Ostojen raportointi -näkymällä pääset seuraamaan ostoja tuotteiden tai toimittajien mukaan. Tiedot haetaan reaaliaikaisesti ohjelmasta löytyviltä ostolaskuilta.
Raportti löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Ostojen raportointi.
Käyttöoikeudet
Jotta käyttäjä pääsee tarkastelemaan ostojen raporttia, tulee hänellä vähintään olla seuraavat käyttöoikeudet:
Käyttöoikeus ostolaskuille: Katseluoikeudet tai Kaikki oikeudet
Ostolaskujen haku: Katseluoikeudet tai Kaikki oikeudet
Ei käytössä rajoitusta: Pääsy vain käyttäjän luomiin ostolaskuihin
Ei käytössä rajoitusta: Pääsy vain laskuihin, joissa käyttäjä on asiatarkastajana tai hyväksyjänä
Ei käytössä lisäominaisuutta: dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus
Hakuehdot
Tässä kappaleessa kerrotaan mitä hakuehtoja Ostojen raportointi -näkymälle on mahdollista määrittää. Kun hakuehdot on määritelty, painetaan Muodosta -painiketta.
Raportille on mahdollista määrittää seuraavat hakuehdot:
Ajanjakso
Tuotteet
Toimittajat
Luvut eli tarkastellaanko euroja vai kappalemääriä
Tapahtumat eli liiketapahtumat vai muut tapahtumat
Päivämäärä eli mitä päivämäärää tositteelta katsotaan
Seuraavaksi käydään nämä kaikki hakuehdot vielä tarkemmin läpi.
Ajanjakso
Hakuehtojen ensimmäisestä valikosta voit määritellä miltä ajalta haluat hakea tietoja. Vaihtoehtoina on:
Nykyinen tilikausi
Viimeiset 6kk
Viimeiset 12kk
Nykyinen vuosi
Muu kausi: Syötä aloitus- ja lopetuspäivämäärä. Kalenteripainikkeella saat kalenterin käyttöön.
Tiedot raportille haetaan ostolaskuilta oletuksena laskun päivämäärän mukaan.
Tuotteet
Tuotteet-painikkeesta avautuu tuotevalinta. Tästä voi valita minkä tuotteiden osalta ostoja halutaan raportilla tarkastella. Voit hakea tuotteita, tuoteryhmiä ja laskun tuotteita.
Tuotteet: Osio näyttää kaikki tuotteet, jotka on syötetty tuoterekisteriin, riippumatta siitä onko niitä käytetty laskuilla.
Tuoteryhmät: Osio näyttää ostojen tuoteryhmät, joiden perusteella haetaan tuoteryhmän tuotteita.
Laskun tuotteet: Osio näyttää vain ne tuotteet, joita on käytetty laskuilla. Tuotteen ei tarvitse olla perustettuna tuoterekisteriin. Käytännössä jos tuoterekisteristä löytyy siis tuotteet A ja B ja näistä vain tuotetta A on käytetty laskulla, näkyy vain tuote A tässä valikossa. Samoin jos laskulle on manuaalisesti lisätty jokin tuote hakematta sitä tuoterekisteristä tai jos sähköisenä saapuneella ostolaskulla on ollut tuote joka ei ole kohdistunut tai kohdistettu tuoterkisteriin, näkyisi tämäkin tuote valikossa.
Haku-kentän avulla voit suodattaa listausta syöttämällä tuotteiden, tuoteryhmien ja laskun tuotteiden nimen tai minkä tahansa osan nimestä. Lisäksi tuotteita voi suodattaa tuotekoodin perusteella.
Toimittajat
Toimittajat-painikkeesta avautuu toimittajavalinta. Tästä voi valita minkä toimittajien osalta ostoja halutaan raportilla tarkastella. Voit hakea toimittajia, toimittajaryhmiä tai laskun toimittajia.
Toimittajat: Osio näyttää kaikki toimittajat, jotka on syötetty toimittajarekisteriin.
