Ask -tekoälyavustaja
Ask on chatin kautta toimiva, keskusteleva tekoälyassistentti, joka auttaa sinua tutkimaan ja ymmärtämään myynti- ja ostodataa tehokkaammin.
Voit keskustella Askin kanssa joko kirjoittamalla tai puhumalla. Ask muuttaa puheesi automaattisesti tekstiksi. Voit esimerkiksi sanella myyntilaskun luonnin ääneen tai kysyä raporttitietoja puhumalla.
Ask on saatavilla käyttäjille, jotka ovat aktivoineet Procountorin uudistetun käyttöliittymän käyttöön.
Ask-keskustelun avaaminen ja käyttöoikeudet
Ask-tekoälyavustaja avautuu Procountorin ylänavigaatiosta Askin ikonista.
Ask-assistentin ja raportoinnin tietojen näkyminen edellyttää, että sinulla on riittävät käyttöoikeudet.
Esimerkiksi: jos sinulla on katseluoikeudet myyntilaskuihin, voit kysyä Askilta myyntiraportteja, mutta laskujen luominen ei onnistu, sillä sitä varten pitäisi olla kaikki oikeudet myyntilaskuihin.
Ask- keskusteluikkunan yläreunassa on kysymysmerkkikuvake, joka avaa käyttöohjeen.
Plus -kuvake ilmestyy, kun juttelet Askin kanssa ja sen klikkaaminen aloittaa uuden keskustelun – huomioithan, että tämä poistaa edellisen keskustelusi.
Voit laajentaa Ask-ikkunan klikkaamalla nuolikuvaketta ja sulkea ikkunan sulkemiskuvakkeesta.
Ask tallentaa keskusteluhistoriasi automaattisesti. Voit palata aiempiin keskusteluihin keskusteluhistoriapaneelin kautta. Voit halutessasi poistaa keskusteluhistorian.
Mikäli et jatka keskustelua, se poistuu automaattisesti 180 päivän kuluttua.
Askille esitettävät pyynnöt
Voit pyytää Askilta kaikenlaisia myyntidataasi liittyviä kysymyksiä, joissa muuttujina ovat esimerkiksi asiakkaat, tuotteet ja/tai aika.
Käytännössä voit siis saada tietoja samoista aiheista, joita voi hakea tavallisen myynnin raportin kautta tekemällä määrityksiä raportin hakuehtoihin sekä esitystapaan – Askin avulla pyynnöt hoituvat kuitenkin näppärästi vain yhden viestin avulla.
Pyynnöt voi esittää keskustelunomaisesti millä kielellä vain (suomi, englanti, ruotsi ja saat vastaukset samalla kielellä.
Voit esittää esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä:
Myyntiraportointi
Ketkä ovat parhaat asiakkaani tänä vuonna?
Vertaile 10 suurimman asiakkaan kokonaismyyntiä viimeisten 3 kuukauden ajalta.
Eniten myydyt tuotteet tänä vuonna?
Onko asiakkaita, joille myyntimme on laskenut tänä vuonna verrattuna samaan ajanjaksoon viime vuonna?
Ostoraportointi
Ketkä ovat suurimmat toimittajamme?
Vertaile ostoja toimittajittain tänä vuonna.
Mitkä ovat suurimmat ostoerämme viime kuussa?
Laskuhaku
Etsi lasku numerolla 12345
Näytä tämän kuukauden maksamattomat laskut
Laskun luonti
Luo myyntilasku yritykselle X tuotteella Y
Haluan tehdä laskun, auta minua
Pyyntöjä voi myös esittää yhden lauseen sijaan niin, että listataan hakuehtoja.
Parhaiten Askin kanssa toimivat sellaiset pyynnöt, jotka ovat selkeitä ja joissa tuodaan ilmi esim. tarkasteltava ajanjakso ja haettavien tietojen laajuus (esim. tarkastellaanko "top 10" parhaita asiakkaita vai ainoastaan "parasta asiakasta").
Ask pyrkii kuitenkin päättelemään juuri sinulle olennaiset tiedot.
Tarvittaessa Ask kysyy sinulta tarkentavia tietoja.
Laskun luominen
Voit luoda myyntilaskuja Askin kautta kahdella tavalla.
Opastettu tapa
Pyydä Askia opastamaan laskun luonnissa, esimerkiksi "Haluan luoda myyntilaskun".
Ask kysyy sinulta tarvittavat tiedot vaihe vaiheelta.
Suora tapa
Kerro Askille suoraan laskun tiedot, esimerkiksi "Luo myyntilasku yritykselle Asiakas Oy, tuote Konsultointi, 5 kappaletta hintaan 150 euroa".
Ask muodostaa laskun antamiesi tietojen perusteella ja näyttää sinulle luonnoksen. Voit tarkistaa tiedot ja pyytää Askia tekemään muutoksia ennen kuin vahvistat laskun.
Tositteiden haku
Ask voi auttaa sinua etsimään laskuja. Ohessa muutamia esimerkkejä kuinka:
Etsi lasku numerolla 12345
Näytä viime kuukauden maksamattomat laskut
Etsi laskut asiakkaalta Yritys Oy
Mitä laskuja on odottamassa maksua?
Askin huomioima myyntidata
Ask muodostaa vastauksensa kyseiseen Procountor-ympäristöön tallennetuista myyntitiedoista samoilla periaatteilla kuin myyntiraportti.
Tositelaji: Ask huomioi ainoastaan myyntilaskut, ei siis myyntitilauksia tai tarjouksia.
Tositteen tila: Oletuksena Ask huomioi kaikki tositteen tilat eli kaikki tapahtumat, samalla tavalla kuin myyntiraportti oletushakuehdoillaan. Voit kuitenkin pyytää Askia laskemaan myyntidataan mukaan ainoastaan liiketapahtumat.
