Checklista för att skapa en ny kund
Skapa miljön
Skapa en miljö i Procountor, lägg till företagets användare och definiera deras användarrättigheter. Mer information finns i handbokens artikel om att skapa ny miljö.
1. OBS! Välj bokföringsbyråns egen miljö innan du skapar den, så att miljön registreras under din bokföringsbyrå.
2. Miljön bör skapas senast när beställningen har skickats till kunden / undertecknats.
3. Lägg till kunden i miljön. Om ni kommer överens om att lägga till kunden i miljön senare, se till att fakturorna som kommer till miljön betalas av användaren eller skickas till kunden.Fyll i bankfullmakten och be kunden underteckna den. Skicka sedan bankfullmakten till banken.
När du loggar in i Procountor för första gången öppnas en guidad introduktion för att hjälpa dig med programmet. Observera även följande saker när du skapar en ny miljö:
1. Lägg till företagets bankkontouppgifter i Procountor under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.
2. Fyll i skatteuppgifterna under Administration > Uppgifter om bokföringen > Beskattningsuppgifter
3. Kontrollera certifikatinställningarna för att rapportera till Inkomstregistret och Skatteförvaltningen.
4. Skapa en leverantörsdeklaration för att ta emot e-fakturor under Administration >Uppgifter om företaget> Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
5. Du hittar ytterligare instruktioner för nya användare här.
Göra en beställning
Beräkna ett lämpligt prispaket för kunden med offertkalkylatorn (på finska).
Fyll i Procountors beställningsformulär (på finska) och skicka det till kunden för underskrift.
Underteckna beställningen för kundens räkning
Om du undertecknar beställningen för kundens räkning, gör alltid en fullmakt med kunden (en färdig mall på finska finns i Procountors byråverktygs filbank: Procountor-sopimuspohjat > Procountor_valtakirjapohja).
Med fullmakten ger kunden bokföringsbyrån fullmakt att beställa programmet för kundens räkning. Behåll fullmakten eller skicka den till [email protected] efter att beställningen har gjorts.
Med en undertecknad fullmakt kan du också skydda din bokföringsbyrås ställning vid en eventuell tvist.
Observera att om bokföringsbyrån undertecknar avtalet utan fullmakt och kunden bestrider avtalet, debiteras de uppkomna kostnaderna fullt ut från bokföringsbyrån.
Börja bokföring i Procountor
Ställ in standardkonteringar: Procountor skapar automatiskt bokföringssidor enligt standardkonteringarna. Alla verifikat är redan konterade när de sparas i programmet.
T.ex. standardkonteringen för en försäljningsfaktura är 1700 Kundfordringar, reskontra / 3000 Försäljning, och en betalning med rätt referens markerar försäljningsfakturan som betald. Standardkonteringen för en inköpsfaktura är 8450 Övriga administrationskostnader / 2880 Transaktionskonto. När inköpsfakturan betalas från Procountor, markeras den som betald när kontoutdraget tas emot.
Spara jämförelseuppgifter och ingående saldon. Spara resultaträkningens och balansräkningens saldon för den sista dagen av föregående räkenskapsår. Saldona förs in med ett memorialverifikat som kan skapas direkt i Procountor under Bokföring > Registreringsverktyg.
Att skapa verifikat är enkelt med Registreringsverktyget, där du kan mata in flera bokföringsposter samt verifikat och tillhörande dimensioner. Med funktionen Inför noteringar i Registreringsverktyget kan du importera bokföringsposter från t.ex. ett Excel-ark genom att kopiera.
Kontrollera saldona med hjälp av bokföringsrapporterna (Bokföring > Bokföringsrapporter) eller under Bokföring > Avstämningsverktyg > Konton och Transaktioner. Stäng räkenskapsåret under Administration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsperioder. Genom att stänga räkenskapsperioden överför Procountor automatiskt ingående saldon till nästa räkenskapsperiod. Överför resultatet för den avslutade räkenskapsperioden till kontot för föregående års vinst/förlust med ett memorialverifikat.
För det månatliga arbetet kan du använda avstämningslistan, rapporten Konton och transaktioner samt Granskningsrapport, affärspartner. Med Granskningsrapport, affärspartner kan du gå igenom leverantörsreskontrafakturor och kontrollera konteringarnas korrekthet samt momsregistreringar. Utnyttja konteringshistoriken från tidigare månader genom att ta ut rapporten retroaktivt för en längre period. Rapporten hjälper också till att identifiera avvikelser i inköpspriser mellan månaderna.
Ytterligare instruktioner för att börja bokföra hittar du här.
Avstämningsinstruktioner och checklista
Bekanta dig med vår handboks instruktioner som går igenom de månatliga avstämningsåtgärderna i Procountor. Använd checklistan som finns på sidan som hjälp vid avstämningen. Du kan komma åt instruktionerna här.
Verktyg för bokföringsbyråer
Verktyg för bokföringsbyråer underlättar arbetet för bokföringsbyråer genom att till exempel möjliggöra hantering av flera användare och miljöer. Verktygen för bokföringsbyråer inkluderar följande funktioner: Avancerad användaradministration, Hantering av miljöer, Skatteförvaltningens massbrev, Meddelanden till kunderna och Filbank. Bekanta dig med verktygen för bokföringsbyråer här.
Programintegreringar
Olika program kan kopplas till Procountor och automatisera dataöverföring mellan programmen. Här hittar du mer information om hur du implementerar olika integrationer i Procountor:
Skolningar för bokföringsbyråer
Vi erbjuder ett brett utbud av olika skolningar för bokföringsbyråer. Färdiga skolningspaket inkluderar till exempel löneutbildningspaketet och repetitionspaketet för bokföringsbyråer. Bekanta dig med våra skolningar här (på finska).