Procountorissa tuetaan yhden varmenteen käyttöä kerralla. Tämä varmenne on käytettävissä kaikissa rajapinnoissa, eli sama varmenne toimii muun muassa ennakonpidätystietojen haussa, veroilmoituksissa ja tulorekisteri-ilmoituksissa.
Procountoriin tulee lisätä Verohallinnon varmenne, jotta voidaan:
Hakea palkansaajien verokorttitietoja
Lähettää palkkatieto- ja työnantajan erillisilmoituksia tulorekisteriin
Tehdä Omaveron ilmoitukset, kuten oma-aloitteisten verojen veroilmoitukset, alv-yhteenvetoilmoituksen ja tuloveroilmoituksen
Tarkemmat ohjeet varmenteen hakemisesta löydät Verohallinnon varmennepalvelu -ohjeista.
Jos haetaan pelkästään uutta varmennetta (eli varmenne on jo ehtinyt vanhentua) niin toimi ohjeen kohdasta 2 eteenpäin.
1. Tee rajapintahakemus Verohallinnon varmennepalvelussa
Tee uusi rajapintahakemus vain, mikäli sellaista ei vielä ole tehty tai hae korvaava rajapintahakemus, mikäli se on haettu aiemmin SFTP-palvelulle. Huomioi, että rajapintahakemuksen voi tehdä vain yrityksen tai muun yhteisön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Mikäli rajapintahakemus on jo tehty, eikä sitä ole tarvetta muuttaa, niin siirry kohtaan 2.
Huomioitavaa rajapintahakemuksessa
Valitse seuraavat rajapinnat:
ApitamoPKI (web service)
Vero API (web service)
Palkkatiedot (web service)
Älä valitse Palkkatiedot (SFTP) ja Etuustiedot (SFTP).
2. Tilaa varmenne rajapintaan Verohallinnon varmennepalvelussa
Verohallinnon varmennepalveluun pääset tästä.
Huomioitavaa varmenteen tilauksessa.
Valitse seuraava
Tiedon tuottaja (web service)
Tilauksessa on oltava tekninen yhteyshenkilö, joten sovithan siitä etukäteen yrityksesi / yhteisösi sisällä, koska ohjelmistotalo ei hoida Verohallinnon varmennepalvelun rajapinnan hakemista ja varmenteen noutamista. Yhteyshenkilö tulee saamaan verohallinnon varmennepalvelusta ohjeet varmenteen noutamiseksi.
3. Tekninen yhteyshenkilö saa siirtotunnukset
Varmennepalvelu lähettää varmenteen tekniselle yhteyshenkilölle turvasähköpostilla. Sähköposti sisältää ohjeet varmenteen noutamiseen.
Huomaathan, että tekniselle yhteyshenkilölle lähetettyjä siirtotunnuksia ei syötetä verottajan varmennepalveluun, vaan Procountorin Varmenne-näkymälle.
Huomioi myös, että noutamiseen vaadittu siirtotunnus ja salasana on voimassa vain 14 vrk.
4. Lisää varmenne Procountoriin
Kun varmenteen hakenut tekninen yhteyshenkilö on saanut varmenteen tiedot haltuunsa, tulee ne syöttää kyseisen yrityksen tai muun yhteisön Procountor-ympäristön Tulorekisterin ilmoittamisen varmenteet -näkymälle. Kyseiselle näkymälle päästään valitsemalla päävalikosta Ilmoitukset > Tulorekisteri > Varmenne:
Jotta käyttäjä pääsee kyseiselle näkymälle, tulee hänen käyttöoikeuksissaan olla Kaikki oikeudet kohdassa Ilmoitukset.