Tositteen pvm: Kysyttäessä myyntitietoja tietyltä ajalta, ratkaiseva tositteen päivä on oletuksena laskun "Laskun päivä". Esim. tammikuulle päivätty lasku huomioidaan tammikuun myynneissä riippumatta siitä, mikä on laskun toteutunut maksupäivä. Voit myös pyytää Askia huomioimaan myyntidatan kirjanpitosivun päivän eli "tositteen päivämäärän" mukaan.
Asiakas: Haettaessa myyntitietoja asiakkaittain Ask huomioi sekä asiakasrekisteriin kuuluvat että ne asiakkaat, joiden tiedot on syötetty myyntilaskulle käsin.
Tuote: Haettaessa myyntitietoja tuotteittain Ask huomioi sekä tuoterekisteriin kuuluvat että sinne kuulumattomat (= käsin laskulle kirjoitetut) tuotteet.
Arvonlisävero: Oletuksena Ask antaa myyntisummat ilman arvonlisäveroa.
Askilta saatavat tiedot
Ask voi tarjota sinulle tietoja seuraavissa muodoissa:
Teksti
Taulukko
Graafi
Lisäksi voit halutessasi jatkojalostaa saamiasi vastauksia pyytämällä niihin muutoksia. Ask kysyy sinulta usein myös oma-aloitteisesti jatkokysymyksiä, kuten haluatko saada vastaavat tiedot esimerkiksi eri muodossa.
Askin antamat vastaukset on muodostettu tekoälyn avulla. Näin ollen on mahdollista, että niissä on virheitä. Ollessaan epävarma siitä, mitä tietoja haet, Ask kysyy sinulta tarkentavia tietoja. Lisäksi jokaisessa vastauksessaan Ask avaa tekstinä millä perusteella se on muodostanut antamansa vastauksen, jolloin pääset tarkistamaan, onko Ask käsittänyt kysymyksesi oikein. Tällöinkin on huomioitava, että vastauksissa voi olla tekoälyn käyttöön liittyviä puutteita.
Ask ei anna kirjanpidollista, verotuksellista tai juridista neuvontaa. Varmista tulokset virallisten raporttien ja lähdedokumenttien avulla. Olet itse vastuussa kaikista päätöksistä, jotka teet Askin avulla.
Ask ja tietoturva
Ask pohjautuu GenAI-teknologiaan eli "generatiiviseen tekoälyyn", joka käyttää edistyneitä tekoälymalleja muodostaakseen sisältöä pyyntöjesi mukaan. Vastaustensa pohjana se käyttää Procountor-ympäristöstäsi löytyvää myyntidataa.
Ask toimii täysin suljetussa ympäristössä, eikä sen kautta siirry tietoa pois Procountorin pilviympäristöstä. Procountorissa olevaa myyntidataa tai käyttäjien Askille esittämiä kysymyksiä ei siis jaeta kolmansille osapuolille. Vaikka käytämme tallennettuja syötteitä (prompteja) parantaaksemme tuotteen kokonaiskokemusta (esimerkiksi korjaamalla virheitä ja optimoimalla ominaisuuksia), niitä ei käytetä AI mallien kouluttamiseen tai hienosäätöön.
Tekoälyassistentti toimii hallinnoimiemme järjestelmien sisällä, minkä ansiosta voimme varmistua siitä, että se on jatkuvasti tietoturvaperiaatteidemme mukainen.
Tietojen kerääminen
GenAI‑chatbotin toiminnan mahdollistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi kirjaamme käyttäjän antamat syötteet (promptit) sekä chatbotin tuottamat vastaukset. Kun käytät chatbotia, syötteesi ja keskusteluhistoriasi voidaan tallentaa ja käsitellä käytäntöjemme mukaisesti. Vain valtuutetut henkilöt voivat päästä käsiksi näihin tietoihin, ja silloinkin vain alla kuvattuihin rajattuihin tarkoituksiin.
Syöte- eli prompt‑lokeja voidaan käyttää:
Vikojen tai virheiden tutkimiseen ja korjaamiseen tarvittaessa.
Palvelun väärinkäytön tai väärinkäytösyritysten havaitsemiseen, estämiseen ja tutkimiseen.
Tuotteen laadun, suorituskyvyn ja käyttökokemuksen parantamiseen.
Oman keskusteluhistoriasi ja aiempien keskustelujen näyttämiseen.
Muistutus arkaluontoisista tiedoista
Älä syötä chatbotiin erittäin arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, mukaan lukien sellaista dataa, jota et haluaisi tallennettavan tai tarkasteltavan. Vältä henkilökohtaisten tietojen jakamista, kuten salasanoja, taloustietoja, terveystietoja, henkilötunnuksia tai muita arkaluontoisia yksityiskohtia.
Koska syötteet ja keskusteluhistoriat kirjataan, älä anna tietoja, joita pidät salaisina, erittäin luottamuksellisina tai muuten liian arkaluontoisina tallennettaviksi. Käyttämällä chatbotia hyväksyt, että syötteesi ja keskusteluhistoriasi voidaan kirjata edellä kuvattuja tarkoituksia varten, ja sitoudut olemaan syöttämättä tietoa, jota et halua tallennettavan.
Muita tarkennuksia
Syöte‑lokeja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yllä mainittuihin tarkoituksiin, mutta joka tapauksessa enintään 90 päivää. Lokitiedot poistetaan pysyvästi säilytysajan päätyttyä. Pääsy lokeihin on rajoitettu valtuutetuille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä suorittamiseen (esimerkiksi teknisen ongelman tai väärinkäytön tutkintaan).