Myynnin raportointi -näkymällä pääset seuraamaan myyntejä tuotteiden tai asiakkaiden mukaan. Tiedot haetaan reaaliaikaisesti ohjelmasta löytyviltä myyntilaskuilta.
Raportti löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Myynnin raportointi.
Tarvittavat käyttöoikeudet
Jotta käyttäjä pääsee tarkastelemaan myynnin raporttia, tulee hänellä vähintään olla seuraavat käyttöoikeudet:
Myyntilaskujen haku: Katseluoikeudet tai Kaikki oikeudet
Ei käytössä rajoitusta: Pääsy vain käyttäjän luomiin myyntilaskuihin
Ei käytössä lisäominaisuutta: dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus
Hakuehdot
Tässä kappaleessa kerrotaan mitä hakuehtoja Myynnin raportointi -näkymälle on mahdollista määrittää. Kun hakuehdot on määritelty, painetaan Muodosta -painiketta.
Raportille on mahdollista määrittää seuraavat hakuehdot:
Ajanjakso
Tuotteet
Asiakkaat
Luvut eli tarkastellaanko euroja vai kappalemääriä
Tapahtumat eli liiketapahtumat vai muut tapahtumat
Päivämäärä eli mitä päivämäärää tositteelta katsotaan
Ajanjakso
Hakuehtojen ensimmäisestä valikosta voit määritellä miltä ajalta haluat hakea tietoja. Vaihtoehtoina on:
Nykyinen tilikausi
Viimeiset 6kk
Viimeiset 12kk
Nykyinen vuosi
Muu kausi: Syötä aloitus- ja lopetuspäivämäärä. Kalenteripainikkeella saat kalenterin käyttöön.
Tiedot raportille haetaan myyntilaskuilta oletuksena laskun päivämäärän mukaan.
Tuotteet
Tuotteet -painikkeesta avautuu tuotevalinta. Tästä voi valita minkä tuotteiden osalta myyntejä halutaan raportilla tarkastella. Voit hakea tuotteita, tuoteryhmiä ja laskun tuotteita.
Tuotteet: Osio näyttää kaikki tuotteet, jotka on syötetty tuoterekisteriin, riippumatta siitä onko niitä käytetty laskuilla.
Tuoteryhmät: Osio näyttää myynnin tuoteryhmät, joiden perusteella haetaan tuoteryhmän tuotteita.
Laskun tuotteet: Osio näyttää vain ne tuotteet, joita on käytetty laskuilla. Tuotteen ei tarvitse olla perustettuna tuoterekisteriin. Käytännössä jos tuoterekisteristä löytyy siis tuotteet A ja B ja näistä vain tuotetta A on käytetty laskulla, näkyy vain tuote A tässä valikossa. Samoin jos laskulle on manuaalisesti lisätty jokin tuote hakematta sitä tuoterekisteristä, esimerkiksi kirjoittamalla tyhjälle tuoteriville suoraan tuotteen nimeksi C, näkyisi tämäkin tuote valikossa.
Haku-kentän avulla voit suodattaa listausta syöttämällä tuotteiden, tuoteryhmien ja laskun tuotteiden nimen tai minkä tahansa osan nimestä. Lisäksi tuotteita voi suodattaa tuotekoodin perusteella.
Asiakkaat
Asiakkaat-painikkeesta avautuu asiakasvalinta. Tästä voi valita minkä asiakkaiden osalta myyntejä halutaan raportilla tarkastella. Voit hakea asiakkaita, asiakasryhmiä ja laskun asiakkaita.
Asiakkaat: Osio näyttää kaikki asiakkaat, jotka on syötetty asiakasrekisteriin, riippumatta siitä onko asiakkaalle tehty laskuja.
Asiakasryhmät: Osio näyttää asiakasryhmät, joiden perusteella haetaan asiakasryhmän myyntejä.
Laskun asiakkaat: Osio näyttää vain ne asiakkaat, joille on kirjattu lasku. Asiakkaan ei tarvitse olla perustettuna asiakasrekisteriin. Osiossa katsotaan siis pelkästään myyntilaskun Nimi-kenttää. Käytännössä jos asiakasrekisteristä löytyy siis asiakkaat X ja Y ja näistä vain asiakkaalle X on tehty laskuja, näkyy vain asiakas X tässä valikossa. Samoin jos laskulle on manuaalisesti lisätty asiakkaan nimi Z, ilman että laskua on tehty kellekään asiakasrekisterin asiakkaalle, näkyisi tämäkin asiakas Z valikossa.
Haku-kentän avulla voit suodattaa listausta syöttämällä asiakkaan, asiakasryhmän tai laskun asiakkaan nimen tai nimen alkuosan. Lisäksi asiakkaita tai laskun asiakkaita voi etsiä asiakasnumeron perusteella.
Luvut
Tässä osiossa valitaan mitä lukuja raportille halutaan näkyviin:
EUR: myynti euroissa ilman arvonlisäveroa (painikkeen nimi viittaa Procountor -ympäristön maan valuuttaan).
