I Procountor har fakturor och andra verifikationsstatusar stor betydelse. De påverkar hur verifikationer kan redigeras och hur de visas i rapporter och periodiska skattedeklarationer. Denna guide beskriver statusarna för försäljningsfakturor och försäljningsorder.
Försäljningsfakturans statusar
Beskrivningar av statusar
Icke sparad
Verifikationen är Icke sparad tills den sparas första gången.
En Icke sparad verifikation kan redigeras.
Under behandling
En försäljningsfaktura me statusen Under behandling kan kompletteras och ändras. Fakturan kan också makuleras.
En försäljningsfaktura med statusen Under behandling kan inte tilldelas betalningar och kan inte skickas.
En faktura med statusen Under behandling inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller momsdeklarationen.
Den beaktas i rapportering där alla händelser (även icke affärstransaktioner) väljs.
Icke skickad (Godkänd, när fakturakanalen är Skickas inte)
Försäljningsfakturan går till status Godkänd om fakturakanalen är Skickas inte och fakturan godkänns.
Fakturan kan återställas till Under behandling i vyerna Faktura eller Specialsituationer genom att trycka på Redigera > Återställ till statusen Under behandling.
Fakturan beaktas i rapportering enligt bokförings- och skattelagstiftning, vilket påverkar resultatet och momsredovisningen.
Skickad
En skickad faktura kan inte längre ändras eller makuleras.
Fakturans bokförings- och dimensioneringssidor kan underhållas, dvs. dess konteringar kan ändras och dimensioneringar kan göras.
Om det finns ett fel i en skickad försäljningsfaktura bör felet korrigeras genom att först skapa en kreditfaktura och vid behov en ny försäljningsfaktura.
Delvis betald
En delbetalning har uppdaterats automatiskt med hjälp av en maskinläsbar referensbetalningslista mottagen från banken.
När fakturan är helt betald ändras dess status till Betald.
Vid behov kan fakturan manuellt ändras till Betald i vyerna Specialsituationer (Gå till > Specialsituationer) genom att trycka på knappen Lägg till betalningstransaktion.
Programmet föreslår automatiskt skillnaden mellan fakturan och den redan betalda summan i fältet Betalas.
Betald
Betalningen som motsvarar fakturan visas i kontoutdraget och referensmaterialet som läses in i Procountor och betalningen har automatiskt tilldelats fakturan.
Fakturan kan inte längre redigeras.
Om kunden har betalat för mycket ska följande instruktioner följas.
Betald utanför Procountor
Fakturan har markerats som betald av användaren via Specialsituationer eller Kontoutdragsallokering.
Markeringen görs när fakturan har betalats utan referens på kontoutdraget, med betalkort eller kontanter.
Statusen används också när debet- och kreditfakturor kvittas som betalda eller när fakturan kvittas som betald mot en inköpsfaktura eller bokförs som en kreditförlust.
Om kundreskontran hanteras utanför Procountor måste fakturorna också markeras som betalda på annat håll för att fakturan inte ska vara öppen i programmet.
Markeringen Betald utanför Procountor kan tas bort i vyerna Specialsituationer genom att trycka på knappen Ta bort betalningstransaktion.
Makulerad
Fakturan har gjorts felaktigt och har därför markerats som makulerad.
Fakturan har ingen bokföringspost.
En makulerad faktura inkluderas i verifikationssökningen endast om användaren vill se makulerade fakturor.
En faktura i status Makulerad kan kopieras till en ny pågående faktura (Redigera > Kopiera).
Försäljningsorder och offertstatusar
Order är inte affärshändelser och inkluderas inte i t.ex. momsberäkningar i någon verifikationsstatus.
Statusar i kronologisk ordning:
Icke sparad
Under behandling
Icke skickad (om fakturakanalen är markerad som Skickas inte, används statusen Godkänd)
Skickad
Makulerad
Fakturerad (kopierad till försäljningsfaktura)
Beskrivningar av statusar
Icke sparad
Verifikationen är Icke sparad tills den sparas första gången.
Under behandling
En försäljningsorder med statusen Under behandling kan kompletteras och ändras.
Försäljningsordern kan också makuleras samt ändras eller kopieras till en faktura.
En försäljningsorder med statusen Under behandling kan inte skickas.
Icke skickad (Godkänd, om kanalen är Icke skickad)
En Icke skickad försäljningsorder kan kompletteras och ändras, den kan annulleras samt ändras eller kopieras till en faktura.
En Icke sickad försäljningsorder kan skickas.
Skickad
En skickad försäljningsorder kan kompletteras och ändras.
Försäljningsordern kan också annulleras samt ändras eller kopieras till en faktura.
En skickad order kan skickas om igen.
Makulerad
Försäljningsordern har gjorts felaktigt eller har inte lett till affärer och har därför markerats som makulerad.
En makulerad försäljningsorder har ingen bokföringspost.
Den inkluderas i verifikationssökningen endast om användaren vill se makulerade händelser.
En order i status Makulerad kan kopieras till en ny pågående faktura (Redigera > Kopiera).
Fakturerad
Försäljningsordern har kopierats till en faktura.
Den har ingen bokföring och kan inte redigeras.