Huom! Procountor Kuitit -sovelluksen tuki on loppunut 15.8.2020. Kuittien kuvaaminen on siirtynyt Procountor Kuitit -sovelluksesta Procountor Mini -sovellukseen. Lue lisää muutoksesta täältä.
Procountor Kuitit on älypuhelimeen ladattava sovellus, jonka avulla paperiset kulukuitit voidaan kuvata älypuhelimella ja lisätä kuitteihin tietoja. Digitoidut kuitit siirtyvät automaattisesti Procountoriin käytettäväksi matka- tai kululaskua varten. Sovelluksen kautta kuvattuja kuitteja voidaan lisätä liitetiedoksi myös tiliotteille, myyntilaskuille, ostolaskuille ja muistioille.
Procountor Kuitit pohjautuu Finago eTaskun mobiilisovellukseen.
Procountor Kuitit käyttöönotto
Procountor Kuitit toimii iPhone ja Android -puhelimilla. Sovellus sisältää kyseisissä käyttöjärjestelmissä kielituen seuraaville kielille: suomi, ruotsi, norja, tanska ja englanti. Sovelluksen kieli määräytyy puhelimen kielen mukaan.
Procountor Kuitit-sovellus ladataan mobiililaitteen sovelluskaupasta ja sovelluksen lataaminen on maksutonta.
Kun sovellus on otettu käyttöön ja kirjaudutaan Procountoriin, ohjelman etusivulle tulee näkyviin widget nimeltään Uudet kuitit. Widgetissä on Kuittien hallinta -näkymä, sekä mahdollisuus lisätä kuitteja matka- tai kululaskua luodessa Liitteet-painikkeen kautta. Kuitteja pystyy lisäämään myös myyntilaskuille, muistioille, ostolaskuille ja tiliotteille.
Sovellukseen kirjautuminen
Sovellukseen kirjaudutaan olemassa olevalla Procountor-käyttäjätunnuksella ja henkilökohtaisella salasanalla. Kertakäyttösalasanaa ei kirjautumiseen tarvita. Henkilökohtainen salasana ei saa sisältää ääkkösiä eikä erikoismerkkejä.
Käytön aloitus omassa organisaatiossa
Procountor Kuitit otetaan käyttöön hyväksymällä sisäänkirjautumisen jälkeen käytön aloitus omassa organisaatiossa. Mikäli käyttäjällä on Procountorissa useita organisaatioita, valitaan listalta se ympäristö, jossa sovelluksen ja Kuittien käyttö halutaan aloittaa.
Käytön aloitus useammassa kuin yhdessä organisaatiossa
Procountor Kuitit –sovellusta käytetään kerrallaan yhdessä Procountor-ympäristössä, johon myös kuitit tallentuvat. Organisaatiota voidaan vaihtaa sovelluksessa ilman uloskirjautumista. Kuitit tallentuvat vain siihen ympäristöön, mihin sovelluksella on kulloinkin kirjauduttu. Aiemmin tallennetut kuitit säilyvät siinä ympäristössä, mihin kirjautuneena ne on tallennettu.
Kuittien tallentaminen
1. Käytön aloittamisen jälkeen kuiteista otetaan kuvia + -painikkeen avulla. Kameran käyttö tulee sallia sovellukselle.
2. Kun kuva on otettu, zoomataan otettua kuvaa, jotta varmistutaan siitä, että tiedot ovat tarpeeksi tarkat. Mikäli kuva on hyvä, valitaan Tallenna. Jos kuvaa ei haluta tallentaa, valitaan Peruuta. Mikäli otettua kuvaa ei haluta tallentaa ja halutaan ottaa uusi kuva, onnistuu tämä kamera-toiminnon kautta.
3. Kun kuitin kuva on tallennettu, Tiedot-näkymällä täydennetään kuittiin liittyvät tiedot.
Ostospaikaksi tallennetaan paikka, josta hyödyke on ostettu.
Päivämääräksi syötetään kuitissa näkyvä päivämäärä.
Tämän lisäksi voidaan täydentää kuittiin liittyviä lisätietoja, kuten hinta ja alv-%.
Mikäli laskulla on useampi ALV% tai ALV% ei ole, valitaan Useita verokantoja tai Ei valittu. Kuitin ALV% siirtyy näissä tapauksissa Procountoriin 0%. Kuitin ALV% tulee syöttää vasta Procountorin puolella, sillä Kuitit sovellus ei tue useamman ALV% käsittelyä.
