Henkilön perustiedot -näkymälle tallennetaan muun muassa henkilön yhteystiedot sekä tunnistetiedot palkanlaskentaa, matkalaskujen luomista sekä tulorekisteri-ilmoittamista varten.
Kun henkilölle on annettu henkilörekisteriin riittävät tiedot, voidaan hänelle luoda matkalaskuja sekä lisätä palkansaajarekisterissä palkkaperusteet palkanlaskentaa varten. Löydät tiedon tarvittavista henkilön tiedoista ohjeen kohdasta Tulorekisteri-ilmoittamiseen vaadittavat tiedot.
Tietojen syöttäminen
Henkilön osoite
Henkilön nimi ja osoite
Henkilön etunimi ja sukunimi ovat pakollisia tietokenttiä.
Henkilölle tulee olla määritelty katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka, jos palkkalaskelmat lähetetään henkilölle postitse.
Osoite kotimaassa
Osoite kotimaassa -kenttään syötetään suorituksen saajan osoitetiedot kotimaassa, mikäli kyseessä on ulkomaalainen työntekijä.
Tietyissä kansainvälisissä palkanmaksun tilanteissa kotimaan osoitetietojen täyttäminen on pakollista palkkatietojen ilmoittamisen osalta. Kansainvälisissä tilanteissa Tulorekisteri vaatii ulkomaalaisen henkilön kotimaan ja Osoite kotimaassa -kohdan Maa-kenttä antaa ilmoitukselle vaadittavan maakoodin.
Laskutustiedot
Tunnus
Valitse Tunnus-kentän alasvetovalikosta HETU ja täytä henkilön henkilötunnus.
Palkkatietoilmoituksella tulonsaaja yksilöidään ensisijaisesti suomalaisella asiakastunnisteella eli henkilötunnuksella. Henkilötunnuksen kirjainten on oltava isoilla kirjaimilla (ppkkvv-000M tai ppkkvvA000M).
Henkilötunnuksen puuttuessa Tunnus-kenttään voidaan käyttää Tulorekisterin antamaa keinotekoista henkilötunnusta.
Kun henkilö on perustettu henkilörekisteriin ja hänelle on perustettu palkansaajan tiedot palkansaajarekisteriin, henkilötunnusta ei voi enää muuttaa tämän jälkeen. Perusta uusi henkilö henkilörekisteriin tämän jälkeen, jos hetu on virheellinen.
Tunnus kotimaassa
Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, annetaan ulkomainen tunniste (hetu omassa maassa). Tällöin on annettava myös henkilön nimi ja osoite kotimaassa (täytä Osoite kotimaassa -kenttä). Henkilöstä on ilmoitettava myös syntymäaika ja sukupuoli. Jos tulonsaajalla on Tulorekisterin antama keinotekoinen henkilötunnus, annetaan tämä henkilötunnus Procountorin Tunnus-kentässä.
Asiakasnumero
Asiakasnumeron täyttäminen on vapaaehtoista.
Asiakasnumeroa voidaan käyttää vapaaehtoisesti henkilöiden tunnistamisessa apuna. Henkilönumeroinnin voi laittaa juoksevaksi päälle käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Henkilöiden automaattinumerointi), minkä jälkeen uudelle henkilölle muodostuu automaattisesti asiakasnumero tallentamisen yhteydessä. Palkansaajien haku onnistuu myös henkilönumeron perusteella palkansaajanrekisteristä.
Asiakasnumero ei välity ilmoituksille.
Syntymäaika
Työntekijän ikä lasketaan ensisijaisesti Syntymäaika-kentästä. Jos kenttä on tyhjä, niin ikä lasketaan edelleen tunnuksesta, mikäli mahdollista. Keinotunnusta käytettäessä syntymäaika syötetään tähän kenttään.
Maksutiedot
Henkilölle tulee olla määriteltynä tilinumero, jotta henkilö näkyy myös palkansaajarekisterissä. Procountorista voidaan maksaa palkkoja palkanmaksutoiminnolla ainoastaan EU:n alueelle.
Maksuehto-kentällä ohjataan matka- tai kululaskun eräpäivää. Palkkalaskelman maksamisen päivämäärät määritellään palkkalistan luonnin yhteydessä.
Rekisteritiedot
Rekisteritietojen tietokenttien täyttäminen on vapaaehtoista.
Sähköpostiosoitteen täyttäminen on olennaista, mikäli palkkalaskelman lähetyskanavaksi halutaan valita sähköposti. Henkilöltä on varmistettava suostumus palkkalaskelman lähettämisestä sähköpostitse, sillä Procountorin sähköpostikanava ei lähetä suojattuja viestejä.
Henkilö voidaan määritellä kuuluvaksi yhteen tai useampaan henkilöryhmään. Henkilöryhmittely auttaa mm. uusien palkkojen luonnissa sekä palkkojen raportoinnissa. Lisäksi henkilölle voidaan määritellä raportointiryhmä (vain yksi).
Henkilö on oletuksena aina aktiivinen. Henkilö voidaan passivoida, minkä jälkeen henkilöä ei enää näytetä henkilörekisterin haussa ilman erillistä hakuehdon asettamista. Suosittelemme, käyttämään lopettaneiden henkilöiden kohdalla henkilöryhmittelyä nimeltä "Lopettaneet".
