Tämä ohje neuvoo sinulle, kuinka palkanlaskenta otetaan käyttöön Procountorissa.
Palkanlaskennan käyttöönotto aloitetaan määrittelemällä Procountor-ympäristöön palkanlaskennassa tarvittavia perustietoja.
Perustiedot määritellään ohjelman päävalikon Hallinta-osiossa. Palkanlaskentaan liittyviä ohjauksia tehdään Hallinta-osion kolmessa eri kohdassa:
Yrityksen tiedot
Palkanlaskennan tiedot
Kirjanpidon tiedot
Yrityksen tiedot
Tietojen määrittämisessä voidaan hyödyntää Procountorin ohjattua käyttöönottoa, joka listaa tehtävät toimenpiteet. Ohjatun käyttöönoton myötä myös tärkeät palkanlaskennan ohjaukset tulee tehtyä.
Perustiedot -näkymälle annetaan mm. yrityksen nimi, y-tunnus ja osoitetiedot. Nämä tiedot ovat olennaisia tulon maksajan tietoja, jotka siirtyvät myös palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin.
Pankkiyhteydet -näkymälle määritellään yrityksen pankkiyhteydet. Procountor-ympäristöstä voidaan maksaa palkkoja sen jälkeen, kun pankki on käsitellyt pankkiyhteysvaltuutuslomakkeen ja avannut pankkipalvelut Procountorin tietokanavaan. Lisätietoa pankkiyhteyksistä löydät täältä.
Käyttöasetukset -näkymällä voidaan määritellä Procountorin toiminnallisuuksia.
Palkkatietojen ilmoitusten lähettämistä varten ilmoittajalla tulee olla käytössään varmenne ja käyttöoikeus varmenteen käyttöön. Tästä varmenteesta on koottu oma ohjeistus, johon suosittelemme tutustumaan täältä.
Tutustu Yrityksen tiedot -ohjeeseen, jossa on tarkasti kuvattu, mitä tietoja tulee täydentää palkanlaskentaa aloittaessa.
Palkanlaskennan tiedot
Palkkojen perustiedot-näkymässä määritellään TyEL- ja tapaturmavakuutusten sopimukset ja niiden maksuprosentit. Lisäksi näkymässä annetaan tarvittaessa palkkatietoilmoituksella annettavia maksajan lisätietoja. Vakuutussopimusten tiedot ovat olennainen osa palkansaajan palkkatietoja. Tutustu Palkkojen perustiedot -ohjeeseen, jossa annetaan tarkat ohjeet tietojen täyttämiseen.
Palkkakaudet -näkymässä voidaan määritellä palkkakaudet, joita hyödynnetään uusien palkkalistojen muodostamisessa. Tarkempaa tietoa palkkakausista löydät täältä.
Palkkaperustepohja -näkymässä voidaan määritellä sellainen mallipohja, jota voidaan hyödyntää useiden henkilöiden palkkaperusteiden muokkauksessa. Tutustu palkkaperustepohjien hyödyntämiseen täällä.
Olethan muistanut hankkia työnantajan eläkevakuutuksen?
TYEL-vakuutus eli työnantajan eläkevakuutus on lakisääteinen eläkevakuutus, jonka työnantajan tulee ottaa työntekijöilleen. Vakuutus kannattaa ottaa heti, kun vakuuttamisvelvollisuus täyttyy. Tästä linkistä löydät lisää tietoa vakuuttamisvelvollisuudesta.
Kirjanpidon tiedot
Procountorissa jokaisesta palkkalaskelmasta muodostuu erillinen kirjanpitosivu. Palkkojen kirjanpidon ohjauksia voidaan määritellä sen jälkeen, kun käyttöasetuksissa on otettu käyttöön asetus "palkkojen tiliöinti". Suosittelemme, että palkkalaskelmat tiliöidään oletuksena palkkariveittäin.
Palkkojen oletustiliöinnit -näkymällä voidaan määritellä ne kirjanpitotilit, joille palkkalajeista muodostuvat kirjanpidon viennit ohjautuvat.
Palkkojen kirjanpidon muodostumiseen ei ole välttämätöntä tehdä muokkauksia palkanlaskennan käyttöönoton yhteydessä, mutta on hyvä tietää, mistä mahdolliset ohjaukset voidaan tarvittaessa toteuttaa.