Tuoteluokista valitaan tuotteen tietoja vastaava tuoteryhmä, esimerkiksi päivärahat. Tuoteluokat määräytyvät Procountorista.
Omia tuoteluokkia ei ole mahdollista perustaa matka- ja kululaskujen rekisteriin, sillä rekisterin tuotteita käytetään osana viranomaisilmoittamista.
Maksutavaksi valitaan esimerkiksi luottokortti, jos ostos on tehty luottokortilla.
Lopuksi tiedot tallennetaan Tallenna-painikkeella.
4. Tietojen tallentamisen jälkeen kuitti näkyy Procountor Kuitit -sovelluksen päänäkymällä ja näkymän kautta voidaan + -painikkeen kautta ottaa lisää kuvia kuiteista.
5. Ratas-painikkeen kautta päästään sovelluksen asetuksiin, jossa näytetään kirjautuneen käyttäjän nimi sekä yritys.
6. Asetukset-näkymällä voidaan kirjautua ulos Kirjaudu ulos -painikkeen kautta.
Kuittien selaaminen, muokkaaminen ja poistaminen
Sovelluksessa kuitteja voi selata kuukausittain, lisätä aiemmin tallennettuihin kuitteihin tietoja ja poistaa turhia kuitteja. Muutokset päivittyvät tallentamisen jälkeen Procountoriin, kun Uudet kuitit -widget päivitetään.
Kuitin croppaus
iPhonella sovelluksen asetuksissa voi valita, onko kuitin automaattinen rajaus päällä. Mikäli automaattinen rajaus on käytössä, kamera tunnistaa kuitin alueen ja rajaa kuvan kuitin reunojen mukaan, jolloin kuvaan ei jää mitään ylimääräistä. Rajaustoiminnon voi asettaa päälle tai pois myös kuvaustilassa ollessa painamalla rajausikonia.
Matka- ja kululaskujen laadinta Procountorissa
Tuoteversiot ja käyttöoikeudet
Procountor Kuitit -sovellusta voidaan käyttää kaikissa muissa Procountorin tuoteversioissa paitsi Osto tai Myynti -versioissa. Myöskään demo- tai opiskeluympäristöissä toimintoa ei voida ottaa käyttöön. Tallennus-ympäristössä käyttäjälle luodaan tunnukset ohjelmaan ja rooliksi asetetaan Johto/tarkastaja. Käyttäjällä on oikeus kaikkiin organisaation kuitteihin, jos hänellä on oikeus luoda matka- ja kululaskuja ja on vähintään katseluoikeus Henkilörekisteriin. Mikäli käyttäjälle asetetaan Henkilökuntarooli, näkee hän vain omat kuittinsa.
Uuden kuitin lisääminen laskulle
Kun Procountor Kuitit on otettu käyttöön, voi sovelluksella tallennettuja kuitteja käyttää Procountorissa matka- ja kululaskun laatimiseen. Käyttäjän henkilötunnuksen tulee löytyä Procountorin Omista tiedoista ja asetuksista sekä Henkilörekisteristä, jotta kuvatut kuitit kohdistuvat oikeaan henkilöön. Ostolaskuille, muistioille, myyntilaskuille ja tiliotteille voidaan kuitteja päivittää tosite- tai kirjanpitonäkymiltä Liitteet-painikkeen takaa avautuvalta näkymältä Lisää kuitteja -painikkeen takaa.
Uudet kuitit -widget
Uudet kuitit –widgetillä käyttäjä voi selata kuitteja ja luoda niiden pohjalta matka- tai kululaskun ruksimalla kuitit ja valitsemalla Luo matkalasku tai Luo kululasku. Widgetissä on myös Kuittien hallinta -painike.
Kuittien hallinta -näkymällä voidaan poistaa kuitteja ja katsella aiemmin käsiteltyjä kuitteja Käsitellyt-välilehdellä. Kuitti siirtyy käsitellyksi, kun se on ensimmäisen kerran tallennettu tositteelle liitteeksi. Kuittien hallinta -näkymällä voidaan myös selata ja hakea kuitteja sekä tarkastella kaikkia niihin liitettyjä tietoja ja kuitin kuvia. Näkymällä on usean rivin valinta mahdollista ctrl- tai shift pohjassa, sekä valintaruutujen avulla.