Varmenteen tiedot tallennetaan klikkaamalla Nouda uusi varmenne -painiketta, jolloin avautuu seuraavanlainen ikkuna:
Varmenteen hakija syöttää saadut tiedot, eli siirtotunnuksen ja kertakäyttösalasanan, niiden mukaisiin kenttiin. Yrityksen tunniste -kentän tieto tulee Procountor-ympäristön tiedoista automaattisesti. Kun tiedot on syötetty ja tarkistettu oikeiksi, klikataan Jatka-painiketta.
Tämän jälkeen Procountor yhdistyy Verohallinnon varmenne palveluun, jolloin varmenteen viimeinen voimassaolopäivä ja muu oikeellisuustieto tarkistetaan. Tässä saattaa kestää muutamia minuutteja. Syötettyä varmennetta koskeva rivi tulee näkyville Tulorekisterin ilmoittamisen varmenteet -näkymälle, ja rivillä voi olla jokin seuraavista tiloista:
Käynnissä: Procountor odottaa edelleen vahvistusta Verohallinnon palvelusta. Tässä tilanteessa tulee vielä siis odottaa hetki.
Aktiivinen: Tietojen oikeellisuus on varmistettu Verohallinnon palvelun ja Procountorin välillä, ja varmenteen nouto on siis onnistunut. Varmenne on valmis käytettäväksi.
Virhe: Tietojen tarkistuksessa Verohallinnon palvelun ja Procountorin välillä on tapahtunut jonkinlainen virhe, eikä varmenteen asettaminen Procountoriin siis ole onnistunut.
Jos varmenteen tietojen tallentaminen jää virheeseen, voidaan punaisella näkyvää Virhe-tekstiä klikata lisätietojen saamiseksi. Virhe voi johtua muun muassa seuraavista syistä:
Virheellinen siirtotunnus ja/tai kertakäyttösalasana: tarkista, että Nouda uusi varmenne -ikkunassa annettavat siirtotunnus ja kertakäyttösalasana ovat varmasti ja täsmällisesti oikein.
Virheellinen Y-tunnus: Procountor hakee Y-tunnuksen Yrityksen tunniste -kenttään automaattisesti kyseessä olevan ympäristön tiedoista. Jos Y-tunnus on määritelty Procountorin Perustiedot-näkymälle esimerkiksi ilman väliviivaa tai muulla tavoin virheellisesti, voi tämä johtaa virheeseen varmenteen asettamisen yhteydessä. Mikäli Y-tunnus on asetettu väärin Perustiedot-näkymälle, tulee se käydä siis korjaamassa oikeaan muotoon, ja palata sitten tekemään varmenteen noutopyyntöä uudelleen Nouda uusi varmenne -ikkunaan.
Virheellinen kanava rajapinnan asetuksissa: rajapinnan asetuksissa ei saa olla aktivoituna SFTP-valintaa, vaan ainoana kanavana voi olla Web Service -valinta.
Liian pieni aikaväli rajapinnan avaamisen, varmenteen hakemisen ja varmenteen tietojen Procountoriin syöttämisen välillä: on mahdollista, että varmenteen asettaminen päätyy virheeseen, jos rajapinta on avattu ja varmenne on haettu juuri ennen varmenteen tietojen syöttämistä Procountoriin. Tällaisessa tilanteessa kannattaa koettaa odottaa kymmenisen minuuttia, jonka jälkeen varmenteen nouto tehdään uudelleen.
Käytettävän varmenteen valitseminen
Jotta käytettävän varmenteen pystyy valitsemaan, tulee käyttöoikeuksissa olla kaikki oikeudet kohdassa Tulorekisterivarmenne (Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä). Lisäämällä käyttäjälle ympäristön varmenteen käyttöoikeuden mahdollistetaan oikeus lähettää Tulorekisteri-ilmoituksia niissä asiakasympäristöissä, joissa käyttäjällä on oikeus ilmoituksiin.
