Tämä artikkeli neuvoo myyntien hyvityslaskuissa, kun käytössäsi on Finago Proocuntorin uudistettu myyntilaskunäkymä.

Hyvityslaskulla hyvität myyntilaskun kokonaan tai osittain. Hyvityslasku on oma myyntilasku, jonka rivit ovat negatiivisia. Uudistetussa näkymässä hyvityslaskun luominen, hyväksyminen ja alkuperäisen laskun tunnistaminen tapahtuvat samassa paikassa kuin muut laskutoiminnot. Perinteisen näkymän ohje löytyy artikkelista Myynnit - Hyvityslasku (perinteinen näkymä).

Huom! Uudistettu hyvityslaskun näkymä on käytettävissä vain Suomessa ja uudistetuissa Procountor-näkymissä.

Hyvityslasku vai mitätöinti?

Mitätöinti poistaa laskun kirjanpitoviennit. Sitä voi käyttää, kun lasku on keskeneräinen tai hyväksytty, mutta ei vielä lähetetty.
Hyvityslasku luodaan, kun lasku on jo lähetetty tai maksettu eikä sitä voi enää mitätöidä.

Hyvityslaskun luominen

1. Avaa hyvitettävä myyntilasku Myyntilaskut -näkymästä. Valitse Toiminnot > Laadi hyvityslasku.

Toiminto tekee myyntilaskusta hyvityslaskun, joka on laskuriveiltään muuten identtinen kuin alkuperäinen lasku, mutta negatiivinen. Ohjelma muuttaa rivien määrän (mutta ei hintaa) negatiiviseksi. Tämä pitää huolen siitä, että raporteilla sekä tuotemäärät että summat ovat oikein.

Hyvityslasku luodaan vain tästä valikosta. Se ei ole käytettävissä, jos:

alkuperäinen lasku on keskeneräinen tai mitätöity
lasku on itse hyvityslasku
sinulla ei ole oikeutta luoda myyntilaskuja

Vahvista toiminto ponnahdusikkunassa valitsemalla Jatka.
Valitsemalla Peruuta palaat laskuun, eikä hyvityslaskua luoda.

2. Uusi hyvityslasku avautuu keskeneräisenä (Kesken-tila), joten voit muokata rivejä tarvittaessa. Esimerkiksi jos hyvityslasku ei kata koko laskua, muokkaa rivejä niin, että ne hyvittävät oikeat tuotteet.

3. Voit tarkastella hyvityslaskua vielä kun olet tehnyt mahdolliset muokkaukset valitsemalla Esikatsele ja hyväksy. Kun hyvityslasku on valmis, valitse Hyväksy. Avautuu hyväksymisikkuna, jossa on:

lyhyt kuvaus ja linkki Procountorin ohjeeseen
valinnat, joista näkyvissä ovat vain valittavissa olevat vaihtoehdot
maksupäivä (oletuksena eräpäivä)
maksutapa (oletuksena Hyvityslasku)

Valinnat

Kohdista alkuperäiseen laskuun (oletuksena valittu): Merkitsee hyvityslaskun suoritetuksi ja lisää hyvityslaskun suuruisen suoritusmerkinnän hyvitettävään laskuun. Alkuperäinen lasku pienenee hyvityslaskun verran, ja sen avoin summa päivittyy. Laskun tila Procountorissa vaihtuu Maksettu muualla -tilaan.

Luo ostolasku: Käytetään, kun alkuperäinen lasku on jo maksettu ja rahat palautetaan asiakkaalle. Procountor luo ostolaskun, jonka voit maksaa asiakkaalle. Valinta näkyy vain, kun alkuperäinen lasku on maksettu.

Lähetä hyvityslasku: Lähettää hyvityslaskun asiakkaalle. Valinta näkyy vain, jos laskun lähetystapa on käytettävissä.

4. Valitse Jatka, kun olet tarkistanut tiedot. Jos maksupäivä on suljetulla tilikaudella, näkyy virheilmoitus, eikä mitään tallennu. Ikkuna jää auki, jotta voit korjata päivän.

Huom! Jos hyvityslaskun summa on positiivinen, hyväksymisikkuna ei aukea, vaan lasku hyväksytään tavallisena myyntilaskuna.