Hakutoiminnolla (suurennuslasi-ikonilla varustettu kenttä) on mahdollista rajata kuittien näkyvyyttä tietylle kuukaudelle (tai tietylle päivälle).
Tämä toimii sillä tavoin, että jos esimerkiksi on tarve löytää heinäkuussa 2017 päivätyt kuitit, niin hakukenttään kirjataan 07.2017. Tällä tavoin ohjelma listaa ainoastaan kaikki heinäkuussa 2017 päivätyt kuitit välilehdelle. Jos taas on jokin tietty päivä tiedossa, niin hakukenttään kirjataan päiväys kokonaisuudessaan, esim. 14.07.2017.
Mikäli käyttäjää, jolle yritetään laatia matka- tai kululaskua ei ole lisätty yrityksen Henkilörekisteriin, saa laskun luoja tästä ilmoituksen. Tällöin sellaisen henkilön, jolla on oikeudet yrityksen Henkilörekisteriin, tulee käydä lisäämässä kuitin kuvanneen käyttäjän tiedot Henkilörekisteriin ja henkilö tulee liittää rekisterissä kyseiseen käyttäjään. Tarkemmat ohjeet henkilön yhdistämiseksi käyttäjään löytyvät täältä.
Kun kuitin pohjalta luodaan matka- tai kululasku Uudet kuitit -widgetissä tai Kuittien hallinta -näkymällä Luo matkalasku tai Luo kululasku -painikkeiden kautta, muodostuu kuitin tiedoista laskulle Rivikommentti (Ostospaikka ja Päivämäärä -kentät Procountor Kuitit -sovelluksessa). Rivitiedoiksi tulee oletuksena Tuote- ja Tuotekoodi-sarakkeisiin sovelluksessa valittu Tuoteluokka. Tuotekoodin voi tarkistaa Hae tuote -painikkeen kautta matka- ja kululaskujen tuoterekisteristä.
Kuitin kuva liitetään automaattisesti laskun liitteeksi.
Kuitit-sovelluksessa ei ole mahdollista määrittää laskun tiliöintejä tai dimensioita. Nämä tulee tehdä vasta laskulla Procountorissa.
Uudet kuitit -widget kirjanpitäjille ja pääkäyttäjille
Kun Procountor-ympäristössä on otettu käyttöön Procountor Kuitit –sovellus, pystyvät kirjanpitäjät ja organisaation pääkäyttäjät käyttämään kuitteja luomalla muiden henkilöiden matka- ja kululaskut. Uudet kuitit –widgetissä Kuittien hallinta -näkymällä kuitteja pystyy myös lajittelemaan ja hakemaan kuitin sen tallentaneen henkilön perusteella.
Kuittien lisääminen muille tositelajeille
Ostolaskuille, muistioille, myyntilaskuille ja tiliotteille voidaan lisätä kuitteja tosite- tai kirjanpitonäkymiltä Liitteet -painikkeen takaa avautuvalta näkymältä Lisää kuitteja -painikkeen takaa.
Ostolaskuille luodaan rivitieto Procountor Kuitit -sovelluksessa syötettyjen kuitin tietojen perusteella.
Rivin automaattinen lisäys toimii vain silloin, kun kuitit liitetään ostolaskun Lasku-näkymällä. Tämä ei siis toimi Kirjanpito-näkymällä liitettä lisättäessä, eli kyseisellä näkymällä kuitteja lisättäessä tallentuvat ne vain liitteiksi.
Usein esimerkiksi ostolaskuilla on jo valmiina kaikki tarvittavat rivitiedot ennen liitteiden lisäämistä. Uuden kuittiliitteen lisääminen Lasku-näkymällä luo ostolaskulle uuden rivin kuitissa olevien tietojen perusteella.
Jotta ostolaskun loppusumma pysyy samana ja kuitti liitetään vain liitteeksi, kuitti tule lisätä vasta Kirjanpito-näkymällä.
Kuittiin kirjoitettu Lisätieto näkyy Vientiselite-kentässä kirjanpitosivulla.
Mikäli kuitti lisätään Lasku-näkymällä, muodostuu siitä oma tuoterivinsä ostolaskulle. Tuoterivin poistaminen jättää liitteen ostolaskuun, mutta poistaa muodostuneen ylimääräisen rivin ja sen mukana kuittiin kirjoitetun lisätiedon (näkyy Rivikommentti-kentässä ja Kirjanpito-sivun Vientiselite-kentässä).
