merkitä tilaan Maksettu muualla, kun niitä ei makseta ollenkaan Procountorista. Kyseinen merkintä onnistuu samalla näkymällä kuin tilisiirtojen maksaminen. Ensin avataan siis palkkalista, valitaan Maksaminen > Tilisiirto sekä valitaan listalta palkkalaskelmat.

Ennen palkkojen merkitsemistä maksetuksi kannattaa tarkistaa palkkojen Maksupäivä-kenttä. Tarvittaessa maksupäiväksi vaihdetaan todellinen maksupäivä. Kun valinnat on tehty, käytetään painiketta Merkitse maksettu muualla. Palkat siirtyvät tilaan Maksettu muualla.

HUOM! Palkkojen maksuaineiston automaatio on käytössä vain uudistetuilla Procountor näkymillä.

Palkkojen maksuaineiston automaatio otetaan käyttöön kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Palkat > Maksutiedosto

HUOM! Automaatiot käynnistyvät välittömästi hyväksynnän jälkeen
​

Laskelman yläosassa voi valita "Älä lähetä maksuaineistoa tästä laskelmasta automaattisesti" (esim. korjaustilanteessa). Tällöin automaatio ei ota tätä laskelmaa mukaan maksuautomaatioon.

Maksuaineiston automaatio käynnistää myös palkkatietoilmoitusten automaattisen lähetyksen Tulorekisteriin, jos se on sallittu Käyttöasetuksissa.

Mikäli yritys on aktivoinut kaikki palkkoihin liittyvät automaatiot (automaattinen hyväksyntä, lähetys, maksaminen ja ilmoittaminen), palkkojen tapahtumaketju on seuraavanlainen:

HUOM! Automaatiot käynnistyvät välittömästi hyväksynnän jälkeen