Tämä artikkeli neuvoo, kuinka sähköinen allekirjoitus toimii uudistetussa tilinpäätöksessä.

Sähköinen allekirjoitus on käytössä vain uudistetussa tilinpäätösnäkymässä.

Sähköinen allekirjoitus on maksullinen lisäpalvelu, joka täytyy ottaa käyttöön ympäristössäsi ennen ensimmäistä käyttökertaa. Käyttöönotossa vahvistat, että sinulla on valtuudet ottaa sähköinen allekirjoitus käyttöön tässä ympäristössä, ja että ymmärrät sen olevan maksutonta 31.12.2026 asti, minkä jälkeen jokaisesta onnistuneesta allekirjoituksesta veloitetaan.

Vahvistuksessa on linkit hinnastoon ja käyttöohjeeseen. Vahvistus vaaditaan myös maksuttoman jakson aikana, eikä allekirjoituspyyntöjä voi lähettää ilman sitä.

Voit ottaa sähköisen allekirjoituksen käyttöön kahdessa paikassa:

Tilinpäätöksen sähköisen allekirjoituksen voi ottaa käyttöön sellainen käyttäjä, jolla on täydet oikeudet tilinpäätöstyökaluun tai pääsy käyttöasetuksiin. Jos otat sähköisen allekirjoituksen pois käytöstä käyttöasetuksissa, sinulta pyydetään valtuuksien vahvistusta uudelleen ennen kuin sitä voi käyttää. Palvelu on käytössä ainoastaan Procountorin uudistetussa näkymässä, uudistetussa tilinpäätöksessä.

1. Varmista, että Allekirjoittajat-ikkunassa kaikkien allekirjoittajien tiedot ja sähköpostiosoitteet ovat oikein.

2. Aseta jokaiselle allekirjoittajalle haluamasi kieli. Valinta määrittää sähköpostinotifikaatioiden kielen, sekä allekirjoittamiseen käytettävän käyttöliittymän oletuskielen.

3. Aseta tarvittaessa Allekirjoituksen määräpäivä. Määräpäivä ei voi olla menneisyydessä eikä yli 180 päivän päässä.

4.. Valitse Lähetä allekirjoituspyynnöt. Vahvistusikkuna näyttää kaksi vaihetta: vaiheessa 1 yhtiön allekirjoittajat kutsutaan nyt ja he allekirjoittavat rinnakkain. Vaiheessa 2 tilintarkastajat kutsutaan, kun vaihe 1 valmistuu.

Yrityksen allekirjoittajat saavat kutsun heti, kun pyynnöt on lähetetty. Tilintarkastaja saa kutsun, kun yrityksen allekirjoittajat ovat suorittaneet allekirjoituksensa ja kutsussa kerrotaan, että dokumentti on valmis hänen allekirjoitettavakseen.

Allekirjoittajien tilat päivittyvät automaattisesti.

Koko allekirjoitusprosessin tila on Käynnistyy, Käynnistetty, Suoritettu, Hylätty, Vanhentunut tai Peruutettu.

Valitse Lähetä muistutukset, kun haluat muistuttaa odottavia allekirjoittajia, joiden on vuoro allekirjoittaa. Tilintarkastajaa voi muistuttaa vasta, kun yrityksen allekirjoittajat ovat suorittaneet allekirjoituksensa.

Jos allekirjoittaja ei ole vielä allekirjoittanut, valitse Muokkaa sähköpostiosoitetta ja anna oikea osoite. Jos on kyseisen allekirjoittajan vuoro, uusi kutsu lähetetään uuteen osoitteeseen. Muussa tapauksessa kutsu lähetetään uuteen osoitteeseen, kun allekirjoittajan ryhmän vuoro tulee.

Jos allekirjoittaja ei voi allekirjoittaa, valitse Ohita allekirjoittaja. Prosessi jatkuu ilman hänen allekirjoitustaan. Tätä ei voi perua. Vähintään yksi yrityksen allekirjoittaja täytyy jäädä jäljelle, eikä tilintarkastajaa voi ohittaa.