EUR + Alv: myynti euroissa sisältäen arvonlisäveron (painikkeen nimi viittaa Procountor -ympäristön maan valuuttaan).
Määrä: laskuilla käytettyjen tuotteiden lukumäärä.
Laskun pvm tai tositteen pvm
Valikosta valitaan haetaanko myyntilaskut laskun päivämäärän (Laskun pvm) vai laskun kirjanpitosivun päivämäärään (Tositepvm) mukaan.
Tapahtumat
Tapahtumiin liittyvässä valikossa valitaan otetaanko laskulle liiketapahtumat, muut tapahtumat vai kaikki tapahtumat. Liiketapahtumilla tarkoitetaan tapahtumia jotka ovat kirjanpidossa mukana. Lue lisää liiketapahtumiin kuuluvista laskun tiloista täältä.
Kaikki tapahtumat: hakee sekä liiketapahtumat että muut tapahtumat.
Liiketapahtumat: hakee mukaan liiketapahtumat eli tositteet, joiden tilana on Lähettämätön, Hyväksytty, Lähetetty, Maksettu, Osittain maksettu tai Maksettu muualla.
Muut tapahtumat: hakee mukaan ne tapahtumat, jotka eivät ole liiketapahtumia.
Raportin muut painikkeet
Muodosta raportti -painikkeella ohjelma hakee hakuehtojen mukaisen raportin.
Palauta oletustila -painikkeella tekemäsi valinnat tyhjennetään ja hakuehdot palautuvat oletuksiin.
Rivitiedot -painikkeesta pääset tarkastelemaan raportin sisältöä rivitasolla eli näkyviin tuodaan raportilla olevien myyntilaskujen rivitiedot.
Pivot-taulukon avulla voit ryhmitellä myyntitietoja ja tunnistaa helposti trendejä ja kuvioita. Pivot näyttää myyntitiedot raportin yleisten suodattimien perusteella, ja sitä voidaan optimoida useilla eri vaihtoehdoilla.
Voit ryhmitellä myyntilaskurivit tuotteen, tuoteryhmien, asiakkaan, asiakasryhmien, laskun asiakkaan ja laskun tuotteen perusteella. Myynnit voidaan laskea yhteen vuosittain, kuukausittain tai päivittäin käytetyn aikavälin mukaan, joka on määritelty hakuehdoissa.
Näkymän alemmassa taulukossa voit tarkastella yksittäisiä myyntilaskurivejä.
Taulukkojen tiedot saa exceliin Vie Exceliin –painikkeesta.
Taulukkojen oikean yläkulman nuoli
-painikkeesta voit laajentaa tai pienentää näkymää.
Myynnin kehitys
Ylin kuvaaja esittää hakuehtojen mukaisen yleisen myynnin kehityksen.
Voit seurata myynnin kehitystä esimerkiksi vuosittain, kuukausittain tai päivittäin. Valitse Näytä -painikkeen alasvetovalikosta joko:
Vuosittain
kuukausittain
päivittäin
viikottain
Voit valita erilaisia kuvaajan tyyppejä. Valitse Kuvaajan tyyppi -alasvetovalikosta joko:
Jaksollinen
Myynnin kumulatiivinen kehitys
Myynnin vertailu edelliseen vuoteen
Kumulatiivisen myynnin vertailu edelliseen vuoteen
Myynnin muutos % edelliseen vuoteen
Kuvaaja on mahdollista tallentaa PNG-muotoisena kuvatiedostona painamalla Vie PNG kuvaksi -painiketta.
Myynti tuotteittain, tuoteryhmittäin ja laskun tuotteittain
Näkymän keskimmäisessä kuvaajassa myyntiä tarkastellaan tuotetasolla.
Tietojen suodattaminen
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Kuvaajan otsikkorivillä voit valita tarkasteletko kuvaajaa tuotteittain, tuoteryhmittäin tai laskun tuotteittain.
Tuotteittain -välilehdellä myynnit näytetään tuoterekisterissä olevien tuotteiden mukaan listattuna.
Laskun tuotteittain -välilehdellä myynnit näytetään laskuille kirjattujen tuotteiden mukaisesti. Eli välilehti näyttää myös ne tuotteet, joita ei ole lisätty tuoterekisteriin tai tuotteen nimi eroaa rekisterissä olevasta tuotteen nimestä.
Voit muuttaa kuvaajan tuloksia nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeeen vieressä olevaa nuolta.
Taulukossa on mahdollista valita yksittäinen tuote, tuoteryhmä tai laskun tuote tarkasteluun painamalla esimerkiksi tuotteen nimeä. Valitsemalla sama rivi uudestaan suodatus palautuu alkuperäiseen arvoonsa
Painikkeet
Vie Exceliin -painikkeesta siirrät Taulukon tiedot Excel-tiedostoon.
Taulukon oikean yläkulman nuoli
-painikkeesta voit laajentaa tai pienentää näkymää.
- painikkeesta voit porautua tuotteen laskuihin, jolloin näet mitkä laskut liittyvät valittuun tuotteeseen.