Hyväksymiskierto ja muut automaatiot
Kun Procountorin uudistetut näkymät on otettu käyttöön, ohjelmassa on mahdollista aktivoida erilaisia palkkoihin liittyviä automaatioita.
Tässä artikkelissa paneudumme tarkemmin palkkojen hyväksymiskiertoon. Muista automaatioista voit lukea lisää oheisista artikkeleista.
Yleiskuvaus
Palkkojen hyväksymiskierto on luotu helpottamaan viestintää ja selkeyttämään osapuolten rooleja palkkojen prosessin eri vaiheissa. Palkanlaskija tarkastaa laskelmat ja lähettää ne hyväksyttäväksi. Hyväksyjä hyväksyy tai hylkää laskelmat. Kun hyväksyntäkierto on käytössä, palkkalaskelmia ei voi hyväksyä ennen asiatarkastusta.
Käyttöönotto
Palkkojen hyväksymiskierto otetaan käyttöön (ON) ohjelman kohdassa Hallinta → Yrityksen tiedot → Käyttöasetukset → Palkat → Palkkojen asiatarkastus
Asetus on oletuksena poissa päältä (OFF)
Käyttöoikeudet
Asiatarkastaja (tilitoimisto): Vaaditaan kaikki oikeudet palkanlaskentaan > Voi merkitä asiatarkastetuksi ja lähettää hyväksyjälle
Hyväksyjä (loppuasiakas):
Vaaditaan palkkalaskelmien hyväksymisoikeus (Huom! Uusi oikeus)
Oltava vähintään katseluoikeudet palkanlaskentaan (nähdäkseen laskelmat) > Voi katsella, hyväksyä ja hylätä laskelmia
Huom! Toiminnon julkaisun yhteydessä kaikille käyttäjille, joilla oli palkanlaskennan kaikki oikeudet, myönnetään automaattisesti myös "hyväksy palkanlaskenta" -oikeus.
Kun Asiatarkastus otetaan käyttöön, se aktivoi:
Asiatarkastettu-tilan palkkalaskelmien elinkaareen.
Lähetä hyväksyntään mahdollisuuden
Hyväksyntäkierron tilat – lokin palkkalistalla ja laskelmalla.
Herätteet ja ilmoitukset
Huom! Asiatarkastaja saa notifikaation vasta kun hyväksyjä on ottanut kantaa kaikkiin listan laskelmiin (joko hyväksynyt tai hylännyt). Yksittäisen laskelman hyväksyntä/hylkäys ei vielä laukaise herätettä.
Prosessin vaiheet
Asiatarkastaja merkitsee laskelmat tarkastetuiksi (Asiatarkasta-painike tai suoraan Asiatarkasta ja lähetä hyväksyttäväksi-painike)
Asiatarkastaja lähettää hyväksyjälle (valitsee hyväksyjän, voi myös lisätä viestin)
Hyväksyjä saa herätteen sähköpostilla tai mobiili-ilmoituksen, jos mobiili käytössä
Hyväksyjä käsittelee laskelmat ja hylkää tai hyväksyy koko listan tai laskelma kerrallaan. Hylätessä on jätettävä hylkäyksen syy.
Kun kaikkiin laskelmiin on otettu kantaa, asiatarkastaja saa notifikaation.
Hyväksyjä ei ole sidottu siihen, kenelle laskelmat on lähetetty hyväksyttäväksi.
Kuka tahansa käyttäjä, jolla on palkkojen hyväksyntäoikeus, voi hyväksyä laskelmat.
Lähetä hyväksyttäväksi -toiminto voidaan suorittaa useita kertoja
Heräte voidaan lähettää samalle tai eri käyttäjälle. Tämä mahdollistaa esim. muistutuksen lähettämisen tai hyväksyjän vaihtamisen.
Hylkäysprosessi
Hylätty laskelma avataan Muokkaa-painikkeella ja muutetaan Kesken-tilaan
Asiatarkastaja korjaa ja tarkastaa uudelleen
Lähetetään uudelleen hyväksyttäväksi
Kierros voi toistua useita kertoja - kaikki tallentuu tapahtumalokiin
Hyväksymiskierron tilat –paneeli
Palkkalistalla ja yksittäisen laskelman näkymässä on Hyväksymiskierron tilat -paneeli. Paneelissa näkyvät:
Asiatarkastukset
Lähetetty hyväksyttäväksi -tapahtumat
Asiatarkastajan viestit hyväksyjälle
Hyväksyjän toimenpiteet
Mahdolliset hylkäysten syyt