Ilmoituspalkki kertoo, että yksi tai useampi allekirjoittaja on hylännyt pyynnön. Voit peruuttaa prosessin ja aloittaa alusta tai ohittaa hylänneen allekirjoittajan. Jos hylännyttä allekirjoittajaa ei voi ohittaa (esimerkiksi tilintarkastaja), ilmoituspalkki kehottaa peruuttamaan prosessin ja aloittamaan alusta. Hylkäyksen syy näkyy, jos allekirjoittaja on sen antanut.

Ilmoituspalkki kertoo, että allekirjoitusprosessi on vanhentunut. Valitse Pidennä määräaikaa, niin allekirjoittajille annetaan lisäaikaa. Jo tehdyt allekirjoitukset säilyvät.

Procountor ilmoittaa, että kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin. Tarkista, että oikeat henkilöt ovat allekirjoittaneet, ja valitse Merkitse allekirjoitetuksi ja arkistoi. Allekirjoitettu dokumentti arkistoidaan ja korvaa allekirjoittamattoman version. Löydät sen arkistosta ja Allekirjoitukset-vaiheen ilmoituspalkista.

Valitse Allekirjoitusloki, niin näet kaikki tilinpäätöksen allekirjoitusprosessit, myös peruutetut ja suoritetut. Allekirjoittajat-välilehdellä näet kunkin allekirjoittajan tilan ja Tapahtumaloki-välilehdellä prosessin tapahtumat.

​

Jos dokumenttia täytyy muokata allekirjoituksen alettua, peruuta ensin allekirjoitusprosessi, muokkaa dokumenttia ja merkitse aiemmat vaiheet uudelleen valmiiksi.

Voit aloittaa uuden allekirjoitusprosessin milloin tahansa. Jos allekirjoitusprosessi on suoritettu mutta tilinpäätöstä ei ole vielä merkitty allekirjoitetuksi, valitse Käynnistä allekirjoitusprosessi uudelleen, niin voit poistaa lukituksen ja muokata tilinpäätöstä. Lataa allekirjoitettu dokumentti ensin talteen. Kun tilinpäätös on merkitty allekirjoitetuksi, sen lukitusta ei voi enää poistaa eikä sitä voi muokata.

Yritys tai tilitoimisto on lähettänyt tilinpäätöksen allekirjoitettavaksi Procountorista. Allekirjoitat tilinpäätöksen sähköisesti Docuen allekirjoituspalvelussa. Sinun ei tarvitse kirjautua Procountoriin tai asentaa mitään.
​

Valitse yläpalkista Kieltäydy allekirjoittamasta. Avautuvassa ikkunassa voit kirjoittaa syyn (enintään 200 merkkiä) ja vahvistaa valinnan painikkeella Kieltäydy allekirjoittamasta. Voit myös perua valinnan painikkeella Peruuta. Ikkuna muistuttaa, että päätöksesi ja syysi jaetaan muiden osallistujien kanssa. Pyyntö hylätään, ja syy näkyy tilinpäätöksen valmistelijalle Procountorissa.

Allekirjoitettuasi näet vahvistuksen: "Olet allekirjoittanut asiakirjan. Ilmoitamme sinulle, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sen ja valmis asiakirja on saatavilla."

Allekirjoittajat-kohdassa oma rivisi siirtyy ryhmään "Valmis", ja siinä näkyy allekirjoitusaika, esimerkiksi "Allekirjoitettu 28.10.2026 klo 12.49". Seuraava allekirjoittaja, esimerkiksi tilintarkastaja, näkyy kohdassa "Allekirjoittaa nyt".
​

Yläpalkista voit ladata asiakirjan Lataa PDF -painikkeella. Yläpalkin tila "Allekirjoitettavana" kuvaa koko asiakirjaa, joka on vielä muiden allekirjoitettavana.
​

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet, allekirjoitussivun otsikoksi tulee "Allekirjoitettu ja vahvistettu" ja yläpalkin tilaksi "Valmis".

Saat myös sähköpostiviestin Asiakirja allekirjoitettu: Asiakirjasi on allekirjoitettu kaikkien osapuolten toimesta ja se on nyt ladattavissa. Valitse Lataa asiakirja ja lataa asiakirja viimeistään viestissä mainittuun päivään mennessä.

Ylempi kuva: Kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet. Alakuva: Sähköposti, kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet.

