I denna instruktion beskrivs hur konsumentnätfakturering överförs från ett annat system till Procountor, om den faktureringsanmälan som gjorts via det andra systemet fortfarande är giltig.
Allmänt om överföring av konsumentnätfakturering
Om företaget tidigare har gjort konsumentnätfakturering eller förmedlat direktbetalningsmaterial via ett annat system, är det möjligt att företaget fortfarande har denna faktureringsanmälan i kraft. Med faktureringsanmälan har företaget meddelat konsumentkunder att företaget erbjuder e-faktura eller e-faktura och direktbetalningsmöjlighet.
Om företaget har ett tidigare fakturerarmeddelande som gjorts via ett annat system, behöver man inte göra ett ny fakturerarmeddelande via Procountor utan informationen från det gamla fakturerarmeddelandet och de gamla mottagningsanmälningarna kan överföras till Procountor.
Viktiga anmärkningar
Information om fakturerarmeddelandet
Företaget måste exakt veta vilken information som finns i det aktuella fakturerarmeddelandet. Följande information är särskilt viktig:
Är faktureringsanmälan i kraft.
Vilken Faktureringsgrund-ID, dvs. PaymentInstructionIdentifier, som finns i faktureringsanmälan.
Vilken är företagets egen nätfakturaadress och nätfakturaoperatör som används i denna faktureringsanmälan.
Om det råder osäkerhet om faktureringsanmälans giltighet eller innehåll, bör detta bekräftas med den egna banken.
Avtal om nätfakturaadresser relaterade till faktureringsanmälan
Innan den befintliga faktureringsanmälan överförs till Procountor, bör företaget också beakta/bekräfta följande saker relaterade till nätfakturaadresser:
Enligt avtalet med banken måste den aktuella nätfakturaadressen (som finns i faktureringsanmälan) ha Finago som materialhanterare.
Dessutom måste avtalet ha Finagos WS-kanal som används i Procountor som materialhanterarens WS-kanal (finns i Procountors bankfullmakt).
Vid behov, gör en ny bankfullmakt med banken så att Finago kan anges som materialhanterare för nätfakturaadressen.
Om det råder osäkerhet om nätfakturaadressens giltighet eller avtalets innehåll, bör detta bekräftas med den egna banken.
Befintliga mottagningsanmälningar relaterade till faktureringsanmälan
Förutsättningen för att skicka konsumentnätfakturor och direktbetalningar är också att fakturamottagaren (kunden) har en giltig mottagningsanmälan som är relaterad till denna specifika faktureringsanmälan.
Företaget måste veta informationen om eventuella befintliga mottagningsanmälningar innan de läses in i Procountor med en CSV-fil. En befintlig mottagningsanmälan innebär att konsumentkunden har gjort ett e-faktura- eller direktbetalningsavtal i banken relaterat till denna befintliga faktureringsanmälan, dvs. har bekräftat sin vilja att ta emot dessa material. Istället för att konsumentkunden behöver göra detta avtal igen, kan informationen från den redan gjorda mottagningsanmälan överföras till Procountor. Mer information om överföring av mottagningsanmälningar följer senare i denna instruktion.
Överföring av fakturerarmeddelande
I programmet, gå till Administration > Uppgifter om företaget> Adresser för nätfaktura och skanningstjänst och fyll i nätfakturaadressen och rätt operatör från fakturerarmeddelandet. Nätfakturaadressen måste anges exakt som den står i fakturerarmeddelandet och bankavtalet. Tekniskt sett kan adressen i fakturerarmeddelandet vara antingen i IBAN- eller OVT-format, även TE-format, men den korrekta adressformen måste kontrolleras. Operatören ska vara banken. Välj rätt webbtjänstkanal från rullgardinsmenyn WS-kundnummer. Detaljerade instruktioner finns här.
Aktivera den ifyllda nätfakturaadressraden och tryck på fakturerarmeddelande> Lägg till befintlig-knappen.
Fyll i formuläret som öppnas:
I fältet Tjänster som tillhandahålls av försäljaren, välj Nätfakturor för kunder eller Nätfakturor för kunder och direktbetalning beroende på vilka tjänster som avtalats med banken.
I fältet Specifikation kan du välja antingen Referensnummer, Kundnummer eller en kombination av Kundnummer och referensnummer.
Konsumentkunden anger identifieringsinformationen i sin internetbank när de gör ett E-fakturaavtal. Informationen bör vara så tydlig som möjligt så att kunden hittar rätt nummerserie på fakturan.
Om både kundnummer och referensnummer används som identifieringsinformation, är båda obligatoriska när kunden gör ett E-fakturaavtal. Kundnumret måste vara 1-35 tecken långt och bör inte innehålla andra specialtecken än bindestreck eller mellanslag. När referensnummer används måste en försäljningsfaktura ha skapats för kunden, som finns i Procountor.