Kun käyttäjä on liitettynä sellaiseen Procountor-ympäristöön, jossa on aktiivinen varmenne, on kyseisen käyttäjän Omat tiedot ja asetukset -näkymällä Käytettävä tulorekisterivarmenne -asetus. Tästä alasvetovalikosta määritetään, minkä organisaation varmennetta kyseinen käyttäjä käyttää:
Esimerkkitapaus 1:
Käyttäjä lähettää ilmoituksia Yritys X –nimisestä Procountor-ympäristöstä, johon on liitetty tämän yrityksen varmenne. Kyseinen käyttäjä valitsee Omat tiedot ja asetukset –näkymällä olevasta Käytettävä tulorekisterivarmenne –kentästä vaihtoehdon Nykyisen ympäristön varmenne tai vaihtoehdon Yritys X.
Esimerkkitapaus 2:
Käyttäjä lähettää Yrityksen X ilmoituksia käyttäen tilitoimiston, Office 123, tulorekisterivarmennetta. Kyseinen käyttäjä valitsee Omat tiedot ja asetukset –näkymän Käytettävä tulorekisterivarmenne –kentästä tilitoimiston varmenteen nimellä Office 123.
Yksittäinen yhtiö – varmenteen käyttö ja jakaminen
Nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön hakeman varmenteen voi jakaa muiden käytettäväksi Procountorissa. Samaa varmennetta voivat hyödyntää useat käyttäjät, eikä heidän tarvitse erikseen tunnistautua Verohallinnon asiointipalveluun esim. ilmoittamisen yhteydessä.
Jotta käyttäjä voi lähettää palkkatietoilmoituksia tulorekisteriin, hänellä tulee olla ympäristön käyttäjähallinnassa kaikki oikeudet kohdissa Ilmoitukset ja Tulorekisterivarmenne. Näin hän pääsee muodostamaan ilmoituksen ja lähettämään sen tulorekisteriin Procountorin kautta.
Tilitoimisto – varmenteen käyttö ja jakaminen
Nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön hakeman varmenteen voi jakaa muiden tilitoimiston edustajien käytettäväksi Procountorissa. Samaa varmennetta voivat hyödyntää useat käyttäjät, eikä heidän tarvitse erikseen tunnistautua Verohallinnon asiointipalveluun esimerkiksi ilmoittamisen yhteydessä. Tätä tilitoimistolle haettua varmennetta voi käyttää asiakasympäristöissä.
Ilmoitusten lähettäminen tilitoimiston varmennetta käyttäen asiakasympäristöissä edellyttää sitä, että ilmoittavalla henkilöllä on
tilitoimistoympäristössä kaikki oikeudet Tulorekisterivarmenteeseen, ja
asiakasympäristöissä kaikki oikeudet Ilmoituksiin.
Näin ollen tilitoimistojen ei tarvitse hakea kuin yksi varmenne tilitoimistoympäristöönsä ja käyttää tätä varmennetta myöskin asiakasympäristöissä.
Huomioithan, että ilmoituksella käytettävä (tilitoimiston) varmenne tulee vielä määrittää käyttäjän toimesta kohdassa Omat tiedot ja asetukset > Käytettävä tulorekisterivarmenne, jotta ohjelma tietää, että asiakkaan kohdalla käytetään tilitoimiston varmennetta.
Yllä olevassa kuvassa on kuvattu tilitoimiston varmennekäytäntö. Nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö Tero on hakenut tilitoimistolle jo varmenteen. Jotta työntekijä Maija voi ilmoittaa tilitoimiston asiakkaiden palkkatietoilmoituksia tulorekisteriin, hänen on ensin saatava tilitoimistoympäristöstä oikeus varmenteen käyttämiseen. Tero antaa sen Procountorin kohdasta Käyttäjät ja käyttöoikeudet sallimalla Maijalle kaikki oikeudet kohtaan Tulorekisterivarmenne. Tämän jälkeen Maijalle sallitaan vielä asiakasympäristöstä kohtaan Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Ilmoitukset kaikki oikeudet. Nyt Maija voi käyttää tilitoimiston varmennetta asiakasympäristöissään.