Tyypillisiä tilanteita

Alkuperäistä laskua ei ole maksettu, ja se hyvitetään kokonaan tai osittain: Kohdista alkuperäiseen laskuun
Alkuperäinen lasku on maksettu, ja rahat palautetaan asiakkaalle: Luo ostolasku ja maksa se asiakkaalle
Asiakas vähentää hyvityksen seuraavasta maksustaan: Kohdista alkuperäiseen laskuun ja tallenna maksutapahtuma, jonka summa on hyvityslaskun suuruinen
Asiakkaalle lähetetään hyvityslasku: Valitse Lähetä hyvityslasku

Muuta huomioitavaa

Hyvityslaskua ei voi luoda hyvityslaskulle.

Hyvityslaskun muokkaaminen päivittää sen summat, eikä muuta alkuperäistä laskua ennen hyväksymistä.

Jos hyvityslaskun summa muuttuu positiiviseksi, hyväksyminen tehdään ilman, että avautuu erillinen ikkuna.

Hyvityslaskun ja alkuperäisen laskun tunnistaminen

Myyntilaskut-näkymä: Näet jo myyntilaskujen listauksessa, mikäli jokin lasku on hyvitetty lasku tai hyvityslasku.

Laskun näkymä: Näet laskulta selvästi, mikäli kyseessä on hyvitetty lasku tai hyvityslasku.

Hyvitetty lasku: Näet, että lasku on hyvitetty, ja listan hyvityslaskujen numeroista.

Hyvityslasku: Näet, että lasku on hyvityslasku, ja alkuperäisen laskun numeron. Jos alkuperäisellä laskulla on useita hyvityslaskuja, ne kaikki ovat listattuna.

Laskunumerot ovat linkkejä. Linkin valitseminen avaa laskun samassa välilehdessä. Voit myös helposti avata linkin uuteen välilehteen (hiiren oikealla klikkaamalla tai Windows: Ctrl / Mac: command + klikkaus halutun laskunumeron päällä).

Huom! Jos sinulla on oikeus vain omiin myyntilaskuihisi, näet linkitetyn laskun numeron, mutta et pääse avaamaan laskua, ellet ole sitä itse luonut.

Jos hyvityslasku on luotu muualla tai tuotu järjestelmään negatiivisena laskuna, yhteyttä hyvitetyn laskun ja hyvityslaskun välillä ei tunnisteta ja näytetä.

Hyvityslaskun eri tilanteet

Laskua ei voi mitätöidä ja sitä ei ole maksettu

Kun lasku on tilassa, jossa sitä ei voida enää mitätöidä, on laadittava hyvityslasku. Seuraa Hyvityslaskun luominen -osion ohjeita kohtaan 2 asti. Kohdassa 3 valitse seuraavat vaihtoehdot:

Kohdista alkuperäiseen laskuun -valinta, joka merkitsee sekä hyvityksen että alkuperäisen laskun hyvityslaskun suuruisella summalla Maksettu muualla -tilaan.
Valitse Hyvityslaskun lähetys -valinta, jos asiakkaan kanssa on sovittu laskun lähetyksestä.

Myyntilasku on oletusarvoisesti kirjautunut kirjanpidossa per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit. Hyvityslasku-toiminnosta muodostuvalle myyntilaskulle tulee oletusarvoisesti kirjaus per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset. Tämä kirjaus oikaisee alkuperäisen laskun myynnin arvonlisäveronkin, mikäli laskulla on arvonlisäveroa.

Lasku on maksettu, mutta rahoja ei palauteta

Mikäli asiakkaan kanssa on sovittu, että maksettu virheellinen lasku hyvitetään tai osahyvitetään ja asiakas vähentää ylimääräisen suorituksen seuraavassa maksussaan, toimi Hyvityslaskun luominen -osion mukaisesti kohtaan 2 asti ja valitse kohdassa 3 seuraavat valinnat:

Valitse Hyvityslaskun lähetys -valinta, jos asiakkaan kanssa on sovittu laskun lähetyksestä.

Merkitse hyvityslasku Kohdista alkuperäiseen laskuun -valinnalla, kun hyvitys tapahtuu veloituslaskulta. Esimerkiksi: Jos hyvitys tapahtuu seuraavalla laskulla, merkitse hyvityslasku Maksettu muualla –tilaan samalla päiväyksellä, kuin seuraavalla laskulla oleva Maksettu muualla -merkintä.

Maksettu muualla -merkinnän voi tehdä myyntilaskun Maksut-näkymällä (Siirry > Maksut).
Paina Lisää maksutapahtuma -painiketta ja määritä hyvityslaskun summa hyvitettävälle laskulle Maksettu summa -kenttään.
- Mikäli myyntilaskulle jää saldoa sen tila muuttuu Osittain maksettu -tilaan ja se jää odottamaan seuraavaa maksusuoritusta.
Laita hyvityslasku kokonaisuudessaan Maksettu muualla -tilaan Maksut-näkymän kautta.