I fältet Faktureringsgrund-ID ska samma faktureringsämneskod (elementet PaymentInstructionIdentifier) anges som i den gamla faktureringsanmälan i det tidigare systemet. Koden kan innehålla bokstäver, siffror och tecken.
Kontrollera informationen i det gamla ekonomisystemet eller från systemleverantören.
I avsnittet Välj konton, välj de bankkonton som anmälan gäller. Minst ett konto måste vara valt. I den vänstra menyn ser du alla tillgängliga konton (bankanslutningar). Välj ett eller flera kontonummer från listan och använd pilknappen för att flytta de valda kontona till anmälan. Konton kan också tas bort från anmälan genom att välja det konto som ska tas bort och använda den nedre pilknappen.
Tryck på Spara-knappen.
Överföring av befintliga mottagarinfomeddelande
Det är möjligt att överföra kundernas mottagarinfomeddelande från det gamla systemet till Procountor med hjälp av en CSV-fil (data separeras med semikolon, vilket är standard i Excel).
Innan mottagarinfomeddelanden överförs måste kundernas uppgifter överföras till kundregistret. Det rekommenderas att kunden har ett kundnummer både i Procountor och i CSV-filen, så att de befintliga mottagarinfomeddelande kan kopplas till rätt kundregisterinformation.
En mall för CSV-filen finns här (på engelska).
1. Gå till det gamla ekonomisystemet och hämta alla mottagarinfomeddelanden som en CSV-fil. Ordna CSV-filens datakolumner enligt beskrivningen nedan.
Lägg inte till kolumnen Namn i CSV-filen.
| Namn | Format | Beskrivning | Obligatorisk |
A | Status |
A
D
|
A: tillägg (kunden vill i fortsättningen ta emot e-fakturor)
D: ta bort (kunden vill inte i fortsättningen ta emot e-fakturor)
| Ja |
B | Datum | dd.mm.åååå eller dd.m.åååå eller dd.mm.åååå hh.mm.ss | Du kan ange datumet eller dateringstiden. |
|
C | Typ (meddelande) |
00
01
|
00: konsument e-faktura
01: direktbetalning
| Ja |
D | Identifieringsinformation (från registret) | nummerserie | Kundnummer eller referensnummer |
|
E | Namn (meddelande) |
| Kundens namn | Ja |
F | Operatörens service-ID | BIC-kod | Kundens banks BIC-kod | Ja |
G | Nätfakturaadress | IBAN-nummer | IBAN-nummer i FI-format utan mellanslag | Ja |
H | Faktureringsgrund-ID | teckenserie | Samma teckenserie som faktureringsgrund-ID:n i den befintliga faktureringsanmälan. Kan vara siffror, tecken eller bokstäver. | Ja |
Obs! I kolumn G anges kundens nätfakturaadress i IBAN-format. Nätfakturaadressen är ofta densamma som kundens bankkonto, men nätfakturaadress och bankkontonummer är inte alltid samma sak. Det är viktigt att kontrollera den korrekta IBAN-formaterade nätfakturaadressen i det gamla systemet eller med banken.
2. Läs in CSV-filen i Procountor under Register > Kundregister > Kund e-faktura/dirketbetalning mottagarinfo > Importera mottagarinfomeddelanden.
3. Den inlästa filen visas innan den slutliga inläsningen. Om någon rad innehåller felaktiga värden visas de i rött.
Felaktiga rader kan inte redigeras i denna vy och kommer inte att läsas in.
Korrigera CSV-filen vid behov.
4. Kontrollera de inlästa uppgifterna och läs in filen.
Programmet kopplar automatiskt kunden i Procountors register till mottagningsmeddelande baserat på kundnumret eller referensnumret på kundens försäljningsfaktura. Om ingen försäljningsfaktura har skapats för kunden i programmet, ska kundnumret i kundregistret användas som identifieringsinformation.
5. Hantera inlästa mottagningsmeddelande genom att jämföra kolumnen Namn (ur registret) med kolumnen Namn (meddelande).
6. Aktivera mottagningsmeddelande och tryck på Allokera till affärspartner-knappen.
7. Välj vid behov rätt affärspartner från rullgardinsmenyn Allokera till affärspartner och tryck på Fortsätt.
När anmälans status är Tillägg, ändras kundens fakturakanal till nätfaktura och kundens nätfakturaadress sparas i affärspartnerregistret.
När anmälans status är Borttagning och anmälan hanteras med knappen Allokera till affärspartner, ändras kundens fakturakanal till post.
8. Därefter är det möjligt att skicka konsumentnätfakturor till kunden.
Framöver hanteras nya mottaagarinfomeddelande enligt följande instruktion.