I Procountor stöds användning av ett certifikat åt gången. Detta certifikat kan användas i alla gränssnitt, dvs. samma certifikat fungerar bland annat för hämtning av förskottsinnehållningsuppgifter, skattedeklarationer och anmälningar till inkomstregistret.
Ett certifikat från Skatteförvaltningen måste läggas till i Procountor för att man ska kunna:
Hämta löntagares uppgifter från skattekort
Skicka anmälningar om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälningar till inkomstregistret
Göra anmälningar i MinSkatt, såsom skattedeklarationer för skatter på eget initiativ, moms-sammandragsdeklarationen och inkomstskattedeklarationen
Mer detaljerade anvisningar för att ansöka om certifikatet hittar du i Skatteförvaltningens anvisningar för certifikattjänsten.
Om man endast hämtar ett nytt certifikat (dvs. certifikatet har redan hunnit gå ut), följ anvisningen från punkt 2 och framåt.
1. Gör en gränssnittsansökan i Skatteförvaltningens certifikattjänst
Gör en ny gränssnittsansökan endast om en sådan ännu inte har gjorts, eller ansök om en ersättande gränssnittsansökan om den tidigare har ansökts för SFTP-tjänsten. Observera att gränssnittsansökan endast kan göras av en person som har firmateckningsrätt för företaget eller annan sammanslutning. Om gränssnittsansökan redan har gjorts och det inte finns behov att ändra den, gå vidare till punkt 2.
Att beakta i gränssnittsansökan
Välj följande gränssnitt:
ApitamoPKI (web service)
Vero API (web service)
Palkkatiedot (web service)
Välj inte Palkkatiedot (SFTP) och Etuustiedot (SFTP).
2. Beställ certifikatet för gränssnittet i Skatteförvaltningens certifikattjänst
Till Skatteförvaltningens certifikattjänst kommer du här.
Att beakta vid beställning av certifikatet.
Välj följande
Tiedon tuottaja (web service)
I beställningen måste det finnas en teknisk kontaktperson, så kom överens om detta i förväg inom ditt företag/din sammanslutning, eftersom programvaruleverantören inte sköter ansökan om Skatteförvaltningens certifikattjänstgränssnitt eller hämtningen av certifikatet. Kontaktpersonen får anvisningar från Skatteförvaltningens certifikattjänst för hur certifikatet ska hämtas.
3. Den tekniska kontaktpersonen får överföringskoderna
Certifikattjänsten skickar certifikatet till den tekniska kontaktpersonen via säker e-post. E-postmeddelandet innehåller anvisningar för hur certifikatet hämtas.
Observera att de överföringskoder som skickas till den tekniska kontaktpersonen inte matas in i Skatteförvaltningens certifikattjänst, utan i Procountors vy Certifikat.
Observera också att överföringskoden och lösenordet som krävs för hämtningen endast är giltiga i 14 dygn.
4. Lägg till certifikatet i Procountor
När den tekniska kontaktperson som ansökt om certifikatet har fått certifikatuppgifterna ska de matas in i Procountor-miljön för det aktuella företaget eller den aktuella sammanslutningen i vyn Rapporteringscertifikat för inkomstregister. Till denna vy kommer man genom att i huvudmenyn välja Deklarationer > Inkomstregister > Certifikat:
För att användaren ska kunna öppna denna vy måste hen i sina användarrättigheter ha Alla rättigheter under Meddelanden.
Certifikatuppgifterna sparas genom att klicka på knappen Skapa ett nytt certifikat, varpå följande fönster öppnas:
Den som hämtar certifikatet anger de mottagna uppgifterna, dvs. överföringskoden och engångslösenordet, i respektive fält. Uppgiften i fältet Företags-ID hämtas automatiskt från uppgifterna i Procountor-miljön. När uppgifterna har angetts och kontrollerats, klickar man på knappen Fortsätt.
Efter detta ansluter Procountor till Skatteförvaltningens certifikattjänst, varvid certifikatets sista giltighetsdag och annan korrekthetsinformation kontrolleras. Detta kan ta några minuter. Raden för det angivna certifikatet visas i vyn Rapporteringscertifikat för inkomstregister, och raden kan ha någon av följande statusar:
Pågående: Procountor väntar fortfarande på bekräftelse från Skatteförvaltningens tjänst. I detta fall behöver du vänta en stund till.
Aktiv: Uppgifternas korrekthet har verifierats mellan Skatteförvaltningens tjänst och Procountor, och hämtningen av certifikatet har lyckats. Certifikatet är klart att användas.
Fel: Vid kontrollen av uppgifterna mellan Skatteförvaltningens tjänst och Procountor har ett fel inträffat och certifikatet kunde därför inte läggas in i Procountor.
Om sparandet av certifikatuppgifterna slutar med fel kan du klicka på den röda texten ”Fel” för att få mer information. Felet kan bland annat bero på följande:
Felaktig överföringskod och/eller engångslösenord: kontrollera att överföringskoden och engångslösenordet som anges i fönstret Skapa ett nytt certifikat är helt korrekta.
Felaktigt FO-nummer: Procountor hämtar FO-numret automatiskt till fältet Företagets identifierare från uppgifterna för den aktuella miljön. Om FO-numret har definierats i Procountors Basuppgifter-vy t.ex. utan bindestreck eller på annat sätt felaktigt kan detta leda till fel när certifikatet läggs in. Om FO-numret är fel i vyn Basuppgifter ska det korrigeras till rätt format och därefter kan du göra hämtningen på nytt i fönstret Skapa ett nytt certifikat.