Toimittajaryhmät: Osio näyttää toimittajaryhmät, joiden perusteella haetaan toimittajaryhmän ostoja.
Laskun toimittajat: Osio näyttää vain ne toimittajat, joille on kohdistuneena ostolasku. Toimittajan ei tarvitse olla perustettuna toimittajarekisteriin. Osiossa katsotaan siis pelkästään ostolaskun Nimi-kenttää. Käytännössä jos toimittajarekisteristä löytyy siis toimittajat X ja Y ja ohjelmasta löytyy vain ostolaskuja toimittajan X nimellä, näkyy vain toimittaja X tässä valikossa. Samoin jos laskulle on manuaalisesti lisätty toimittajan nimi Z tai sähköisessä muodossa saapuneella ostolaskulla on ollut tämä toimittajan nimi, huolimatta siitä kohdistuuko lasku millekään toimittajarekisterin toimittajalle, näkyisi tämäkin toimittaja Z valikossa.
Haku-kentän avulla voit suodattaa listausta syöttämällä toimittajan, toimittajaryhmän tai laskun toimittajan nimen tai nimen alkuosan. Lisäksi toimittajia tai laskun toimittajia voi etsiä toimittajarekisteristä löytyvän asiakasnumeron perusteella.
Luvut
Tässä osiossa valitaan mitä lukuja raportille halutaan näkyviin:
EUR: ostot euroissa ilman arvonlisäveroa (Procountor ympäristön maan valuutta eli Suomessa aina EUR).
EUR + Alv: ostot euroissa sisältäen arvonlisäveron (Procountor ympäristön maan valuutta eli Suomessa aina EUR).
Määrä: laskuilla käytettyjen tuotteiden lukumäärä.
Laskun pvm tai tosite pvm
Valikosta valitaan haetaanko ostolaskut laskun päivämäärän (Laskun pvm) vai laskun kirjanpitosivun päivämäärään (Tositepvm) mukaan.
Tapahtumat
Tapahtumiin liittyvässä valikossa valitaan otetaanko laskulle liiketapahtumat, muut tapahtumat vai kaikki tapahtumat. Liiketapahtumilla tarkoitetaan tapahtumia jotka ovat kirjanpidossa mukana. Lue lisää liiketapahtumiin kuuluvista laskun tiloista täältä.
Kaikki tapahtumat: hakee sekä liiketapahtumat että muut tapahtumat.
Liiketapahtumat: hakee mukaan liiketapahtumat eli tositteet, joiden tilana on Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Maksettu, Osittain maksettu tai Maksettu muualla.
Muut tapahtumat: hakee mukaan ne tapahtumat, jotka eivät ole liiketapahtumia.
Raportin muut painikkeet
Muodosta -painikkeella ohjelma hakee hakuehtojen mukaiset tiedot.
Palauta oletustila -painikkeella tekemäsi valinnat tyhjennetään ja hakuehdot palautuvat oletuksiin.
Rivitiedot -painikkeesta siirryt tarkastelemaan kuvaajien sisältöä rivitasolla. Avautuvalla Ostolaskurivit -näkymällä, voit viedä tiedot exceliin Vie Exceliin –painikkeesta.
Vie PDF-tiedostoon -painikkeesta saat raportin tiedot ulos PDF -tiedostona.
Ostojen kehitys
Ylin kuvaaja esittää hakuehtojen mukaisen yleisen ostojen kehityksen.
Voit seurata ostojen kehitystä esimerkiksi vuosittain, kuukausittain tai päivittäin.
Valitse Näytä -painikkeen alasvetovalikosta joko:
Vuosittain
Kuukausittain
Päivittäin
Viikottain
Puolivuosittain
Vuosineljänneksittäin
Valitse Kuvaajan tyyppi -alasvetovalikosta joko:
Jaksollinen
Kumulatiiviset ostot
Ostojen vertailu edelliseen vuoteen
Kumulatiivisen ostojen vertailu edelliseen vuoteen
Ostojen muutos % edelliseen vuoteen
Kuvaaja on mahdollista tallentaa PNG-muotoisena kuvatiedostona painamalla Vie PNG kuvaksi -painiketta.