Monissa yhtiöissä – varmenteen käyttö ja jakaminen
Tilanteessa, jossa palkkatietojen ilmoittajalla on monta eri yritystä ja heille on kaikille haettu oma varmenne, tulee ilmoittajalle sallia jokaiseen ympäristöön kaikki käyttöoikeudet kohtaan Ilmoitukset ja Tulorekisterivarmenne. Tämä tilanne koskee tapauksia, joissa ei ole tilitoimistoa, joka käyttä yhtä varmennetta.
Ilmoituksia lähettäessä ilmoittajan tulee valita Omat tiedot ja asetukset -näkymän Käytettävä tulorekisterivarmenne -kentästä, minkä yrityksen varmennetta hän haluaa käyttää tietyn Procountor-ympäristön ilmoituksien lähettämisessä. Tämä valinta tulee tehdä, jotta tulorekisteriin lähetetään ilmoitukset aina sen yrityksen varmenteella, jonka palkkatietoja ilmoitetaan. Nykyisen ympäristön varmenne -valinnalla käytetään aina sen ympäristön varmennetta, jossa ilmoitusta ollaan lähettämässä.
Huomioithan, että tämä tilanne koskee henkilöitä, joilla on useampi yritys, jonka ilmoituksia hän lähettää ja jokaisella näistä yrityksistä on haettuna oma varmenne. Sen sijaan kun käytetään tilitoimiston varmennetta asiakkaiden ilmoituksilla, toimitaan tämän ohjeen mukaan.
Varmenteen uusiminen
Varmenne on voimassa kaksi vuotta ja varmenne on uusittava voimassaoloaikana. Uusimispyyntö tehdään Procountorista Varmenne-näkymältä toiminnolla Varmenteen uusinta. Varmenteen voi uusia aikaisintaan 60 vuorokautta ennen sen vanhenemista. Kun varmenteen uusiminen tehdään varmenteen voimassaoloaikana, ei uusimiseen tarvita vahvaa tunnistautumista Verohallinnon asiointipalveluun.
Uusittaessa varmennetta, on tärkeää varmistaa, että Omat tiedot ja asetukset -näkymällä on valittuna se varmenne, joka halutaan uusia. Tarkempaa tietoa varmenteen uusimisesta on saatavilla tästä artikkelista.
Usein kysyttyä
Varmenteen nouto ohjelmaan jää virheeseen: "Pyyntö hylätty tulorekisterissä virheellisten tunnusten vuoksi. Varmista, että suuret ja pienet kirjaimet on kirjoitettu oikein". Mistä virhe johtuu?
Tarkista seuraavat asiat:
- Suosittelemme liittämään siirtotunnuksen ja kertakäyttösalasanan Procountoriin copy + paste -toiminnolla, jotta tunnukset menevät varmasti oikein. Kannattaa aina kopioida tunnukset suoraan viesteistä ja varmistaa, ettei kopioinnin yhteydessä ole tullut mukaan esimerkiksi ylimääräisiä välilyöntejä.
- Varmenteen noutoon käytettävät siirtotunnukset ovat voimassa 14 vuorokautta. Jos siirtotunnukset ovat ehtineet vanheta, jää varmenteen nouto Procountoriin virheeseen.
- Siirtotunnukset ovat kertakäyttöiset. Jos siirtotunnuksilla on noudettu varmenne esimerkiksi toiseen ohjelmaan, tai toiseen Procountor-ympäristöön, aiheuttaa tämäkin virheen.
- Kun siirtotunnukset on saatu, syötetään ne vain Procountorin Varmenne-näkymälle, ei verohallinnon varmennepalveluun.
Jos tunnukset olivat vanhentuneet tai ne oli syötetty toisaalle kuin oikeaan Procountor-ympäristöön, tulee varmenne hakea varmennepalvelusta uudelleen.