Felaktig kanal i gränssnittets inställningar: i gränssnittets inställningar får SFTP-alternativet inte vara aktiverat; som enda kanal kan Web Service vara valt.
För kort tidsintervall mellan öppnandet av gränssnittet, ansökan om certifikatet och inmatningen av certifikatuppgifterna i Procountor: det är möjligt att inläggningen misslyckas om gränssnittet har öppnats och certifikatet har beställts precis innan uppgifterna matas in i Procountor. I så fall lönar det sig att vänta cirka tio minuter och därefter göra hämtningen igen.
Välja certifikat som ska användas
För att kunna välja vilket certifikat som ska användas måste användaren ha alla rättigheter under Inkomstregistercertifikat (i vyn Användare och användarrättigheter). Genom att ge användaren behörighet att använda miljöns certifikat möjliggörs rätten att skicka inkomstregisteranmälningar i de kundmiljöer där användaren har rättigheter till anmälningar.
När en användare är kopplad till en Procountor-miljö där det finns ett aktivt certifikat finns inställningen Certifikat som ska användas för inkomstregistret i användarens Egna uppgifter och inställningar-vy. I rullgardinsmenyn anger man vilket organisations certifikat användaren använder:
Exempelfall 1:
Användaren skickar anmälningar från Procountor-miljön ”Företag X”, där detta företags certifikat är kopplat. Användaren väljer i vyn Egna uppgifter och inställningar i fältet Valt inkomstregistercertifikat alternativet Nuvarande miljös certifikat eller alternativet Företag X.
Exempelfall 2:
Användaren skickar Företag X:s anmälningar med hjälp av bokföringsbyrån Office 123:s inkomstregistercertifikat. Användaren väljer i vyn Egna uppgifter och inställningar i fältet Valt inkomstregistercertifikat bokföringsbyråns certifikat med namnet Office 123.
Ett enskilt bolag – användning och delning av certifikatet
Certifikatet som en firmatecknare har ansökt om kan delas för att användas av andra i Procountor. Samma certifikat kan utnyttjas av flera användare och de behöver inte identifiera sig separat i Skatteförvaltningens e-tjänst, t.ex. i samband med anmälan.
För att en användare ska kunna skicka anmälningar om löneuppgifter till inkomstregistret måste användaren i miljöns användarhantering ha alla rättigheter under Meddelanden och Inkomstregistercertifikat. Då kan användaren skapa anmälan och skicka den till inkomstregistret via Procountor.
Bokföringsbyrå – användning och delning av certifikatet
Certifikatet som en firmatecknare har ansökt om kan delas för att användas av andra representanter för bokföringsbyrån i Procountor. Samma certifikat kan utnyttjas av flera användare och de behöver inte identifiera sig separat i Skatteförvaltningens e-tjänst, till exempel i samband med anmälan. Det certifikat som ansöks för bokföringsbyrån kan användas i kundmiljöer.
Att skicka anmälningar i kundmiljöer med bokföringsbyråns certifikat förutsätter att personen som anmäler har
i bokföringsbyråmiljön alla rättigheter till Inkomstregistercertifikat, och
i kundmiljöerna alla rättigheter till Meddelanden.
Därmed behöver bokföringsbyråer bara ansöka om ett certifikat för sin bokföringsbyråmiljö och använda samma certifikat även i kundmiljöer.
Observera att det (bokföringsbyråns) certifikat som används på anmälan fortfarande måste anges av användaren under Egna uppgifter och inställningar > Valt inkomstregistercertifikat, så att programmet vet att bokföringsbyråns certifikat används för kunden.
I många bolag – användning och delning av certifikatet
I en situation där den som anmäler löneuppgifter har många olika företag och alla har ett eget certifikat, måste anmälaren i varje miljö ha alla rättigheter under Meddelanden och Inkomstregistercertifikat. Detta gäller fall där det inte finns någon bokföringsbyrå som använder ett enda certifikat.
När anmälningar skickas ska anmälaren i vyn Egna uppgifter och inställningar, i fältet Valt inkomstregistercertifikat, välja vilket företags certifikat hen vill använda för att skicka anmälningar från en viss Procountor-miljö. Detta val behöver göras så att anmälningar alltid skickas till inkomstregistret med certifikatet för det företag vars löneuppgifter anmäls. Med alternativet Aktuell miljös certifikat används alltid certifikatet för den miljö där anmälan skickas.
Observera att detta gäller personer som skickar meddelanden för flera företag och där varje företag har ett eget certifikat. När man i stället använder bokföringsbyråns certifikat för kundernas meddelanden följer man denna anvisning (på finska) .
Förnyelse av certifikatet
Certifikatet gäller i två år och måste förnyas under giltighetstiden. Förnyelsen görs i Procountor i vyn Certifikat med funktionen Förnya certifikat. Certifikatet kan förnyas tidigast 60 dygn före utgångsdatumet. När certifikatet förnyas under giltighetstiden behövs ingen stark autentisering i Skatteförvaltningens e-tjänst.
Vid förnyelse är det viktigt att säkerställa att det certifikat som ska förnyas är valt i vyn Egna uppgifter och inställningar.