Osto tuotteittain tuoteryhmittäin ja laskun tuotteittain
Näkymän keskimmäisessä kuvaajassa ostoja tarkastellaan tuotetasolla.
Tietojen suodattaminen
Kuvaajan otsikkorivillä voit valita tarkasteletko kuvaajaa tuotteittain, tuoteryhmittäin tai laskun tuotteittain.
Tuotteittain -välilehdellä ostot näytetään tuoterekisterissä olevien tuotteiden mukaan listattuna.
Laskun tuotteittain -välilehdellä ostot näytetään laskuille kirjattujen tuotteiden mukaisesti. Eli välilehti näyttää myös ne tuotteet, joita ei ole lisätty tuoterekisteriin tai tuotteen nimi eroaa rekisterissä olevasta tuotteen nimestä.
Taulukossa on mahdollista valita yksittäinen tuote, tuoteryhmä tai laskun tuote tarkasteluun painamalla esimerkiksi tuotteen nimeä. Valitsemalla sama rivi uudestaan suodatus palautuu alkuperäiseen arvoonsa
Painikkeet
Vie Exceliin -painikkeesta siirrät Taulukon tiedot Excel-tiedostoon.
Kuvaajan oikean yläkulman nuoli
-painikkeesta voit laajentaa tai pienentää näkymää.
- painikkeesta voit porautua tuotteen laskuihin, jolloin näet mitkä laskut liittyvät valittuun tuotteeseen.
Avautuvalla Laskut -näkymällä voit porautua yksittäisen laskun Lasku -näkymälle painamalla haluamaasi laskunumeroa. Ikkuna avautuu omaan välilehteensä.
Osto toimittajittain, toimittajaryhmittäin ja laskun toimittajittain
Näkymän alimmaisessa kuvaajassa ostoja tarkastellaan toimittajittain.
Tietojen suodattaminen
Kuvaajan otsikkorivillä voit valita tarkasteletko kuvaajaa toimittajittain, toimittajaryhmittäin vai laskun toimittajittain.
Toimittajittain -välilehdellä ostot näytetään toimittajarekisterissä olevien toimittajien mukaan listattuna.
Laskun toimittajittain -välilehdellä ostot näytetään laskuilla näkyvien toimittajien mukaisesti. Eli välilehti näyttää myös niiden toimittajien ostolaskut, joita ei ole lisätty toimittajarekisteriin tai toimittajan nimi eroaa rekisterissä olevasta nimestä.
Taulukossa on mahdollista valita yksittäinen toimittaja, toimittajaryhmä tai laskun toimittaja tarkasteluun painamalla esimerkiksi toimittajan nimeä. Valitsemalla saman rivin uudestaan suodatus palautuu alkuperäiseen arvoonsa.
Painikkeet
Vie Exceliin -painikkeesta siirrät Taulukon tiedot Excel-tiedostoon.
Kuvaajan oikean yläkulman nuoli
-painikkeesta voit laajentaa tai pienentää näkymää.
- painikkeesta voit porautua toimittajan laskuihin, jolloin näet mitkä laskut liittyvät valittuun toimittajaan.
Avautuvalla Laskut -näkymällä voit porautua yksittäisen laskun Lasku -näkymälle painamalla haluamaasi laskunumeroa. Ikkuna avautuu omaan välilehteensä.
Huomioitavaa vertailutietojen näkymisestä raportilla
Raportilla näytettävät vertailukauden luvut (esimerkiksi "edellinen vuosi") voivat tietyissä tilanteissa poiketa toteutuneista luvuista.
Jos hakuehdoissa on valittuna Tuotteet: Kaikki ja / tai Toimittajat: Kaikki, raportin taulukoissa Osto tuotteittain ja Osto asiakkaittain näytetään vain ne tuotteet / tai toimittajat, joilla on kuluvalla kaudella ostoja.
