Ask on chatin kautta toimiva, keskusteleva tekoälyassistentti, joka auttaa sinua tutkimaan ja ymmärtämään myyntidataa tehokkaammin. Askilta voit yksinkertaisesti kysyä esimerkiksi 'Ketkä ovat parhaat asiakkaani vuonna 2025?' tai ’Eniten myydyt tuotteet tänä vuonna?’ ja saat heti selkeitä vastauksia.
Ask-keskustelun avaaminen
Avaa Ask Procountor-sovelluksen etusivulta kohdasta Raportit > "Kysy myynneistäsi".
Ask-assistentin ja myyntiraportoinnin tietojen näkyminen edellyttää, että sinulla on riittävät käyttöoikeudet myyntitietojen tarkasteluun. Lisäksi Ask on käytettävissä vain Procountor-sovelluksen maksullisessa versiossa.
Askille esitettävät pyynnöt
Voit pyytää Askilta kaikenlaisia myyntidataasi liittyviä kysymyksiä, joissa muuttujina ovat asiakkaat, tuotteet ja/tai aika. Käytännössä voit siis saada tietoja samoista aiheista, joita voi hakea tavallisen myynnin raportin kautta tekemällä määrityksiä raportin hakuehtoihin sekä esitystapaan – Askin avulla pyynnöt hoituvat kuitenkin näppärästi vain yhden viestin avulla.
Pyynnöt voi esittää keskustelunomaisesti niin suomeksi, englanniksi kuin ruotsiksikin, ja saat vastaukset samalla kielellä.
Esimerkiksi voit esittää esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä:
Vertaile 10 suurimman asiakkaan kokonaismyyntiä viimeisten 3 kuukauden ajalta.
Onko asiakkaita, joille myyntimme on laskenut tänä vuonna verrattuna samaan ajanjaksoon viime vuonna?
Mitä tuotteita olen myynyt suurimmalle asiakkaalleni viime vuonna?
Pyyntöjä voi myös esittää yhden lauseen sijaan esim. niin, että listataan hakuehtoja.
Parhaiten Askin kanssa toimivat sellaiset pyynnöt, jotka ovat selkeitä ja joissa tuodaan ilmi esim. tarkasteltava ajanjakso ja haettavien tietojen laajuus (esim. tarkastellaanko "top 10" parhaita asiakkaita vai ainoastaan "parasta asiakasta"). Ask pyrkii kuitenkin päättelemään juuri sinulle relevantit tiedot. Tarvittaessa Ask kysyy sinulta tarkentavia tietoja.
Askin huomioima myyntidata
Ask muodostaa vastauksensa kyseiseen Procountor-ympäristöön tallennetuista myyntitiedoista samoilla periaatteilla kuin myyntiraportti.
Tositelaji: Ask huomioi ainoastaan myyntilaskut, ei siis myyntitilauksia tai tarjouksia.
Tositteen tila: Oletuksena Ask huomioi kaikki tositteen tilat eli kaikki tapahtumat, samalla tavalla kuin myyntiraportti oletushakuehdoillaan. Voit kuitenkin pyytää Askia laskemaan myyntidataan mukaan ainoastaan liiketapahtumat.
Tositteen pvm: Kysyttäessä myyntitietoja tietyltä ajalta, ratkaiseva tositteen päivä on oletuksena laskun "Laskun päivä". Esim. tammikuulle päivätty lasku huomioidaan tammikuun myynneissä riippumatta siitä, mikä on laskun toteutunut maksupäivä. Voit myös pyytää Askia huomioimaan myyntidatan kirjanpitosivun päivän eli "tositteen päivämäärän" mukaan.
Asiakas: Haettaessa myyntitietoja asiakkaittain Ask huomioi sekä asiakasrekisteriin kuuluvat että ne asiakkaat, joiden tiedot on syötetty myyntilaskulle käsin.
Tuote: Haettaessa myyntitietoja tuotteittain Ask huomioi sekä tuoterekisteriin kuuluvat että sinne kuulumattomat (= käsin laskulle kirjoitetut) tuotteet.
Arvonlisävero: Oletuksena Ask antaa myyntisummat ilman arvonlisäveroa.
Askilta saatavat tiedot
Ask voi tarjota sinulle tietoja seuraavissa muodoissa:
Teksti.