Allekirjoitettuun asiakirjaan lisätään sivu, jossa kerrotaan, että asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti. Sivulla näkyy jokaisesta allekirjoittajasta:

Jos avaat kutsun linkin sen jälkeen, kun lähettäjä on perunut allekirjoituspyynnön tai poistanut sinut allekirjoittajista, näet viestin "Allekirjoittaminen peruttu": "Tämä allekirjoituspyyntö ei ole enää saatavilla. Lähettäjä on voinut perua sen tai poistaa sinut allekirjoittajista."

Yrityksen allekirjoittajat (esimerkiksi hallitus ja toimitusjohtaja) saavat kutsun heti, kun allekirjoituspyynnöt on lähetetty, ja he allekirjoittavat rinnakkain. Tilintarkastaja saa kutsun vasta, kun yrityksen allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet. Tilintarkastajan kutsussa kerrotaan, että asiakirja on valmis hänen allekirjoitettavakseen.
​

Jos et ole allekirjoittanut, lähettäjä voi lähettää sinulle muistutuksen sähköpostitse. Allekirjoituspyynnöllä on määräpäivä. Jos pyyntö vanhenee, lähettäjä voi pidentää määräaikaa, ja sinun tulee allekirjoittaa uudelleen annetussa ajassa. Jo tehdyt allekirjoitukset säilyvät.
​

Tarkista roskapostikansio. Kutsu tulee osoitteesta [email protected]. Pyydä tilinpäätöksen valmistelijaa tarkistamaan sähköpostiosoitteesi. Hän voi korjata sen Procountorissa, ja uusi kutsu lähetetään korjattuun osoitteeseen.

Sähköinen allekirjoitus on tulossa marraskuussa 2026. Tämä ohje kuvaa hinnoittelun etukäteen, ja yksityiskohdat voivat vielä muuttua ennen julkaisua.

Laskutus perustuu allekirjoittajiin, ei tilinpäätösasiakirjoihin. Jokainen henkilö, joka on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti, on yksi onnistunut allekirjoitus. Yhtiön allekirjoittajat ja tilintarkastaja lasketaan samalla tavalla.
​

Esimerkki: Jos tilinpäätöksen allekirjoittaa kolme yhtiön allekirjoittajaa ja yksi tilintarkastaja, laskutettavia allekirjoituksia on neljä.
​

Seuraavista ei veloiteta:

Jo tehdyt onnistuneet allekirjoitukset laskutetaan, vaikka prosessi peruutettaisiin, vanhenisi tai hylättäisiin myöhemmin. Prosessin lopullinen tila ei vaikuta laskutukseen. Jos aloitat uuden allekirjoitusprosessin ja
allekirjoittajat allekirjoittavat uudelleen, myös uudet allekirjoitukset ovat laskutettavia.
​

Kun peruutat sähköisen allekirjoitusprosessin tai käynnistät sen uudelleen, ja vähintään yksi allekirjoittaja on jo allekirjoittanut, vahvistusikkuna näyttää huomautuksen "Huomio laskutuksesta": tässä istunnossa
​suoritetut allekirjoitukset laskutetaan, vaikka peruuttaisit istunnon.

Allekirjoituksen ajankohta ratkaisee, onko se maksuton:

Ratkaisevaa on siis allekirjoituksen tekohetki eikä se, milloin allekirjoitusprosessi on aloitettu. Jos prosessi aloitetaan joulukuussa mutta allekirjoittaja allekirjoittaa vasta tammikuussa, allekirjoitus laskutetaan.

Sähköisen allekirjoituksen veloitus lisätään ympäristösi Procountor-laskulle.
​

Testiympäristöt
Sähköinen allekirjoitus on käytössä vain tuotantoympäristöissä, eikä sitä voi käyttää testiympäristöissä.

Mikä sähköinen allekirjoitus on?

Lähetät tilinpäätöksen allekirjoitettavaksi Procountorista, ja yrityksen allekirjoittajat sekä tilintarkastaja allekirjoittavat sen sähköisesti. Toiminnallisuus on toteutettu yhteistyössä Docuen kanssa. Toiminto on tulossa marraskuussa 2026.

Kuka allekirjoittaa ensin?

Ensin allekirjoittavat yrityksen allekirjoittajat (hallitus ja toimitusjohtaja). Tilintarkastaja kutsutaan, kun he ovat suorittaneet allekirjoituksensa.

Entä jos allekirjoittaja ei ole tavoitettavissa?

