I Procountor har status för fakturor och andra verifikat stor betydelse. De påverkar hur verifikat kan redigeras och hur de visas i rapporter och periodiska skattedeklarationer. Denna guide beskriver status för inköpsfaktura och inköpsorder.
Status för inköpsfaktura
Beskrivning av statusar
Icke sparad
Verifikatet är Icke sparat tills det sparas första gången.
Mottagen
Inköpsfakturan har anlänt till programmet som e-faktura eller från skanningstjänsten.
Statusen Mottagen motsvarar statusen Under behandling för en egenhändigt skapad faktura. Fakturan måste godkännas separat (från knappen Sökning av verifikat > Granskning) eller skickas direkt till betalning, som andra inköpsfakturor.
En faktura med status Mottagen inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
Den beaktas i rapportering där alla händelser (även icke-affärshändelser) väljs.
Under behandling
En inköpsfaktura med statusen Under behandling kan kompletteras och ändras.
Fakturan kan också makuleras.
Vid redigering av inköpsfakturan tas manuellt gjorda bokföringsposter bort och uppdateras enligt fakturans standardinställningar (inköpsfakturans standardinställningar eller leverantörens standardinställningar).
En Under behandling faktura inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
Den beaktas i rapportering där alla händelser (även icke-affärshändelser) väljs.
Sakgranskad
Företaget kan besluta att fakturor ska sakgranskas innan de godkänns och betalas.
Läs mer om godkännandecirkulation här.
I små företag är denna funktion ofta onödig.
En sakgranskad faktura jämställs med en Under behandling faktura och inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
Den beaktas i rapportering där alla händelser väljs.
Betalningsförbud
När fakturan tills vidare inte betalas på grund av reklamation eller annan anledning kan den markeras med betalningsförbud.
Fakturan beaktas dock i rapportering enligt bokföringslagen och i momsdeklarationen som avdragsgill kostnad.
För att häva betalningsförbudet måste fakturan först återställas till status Godkänd (Gå till > Granskning > Godkänn).
Därefter återställs fakturan till status Under behandling (Gå till > Faktura > Redigera > Återställ till statusen Under behandling).
Om fakturan därefter behöver makuleras kan det göras via knappen Undantag med valet Makulera.
Makulerad
Fakturan har skapats felaktigt och har därför markerats som makulerad.
Fakturan har ingen bokföringsnotering.
Fakturan kan ses i programmet och en ny faktura kan skapas genom att kopiera den.
Den inkluderas i sökning av verifikat och rapportering endast om användaren vill se makulerade fakturor.
Godkänd
Företaget kan besluta att fakturor ska godkännas innan de betalas.
I små företag är denna funktion ofta onödig och fakturor kan markeras direkt för betalning.
Statusen Godkänd kan dock användas när det tillfälligt inte finns pengar för betalning, men fakturan ändå måste beaktas i rapportering och momsdeklarationen som avdragsgill kostnad.
Om inköpsfakturan behöver redigeras eller makuleras efter godkännande kan den återställas från status Godkänd till status Under behandling via knappen Sökning av verifikat > Granskning.
Betalad
Fakturan har betalats framgångsrikt och betalningen syns på kontoutdraget som anlänt till Procountor. Kontoutdragets information ändrar automatiskt fakturans status.
Betalad utanför Procountor
Fakturan har markerats som betald av användaren.
Markeringen görs när fakturan har betalats utanför Procountor, till exempel med annan banktjänst, betalkort eller kontanter.
Statusen används också när debet- och kreditfaktura kvittas som betalda eller när fakturan kvittas som betald mot en försäljningsfaktura.
Markeringen Betalad utanför Procountor används också när betalningen på kontoutdraget inte matchar/ändrar fakturans status till Betald.
Detta kan bero på till exempel betalning med fel referens.
Betalning kö till bank
En person med betalningsrätt kan överföra fakturan för automatisk betalning i Procountor.
Betalning kan göras för fakturor med status Under behandling, Mottagen, Sakgranskad, Godkänd eller Delvis betalad.
Företagets godkännandecirkulation för inköpsfakturor påverkar fakturans betalning.
Verifikatet är med statusen Betalning kö till bank tills betalningsdagen.
Överförd till banken
En faktura som är under betalning har automatiskt överförts till banken för betalning på fakturans betalningsdag.
Statusen ändras automatiskt till Betalad när betalningsdagens kontoutdrag anländer till Procountor och kontoutdragshändelsen allokeras till fakturan.
Om ett fel upptäcks i betalningen i banken (till exempel att det inte finns pengar på kontot för betalning) eller en ändring görs (till exempel att mottagarens konto har ändrats i banken), ändras inte statusen, och fakturan förblir i status Överförd till bank.
Om fakturan ska skickas för betalning igen måste den återställas till tidigare status Godkänd.
Om fakturan har betalats och betalningen syns på kontoutdraget kan fakturan allokeras manuellt som betald, till exempel med hjälp av allokering till kontoutdrag.
Se här för mer information om hur man gör när status Betalning kö till bank eller Överförd till bank ska återställas.
Delvis betalad
En mindre eller större betalning än fakturans summa har matchats från kontoutdraget eller gjorts manuellt. Detta ändrar fakturans status till delvis betald.
Fakturan är fortfarande öppen och kan matchas med betalningstransaktioner.
När fakturan är helt betald ändras statusen till Betald eller Betald utanför Procountor.
Status för inköpsorder
Beställningar är inte affärshändelser och inkluderas inte i till exempel momsberäkningar i någon verifikatsstatus.
Statusar i kronologisk ordning
Icke sparad
Under behandling
Icke skickad (om fakturakanalen är markerad som “Skickas inte”, används statusen Godkänd)
Skickad (kan inte återställas till statusen Under behandling)
Makulerad
Fakturerad (kopierad till inköpsfaktura)
Statusbeskrivningar
Icke sparad
Verifikatet är icke sparat tills det sparas första gången.
Under behandling
En Under behandling inköpsorder kan kompletteras och ändras.
Inköpsordern kan också makuleras samt ändras eller kopieras till faktura.
En Under behandling inköpsorder kan inte skickas.
Icke skickad (Godkänd, om kanalen är Skickas inte)
En icke skickad inköpsorder kan ändras till faktura.
En icke skickad inköpsorder kan skickas.
En godkänd order, vars fakturakanal är Skickas icke, kan inte återställas till statusen Under behandling.
Skickad
En skickad inköpsorder kan ändras till faktura.
En skickad inköpsorder kan skickas igen.
Makulerad
Inköpsordern är felaktigt gjord och därför markerad som makulerad.
En makulerad inköpsorder har ingen bokföringsnotering.
Inköpsordern kan ses i programmet och en ny inköpsorder eller faktura kan göras genom att kopiera den.
Den tas med i verifikationssökningar och rapporter endast om användaren vill se makulerade händelser.
Fakturerad
Inköpsordern är kopierad till faktura.
Den har ingen bokföring och kan inte ändras.