Tulorekisteri-ilmoittamiseen vaadittavat tiedot
Henkilön tunnistaminen tulorekisteri-ilmoittamista varten tapahtuu Henkilön perustiedot -näkymällä. Pääasiallinen tunniste on suomalainen henkilötunnus. Mikäli suomalaista tunnistetietoa ei ole tarjolla, on henkilön perustietoihin annettava riittävän tarkat tiedot henkilön tunnistamiseksi (kansainvälinen tilanne).
Vaadittavat tiedot
Jotkin henkilön perustietoihin lisättävät tiedot eivät ole pakollisia, mutta jos tiedot on annettu, välitetään ne palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin. Esimerkiksi Henkilön osoite on tällainen tieto.
Henkilörekisterissä täytettävät kentät, kun:
Henkilöllä on suomalainen henkilötunnus:
Nimi: sukunimi ja etunimi
Tunnus: HETU ja henkilötunnuksen merkkijono muodossa ppkkvv-000X tai ppkkvvA000X. Henkilötunnuksessa esiintyvien kirjainten tulee olla kirjoitettu isoilla kirjaimilla.
Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus
Yhtiöllä on suomalainen y-tunnus:
Nimi: sukunimi-kenttään kirjoitetaan yhtiön nimi
Tunnus: FI ja y-tunnuksen merkkijono muodossa NNNNNNN-N. Y-tunnuksen on oltava olemassa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä YTJ:ssä.
Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus
Henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta tai y-tunnusta (kansainvälinen tilanne):
Nimi: sukunimi ja etunimi
Tunnus: Henkilötunnuksen puuttuessa Tunnus-kenttään voidaan käyttää Tulorekisterin antamaa keinotekoista henkilötunnusta. Tunnus-tietokenttä on täytettävä, jos henkilölle halutaan luoda matkalaskuja tai palkkalaskelmia Procountoriin. Huomaathan, että verottajan keinotekoisella henkilötunnuksella, jonka loppuosa alkaa numerolla 9, ei voi lähettää palkkatietoilmoituksia Procountorista.
Tunnus kotimaassa: mikäli on tiedossa kotimaan henkilötunnus, niin tämä tieto täydennetään. Tunnus kotimaassa ei ole pakollinen tieto.
Syntymäaika: Keinotunnusta käytettäessä syntymäaika syötetään tähän kenttään. Syntymäaika ei ole pakollinen tieto.
Sukupuoli: on erikseen määriteltävä kansainvälisessä tilanteessa, jossa henkilön sukupuolen määritystä ei saada suomalaisesta henkilötunnuksesta. Tieto on kansainvälisessä tilanteessa pakollinen lisätieto ja tieto on annettava tulorekisteriin verovapaiden korvausten ja palkkatulojen ilmoittamista varten.
Osoite kotimaassa: katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa. Henkilöllä tulee olla kotimaan osoitetieto määriteltynä. Jos henkilöllä on sekä suomalainen osoite että osoite kotimaassa, molemmat tiedot voidaan täyttää, mutta osoite kotimaassa on pakollinen kansainvälisissä tilanteissa. Huomaathan määritellä osoitetietoon myös tiedon "Maa". Suomalaiseen osoitetietoon annetaan maaksi "Finland". Maa-tieto on pakollinen osoitteen lisätieto kansainvälisessä tilanteessa.
Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus. Mikäli palkka tai matkalasku tulee maksaa ulkomaiseen pankkiin, valitse maksutavaksi Ulkomaanmaksu. Maksamisen ulkomaille voi myös toteuttaa ostolaskulla. Ulkomaanmaksu-maksutapaa käytetään, kun maksun valuutta on jokin muu kuin EUR ja/tai kun maksun vastaanottajan tili ei ole IBAN-muotoinen, eli maksu tehdään SEPA-alueen ulkopuolelle.
Mikäli ulkomaalaiselle palkansaajalle ei ole tilinumeroa, voidaan käyttää valiaikaista keinotekoista tilinumeroa alulla FI99 ja loput numerot 0. Keinotekoisen tilinumeron tekoon löytyy myöskin generaattoreita netistä.
Näiden keinotekoisten numeroiden käytössä tulee olla erityisen varovainen, koska näille palkansaajille ei saa oikeasti maksaa palkkalaskelmia Procountorista käyttäen keinotekoista numeroa. Palkkalaskelmat tulee laittaa Maksettu muualla -tilaan ja tilitys hoidetaan muuta kautta.
Lisätietoa palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin annettavista tiedoista löydät artikkelista: Palkkatietoilmoituksella annettavat tiedot
Henkilön hallintatiedot
Hallinta-painike avaa henkilön Hallinta-sivun, jolle päästään syöttämään henkilöiden hallintaan liittyviä tietoja. Tietoja voidaan käyttää henkilöiden hakemiseen henkilörekisteristä. Hallintatietoja voi tarkistella rekisteriraporteista löytyvällä CRM-raportilla.