Ohita allekirjoittaja, jolloin muut voivat jatkaa. Vähintään yksi yrityksen allekirjoittaja täytyy jäädä jäljelle, eikä tilintarkastajaa voi ohittaa. Ohittamista ei voi perua.

Entä jos allekirjoittaja hylkää pyynnön?

Peruuta prosessi ja aloita alusta tai ohita hylännyt allekirjoittaja.

Entä jos allekirjoituspyyntö vanhenee?

Pidennä määräaikaa (aiemmat allekirjoitukset säilyvät) tai peruuta prosessi.

Voiko väärän sähköpostiosoitteen korjata lähettämisen jälkeen?

Kyllä, Muokkaa sähköpostiosoitetta -toiminnolla, kunhan allekirjoittaja ei ole vielä allekirjoittanut.

Voiko tilinpäätöstä muokata sen jälkeen, kun se on lähetetty allekirjoitettavaksi?

Peruuta allekirjoitusprosessi, muokkaa dokumenttia ja lähetä se uudelleen. Jos prosessi on suoritettu mutta tilinpäätöstä ei ole vielä merkitty allekirjoitetuksi, käytä Käynnistä allekirjoitusprosessi uudelleen - toimintoa. Kun tilinpäätös on merkitty allekirjoitetuksi, sitä ei voi enää muokata.

Saako kirjanpitäjä erillisiä ilmoituksia allekirjoitusten edistymisestä?
Ei vielä. Kirjanpitäjä voi seurata allekirjoitusten edistymistä Procountorin tilinpäätösnäkymästä. Ilmoitukset on suunniteltu lisättäväksi tulevaisuudessa.

Mistä näen allekirjoituspyyntöjen historian?

Allekirjoitusloki-näkymästä.

Pitääkö sähköinen allekirjoitus ottaa käyttöön ennen käyttöä?

Kyllä. Se täytyy ottaa käyttöön ja vahvistaa valtuudet ennen ensimmäistä käyttökertaa, myös maksuttoman jakson aikana. Voit tehdä sen Käyttöasetukset-sivun Lisätoiminnot-välilehdellä tai Allekirjoituksetvaiheessa.

Voiko sähköistä allekirjoitusta käyttää testiympäristössä?

Ei. Sähköinen allekirjoitus on käytössä vain tuotantoympäristöissä.

​Tarvitsenko Procountor-tunnukset?
Ei. Allekirjoitat sähköpostikutsun linkin kautta Docuen allekirjoituspalvelussa.
​

Entä jos peruutetaan allekirjoitusprosessi, kun olen jo allekirjoittanut?
Kaikille allekirjoittajille ilmoitetaan peruutuksesta. Peruutuksen jälkeen osittain allekirjoitettu asiakirja ei ole enää käytettävissä, ja prosessi voidaan aloittaa uudelleen.
​

Mistä löydän allekirjoitetun tilinpäätöksen?
Allekirjoitettuasi voit ladata asiakirjan allekirjoituspalvelun yläpalkin Lataa PDF -painikkeella. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, saat sähköpostiviestin, jossa on Lataa asiakirja -painike. Lataa asiakirja viimeistään viestissä mainittuun päivään mennessä. Yritys arkistoi valmiin allekirjoitetun tilinpäätöksen Procountorissa. Pyydä tarvittaessa kopio yritykseltä tai tilitoimistolta.

​Kuinka paljon sähköinen allekirjoitus maksaa?
1,65 € (+ alv) jokaisesta onnistuneesta allekirjoituksesta 1.1.2027 alkaen. Hinta on sama kaikissa Procountor-tuoteversioissa. Katso myös hinnasto.
​

Mille laskulle veloitus tulee?
Veloitus lisätään ympäristösi Procountor-laskulle.
​

Veloitetaanko minua, jos allekirjoitusprosessi ei etene loppuun?
Veloitus perustuu onnistuneisiin allekirjoituksiin. Jos osa allekirjoittajista on ehtinyt allekirjoittaa ennen peruutusta tai vanhenemista, nämä allekirjoitukset laskutetaan.
​

Veloitetaanko muistutuksista?
Ei. Muistutukset eivät lisää veloitusta.
​

Veloitetaanko manuaalisesta allekirjoituksesta?
Ei. Veloitus koskee vain sähköistä allekirjoitusta.