Tälle sivulle on koottu usein kysyttyjä kysymyksiä laskujen automaattisiirtoliittymiin liittyen.
Laskunumero
Procountor generoi aina oman juoksevan laskunumeronsa varsinaiseksi laskunumeroksi, eikä ulkoisen järjestelmän laskunumeroa ei ole mahdollista käyttää varsinaisena laskunumerona.
Ulkoisen järjestelmän laskunumeroa varten siirtoaineistolla on InvoiceNumber -elementti, jossa voidaan tuoda toisen järjestelmän laskunumero myyntilaskun Muun järjestelmän laskunumero -kenttään. Kenttä voidaan aktivoida käyttöön Procountorin asiakaspalvelun kautta. Kyseinen laskunumero toimii sisäisenä tietona, eikä se näy varsinaisella laskulla. Procountoriin integroitujen huomautus- ja perintäpalvelu Finago Maksuvahdin ja Ropo Oy:n käyttöasetuksissa on mahdollista määrittää, haluaako ulkoisen järjestelmän laskun numeron mukaan muistutuskirjeille.
Myyntilaskun viitenumero
Procountor muodostaa viitenumeron automaattisesti laskun tallennuksen yhteydessä.
Aineistolla on myös mahdollista tuoda toisessa järjestelmässä luotu viitenumero EpiRemittanceInfoIdentifier -elementissä. Viitenumeron muoto tarkistetaan; jos viitenumero ei mene validoinnista läpi, käytetään Procountorin luomaa viitenumeroa. Viitenumero ei saa sisältää välilyöntejä.
Myyntilaskun kohdistaminen asiakasrekisteriin
Laskujen automaattisiirtoliittymän kautta siirrettävän laskuaineiston kohdistaminen Procountorin asiakasrekisteriin tapahtuu seuraavien sääntöjen mukaan:
Jos sekä y-tunnus että asiakasnumero on annettu siirtotiedostolla, automaattisiirto kohdistaa laskut käyttäen molempia ehtoja.
Jos löytyy sama y-tunnus ja asiakasnumero, kohdistus tehdään tähän.
Jos löytyy sama y-tunnus, mutta eri asiakasnumerolla, ei kohdistusta tehdä (vaan perustetaan uusi).
Jos löytyy sama asiakasnumero, mutta eri y-tunnuksella, ei kohdistusta tehdä (vaan perustetaan uusi).
Jos vain toinen on annettu siirtotiedostolla, kohdistus tehdään tällä perusteella.
Jos Procountorin asiakasrekisteriin muodostuu duplikaatteja asiakkaista, niin yleensä syynä on se, että siirtoaineistolla on tuotu sekä y-tunnus että asiakasnumero, joista vain toinen on täsmännyt Procountoriin tallennetun asiakkaan tietoihin. Tai mikäli aineistolla on tuotu pelkästään y-tunnus tai asiakasnumero, mutta Procountorissa asiakkaalle on tallennettu molemmat tiedot, ei kohdistamista ole voitu tehdä.
Dimensiot siirtoaineistolla
Mikäli siirtoaineistolla tuodaan laskun dimensiotiedot, niin dimensioiden tulee olla luotuina Procountoriin ennen aineistojen siirtoa ja aineistolla käytettyjen dimensioiden nimien tulee täsmätä Procountoriin tallennettuihin nimiin. Dimensioiden alaiset nimikkeet luodaan liittymän kautta saapuneen aineiston perusteella, mikäli ne puuttuvat Procountorista, mutta varsinaisten dimensioiden eli päätasojen tulee löytyä Procountorista, kun aineisto tuodaan sisään.
ALV-status
Laskujen automaattisiirtoliittymän siirtotiedostolla ei ole omaa elementtiä ALV-statusta varten, eli ALV-statusta ei ole mahdollista tuoda liittymän kautta. ALV-status on aina oletuksena "Kotimaa". Jos ALV-statuksen tulisi olla tästä poikkeava, niin asiakkaalle tai tuotteelle voidaan Procountorissa asettaa oletuksena käytettävä ALV-status.
Jos asiakkaalle on Procountorin rasiakasekisterissä asetettu oletuksena käytettävä ALV-status ja lasku kohdistuu asiakkaaseen y-tunnuksen ja/tai asiakasnumeron perusteella, niin ALV-status haetaan laskulle asiakasrekisteristä.
Jos tuotteelle on Procountorin tuoterekisterissä asetettu oletuksena käytettävä ALV-status ja lasku kohdistuu tuotteeseen tuotekoodin perusteella, niin ALV-status haetaan laskulle tuoterekisteristä.
Kirjanpito riveittäin vai koontina
Kun laskun siirtoaineistolla tuodaan laskurivillä kirjanpitotilitili, muodostetaan laskun kirjanpito riveittäin, Näin siis vaikka käyttöasetuksissa laskun tiliöintioletukseksi olisi asetettu muuta.
Jos laskun siirtoaineistolla ei tuoda kirjanpitotilitiliä, niin kirjanpito muodostuu käyttöasetuksiin asetetun oletuksen mukaisesti.
Laskuaineistojen sisäänluvun ajastus
Laskujen automaattisiirtoliittymän kautta tuotavien laskuaineistojen sisäänluku on Procountorissa ajastettu toiminto, joka ajetaan noin kerran puolessa tunnissa. Sisäänluvun viive voi kuitenkin olla suurempi, jos ajastetuissa toiminnoissa on ruuhkaa.
Perintä- ja viivästyskulut automaattisiirron yhteydessä
Perintä- ja viivästyskulut lisätään laskujen automaattisiirron kautta tuotaville Kesken- tai Lähettämätön-tilassa oleville myyntilaskuille, kun kulujen automaattinen käsittely on asetettu päälle Perintäasetuksissa.
Automaattisiirron kautta tuotavien laskujen osalta ei voida erikseen määrittää, lisätäänkö kuluja laskulle, mutta jos kuluja ei haluta laskuttaa, voidaan ne poistaa käsin laskulta ennen laskun hyväksyntää ja lähettämistä.
Liittymän irtisanominen
Lisäpalveluna tilattavan laskujen automaattisiirtoliittymän irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
Jos haluat irtisanoa laskujen automaattisiirtoliittymän Finago Procountorin osalta, lähetä irtisanomisviesti osoitteeseen [email protected]. Lisää viestiin yrityksen nimi ja Y-tunnus, irtisanottavan ohjelmiston nimi sekä tieto siitä, mistä päivästä alkaen irtisanomisaika alkaa.
Ilmoita liittymän irtisanomisesta myös toiselle ohjelmistolle, jotta irtisanominen astuu voimaan myös heidän tarjoamansa palvelun osalta.