Lasku kirjautuu seuraavasti:

Kirjanpidossa on ensimmäinen (virheellinen) myyntilasku kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit.

Kun ensimmäiseen myyntilaskuun on kohdistunut suoritus, on syntynyt kirjaus per 1910 Pankkitili an 1700 Myyntisaamiset.

Hyvityslasku on kirjautunut per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset.

Kun asiakkaalle seuraavan kerran tehdään myyntilasku, josta ylimääräinen suoritus vähennetään, on tämä myyntilasku kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit.

Uuteen myyntilaskuun kohdistuu suoritus, joka on suuruudeltaan laskun summa vähennettynä hyvityslaskun summalla. Tämä kirjautuu tiliotteella per 1910 Pankkitili an 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset sekä viitesuorituksena per 1990 Rahansiirrot ja täsmäytyksen an 1700 Myyntisaamiset.

Lopputuloksena on, että saldot tileillä 1910 Pankkitili ja 3000 Myynnit ovat kasvaneet uuden myyntilaskun verran.

Lasku on maksettu ja rahat palautetaan

Asiakkaan kanssa on sovittu, että maksettu virheellinen lasku hyvitetään ja rahat palautetaan asiakkaalle. Ensin laaditaan hyvityslasku seuraamalla Hyvityslaskun luominen -osion ohjeita kohtaan 2 asti. Kohdassa 3 valitse seuraavat valinnat:

Kohdista alkuperäiseen laskuun -valinta, joka merkitsee sekä hyvityksen että alkuperäisen laskun hyvityslaskun suuruisella summalla Maksettu muualla -tilaan.

Valitse Hyvityslaskun lähetys -valinta, jos asiakkaan kanssa on sovittu laskun lähetyksestä.

Ostolaskun laadinta -valinta laatii ostolaskun suorituksen palauttamista varten. Toiminto tekee ostolaskun, joka on laskuriveiltään muuten identtinen kuin hyvityslasku, mutta positiivinen. Lasku ei sisällä arvonlisäveroa.

Laadi ostolaskusta hyvityksen suuruinen lasku ja maksa se asiakkaalle. (Ohjetta voidaan käyttää myös osahyvityksessä)

Laskujen kirjausketju on seuraava:

Ostolasku tiliöidään per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili. Huom! Tällaisia ostolaskuja varten kannattaa tehdä ostojen tuoterekisteriin tuote, jonka Oletustili on 1700 ja ALV 0 %. Sitä käytettäessä tiliöinti ja ALV menevät automaattisesti oikein ja raporteilla ko. tuote erottuu normaaleista ostoista.

Laadittu ostolasku maksetaan asiakkaalle ja se kirjautuu tiliotteelta maksetuksi per 2880 Maksuliikennetili an 1910 Pankkitili.

Kirjanpidossa alkuperäinen myyntilasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit.

Kun myyntilaskuun on kohdistunut (myöhemmin palautettava) suoritus, on syntynyt kirjaus per 1910 Pankkitili an 1700 Myyntisaamiset.

Myyntilaskulle laadittu Hyvityslasku on kirjautunut per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset.

Näiden kirjausten seurauksena minkään tilin saldo ei ole muuttunut.

Lasku on maksettu kahdesti ja rahat palautetaan

Asiakas on maksanut saman laskun kahdesti ja asiakkaan kanssa on sovittu, että rahat palautetaan asiakkaalle.

Laadi liikaa maksetun summan suuruinen ostolasku, jossa ei ole arvonlisäveroa.

Maksa ostolasku asiakkaalle.

Alkuperäinen veloituslasku jää tilaan Osittain maksettu.
- Siirry alkuperäiselle myyntilaskulle ja mene sen Maksut-näkymälle.
- Paina Lisää maksutapahtuma -painiketta ja lisää laskulle liikasuorituksen määrä negatiivisena, jotta laskun loppusummasta tulee sama kuin laskun oikea loppusumma. (Ohjelma ehdottaa automaattisesti Maksettu summa -kenttään oikeaa summaa)
- Paina Tallenna -painiketta.
- Alkuperäisen laskun tulisi olla Maksettu muualla tilassa maksutapahtuman lisäyksen jälkeen tallennuksen jälkeen.