Laskujen automaattisiirtoliittymän käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan Finagon määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.

Tälle sivulle on listattuna ohjelmistokumppanimme, joista on olemassa valmis integraatio Procountoriin.

Laskujen automaattisiirtoliittymä tukee myynti-, osto-, matka- ja kululaskujen siirtoa ja se soveltuu esimerkiksi toiminnanohjaus- ja verkkokauppaohjelmistojen liittämiseksi Procountoriin. Aineiston parametroinnin avulla liittymä on joustavasti mukautettavissa eri käyttötarkoituksiin.

Teknisesti tietojen siirtoon käytetään liittymässä SFTP-tiedonsiirtomenetelmää (SSH File Transfer Protocol). Siirtyvien tiedostojen tulee olla xml-muotoisia Finvoice 1.2.-standardin versiota mukaillen, eli tiedostoilla tulee olla tiettyjä Finvoice-standardin ulkopuolisia elementtejä ja osaa Finvoice-standardin mukaisista elementeistä taas ei aineistolta lueta lainkaan.

Tietuekuvaus sekä malliaineistoja löytyy oheisista linkeistä:

Laskujen automaattisiirtoliittymän tietuekuvaus

Laskujen automaattisiirtomalli, Matkalasku

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti versio 2

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto versio 2

1. Laskujen esikäsittely

2. Siirtotiedoston muodostus

3. Tiedoston siirto Procountorin palvelimelle

4. Siirtotiedoston luku

5. Laskujen vienti Procountor-ympäristöön

6. Laskujen jatkokäsittely

Kaikki laskun otsikko- ja rivitason tiedot siirretään Procountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Kukin lasku voidaan siirtää omana tiedostonaan tai yhteen tiedostoon voidaan sisällyttää useamman laskun tiedot.

Laskun tila, laskukanava, maksutiedot ja muut laskukohtaiset tiedot voidaan määritellä joustavasti.

Kaikille automaattisiirtoliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtoaineiston mukana on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä.

Liittymän kautta tuodut laskut kohdistetaan automaattisesti asiakas-/toimittaja- ja tuoterekisteriin Procountorissa, mikä helpottaa seurantaa.

Laskujen automaattisiirto –liittymän ja/tai tiedonsiirron avauksesta veloitetaan hinnaston mukaisesti.

Mikäli automaattisiirtoliittymän avaaminen edellyttää uuden tiedonsiirtoyhteyden avaamista Procountorin ja toisen ohjelmiston välille, veloitetaan liittymän avausmaksun lisäksi tiedonsiirron avausmaksu.

Liittymän kautta siirrettävistä laskuista veloitetaan tositeperusteisesti käytössä olevan Procountor - ja palveluhinnaston mukaisesti. Jos liittymän kautta tuotuja laskuja lähetetään Procountorista eteenpäin, veloitetaan normaalit hinnaston mukaiset, laskukanavakohtaiset lähetysmaksut. Palveluun liittyvät veloitukset laskutetaan kuukausittain muun Procountor-laskutuksen yhteydessä.

Laskujen automaattisiirtoliittymän käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan Finagon määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.

Käyttöönotto voidaan tilata Finagon liittymäasiantuntijoilta ([email protected]) tai yrityksen omalta yhteyshenkilöltä.

Käyttöönoton yhteydessä sovitaan muun muassa tiedonsiirron yksityiskohdista, kuten käytettävissä tunnuksista, siirtohakemistoista ja tarvittavista palomuuriavauksista. Lisäksi uuden lähettävän ohjelmiston tapauksessa sovitaan tarvittavan testauksen suorittamisesta.

Ohessa on listattu käyttöönoton yhteydessä sovittavia asioita (oletukset esitäytettyinä):

Liittymä on valmiiksi toteutettu esimerkiksi useisiin eri verkkokaupparatkaisuihin ja liittymän toteutus on mahdollista myös uusien verkkokauppaohjelmistojen kanssa. Uusien verkkokauppaintegraatioiden rakentaminen edellyttää, että aineistoja lähettävään verkkokauppaohjelmistoon toteutetaan Procountorin määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.

Laskujen automaattisiirtoliittymä on Finago Procountor -ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava palvelu. Tälle sivulle on listattuna ohjelmistokumppanimme, joista on olemassa valmis (SFTP) laskujen automaattisiirto Procountoriin. Käyttöönotto tilataan Finagon -liittymät asiakaspalvelusta ([email protected]).

Liittymän tekniset määrittelyt ovat nähtävissä tietuekuvauksesta, joka löytyy täältä.

Liittymien avauksen yhteydessä perustamme yritykselle Procountoriin testiympäristön aineiston siirron testausta varten. Testiympäristössä tulisi tarkastella toisesta järjestelmästä tuotuja tositteita ja kiinnittää huomiota muun muassa seuraaviin asioihin:

Testiympäristössä on käytettävissä osittain rajoitettu määrä Procountorin toimintoja. Esimerkiksi myyntilaskujen lähettäminen onnistuu koekäytössä vain sähköpostitse tai tulostamalla ja postittamalla laskut itse (Laskukanava=Ei lähetetä).