Hallintasivu on samanlainen kaikilla liikekumppanityypeillä (asiakkaat, toimittajat, henkilöt) ja myös hallinnassa käytettävät tilat ja toimenpiteet ovat yhteiset. Lisätietoja hallintasivusta löytyy täältä.
Henkilön oletukset
Perustietosivun Oletukset-painikkeesta avautuu valikko, jonka kautta päästään määrittelemään henkilölle oletustuotteita ja -dimensioita. Oletukset määrittelemät, millaisia tietoja nousee henkilön matka- ja kululaskuille.
Henkilön oletustuotteet
Oletustuotteita voi lisätä painikkeesta Oletukset > Oletustuotteet. Kun henkilölle määritellään oletustuote, nousee se automaattisesti henkilön matka- tai kululaskulle, kun oletuslukumäärä on 1 tai enemmän. Oletustuotteiden avulla voidaan myös hallinnoida henkilökohtaisia hintoja ja alennuksia.
Luotujen laskujen tuotetietoja voi tarvittaessa muokata myös laskun luonnin jälkeen.
Lisätietoja oletustuotteiden määrittelystä liikekumppaneille (ml. henkilöille) löytyy täältä.
Henkilön oletusdimensiot
Henkilörekisterin oletusdimensioissa määritellään, miten henkilön kulu- ja matkalaskut sekä palkkalaskelmat dimensioidaan automaattisesti. Jos henkilön tositteille ei sovi tietty oletusdimensiointi, voi tositteet tarvittaessa dimensioida aina tapauskohtaisesti.
Oletusdimensiointeja voi tehdä vain sellaisilla dimensioilla ja nimikkeillä, jotka on jo perustettu kirjanpidon tietoihin.
Oletusdimensiot-sivulla dimensiot määritellään valitsemalla alasvetovalikosta dimensionimike tai -nimikkeet ja asettamalla näille prosenttiosuudet. Dimension nimikkeiden yhteissumman tulee olla 100 %. Oletusnimikkeitä pääsee valitsemaan kullekin dimensiolle maksimissaan niin monta kuin Käyttöasetusten Dimensiointien lkm -kentässä on määritelty.
Muut toiminnot
Henkilön perustiedoista löytyy myös muutama muu toiminto.
Muokkaa-painikkeen avulla voidaan suorittaa seuraavat toiminnot:
lisätään kokonaan uusi henkilö rekisteriin
kopioidaan henkilön tiedot uuden henkilökortin pohjaksi
poistetaan kyseinen henkilökortti rekisteristä
Hae liikekumppanin tiedot -toiminnolla avataan henkilön perustiedot Exceliin tai html-tiedostoksi valitulla kielellä.
Laskutettavat työt -painike on näkyvissä, mikäli käytössä on Töiden laskutus -lisäominaisuus.
Vie laskulle -painikkeella siirretään tarkasteltavan henkilön tiedot uudelle matka- tai kululaskulle (tarvittaessa myös muille tositelajeille).
Hae laskut -painikkeella siirrytään tositteiden hakuun ja näytetään kaikki kyseisen henkilön palkkalaskelmat sekä matka- ja kululaskut.
Usein kysyttyä
Henkilölle on tallennettu virheellinen henkilötunnus, miten korjaan sen?
Jos henkilölle ei ole vielä luotu palkkaperusteita palkansaajarekisterissä, voit muokata hänen henkilötunnustaan. Palkkaperusteiden luomisen jälkeen henkilötunnusta ei ole enää mahdollista muokata. Jos henkilötunnus on virheellinen, pitää henkilö perustaa henkilörekisteriin uudelleen korjatulla henkilötunnuksella.
Jo luoduille palkkalaskelmille ei voida muuttaa henkilötunnusta. Laskelmat voi tarvittaessa luoda uudelleen korjatulle henkilörekisterin profiilille, ja virheelliset laskelmat mitätöidään. Maksetuille laskelmille voidaan luoda hyvityslaskelmat.
Ohjelma huomauttaa "Toisella henkilöllä on jo käytössä sama henkilötunnus. Haluatko sen kuitenkin tällekin henkilölle?"
Saat tämän huomautuksen jos henkilörekisterissä on aktiivinen tai passiivinen henkilö, jolla on jo kyseinen henkilötunnus käytössä. Voit ohittaa huomautuksen klikkaamalla Kyllä, ja tallentaa kyseisen henkilön tiedot. Ilmoituksen saa myös jos tallennettavalle henkilölle ei ole annettu henkilötunnusta, ja henkilörekisterissä on jo henkilö jolla ei myöskään ole henkilötunnusta tallennettuna.
Olen perustanut henkilön henkilörekisteriin, ja haluan korvausten ohjautuvan yleishyödyllisen yhdistyksen / työkorvauksen tulolajeille. Mitä teen?
Tässä tilanteessa henkilö tulee lisätä myös palkansaajarekisteriin. Korvausten ohjauksien asetus löytyy palkansaajarekisterin Palkkatiedot-näkymältä, Matkakustannusten korvausten käsittely -kohdasta.
Korvausten käsittely: Yleishyödyllinen yhdistys
Korvausten käsittely: Työkorvaus