Toisin sanoen, jos käytetään raportin oletushakua (ei rajata eriksen haettavia tuotteita tai toimittajia) ja jollain tuotteella tai toimittajalla ei ole ollut kuluvalla kaudella myyntiä ⮞ Tuote/toimittaja jää pois raportilta, jolloin vertailukauden luvut voi tulkita nollaksi, vaikka sillä olisi ollut vertailukaudella ostoja,
Jos halutaan mukaan myös ne tuotteet / toimittajat, joilla ei ole kuluvalla kaudella ostoja, mutta ostoja on vertailukaudella, tulee raportin tuotteet / toimittajat käydä erikseen valitsemassa Tuotteet- ja Toimittajat-hakuehtojen kautta.
(Tilanne 11/2024: Vertailukauden lukujen näyttämisen logiikan viilaaminen on kehitystiimimme työlistalla, tällä hetkellä kuitenkin ilman tarkempaa arviota julkaisun aikataulusta.)
Huomioitavaa tuotteen nimestä
Jos tuotetta ei haeta laskulle suoraan tuoterekisteristä, vaan se syötetään käsin, osto raportti näyttää tuotteen N/A tuotteena Osto tuotteittain -kuvaajassa.
Tuotteen nimen tai tuotekoodin kirjoittaminen laskuriville ei vielä tee kohdistusta rekisterissä olevaan tuotteeseen, vaan tuote tulee hakea rekisteristä.
Tuote, jota ei ole perustettu tuoterekisteriin, vaan se on syötetty käsin laskulle, näytetään tuotteen nimi Osto Laskun tuotteittain -kuvaajassa.
Jos muutat tuoterekisteristä haetun tuotteen tuotenimeä laskurivillä, nousee se alkuperäisellä tuotteen nimellä Osto Tuotteittain -kuvaajaan, ja muutetulla nimellä Osto Laskun tuotteittain -kuvaajaan.
Jos muutat tuotteen nimeä tuoterekisterissä, se päivittyy sekä Osto Tuotteittain - että Osto Laskun tuotteittain -kuvaajassa.
Usein kysytyt kysymykset
Miten näen mistä laskuista raportin luvut muodostuvat?
Listauksen laskuista saat raportin hakemisen jälkeen painamalla Rivitiedot-painiketta.
Saako raportille lisää hakuehtoja?
Raportilla käytettävissä olevat hakuehdot raportilla näkyvissä. Lisää hakuehtoja löytyy Haku > Tositteiden haku -näkymältä Tarkennettu haku -osiossa, josta voi hakea myös ostolaskuja ja asettaa hakuehtoja mm. maksupäivän, laskun tapahtumatietojen ja monien muiden asioiden osalta.
Hakeeko Ostojen raportointi tietoja myös ostotilauksilta ja tarjouksilta?
Ei hae, vaan ainoastaan ostolaskuilta. Ostotilauksia ja tarjouksia voi hakea Haku > Tositteiden haku -näkymältä.
Miksi Ostojen raportointi -näkymän ostot eroavat kirjanpitoraporteilla näkyvästä ostoista?
Jos Ostojen raportoinnin lukuja halutaan tarkastella kirjanpidon tositepäivän mukaan, eli samalla päivällä kuin miten kirjanpitoraporttien luvut näytetään, tulisi varmistaa että hakuehdoissa on valittu Tositepvm (ei Laskun pvm).
Ostojen raportointi ottaa tiedot laskujen Lasku-näkymältä, kirjanpitoraportit sen sijaan laskun Kirjanpito-näkymältä. Jos näissä luvuissa on eroa toisiinsa nähden, voi ero selittyä tällä.
Lisäksi tulisi huomioida, että Ostojen raportointi ei huomioi käytettyä kirjanpitotiliä. Jos siis kirjanpitoraporteilla tarkastellaan ostoja tietyn ostoihin liittyvän kirjanpitotilin osalta, voi tälle tilille olla kirjattuna tapahtumia muiltakin tositelajeilta. Ostojen raportointi ottaa huomioon sen sijaan vain ostolaskut.