Kuitit-sovelluksessa ei ole mahdollista määrittää laskun tiliöintejä tai dimensioita. Nämä tulee tehdä vasta laskulla Procountorissa.
Käteisostojen käsittely Kuitit-sovelluksella
Kuitit-sovellus on luotu käsittelemään Matka- ja kululaskuja, mutta otettuja kuitteja voidaan yhdistää myöskin muihin tositelajeihin. Sovelluksella ei ole mahdollista vaikuttaa kulun tiliöintiin tai dimensioihin, vaan nämä toimenpiteet tulee tehdä vasta Procountorissa. Tiliöinti menee tositelajin mukaan oletustiliöintinä automaattisesti.
Käteisostot voidaan käsitellä Procountorissa joko ostolaskuina tai muistion avulla.
Tarkemmat ohjeet käteisostojen kirjaamisesta muistiolla löytyy täältä.
Tilanteessa, jossa tiliöintiin on tarkoitus vaikuttaa jo kuitin kuvaamishetkellä Kuitti-sovellus ei ole valitettavasti paras ratkaisu.
Finago eTasku tarjoaa integraatiota oman Finago eTasku-sovelluksensa ja Procountorin välillä, jonka avulla voidaan luoda kuvatusta kuitista suoraan muistio haluttuine tiliöinteineen. Lisää tietoa integraatiosta on mahdollista saada Finago eTaskulta asiakaspalvelu@finago etasku.fi .
Procountor Kuitit -sovelluksen käytön kustannukset ja laskutus
Organisaatiota laskutetaan 5,95€ (Alv 0%) kuukaudessa jokaista käyttäjää kohden, joka on ottanut sovelluksen käyttöön. Veloitus lisätään kyseisen organisaation kuukausittaiselle Procountor-laskulle. Muita kustannuksia käytöstä ei tule.
Kun Procountor Kuitit-sovelluksen käyttö aloitetaan tietyssä organisaatiossa, käyttäjää pyydetään hyväksymään laskutuksen alkaminen. Mikäli käyttäjä ottaa sovelluksen käyttöön useammassa kuin yhdessä organisaatiossa, laskutetaan käytöstä kutakin näistä organisaatioista 5,95€ (Alv 0%) kuukaudessa. Esimerkiksi jos sama käyttäjätunnus on liitetty kolmeen eri yritykseen, veloitetaan jokaista tunnusta kohden per yritys 3 * 5,95€.
Kuitit-ominaisuuksien käyttö Procountorissa on maksutonta. Kirjanpitäjälle ja organisaation pääkäyttäjälle muiden henkilöiden Kuittien käsittelystä Procountorissa ei tule lisäkustannuksia.
Käytön ja laskutuksen peruuttaminen
Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset -näkymän Integraatioasetuksissa voidaan lopettaa Procountor Kuitit tilaus.
Käyttäjällä on oikeus käyttää Procountor Kuittia Procountorissa, jos yrityksen Käyttöasetuksissa ei ole estetty Procountor Kuitit käyttöä. Käyttöasetusten Integraatioasetukset-osiossa on kohta "Procountor Kuitit -palvelun käyttö sallittu". Mikäli tästä kohdasta otetaan ruksi pois, tulee ruudulle ilmoitus "Olet lopettamassa Procountor Kuitit palvelun kaikilta käyttäjiltä tässä yrityksessä, oletko varma?".
Integraatioasetuksista löytyy myös kohta Procountor Kuitit käyttäjät. Procountor-ympäristön käyttäjä, jolla on Kaikki oikeudet Yrityksen tietoihin, pystyy lopettamaan Procountor Kuitit käytön yksittäiseltä käyttäjältä. Procountor Kuitit käyttäjät -toiminnosta avautuu uusi näkymä, josta voidaan rastittaa käyttäjät, joilta lopetetaan Procountorin Kuitit käyttö. Valitut käyttäjät rastitetaan ja lopuksi valitaan Lopeta Procountor Kuitit käyttö.
Huomioithan, että sovelluksen poistaminen puhelimesta ei katkaise Procountor Kuitit laskutusta.
Hakusanat: kuittisovellus, kuitit-sovellus