I Procountor har statusar för fakturor och andra verifikat stor betydelse. De påverkar hur verifikat kan redigeras och hur de visas i rapporter och periodiska skattedeklarationer. Denna guide beskriver statusarna för rese- och kostnadsfakturor.
Statusar för rese- och kostnadsfakturor
Beskrivningar av statusar
Icke sparad
Verifikatet är icke sparad tills den sparas för första gången.
Mottagen
Genom att trycka på knappen Markera som klar ändras rese- eller kostnadsfakturan till statusen Mottagen.
Vid tryck på knappen öppnas ett fönster Bekräfta att fakturan ska skickas på cirkulation, där man väljer om fakturan ska skickas vidare i cirkulation eller inte (alternativen Ja eller Avbryt).
Statusen Mottagen motsvarar statusen Under behandling för en egenhändigt skapad faktura. Fakturan måste godkännas separat (via Granskning-knappen i Sökning av verifikat-vyn) eller skickas direkt till betalning.
En faktura med statusen Mottagen tas inte med i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
Den beaktas i rapportering där alla transaktioner (även icke-affärstransaktioner) väljs.
Under behandling
Ett verifikat med statusen Under behandling kan kompletteras och ändras.
Fakturan kan också makuleras.
Vid redigering av verifikatet tas manuellt gjorda bokföringsanteckningar bort och uppdateras enligt verifikatets standardinställningar.
En faktura med statusen Under behandling tas inte med i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
Den beaktas i rapportering där alla transaktioner (även icke-affärstransaktioner) väljs.
Sakgranskad
Företaget kan komma överens om att fakturor ska sakgranskas innan de godkänns och betalas.
Läs mer om godkännandecirkulation här.
En sakgranskad faktura jämställs med en faktura med statusen Under behandling och tas inte med i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
Den beaktas i rapportering där alla transaktioner väljs.
Belagd med betalningsförbud
När en faktura tills vidare inte betalas på grund av reklamation eller annan orsak kan den markeras med betalningsförbud.
Fakturan beaktas dock i rapportering enligt bokföringslagen.
För att häva betalningsförbudet måste fakturan först återställas till statusen Godkänd (Gå till > Granskning > Godkänn).
Därefter återställs fakturan till statusen Under behandling (Gå till > Faktura > Redigera > Återställ till statusen Under behandling).
Om fakturan därefter behöver makuleras kan detta göras via knappen Undantag > Makulera.
Makulerad
Fakturan har skapats felaktigt och har därför markerats som Makulerad.
Fakturan har ingen bokföringsanteckning.
Fakturan kan ses i programmet och en ny faktura kan skapas genom att kopiera den.
Den tas med i sökning av verifikat och rapportering endast om användaren vill se Makulerade fakturor.
Godkänd
Företaget kan komma överens om att fakturor måste godkännas innan de betalas.
Om fakturan behöver redigeras eller Makuleras efter godkännande kan den återställas från statusen Godkänd till Under behandling via Granskning-knappen i Sökning av verifikat-vyn.
Betalad
Fakturan har betalats framgångsrikt och betalningen syns på kontoutdraget som mottagits i Procountor. Kontoutdragets information ändrar automatiskt fakturans status.
Betalad utanför Procountor
Fakturan har markerats som betald av användaren.
Markeringen görs när fakturan har betalats utanför Procountors betalningsfunktion, till exempel med annan banktjänst, betalkort eller kontanter.
Statusen används också när debet- och kreditfakturor kvittas eller när en faktura kvittas mot en försäljningsfaktura.
Statusen Betalad utanför Procountor används också när betalningen på kontoutdraget inte matchar/ändrar fakturans status till Betalad.
Detta kan bero på exempelvis felaktig referens vid betalning.
Betalning kö till bank
En person med betalningsrätt kan automatiskt överföra fakturan för betalning i Procountor.
Betalning kan göras för fakturor med status Under behandling, Mottagen, Sakgranskad, Godkänd eller Delvis betald.
Företagets godkännandecirkulation påverkar fakturans betalning.
Verifikatet väntar på överföring till banken tills betalningsdagen.
Överförd till bank
Fakturan som är under betalning har automatiskt överförts till banken för betalning på fakturans betalningsdag.
Statusen ändras automatiskt till Betalad när betalningsdagens kontoutdrag mottas i Procountor och kontoutdragshändelsen matchar fakturan.
Om ett fel upptäcks i betalningen i banken (t.ex. otillräckliga medel) eller en ändring görs (t.ex. mottagarens konto ändras i banken) ändras inte statusen, och fakturan förblir i statusen Överförd till bank.
Om fakturan behöver skickas till betalning igen måste den återställas till statusen Godkänd.
Om fakturan har betalats och betalningen syns på kontoutdraget kan fakturan manuellt allokeras som betalad via Allokering till kontoutdrag.
Se här för mer information om hur man hanterar statusarna Betalning kö till bank eller Överförd till bank.
Delvis betald
En betalning som är mindre eller större än fakturans belopp har allokerats mot fakturan från kontoutdraget eller manuellt. Detta ändrar fakturans status till Delvis betald.
Fakturan är fortfarande öppen och kan allokeras mot betalningstransaktioner.
När fakturan är helt betald ändras statusen till Betalad eller Betalad utanför Procountor.