Taulukko.
Graafi.
Lisäksi voit halutessasi jatkojalostaa saamiasi vastauksia ehdottamalla niihin muutoksia. Usein myös Ask itse kysyy sinulta, haluatko saada vastaavat tiedot esim. eri muodossa.
Askin antamat vastaukset on muodostettu tekoälyn avulla. Näin ollen on mahdollista, että niissä on virheitä. Ollessaan epävarma siitä, mitä tietoja haet, Ask kysyy sinulta tarkentavia tietoja. Lisäksi jokaisessa vastauksessaan Ask avaa tekstinä millä perusteella se on muodostanut antamansa vastauksen, jolloin pääset tarkistamaan, onko Ask käsittänyt kysymyksesi oikein. Tällöinkin on huomioitava, että vastauksissa voi olla tekoälyn käyttöön liittyviä puutteita.
Ask ja tietoturva
Ask pohjautuu GenAI-teknologiaan eli "generatiiviseen tekoälyyn", joka käyttää edistyneitä tekoälymalleja muodostaakseen sisältöä pyyntöjesi mukaan. Vastaustensa pohjana se käyttää Procountor-ympäristöstäsi löytyvää myyntidataa.
Ask toimii täysin suljetussa ympäristössä, eikä sen kautta siirry tietoa pois Procountorin pilviympäristöstä. Procountorissa olevaa myyntidataa tai käyttäjien Askille esittämiä kysymyksiä ei siis jaeta kolmansille osapuolille. Vaikka käytämme tallennettuja syötteitä (prompteja) parantaaksemme tuotteen kokonaiskokemusta (esimerkiksi korjaamalla virheitä ja optimoimalla ominaisuuksia), niitä ei käytetä AI mallien kouluttamiseen tai hienosäätöön.
Tekoälyassistentti toimii hallinnoimiemme järjestelmien sisällä, minkä ansiosta voimme varmistua siitä, että se on jatkuvasti tietoturvaperiaatteidemme mukainen.
Tietojen kerääminen
GenAI‑chatbotin toiminnan mahdollistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi kirjaamme käyttäjän antamat syötteet (promptit) sekä chatbotin tuottamat vastaukset. Kun käytät chatbotia, syötteesi ja keskusteluhistoriasi voidaan tallentaa ja käsitellä käytäntöjemme mukaisesti. Vain valtuutetut henkilöt voivat päästä käsiksi näihin tietoihin, ja silloinkin vain alla kuvattuihin rajattuihin tarkoituksiin.
Syöte- eli prompt‑lokeja voidaan käyttää:
Vikojen tai virheiden tutkimiseen ja korjaamiseen tarvittaessa.
Palvelun väärinkäytön tai väärinkäytösyritysten havaitsemiseen, estämiseen ja tutkimiseen.
Tuotteen laadun, suorituskyvyn ja käyttökokemuksen parantamiseen.
Oman keskusteluhistoriasi ja aiempien keskustelujen näyttämiseen.
Muistutus arkaluontoisista tiedoista
Älä syötä chatbotiin erittäin arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, mukaan lukien sellaista dataa, jota et haluaisi tallennettavan tai tarkasteltavan. Vältä henkilökohtaisten tietojen jakamista, kuten salasanoja, taloustietoja, terveystietoja, henkilötunnuksia tai muita arkaluontoisia yksityiskohtia.
Koska syötteet ja keskusteluhistoriat kirjataan, älä anna tietoja, joita pidät salaisina, erittäin luottamuksellisina tai muuten liian arkaluontoisina tallennettaviksi. Käyttämällä chatbotia hyväksyt, että syötteesi ja keskusteluhistoriasi voidaan kirjata edellä kuvattuja tarkoituksia varten, ja sitoudut olemaan syöttämättä tietoa, jota et halua tallennettavan.
Muita tarkennuksia
Syöte‑lokeja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yllä mainittuihin tarkoituksiin, mutta joka tapauksessa enintään 90 päivää. Lokitiedot poistetaan pysyvästi säilytysajan päätyttyä. Pääsy lokeihin on rajoitettu valtuutetuille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä suorittamiseen (esimerkiksi teknisen ongelman tai väärinkäytön tutkintaan).