Liittymän Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.

Jos haluat irtisanoa laskujen automaattisiirtoliittymän Procountorin osalta, riittää, että lähetät irtisanomisviestin osoitteeseen [email protected]. Lisääthän viestiin yrityksen nimen ja y-tunnuksen, ohjelmiston nimen, mikä irtisanotaan sekä tiedon mistä päivästä lähtien irtisanomisaika alkaa.

Mikäli irtisanot myös toisen osapuolen ohjelmiston käytön, tulee sinun välittää tieto ohjelmiston irtisanomisesta heille erikseen, jotta irtisanominen astuu voimaan myös ohjelmiston osalta. Muistathan lähettää irtisanomisviestin myös meille sähköpostitse.

Verkkokaupan käyttö mahdollistaa tuotteisiin tutustumisen sekä niiden tilaamisen ja maksamisen täysin automaattisesti ja myös kauppaan liittyvää logistiikkaa on usein automatisoitu, minkä myötä verkkokaupan operatiivinen toiminta on kustannustehokasta.

Verkkokaupoissa on kuitenkin tyypillisesti paljon pieniä myyntitapahtumia, joten merkittävä osa automaatiosta saatavasta hyödystä häviää kirjanpidon tallentamiseen tai myynti kirjataan könttänä, mikä vaatii käsityötä ja heikentää myynnin ja talouden seurannan tarkkuutta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Procountoriin on rakennettu verkkokauppaohjelmistoista integraatioita, joiden myötä verkkokaupan kirjanpito saadaan automatisoitua.

Procountorin laskujen automaattisiirtoliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin. Liittymää käytettäessä verkkokauppaohjelmisto siirtää automaattisesti Procountoriin tiedon tehdyistä tilauksista.

Tilausten perusteella laskuttajayrityksen Procountor-ympäristöön muodostetaan myyntilaskut, jotka voidaan Procountorissa jatkokäsitellä halutulla tavalla. Tilaukset voidaan siirtää Procountoriin suoraan myyntilaskuina tai haluttaessa ensin myyntitilauksina, jotka jatkokäsittelyn jälkeen muutetaan myyntilaskuiksi.

Laskuille muodostetaan kirjanpito automaattisesti oletusten mukaan. Laskut voidaan lähettää Procountorista eteenpäin asiakkaalle postitse, verkkolaskuna tai sähköpostitse, tai käyttää laskuja pelkkään myyntireskontran seurantaan sekä kirjanpidon tositteina. Verkkokauppaliittymän avulla on mahdollista paitsi helpottaa laskutusta ja automatisoida kirjanpito, myös muodostaa tarkat asiakas- ja tuotekohtaiset seurantatiedot ilman erillisiä tallennusvaiheita.

Ohessa on kuvattu verkkokauppaintegraation tiedonsiirron prosessi (automaattiset vaiheet on merkitty liilalla taustavärillä).

Verkkokauppaliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin joustavasti ja tukee asiakaskohtaisesti vaihtelevia prosesseja. Asiakas voi maksaa verkkokaupassa tekemänsä ostoksen esimerkiksi suoraan verkkopankissa, luottokortilla, tai asiakkaalle lähetettävän laskun perusteella.

Asiakkaan, maksutavan sekä mahdollisesti lähetettävän laskun tiedot siirretään verkkokaupasta Procountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Sekä verkkopankkia että laskua käytettäessä myyntitapahtumiin liittyvät viitesuoritukset kohdistetaan automaattisesti laskuille Procountoriin noudettavilta viitemaksuaineistoilta. Luottokorttimyynnit puolestaan voidaan asettaa suoraan maksetuiksi Procountorissa.

Prosessi maksettaessa tilaus pankin verkkomaksulla

Prosessi maksettaessa tilaus laskua vastaan

Tilauksen tuoterivit siirtyvät Procountoriin laskuriveinä, mikä mahdollistaa verkkokaupan myyntien tarkan seurannan Procountorissa. Verkkokauppaliittymän kautta siirretyt laskut kohdistetaan automaattisesti Procountorin asiakas- ja tuoterekisteriin. Uusien asiakkaiden ja tuotteiden kohdalla tiedonsiirto voidaan määrittää siten, että uudet asiakkaat ja/tai tuotteet perustetaan automaattisesti rekistereihin, jolloin asiakas- ja tuoterekisterit pysyvät automaattisesti ajan tasalla.

Kaikille verkkokauppaliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtotiedostossa on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä, joten kirjanpito on mahdollista muodostaa automaattisesti niin tarkasti, ettei siihen tarvitse tehdä käsin muutoksia muuten kuin poikkeustapauksissa.