Avautuvalla Laskut -näkymällä voit porautua yksittäisen laskun Lasku -näkymälle painamalla haluamaasi laskunumeroa. Ikkuna avautuu omaan välilehteensä.
Myynti asiakkaittain, asiakasryhmittäin ja laskun asiakkaittain
Näkymän alimmaisessa kuvaajassa myyntiä tarkastellaan asiakkaittain.
Tietojen suodattaminen
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Kuvaajan otsikkorivillä voit valita tarkasteletko kuvaajaa asiakkaittain, asiakasryhmittäin tai laskun asiakkaittain.
Asiakkaittain -välilehdellä myynnit näytetään asiakasrekisterissä olevien asiakkaiden mukaan listattuna.
Laskun asiakkaittain -välilehdellä myynnit näytetään laskuilla näkyvien asiakkaiden mukaisesti. Eli välilehti näyttää myös niiden asiakkaiden myyntilaskut, joita ei ole lisätty asiakasrekisteriin tai asiakkaan nimi eroaa rekisterissä olevasta nimestä.
Voit muuttaa kuvaajan tuloksia nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeeen vieressä olevaa nuolta.
Taulukossa on mahdollista valita yksittäinen asiakas, asiakasryhmät tai laskun asiakas tarkasteluun painamalla esimerkiksi asiakkaan nimeä. Valitsemalla sama rivi uudestaan suodatus palautuu alkuperäiseen arvoonsa.
Painikkeet
Vie Exceliin -painikkeesta siirrät Taulukon tiedot Excel-tiedostoon.
Taulukon oikean yläkulman nuoli
-painikkeesta voit laajentaa tai pienentää näkymää.
- painikkeesta voit porautua asiakkaan laskuihin, jolloin näet mitkä laskut liittyvät valittuun asiakkaaseen.
Avautuvalla Laskut -näkymällä voit porautua yksittäisen laskun Lasku -näkymälle painamalla haluamaasi laskunumeroa. Ikkuna avautuu omaan välilehteensä.
Huomioitavaa tuotteen nimestä
Jos tuotetta ei haeta laskulle suoraan tuoterekisteristä, vaan se syötetään käsin, myynnin raportti näyttää tuotteen N/A tuotteena Myynti tuotteittain -kuvaajassa.
Tuotteen nimen tai tuotekoodin kirjoittaminen laskuriville ei vielä tee kohdistusta rekisterissä olevaan tuotteeseen, vaan tuote tulee hakea rekisteristä.
Tuote, jota ei ole perustettu tuoterekisteriin, vaan se on syötetty käsin laskulle, näytetään tuotteen nimi Myynti Laskun tuotteittain -kuvaajassa.
Jos muutat tuoterekisteristä haetun tuotteen tuotenimeä laskurivillä, nousee se alkuperäisellä tuotteen nimellä Myynti Tuotteittain -kuvaajaan, ja muutetulla nimellä Myynti Laskun tuotteittain -kuvaajaan.
Jos muutat tuotteen nimeä tuoterekisterissä, se päivittyy sekä Myynti Tuotteittain - että Myynti Laskun tuotteittain -kuvaajassa.
Usein kysytyt kysymykset
Miten näen mistä laskuista raportin luvut muodostuvat?
Listauksen laskuista saat raportin hakemisen jälkeen painamalla Rivitiedot-painiketta.
Saako raportille lisää hakuehtoja?
Raportilla käytettävissä olevat hakuehdot raportilla näkyvissä. Lisää hakuehtoja löytyy Haku > Tositteiden haku -näkymältä Tarkennettu haku -osiossa, josta voi hakea myös myyntilaskuja ja asettaa hakuehtoja mm. maksupäivän, laskun tapahtumatietojen ja monien muiden asioiden osalta.
Hakeeko Myynnin raportointi tietoja myös myyntitilauksilta ja tarjouksilta?
Ei hae, vaan ainoastaan myyntilaskuilta. Myyntitilauksia ja tarjouksia voi hakea Haku > Tositteiden haku -näkymältä.
Miksi Myynnin raportointi -näkymän myynti eroaa kirjanpitoraporteilla näkyvästä myynnistä?
Jos Myynnin raportoinnin lukuja halutaan tarkastella kirjanpidon tositepäivän mukaan, eli samalla päivällä kuin miten kirjanpitoraporttien luvut näytetään, tulisi varmistaa että hakuehdoissa on valittu Tositepvm (ei Laskun pvm).
Myynnin raportointi ottaa tiedot laskujen Lasku-näkymältä, kirjanpitoraportit sen sijaan laskun Kirjanpito-näkymältä. Jos näissä luvuissa on eroa toisiinsa nähden, voi ero selittyä tällä.
Lisäksi tulisi huomioida, että Myynnin raportointi ei huomioi käytettyä kirjanpitotiliä. Jos siis kirjanpitoraporteilla tarkastellaan myyntiä tietyn myynteihin liittyvän kirjanpitotilin osalta, voi tälle tilille olla kirjattuna tapahtumia muiltakin tositelajeilta. Myynnin raportointi ottaa huomioon sen sijaan vain myyntilaskut.